كيفية تخزين بيانات الأعمال الصغيرة بالطريقة الصحيحة

يعد تخزين البيانات جانبًا مهمًا لإدارة الأعمال التجارية الصغيرة. يعرف جميع أصحاب الأعمال الصغيرة مخاطر اختراق البيانات.

اذن ماذا تفعل؟ كيف بالضبط يحمي صاحب العمل الصغير بيانات أعماله الصغيرة؟

أفضل طريقة هي إيجاد حل فعال لتخزين البيانات. تريد مكانًا لتخزين ملفاتك يمكنك الوصول إليه من أي مكان. تريد خدمة يمكنها توفير الأمان لملفاتك.

دليل تخزين بيانات الأعمال الصغيرة

أول شيء يجب عليك فعله هو معرفة المزيد عن النسخ الاحتياطي واستعادة البيانات. بمجرد أن يكون لديك حل لاستعادة بيانات الأعمال الصغيرة ، يمكنك الآن الانتقال إلى البحث عن أفضل الخيارات لتخزين البيانات.

إليك ما يجب أن تفكر فيه:

الصورة: KnowTechie

1. قرص صلب خارجي

تتمثل الخطوة الأولى في الاستثمار في محرك أقراص ثابت خارجي لجميع موظفيك. يجب أن تطلب من موظفيك نسخ ملفاتهم احتياطيًا على محرك الأقراص الثابتة هذا. يجب أن يظل هذا القرص الصلب الخارجي في مكتب الموظف. يمكنك الاستثمار في قرص صلب يمكن أن يتراوح من 4 تيرابايت إلى 6 تيرابايت بسعر مناسب.

اطلب من موظفيك تقديم تأكيد منتظم لآخر مرة قاموا فيها بنسخ ملفاتهم احتياطيًا على القرص الصلب الخارجي هذا. يجب أن يكون محرك الأقراص الصلبة الخارجي محميًا بكلمة مرور. هذا يضمن عدم إمكانية الوصول إلى الملفات في حالة سرقة القرص الصلب أو فقده.

2. محرك فلاش USB

يجب عليك أيضًا الاستثمار في محرك أقراص USB محمول لكل موظف. نظرًا لأن محركات الأقراص المحمولة يمكنها تخزين كمية أقل من البيانات ، يجب على موظفيك استخدامها لتخزين البيانات العاجلة التي لا يمكن استبدالها أو نسخها.

مرة أخرى ، يجب أن يكون محرك أقراص USB المحمول محميًا بكلمة مرور وتخزينه في المكتب. يجب أن تكون كلمة المرور الخاصة بمحرك الأقراص المحمول معروفة فقط للموظفين الفرديين وأي مسؤول أو مشرف.

3. التخزين التقليدي

على الرغم من أنها قد تبدو قديمة الطراز ، إلا أنه لا يزال هناك مكان لتخزين بياناتك على أقراص مضغوطة وأقراص DVD. إذا كانت أجهزة الكمبيوتر لديك تتمتع بإمكانية استخدام الأقراص المضغوطة / أقراص DVD ، فقد ترغب في تخزين بعض الملفات على أقراص مضغوطة / أقراص DVD.

يمكنك استخدام الأقراص المضغوطة / أقراص DVD بنفس الطريقة التي تستخدم بها محرك أقراص فلاش USB. استخدمها لتخزين الملفات العاجلة التي لا يمكن استبدالها بسهولة. إذا كان على موظفك مشاركة ملف مع موظف آخر ، فيمكنه استخدام قرص مضغوط / قرص DVD كأحد أشكال التخزين لمشاركة ملف.

4. تطبيق المراقبة

هناك تطبيقات مراقبة مثل Prey Project يمكنها الوصول إلى جهاز كمبيوتر عن بعد. يتم ذلك عادة في حالة سرقة / فقدان جهاز الكمبيوتر. يمكنك استخدامه للنسخ الاحتياطي للملفات فورًا على خدمة التخزين السحابي.

بعد ذلك ، بمجرد نسخ الملفات احتياطيًا ، يمكنك حذفها عن بُعد من الكمبيوتر. خاصة إذا كان بإمكان موظفيك العمل عن بُعد باستخدام أجهزة الكمبيوتر المحمولة ، نوصيك بمطالبتهم بتثبيت خدمة مثل Prey Project.

5. سحابة التخزين

أخيرًا ، الخيار الأخير هو استخدام التخزين السحابي. يتم تخزين هذه الملفات في سحابة ويمكن الوصول إليها عن بُعد - من داخل المكتب وخارجه.

غالبًا ما يكون التخزين السحابي مجانيًا ، مع توفر مساحة تخزين إضافية مقابل رسوم اشتراك. يمكنك تخزين ملفات بيانات عملك عبر خدمات التخزين السحابية المتعددة. ستتمتع هذه الخدمات أيضًا بأمان مشدد ، مما يجعل من الصعب على المتسللين العثور على بياناتك. يمكنك (ويجب) أيضًا حماية ملفاتك بكلمة مرور.

