كيف تحافظ على مستنداتك آمنة ومنظمة

إن الشيء العظيم في التكنولوجيا هو أنها جعلت العمل أسهل كثيرًا. يمكنك الجلوس على مكتبك لبضع ساعات والقيام بالكثير من العمل. الجانب السلبي الوحيد لذلك هو أنك تميل إلى إنشاء مئات المستندات شهريًا. يُترجم هذا إلى آلاف الوثائق سنويًا ، بعضها مهم للغاية ، والبعض الآخر ليس بالغ الأهمية.

وبالتالي ، فأنت في وضع تحتاج فيه إلى إيجاد طرق لتخزين كل هذه المستندات. يجب أن تظل آمنة ، ولكن يسهل عليك الوصول إليها. من المفيد أيضًا أن تبقيهم منظمين قدر الإمكان ، مما يجعل العثور على المعلومات أسهل بكثير.

لحسن الحظ ، نحن نعيش في عصر التكنولوجيا حيث يوجد الكثير من الحلول الممكنة لهذا اللغز. إذا كنت حريصًا على الحفاظ على مستنداتك آمنة ومنظمة ، فإليك بعض الأفكار:

تخزين سطح المكتب المشفر

الفكرة الأولى هي استخدام نظام التخزين الذي يوفره جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يحتوي كل جهاز كمبيوتر على وحدة تخزين داخلية على شكل محرك أقراص ثابت أو محرك أقراص صلبة. تتمثل ميزة تخزين مستنداتك هنا في أنها سريعة وسهلة الوصول إليها. ما عليك سوى تشغيل الكمبيوتر واستخدام تطبيق مدير الملفات للحصول على ما تحتاجه. يمكنك إنشاء مجلدات منفصلة لمستندات معينة ، مما يساعد كثيرًا في تنظيم الأشياء.

يتمثل الجانب السلبي لهذا الخيار في أنه ربما يكون أحد أقل الخيارات أمانًا من حيث مدى حماية مستنداتك. ومع ذلك ، هناك طريقة ذكية لإضافة بعض الحماية الإضافية عن طريق تشفير ملفاتك. تعني إضافة التشفير أنه لا يمكن الوصول إلى بياناتك أو قراءتها ما لم تمنح شخصًا التفويض للقيام بذلك. إنها عملية بسيطة إلى حد ما وتمنع أي شخص من تسجيل الدخول إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك والوصول إلى ملفاتك. إذا كان لديك أطفال أو كنت تشارك الكمبيوتر مع شخص آخر ، فهذا مصدر قلق حقيقي.

أجهزة التخزين المحمولة

العيب الرئيسي في تخزين سطح المكتب هو أنه لا يمكنك أخذه إلى أي مكان. تظل جميع مستنداتك على جهاز واحد ولا يمكن الوصول إليها إلا عندما تقوم بتسجيل الدخول إلى هذا الجهاز. هذا يمثل مشكلة إذا لم يكن جهاز الكمبيوتر الخاص بك في متناول يدك. على سبيل المثال ، قد يكون لديك اجتماع مع شخص ما ، ولكن لا يمكنك إحضار جهاز كمبيوتر سطح المكتب الخاص بك. لذا ، فإن جميع المستندات التي تريد إرسالها عالقة.

توفر أجهزة التخزين المحمولة حلاً لهذه المشكلة المحددة. يمكنك استخدام أجهزة USB أو محركات الأقراص الثابتة المحمولة أو حتى بطاقات الذاكرة. من هنا ، يمكنك نقل المستندات على هذه الأجهزة وتخزينها بأمان. تأكد من إبقاء جهاز الكمبيوتر الخاص بك متصلاً دائمًا بمصدر طاقة عند حفظ المستندات على جهاز محمول. لماذا ا؟ لأنه يمكنك إتلاف البيانات إذا تم إيقاف تشغيل جهاز الكمبيوتر الخاص بك فجأة. مرة أخرى ، يمكنك أيضًا تشفير البيانات الموجودة على أجهزتك المحمولة لمنحها بعض الأمان الإضافي. أو يمكنك المضي قدمًا في خطوة أخرى وحماية جهازك باستخدام رمز مرور.

بشكل عام ، تتمثل مزايا أجهزة التخزين المحمولة في أنها توفر لك نفس الأمان وتنظيم تخزين سطح المكتب ، ولكن يمكنك حمل مستنداتك معك. الجانب السلبي الوحيد هو أنك قد تفقد المستندات الحيوية بسهولة إذا فقدت جهاز التخزين الخاص بك. هذا هو السبب في أنه من المهم دائمًا الاحتفاظ بمستنداتك على أكثر من منصة تخزين.

الخادم المادي

الصورة: Unsplash

بعد ذلك ، يمكنك حفظ المستندات الخاصة بك على خادم فعلي. الآن ، عادةً ما يكون هذا الخيار محجوزًا للشركات التي لديها غرفة خادم. في الأساس ، لديك خادم فعلي في مكتبك ، تتصل به جميع أجهزة الكمبيوتر. بدلاً من حفظ المستندات على كل جهاز ، يتم حفظها على الخادم. بهذه الطريقة ، يمكن للأشخاص الآخرين في المكتب الوصول إلى المستندات إذا لزم الأمر. يمكن أن يساعد حقًا في مشكلات الإنتاجية حيث لا يتعين عليك إضاعة الوقت في العثور على مستند وإرساله إلى شخص ما وما إلى ذلك.

