كيف تجعل عمليات مكتبك الخلفي سلسة كالحرير

ربما لم يكن هناك وقت أفضل لتقييم وتجاهل العمليات والإجراءات القديمة التي تعرقل الأعمال التجارية. تسبب جائحة COVID-19 في الكثير من الخسائر ، لكنه سمح أيضًا لمجموعة متنوعة من أصحاب العمل بإجراء إعادة ضبط قوية للعمليات اليومية.

في حين أنه من المحتمل أن يكون هناك مبالغة في الموت الوشيك لبيئة المكتب التقليدية ، يجب أن يكون القضاء على أوجه القصور أولوية قصوى.

بالنسبة للكثيرين ، يمكن أن يمثل هذا نتيجة إيجابية لتنشيط الأعمال. بالطبع ، كان الاتجاه نحو الأتمتة جاريًا منذ عقود حتى الآن. تعتمد الشركات بشكل متزايد على كل شيء من برامج الرواتب إلى أنظمة إدارة المستندات للتعامل مع المهام الروتينية. هذا العام ، مع ذلك ، فإن الزيادة في العمل عن بُعد بسبب الوباء يوفر فرصة لتخطي عقبات غير ضرورية أمام الإنتاجية.

أثناء تقييمك للكيفية التي تساعد بها عمليات المكتب الخلفي أو تعرقل عملائك وموظفيك وإدارتك ، احرص على السير برفق. فقد الكثير من الناس وظائفهم العام الماضي ، والكثير ممن لم يخشوا أن يفعلوا ذلك. أثناء سعيك لتبسيط إجراءات المكتب الخلفي ، ابذل قصارى جهدك لطمأنة الموظفين أنه لا يزال هناك الكثير من العمل للقيام به. هدفك هو تقليل الكدح حتى يتمكن فريقك من القيام بمهام أكثر أهمية.

بينما تفكر في طرق لمساعدة موظفيك على أداء عملهم الأعلى قيمة ، ضع في اعتبارك هذه الطرق الخمس لتحسين عمليات المكتب الخلفي:

1. القضاء على مطاردة الورق

بعد أن غادر ملايين الموظفين إعدادات المكتب وبدأوا العمل من المنزل ، أصبح جمع التواقيع الضرورية أمرًا صعبًا بشكل متزايد. سلط عدم القدرة على السير إلى مكتب مجاور للحصول على تسجيل خروج روتيني الضوء على عدم كفاءة تشغيلية ربما كانت مخفية لسنوات. أضف عملاء حذرون من الفيروسات كانوا مترددين في دخول أي مكان عمل ، وأصبحت الحاجة إلى التحديث ملحة.

لحسن الحظ ، هناك العديد من حلول التوقيع الإلكتروني الآمنة التي يمكن لعملك تنفيذها بسرعة. تتضمن بعض الخدمات الأكثر شيوعًا التي يجب النظر إليها DocuSign و PandaDoc و SignEasy و HelloSign و Secured Signing. تختلف تكاليف وميزات هذه العروض ، ولكن يمكن الاعتماد عليها جميعًا للحفاظ على أمان المواد السرية. عند تسعير الحزم ، قارن التكلفة بالمصروفات (والتأخيرات) التي تقوم بها أرفف عملك في نقل الأعمال الورقية في جميع أنحاء المدينة.

2. تسريع عملية التوظيف

يمكن أن تساهم عدة عوامل في عدم كفاءة عملية التوظيف. تتضمن بعض أكثرها شيوعًا نشر أوصاف وظيفية سيئة الكتابة ، وإجراء مقابلات مع عدد كبير جدًا من المتقدمين ، واستغرق وقتًا طويلاً لاتخاذ قرار. لا يمكن لأعضاء الفريق المعينين للجلوس في مقابلات متعددة مطولة استخدام هذا الوقت لأداء وظيفتهم الأساسية.

تقدم الآن CareerBuilder و Monster ومواقع البحث عن الوظائف الأخرى خدمات بحث مستهدفة تتطابق مع أوصاف الوظائف المكتوبة جيدًا والكلمات الرئيسية لملفات تعريف المستخدمين المؤهلين فقط. يمكن حظر أو تصفية المتقدمين غير المؤهلين. من خلال الاستثمار في عملية البحث التي تفحص المرشحين وفقًا لاحتياجاتك ، يمكن لعملك جذب مجموعة عالية الجودة من المتقدمين.

في كثير من الأحيان ، لا يبحث أفضل شخص في الوظيفة التي تأمل في شغلها عن عمل. باستخدام حملة مستهدفة ، يمكنك إخطارهم مع ذلك ، مما قد يثير الاهتمام. سيؤدي استهداف المرشحين المناسبين - سواء كانوا يبحثون أم لا - إلى تسهيل عمليات الموارد البشرية لديك إلى حد كبير.

