كيفية تحصيل الفواتير المعلقة بفعالية: أفضل الممارسات لأصحاب الأعمال الصغيرة

يبحث أصحاب الأعمال الصغيرة باستمرار عن استراتيجيات لتعزيز ربحيتهم. تتمثل إحدى الطرق لتحقيق ذلك في جمع الفواتير المتأخرة في أسرع وقت ممكن. ومع ذلك ، قد يكون من الصعب على أصحاب الأعمال الذين ليس لديهم الكثير من الخبرة في مجال المجموعات.

علاوة على ذلك ، يفتقر معظم مالكي الشركات الصغيرة إلى قسم التحصيل ، مما يجعل من الصعب مراقبة الفواتير المتأخرة والاتصال بسرعة بالعملاء الذين لم يدفعوا بعد.

ستناقش المقالة بعض أفضل الممارسات لتحصيل الفواتير لمساعدة أصحاب الأعمال الصغيرة.

1. احصل على عقد

على الرغم من أنه من المغري الانغماس في الأعمال التجارية ، إلا أنه يجب أن يكون لديك عقد ملزم قانونًا قبل إبرام صفقة. إنه منطقي من الناحية التجارية أيضًا.

يجب أن تكون الخدمات التي توافق على تقديمها ، والشروط التي بموجبها ستتلقى المدفوعات بموجب عقد ملزم قانونًا . إن كتابة أي شيء ، حتى لو كان فقط "سأفعل هذا" و "ثم ستفعل ذلك" ، أفضل من عدم امتلاك أي شيء.

عند صياغة مثل هذا العقد ، من المثالي أن تعمل مع محترف قانوني على دراية بعملك.

2. دع العملاء يعرفون أنك تعني ذلك

لا يمكنك البقاء على قيد الحياة بدون عملائك ، ولكن إذا كنت تتغاضى بشكل روتيني عن التأخير في الدفع ، فسوف تدمر سمعتك ، وتفقد مصداقيتك ، وتخسر ​​المال. من خلال القيام بذلك ، فإنك تقدم لعملائك تمويلًا بدون فوائد.

إذا كان هذا هو العمل الذي ترغب في أن تكون فيه ، فعليك متابعته. ولكن في جميع الاحتمالات ، ليس هذا هو الحال ، لذلك ستحتاج إلى تطوير إجراء للاحتفاظ بعلامات تبويب على الفواتير غير المدفوعة ، وإذا لزم الأمر ، تذكير العملاء بشروط الدفع والعقد الذي وافقوا عليه عند التعامل معك.

3. تحديد المشكلة

هدفك هو تحديد سبب احتجاز العميل لأموالك وكيف يمكنك استردادها. ربما يكون عميلك قد نسي ، أو واجه لحظة صعبة ، أو طغت عليه الواجبات الإدارية.

عندما تحدد مصدر المشكلة ، يمكنك أنت والعميل التوصل إلى حل يتضمن شروط دفع عادلة.

إذا كان العميل يمر بأوقات عصيبة ، فقد تحتاج إلى معرفة مدى احتمالية عودته للوقوف على قدميه ومقدار الأموال التي يمكنك توقع استردادها. على سبيل المثال ، هل عدم قدرتهم على الدفع بسبب عوامل خارجة عن إرادتهم؟

ستظهر "كيفية" الحصول على الأموال في الوقت المحدد بمجرد إنشاء قناة مفتوحة للاتصال بحسابات القبض وفهم "السبب" بشكل أفضل.

يمكن أن ينبهك تأخير الدفع إلى مشاكل إضافية في مؤسستك ، مثل تسليمات المشروع غير المكتملة. يمكن أن يساعدك أيضًا في تحديد ما إذا كان العميل يستحق الاحتفاظ به إذا كشفت عن علامات حمراء.

4. عاجلا أفضل من لاحقا

سيخبرك أي شخص يعمل في مجال التحصيل أنه كلما كنت نشطًا في وقت مبكر من دورة الدفع ، زادت احتمالية استرداد بعض أو كل أموالك.

عادة ، تسوء الأمور أكثر مما كان متوقعًا لأنك تنتظر بضعة أسابيع ، وتشتت انتباهك بأشياء أخرى ، وتشعر بالغباء لعدم المتابعة عاجلاً ، ثم تنتظر بضعة أسابيع أخرى.

ضع حداً لهذه الحلقة المفرغة قبل أن تبدأ. تتمثل إحدى طرق زيادة احتمالية استرداد الديون بنجاح في الانخراط في متابعة منهجية منذ بداية الدورة.

5. اعرف حقوقك

قد تتعثر في الظلام بشأن تحصيل الفواتير إذا لم تكن قد تلقيت أي تدريب في حسابات القبض أو تحصيل الديون.