يعتبر هذا أحد أكثر الخيارات أمانًا حيث تتمتع الخوادم بقدرات أمان أفضل بكثير من جهاز كمبيوتر سطح المكتب أو جهاز محمول. يتيح لك أيضًا استخدام أجهزة كمبيوتر مختلفة ولا يزال بإمكانك الوصول إلى جميع المستندات الخاصة بك. الجانب السلبي الواضح هو تكلفة شراء وإعداد الخادم.

سحابة التخزين

ربما يكون التخزين السحابي هو خيار التخزين الأكثر أمانًا واكتمالًا. بدلاً من تخزين مستنداتك على خادم فعلي ، يمكنك تخزينها على خادم افتراضي. الميزة الكبيرة لهذا هو أنه يمكنك الوصول إلى المستندات من أي جهاز ، بغض النظر عن مكان وجودك في العالم. طالما أن لديك اتصال بالإنترنت والحصول على تصريح للوصول إلى البيانات ، يمكنك الحصول عليه. إنه مفيد للغاية إذا كنت دائمًا في حالة تنقل أو تستخدم أجهزة متعددة أثناء العمل.

يمكن أيضًا أن يكون التخزين السحابي أكثر تحديدًا للفرد. مع محرك الأقراص الثابتة المحمول ، تحصل دائمًا على نفس النوع من الأشياء. إنه جهاز يتيح لك تخزين المستندات عليه. يمكن تخصيص التخزين السحابي بسهولة ليناسب أشخاصًا أو شركات معينة. هذا يعني أنه يمكن أن يكون لديك نظام إدارة مستندات شركة محاماة في السحابة ، أو نظام مصمم لوكالات التسويق ، أو حتى نظام لشركات الرعاية الصحية. تعمل طبقة التخصيص المضافة على تسهيل تنظيم الملفات والحفاظ على أمان الأشياء. بعض الصناعات لديها متطلبات محددة لأمن البيانات وحمايتها. لذلك ، يمكن للنظام الأساسي السحابي المخصص ضمان تلبية متطلبات مجال عملك.

ما هي أفضل طريقة لتخزين المستندات؟

بعد النظر في الخيارات المختلفة ، من الواضح أن أفضل نهج هو مزيج من الأساليب. يجب عليك دائمًا إجراء نسخ احتياطي لمستنداتك عن طريق تخزينها في أماكن مختلفة. قد يعني هذا أن لديك ما تم حفظه على سطح المكتب الخاص بك ، ولكن يتم أيضًا نسخها احتياطيًا في السحابة. بطريقة ما ، هذا يجعل مستنداتك أكثر أمانًا حيث تقلل من مخاطر فقدانها. في هذا السيناريو ، إذا تعطل جهاز الكمبيوتر وفقدت جميع مستنداتك ، فإنها لا تزال موجودة في السحابة.

كيف يمكنك تنظيم المستندات الخاصة بك؟

إذن ، لقد رأيت كيف تخزن مستنداتك ، فماذا الآن عن تنظيمها؟ تم التطرق بالفعل إلى نقطة رئيسية واحدة: المجلدات.

بغض النظر عن طريقة التخزين التي تختارها ، تأكد من إنشاء مجلدات لمستندات مختلفة. هذه هي أسهل طريقة لفصل الأشياء غير ذات الصلة عن بعضها البعض. على سبيل المثال ، لديك مجلد للمستندات المالية وآخر للملاحظات. إذا كنت بحاجة إلى العثور على كشف حساب بنكي ، فيمكنك الانتقال مباشرة إلى مجلد المستندات المالية بدلاً من البحث في جميع ملاحظاتك.

النصيحة الثانية هي توخي الحذر عند تسمية المستندات الخاصة بك. لا تعطهم فقط أي اسم قديم ، تأكد من تصنيفهم بشكل صحيح. بهذه الطريقة ، يمكنك البحث عن المستندات بسهولة. بدلاً من التمرير الفردي خلال المجلد ، يمكنك استخدام وظيفة البحث وإدخال بعض الكلمات الأساسية. بالعودة إلى المثال السابق ، قد يكون لكشف حساب بنكي اسم عشوائي عند تنزيله. ولكن ، إذا سميته "BankStatementJune 2020" ، فستتمكن من البحث عنه. ما عليك سوى كتابة "كشف الحساب المصرفي لشهر يونيو" وستكون إحدى النتائج الوحيدة التي تراها. بدلاً من أن يستغرق هذا البحث بضع دقائق ، فقد استغرق الأمر ثوانٍ!

في هذه الملاحظة ، وصلت إلى نهاية هذا الدليل. في هذه المرحلة ، يجب أن تعرف أفضل الخيارات لتخزين مستنداتك الرقمية. الآن ، إنها مجرد حالة اختيار أي خيارات تناسبك بشكل أفضل. تذكر استخدام اثنين على الأقل ، حتى تتمكن من نسخ بياناتك احتياطيًا. اتبع النصائح البسيطة أعلاه للتأكد من أن مستنداتك منظمة ويسهل عليك تحديد موقعها.

هل لديك أي أفكار حول هذا؟ أخبرنا أدناه في التعليقات أو انقل المناقشة إلى Twitter أو Facebook.

توصيات المحررين:

• يمكن لأداة AR هذه نسخ العناصر من العالم الحقيقي ولصقها في المستندات الرقمية
• كيفية تحويل ملف PDF إلى مستند Microsoft Word دون عناء
• كيفية توثيق تصميم API
• إليك كيفية تحقيق أقصى استفادة من خدمة تخزين المستندات ومشاركتها Evernote