كيفية رسم مخطط هيكلي؟

جزء الرصاص:

المخطط التنظيمي ، أو المخطط التنظيمي بشكل عام ، هو توضيح هرمي للهيكل الداخلي للشركة الذي يحدد مختلف الموظفين والرؤساء حسب الأدوار والمسؤوليات والعلاقات الفردية داخل كيان معين. في مخطط هيكلي مفصل ، نمثل الموظفين وأدوارهم حسب المربعات ، وأحيانًا نستخدم أيضًا الصور ومعلومات الاتصال الأخرى للتأكد من أن المخطط التنظيمي ينقل جميع المعلومات ذات الصلة بهذا القسم المحدد.

بعض المخططات الهيكلية الأكثر استخدامًا هي:

• الهيكل التنظيمي الهرمي
• مخطط هيكلي وظيفي
• مخطط هيكلي أفقي
• هيكل مخطط هيكل مصفوفة
• هيكل مخطط تنظيم الشبكة
• و اكثر

كما ترى ، هناك هياكل مختلفة للاختيار من بينها عندما يخطط المرء لرسم مخطط تخطيطي للمؤسسة ، ويصبح الأمر معقدًا إذا واصلنا مسارًا أكثر تقليدية لرسم مخطط هيكلي.

تستخدم معظم المؤسسات برنامج مخطط هيكلي مثل EdrawMax لإنشاء مخططات هيكلية بسهولة. بعض فوائد استخدام برنامج مخطط هيكلي هي:

• يساعد في تعديل تفاصيل الموظفين دون تعريض الهيكل بأكمله للخطر.
• أضف صورًا وأيقونات وعناصر رسومية أخرى لضمان إبراز مخطط المؤسسة.
• يُسهل برنامج مخطط المؤسسة مشاركة المحتوى مع أعضاء الفريق الجدد أو مع أصحاب المصلحة.
• بمساعدة برنامج المخطط التنظيمي ، يمكن للموظفين أو أعضاء الفريق التعرف بسهولة على جميع قادة الفريق دون القلق بشأن التنسيق.
• يعد برنامج مخطط المؤسسة طريقة رائعة للتعاون عن بُعد حتى يتمكن أعضاء الفريق الافتراضي من التحقق من مخطط المؤسسة وتحديثه بسهولة وفقًا لذلك.

أهمية المخطط التنظيمي

يربط مخطط مؤسسة الأعمال الأشخاص داخل المؤسسة. أثبت إنشاء مخطط هيكلي أنه حل مثالي لشركة متنامية أو لتلك المنظمات التي تتطلع إلى تعزيز ثقافة تعاونية حيث يشارك الجميع المعلومات. بعض فوائد إنشاء مخطط هيكلي هي:

• إنه يساعد في التوظيف الجديد على متن الطائرة ، بمساعدة المخططات التنظيمية ، يفهم الموظفون الجدد طريقهم في المكتب بطريقة أكثر جاذبية من الناحية المرئية.
• إذا كان الفريق يعمل عن بعد ، فإنهم يعرفون المعلومات المتعلقة بزملائهم وأعضاء الفريق والعملاء المتوقعين عن طريق التحقق من المخططات التنظيمية.
• تزداد الإنتاجية الإجمالية للموظفين عندما نشاركهم في مخطط هيكلي.
• باستخدام المخططات الهيكلية ، لن يذهب الموظف الذي يتطلع إلى جمع معلومات حول قسمه إلى أعضاء الفريق في الأقسام المختلفة.
• تساعد المخططات التنظيمية في إنشاء هيكل تقارير واضح لجميع الموظفين. في الوقت نفسه ، يساعد في إنشاء خارطة طريق لكيفية تنفيذ العمل داخل مؤسسة معينة.

كيفية إنشاء مخطط هيكلي

أثناء إنشاء مخطط هيكلي ، تحتاج إلى فهم ثلاثة عناصر مهمة:

• القسم : يشير إلى كيفية هيكلة المنظمة للعملية لضمان تنسيق العمل بالتساوي.
• نطاق التحكم : في مخطط المؤسسة ، يصور نطاق التحكم عدد الأشخاص أو الموظفين في قسم أو هيكل معين يقدم تقاريره إلى عضو كبير.
• سلسلة القيادة : في المخطط التنظيمي ، تشير سلسلة القيادة عادة إلى شخص لديه السلطة لاتخاذ أو اتخاذ قرارات مهمة لتحسين الموظفين والشركة.

الآن من أجل تنفيذ جميع العناصر المهمة في مخطط هيكلي ، سيحتاج مدير المشروع أو مطور الأعمال إلى برنامج مخطط هيكلي ، مثل EdrawMax. باستخدام برنامج المخطط التنظيمي المجاني هذا ، يمكن لرؤساء الأقسام المختلفة العمل بسهولة وإنشاء مخططات تنظيمية متعددة ، والتي يمكنهم أيضًا ربطها مع بعضهم البعض. اتبع الخطوات المذكورة أدناه لإنشاء مخطط هيكلي باستخدام برنامج مجاني:

• التنزيل والتشغيل : الخطوة الأولى التي يتعين على رئيس القسم أو الموظف القيام بها هي تنزيل برنامج مخطط المؤسسة وفقًا لنظام التشغيل. تعتمد بعض الأدوات على النظام الأساسي ولا يمكن الوصول إليها في macOS أو Linux. لذلك ، قم بإجراء بحث مناسب عندما تبدأ في تصميم مخطط المؤسسة. بمجرد تنزيل المخطط الهيكلي المجاني في نظامك ، ستجد أنواع المخططات في منتصف لوحة القيادة ، والقوالب المضمنة على اليمين ، وخيار استيراد / تصدير البيانات على اليسار. في هذا البرنامج المجاني للمخطط التنظيمي ، انقر فوق "الهيكل التنظيمي" ضمن نوع الرسم التخطيطي "الأساسي". سترى "مخطط هيكلي (آلي)" و "مخطط هيكلي (يدوي)" و "شجرة العائلة". عند النقر فوق نوع الرسم التخطيطي المعني ، سترى قوالب مضمنة لتبدأ.

• قوالب الوصول : في هذه الأداة المجانية للمخطط التنظيمي ، يمكنك إما الوصول إلى قوالب المخططات الهيكلية المبنية مسبقًا من لوحة القيادة أو التوجه إلى قسم "القالب" للتحقق من قوالب الرسم البياني التي ينشئها المستخدم أو. في مجتمع قوالب هذه الأداة ، ستجد قوالب مخططات تنظيمية ، مثل مخططات هيكلية لتكنولوجيا المعلومات ، ومخططات هيكلية للموارد البشرية ، ومخطط تنظيمي شخصي ، ومخطط تنظيمي للشركة ، ومخططات تنظيمية للمبيعات ، ومخطط تنظيمي للمدينة ، ومخططات هيكلية للمستشفى ، والمزيد. بصفتك مستخدمًا مسجلاً ، يمكنك تكرار هذه القوالب التي أنشأها المستخدم وتخصيصها وفقًا لمتطلباتك. باستخدام خيار الاستيراد ، يمكنك أيضًا استيراد صور الموظفين واستبدالها بالمحتوى الموجود.

• إنشاء من الصفر : إذا كان المدير ينوي إنشاء مخطط هيكلي من البداية ، فانقر فوق "مخطط هيكلي (آلي)" أو "مخطط هيكلي (يدوي)" ، متبوعًا بالنقر فوق "+" لبدء الرسم الفارغ. إذا قمت بتحديد مخطط هيكلي (آلي) ، فسيعرض لك النظام ثلاثة موظفين إلى جانب صورهم واسمهم وألقابهم وأقسامهم. يمكنك البدء في إضافة البيانات هنا واستبدال الصورة الوهمية بالصورة الحقيقية لأعضاء فريقك. يضيف برنامج مخطط المؤسسة المجاني هذا تلقائيًا موظفين مختلفين ويسمح لك بتغيير الهيكل داخل شجرة واحدة.

• إضافة يدوية : إذا حددت مخطط هيكلي (يدوي) ، فسترى لوحة فارغة ورموز / عناصر مخطط المؤسسة على اليسار. البدء في وضعها كما وأينما تكون مطلوبة. باستخدام ميزة أداة الاتصال ، يمكنك إضافة أعضاء فريق مختلفين بنقرة واحدة.

• التصدير والمشاركة : بمجرد الرضا التام عن المخطط التنظيمي ، يمكنك مشاركته مع أعضاء فريقك أو الموظفين الجدد أو حتى مع أصحاب المصلحة. يوفر لك برنامج المخطط الهيكلي المجاني طرقًا متعددة لمشاركة مخطط المؤسسة الخاص بك. بالنسبة للمبتدئين ، يمكنك تصدير مخطط المؤسسة بتنسيقات مختلفة ، مثل JPEG و PNG و HTML و Docs و EDDX و VSDX والمزيد. علاوة على ذلك ، باستخدام أداة المخطط التنظيمي هذه ، يمكنك أيضًا تضمين مخطط المؤسسة وإرفاقه بموقع الويب الخاص بك أو إرسال المحتوى بالبريد إلى فريقك. يمكن للمرء حتى نشر مخطط المؤسسة لمجتمع القالب والوصول إليه في مراحل لاحقة لتخصيصه بالبيانات والمعلومات الجديدة.

افكار اخيرة

عند إنشاء مخطط هيكلي ، تأكد من مراعاة العنصر الأكثر أهمية فيه - الأشخاص! في النهاية ، يتم إنشاء مخطط هيكلي للمؤسسات ، لكن الموظفين وأصحاب المصلحة يستفيدون أكثر من ذلك. عند العمل على مخطط هيكلي مفصل ، تأكد من إضافة المعلومات الصحيحة بشكل صحيح. بالإضافة إلى ذلك ، تذكر أن تضيف صورًا أو صورًا ، لأنها تساعد الموظف الجديد على تذكر اسم الموظفين الآخرين. إذا كنت تخطط للعمل على المخططات الهيكلية بانتظام ، فيمكن للمرء البدء في استخدام برنامج مخطط هيكلي ، مثل EdrawMax ، والذي يأتي مع قوالب ورموز وتخصيصات وخيارات مشاركة مجانية ويوفر موارد متعددة عبر الإنترنت تساعد في إنشاء مخططات هيكلية معقدة بسهولة.