3. قلل مخزونك كلما زادت المبيعات

تستمر التجارة الإلكترونية في النمو بشكل كبير ، ولكن هناك دليل قوي على أنه سيكون هناك دائمًا مكان لبيع التجزئة بالطوب وقذائف الهاون أيضًا. يتعين على تجار التجزئة فقط التأكد من تخزين الأشياء التي يريدها الناس.

بصفتك بائع تجزئة ، يمثل المخزون غير المستخدم ضربة مزدوجة. لا تدفع فقط مقابل منتج يجمع الغبار على شاشة العرض ، بل تدفع أيضًا مقابل مساحة الأرضية حيث توجد الشاشة. سواء كانت بضاعتك غير المباعة موجودة في طابق المبيعات أو في المستودع ، فإن ذلك يكلفك المال.

عندما يعود المتسوقون إلى المتاجر بعد الجائحة ، تأكد من أنك تقدم المنتجات التي يبحثون عنها من خلال الاستثمار في برامج التنبؤ بالمخزون. ستمكنك الحزم مثل QuickBooks Desktop Enterprise و NetSuite و Fishbowl و Shopventory من البقاء على اطلاع دائم باتجاهات الشراء. يمكنهم مساعدتك في إدارة ما لديك بالفعل في المخزون وتقديم توصيات شراء مستقبلية بناءً على المبيعات الفعلية.

4. أتمتة الجدولة

إذا كان عملك يعتمد على تحديد المواعيد ، فمن المحتمل أنك تعرف بالفعل مقدار الوقت والتفاقم الذي يتطلبه ذلك. تحتاج إلى تحديد أوقات المواعيد المقبولة للطرفين ، وتأكيدها مسبقًا ، ثم إعادة الجدولة إذا نشأت تعارضات. أفضل المواعيد هي تلك التي يرتبها العميل بمفرده ، دون أن تأخذ وقت موظفي مكتبك.

اليوم ، يمكن أن تساعد العديد من حزم برامج التقويم في تقليل النسبة المئوية للمواعيد الفائتة. من بين أفضلها التقويم ، و Setmore ، وتقويم Google ، و Acuity.

اعتمادًا على احتياجات عملك ، يمكن إعداد تطبيق لإرسال بريد إلكتروني للعميل بعدد قليل من المواعيد المتاحة. يؤدي النقر فوق أي منها إلى إرسال تأكيد إلى عملك والدفاتر التلقائية في تلك الفترة الزمنية. يمكن تخصيص التنبيهات وفقًا لاحتياجات عملك وإرسالها عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية. يعد حجز المواعيد تلقائيًا مكسبًا للطرفين حيث يوفر الوقت لكل من موظفيك وعملائك.

5. إيقاف حفظ الملفات على أجهزة كمبيوتر فردية

لقد ألغت حلول الحوسبة المستندة إلى السحابة الحاجة إلى تخزين الملفات على خادم محلي ، أو الأسوأ من ذلك ، على سطح مكتب موظف فردي. إذا سبق لك أن لعبت لعبة الجنون "من حصل على الملف؟" قبل دقائق من عرض تقديمي مهم ، أنت تعرف مدى تكلفة ذلك. مع انتقال المزيد من الموظفين إلى العمل عن بُعد ، حان الوقت الآن لوضع kibosh في حفظ الملفات على الأجهزة المحلية.

يمكنك تسهيل انتقال موظفيك إلى التخزين السحابي فقط عن طريق تحديد الحل الأنسب لخصائص عملك. تشمل الخيارات الشائعة محرر مستندات Google و Microsoft OneDrive و Apple iCloud. ستبدأ أي حركة ناجحة من وظائف سطح المكتب إلى حل قائم على السحابة بتقييم شامل للاحتياجات. إذا فقدت أي معايير ضرورية ، فسيكون فريق العمل سريعًا في تطوير الحلول التي تلغي الغرض من الوصول المشترك إلى الملفات المهمة.

اذهب أبعد وانتقل إلى النظام الأساسي المتكامل كخدمة ، أو IPaaS. يعمل IPaaS على تعزيز الاتصالات بين أنظمة عملك المختلفة ، مما يوفر وقت موظفيك عن طريق الاحتفاظ بجميع المعلومات والبيانات الخاصة بك في متناول يدك.

شاهد الأشياء المألوفة بمنظور جديد

من المرجح أن يكون عدوك الأكبر عندما تسعى إلى ترقية عملياتك هو افتراضاتك المسبقة ، "لقد فعلنا ذلك دائمًا بهذه الطريقة". قد يكون أكبر حليف لك في أي جهد لتبسيط عمليات المكتب الخلفي هو مجموعة جديدة من العيون غير متأثرة بنجاحاتك أو إخفاقاتك السابقة.

لدى كل من الموظفين والعملاء والموردين مصلحة راسخة في شركتك ، وهذا شيء جيد. ومع ذلك ، عند السعي إلى تغيير ذي مغزى ، ضع في اعتبارك إضافة طرف واحد على الأقل غير مهتم مؤهل تأهيلا عاليا إلى المعادلة. احرص على البقاء منفتحًا على أي أسئلة تبدأ بـ "لماذا؟"