كلما تعلمت مبكرًا عن حقوقك واللجوء المحتمل ، كان ذلك أفضل حالًا. لن تكتسب المعرفة فقط بما يمكنك فعله وما لا يمكنك فعله ، بل ستكتسب أيضًا ثقة بالنفس في التعامل مع العملاء.

هل تعلم ، على سبيل المثال ، أنه يمكنك البحث بشكل قانوني عن رقم الضمان الاجتماعي لشخص ما إذا كان يتجنب محاولات استرداد الديون الخاصة بك؟

6. عقد صفقة لتسوية بأقل

افترض أن أحد العملاء مدين لك بمبلغ 20000 دولار وتأخر 120 يومًا في ذلك. خلال الأشهر الأربعة الماضية ، كنت تحاول تحصيل دين يبدو ميؤوسًا منه. حاول دائمًا التفاوض على مبلغ تسوية مخفض مع العميل قبل شطب الديون.

على الرغم من أن التأخر في السداد يضغط عليك ، إلا أنه يمكنك التأكد من أنه يزيد من الضغط على العميل. ربما يفقدون النوم بسبب ذلك.

قد يكونون متحمسين للحصول على 5000 دولار من كتبهم إذا اقتربت منهم وقلت إنك مستعد لأخذها. ولأنك شطبت هذا على أنه ميؤوس منه على أية حال ، فهذا مبلغ إضافي قدره 5000 دولار في جيبك.

7. ابق هادئا

إنه أمر إنساني فقط أن يشعر بالضيق من العميل الذي تلقى خدماتك ولكنه تأخر في السداد.

ومع ذلك ، يجب أن تأخذ نفسًا عميقًا وتحافظ على هدوئك. سيقلل الغضب من احتمالية نجاح تحصيل الديون. سيشعر العميل بغضبك ، ويأخذ الأمر على محمل شخصي ، ويرفض التعاون معك.

يؤثر حالتك المزاجية بشكل كبير على كيفية تعاملك مع العميل وكيفية تعامله معك. تعامل مع كل مكالمة كما لو كانت المكالمة الأولى في يوم رائع. إذا كنت غاضبًا من المكالمة الأخيرة ، فامنح نفسك بعض الوقت لتهدأ ثم حاول مرة أخرى.

سوف يتفاعل العميل مع النغمة التي حددتها. سلوكك المتفائل سينتج عن العميل وسيؤدي إلى استجابة أكثر تعاونًا.

على الرغم من أهمية المثابرة في تحصيل الديون ، إلا أن هناك خطًا ضيقًا بين المتابعة والمضايقة:

• لمضايقة العملاء سيكون الاتصال بهم كل صباح لمدة 60 يومًا والصراخ عليهم.
• قد يتضمن النهج المستمر الاتصال بالعملاء كل سبعة إلى عشرة أيام وتزويدهم بالعديد من خطط الدفع لمساعدتهم على البدء في سداد ديونهم.

8. سجل كل شيء

التوثيق هو أحد أهم الأشياء عند محاولة استرداد أموالك من العملاء. إذا أدى الدين إلى دعوى قضائية ، فسيكون وجود سجلات للرجوع إليها مفيدًا جدًا.

• سجل المحادثة واكتب ملاحظات كلما تحدثت مع عميل عبر الهاتف.
• تحقق من كل حرف ترسله عبر البريد وانسخه.
• تتبع زيارات عملائك ، سواء إلى مكاتبهم أو منازلهم.

9. اجعل الجميع في فريقك في نفس الصفحة

تعتمد عملية الجمع على المدخلات من جميع الإدارات التي تواجه العملاء ، وخاصة المبيعات. لا تقوم العديد من الشركات بتضمين موظفي المبيعات لديها في عملية التحصيل الخاصة بهم لأنهم يعتقدون خطأً أن الالتزام يقع على عاتق فريق الشؤون المالية فقط.

ومع ذلك ، إذا كنت لا تزال تواجه مشكلة في تلقي المدفوعات بعد تذكير ثالث ، فقد تكمن الإجابة في فريق المبيعات الخاص بك.

قد تفترض أن العميل لديه إدارة مالية سيئة ، لكن فريق المبيعات الخاص بك قد يعرف خلاف ذلك. قد تكون شكوى معلقة أو مشكلة غير متوقعة في المنتج أو الخدمة.

افكار اخيرة

تحصيل الفواتير عملية مرهقة. في بعض المواقف ، قد تشعر أنك طري جدًا ، وفي حالات أخرى ، قد تقلق من كونك قاسيًا للغاية.

الهدف هو تحقيق التوازن بين النقيضين بحيث يأخذك العملاء على محمل الجد ويعيدون لك المال عندما يحين الوقت.

في بعض الأحيان ، سيتعين عليك شطب الديون المعدومة ، ولكن إذا التزمت بالإرشادات المذكورة أعلاه ، فسترى بعض التحسن. نأمل أن تساعدك المقالة في اكتساب الكثير من المعرفة حول تحصيل الفواتير.