تسمح لك بعض خدمات التخزين السحابي أيضًا بإنشاء ملفات مثل المستندات والعروض التقديمية وجداول البيانات.

إذن ما هي خيارات التخزين السحابية التي يجب أن تفكر فيها؟

دعونا نلقي نظرة على القليل:

جوجل درايف

يمنحك Google Drive 15 غيغابايت من مساحة تخزين البيانات مجانًا. يمكنك تنظيم ملفاتك في مجلدات مختلفة. يمكنك أيضًا إنشاء مستندات وجداول بيانات وعروض تقديمية باستخدام Google Drive.

يمكنك الترقية إلى مساحة تخزين أكبر مقابل رسوم اشتراك. يمكنك مشاركة الوصول إلى الملفات الفردية الخاصة بك. على سبيل المثال ، يمكنك منح كاتب الحسابات حق الوصول إلى الميزانية العمومية على Google Drive. يمكنك بعد ذلك أنت والمحاسب تعديل هذا الملف في أي وقت.

يمكنك أيضًا اختيار تقييد ملفات معينة بحيث لا يمكن الوصول إليها إلا لبعض الموظفين. أو يمكنك فتح بعض الملفات للجمهور (مثل الكتاب الإلكتروني المجاني الذي تقدمه شركتك). يمكن الوصول إلى الملفات من Google Drive عن بُعد ويمكن تنزيلها على جهاز كمبيوتر في أي وقت.

صندوق

Box هو خيار تخزين سحابي شائع للشركات. هذه خدمة مدفوعة تقدم العديد من الميزات الرائعة. يتضمن هذا التشفير عالي المستوى لملفاتك. كما يتضمن أيضًا سهولة مشاركة الملفات بين موظفيك.

يمكنك مزامنة ملفاتك بلا إنترنت مع "الصندوق". يمكنك أيضًا استخدام Microsoft Office 365 لإنشاء المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية. يحتوي Box أيضًا على دعم فني عالي المستوى لمساعدة عملك في تخزين البيانات.

مقابل 10 دولارات شهريًا فقط ، يمكنك الحصول على 100 غيغابايت من مساحة التخزين.

بصندوق الإسقاط

هذا خيار تخزين شائع آخر يوفر لك 2 غيغابايت مجانًا. يمكنك الترقية إلى 5 تيرابايت مقابل 15 دولارًا شهريًا.

يتيح لك DropBox مشاركة الملفات بسهولة مع موظفيك. إذا كان لديك أي ملفات تريد أن يصل عملاؤك إليها (دون تحريرها) ، فلديك هذا الخيار أيضًا. يتيح لك DropBox أيضًا إنشاء ملفات من البداية لأنه يحتوي على مستند أصلي وجداول بيانات وصانع عرض تقديمي.

يتيح لك DropBox أيضًا حماية الملفات بكلمة مرور ، مما يجعل من الصعب على المتسللين الوصول إليها.

مايكروسوفت ون درايف

هذا خيار رائع آخر للتخزين السحابي. تحصل على 5 جيجا بايت مجانًا. يمكنك أيضًا الترقية إلى 6 تيرابايت مقابل 9.99 دولارًا شهريًا. قد يكون هذا خيارًا رائعًا للتثبيت لكل موظف على حدة. يمكن أن يكون هذا مكملاً رائعًا لمحرك الأقراص الصلبة الخارجي الذي يحتفظون به في مكاتبهم.

يحتوي Microsoft OneDrive على ميزات مزامنة ويسمح بالبحث السهل للعثور على ملفاتك. هناك العديد من تطبيقات الجهات الخارجية التي يمكنها العمل مع خدمة التخزين السحابي.

حافظ على بياناتك آمنة

الآن بعد أن عرفت كيفية تخزين بيانات الأعمال الصغيرة الخاصة بك ، يمكنك التأكد من أنها تبقى آمنة دائمًا. نوصي باستخدام جميع الخيارات المذكورة في هذا الدليل حتى لا تضطر إلى القلق بشأن تخزين البيانات.

تأكد من قراءة المزيد من المحتوى الرائع عن التكنولوجيا على موقعنا.

هل لديك أي أفكار حول هذا؟ أخبرنا أدناه في التعليقات أو انقل المناقشة إلى Twitter أو Facebook.

توصيات المحررين:

• كيف تحافظ على قاعدة البيانات الخاصة بك في مأمن من المتسللين
• تعرض TikTok لجمع بيانات الجهاز الفريدة من مستخدمي Android لمدة 15 شهرًا تقريبًا
• إرشادات حاسمة لتنظيم والبحث في البيانات الوصفية في عام 2020
• أين تخزن تطبيقات Android البيانات؟