كيف يعمل تسجيل مكالمات VoIP

عندما تجري مكالمة مع زميل أو عميل ، فمن المحتمل أنك تدون ملاحظات لتذكر النقاط الرئيسية للمحادثة. لكن في بعض الأحيان ، يصبح تدوين الملاحظات مصدر إلهاء بحد ذاته أو تجد نفسك غير قادر على مواكبة ذلك. وهنا يأتي دور تسجيل مكالمات VoIP للأعمال . تسمح لك هذه التقنية بالتسجيل الموثوق به لكلا جانبي المحادثة الهاتفية.

في هذه المقالة ، سنغطي كل ما تحتاج لمعرفته حول تسجيل هاتف VoIP في الأقسام التالية:

• ما هو تسجيل مكالمات VoIP وكيف يعمل؟
• أنواع مختلفة من تسجيل مكالمات VoIP
• فوائد تسجيل مكالمات VoIP
• ضوابط تسجيل مكالمات VoIP
• أفضل مزودي خدمة تسجيل مكالمات VoIP

ما هو تسجيل مكالمات VoIP وكيف يعمل؟

يعد تسجيل مكالمات VoIP طريقة آمنة لتسجيل الملفات الصوتية لمحادثة هاتفية في السحابة. يمكن تسجيل كل من المكالمات الواردة والصادرة. بعد تسجيل المكالمة ، يمكنك العودة وتشغيلها عدة مرات كما تريد. يجب أن تكون محادثاتك متاحة للتشغيل بمجرد إنهاء جلسة التسجيل. نظرًا لأنه تم حفظه في السحابة ، فسيكون من السهل دائمًا العثور عليه. إنها عملية بسيطة للمستخدم ولكن لديها تقنية متطورة لدعمها.

يمكن تسجيل المكالمات باستخدام عدة طرق مختلفة:

• ابدأ التسجيل في الوقت الفعلي عن طريق تنشيط زر التسجيل (عادةً بالضغط على المفتاح * ورقم محدد مسبقًا) قبل أو أثناء المكالمة. يمكن أيضًا إيقاف التسجيل مؤقتًا بهذه الطريقة.
• يمكن أيضًا تسجيل المكالمات باستخدام تقنية تسمى "الرجوع إلى الوراء" ، حيث يتم تسجيل المكالمة بالكامل ، حتى إذا تم إرسال أمر التسجيل بعد بدء المكالمة.

بمجرد تنشيط وظيفة تسجيل المكالمات ، يتم التقاط جميع البيانات الواردة والصادرة وتحويلها إلى ملفات بيانات صوتية. من المحتمل أن يقوم برنامجك تلقائيًا بتصنيف البيانات إلى تنسيق بيانات محدد ، مثل WAV. ومع ذلك ، يمكن تسجيل المكالمات بتنسيقات مختلفة ، وعادة ما يتم تحويلها من تنسيق إلى آخر بسهولة. يمكن أيضًا تمييزها بمعلومات مهمة. علاوة على ذلك ، يتم تمييز بعض المعلومات تلقائيًا ، مثل رقم الهاتف ووقت المكالمة.

أنواع مختلفة من تسجيل مكالمات VoIP

هناك ثلاثة أنواع رئيسية من تسجيل مكالمات VoIP:

1. التسجيل المستضاف
2. التسجيل القائم على البرامج
3. تسجيل الأجهزة / الأجهزة

التسجيل المستضاف - في حل مستضاف ، تكون أجهزة التسجيل وخوادم التسجيل كلها على موقع المزود. يسمح بعض المزودين المستضافين بسعة 1 جيجا بايت أو مقدارًا آخر من مساحة التسجيل مجانًا ، بينما يقدم البعض الآخر التسجيل كاشتراك مدفوع فقط.

التسجيل المستند إلى البرامج - في التسجيل المستند إلى البرنامج ، يكون برنامج التسجيل موجودًا على جهاز الكمبيوتر أو الخادم. يمكن استخدام البرنامج لتسجيل المكالمات ليس فقط عبر الهاتف ، ولكن أيضًا لتطبيقات الهاتف الرقمي على iOS أو Android و Skype و Google Talk و Google Hangouts والمزيد. يعمل البرنامج عن طريق تسجيل أي صوت يمر عبر بطاقة الصوت بجهاز الكمبيوتر الخاص بك.

يجب تعيين البرنامج ، إما من خلال البرنامج نفسه أو داخله. تسجيل سجلات البرامج من المصدر ، ولكن من الناحية الفنية ، هناك مصدران (أو أكثر). على سبيل المثال ، هناك عدة أشخاص يتحدثون عبر الهاتف أو مكالمة Skype ، مما يعني أن كل منهم مصدر. يجب أن يحدد البرنامج المصدر ، أو يختار كلا المصدرين ، المعروفين أيضًا باسم القنوات.

اعتمادًا على الخيارات ، يمكن فصل القناتين إلى اليسار واليمين المنفصلين. يمكن تعيين معلمات البرنامج لإزالة حالات الصمت في المحادثة أيضًا. يمكنك أيضًا تحديد تنسيق وجودة الملف النهائي.

كلما زادت الجودة ، زادت المساحة التي ستشغلها. يمكن تسجيل المكالمات في قناة واحدة ، أو تقسيمها إلى قنوات متعددة. بشكل عام ، يتم تسجيل الصوت بشكل أحادي ، أي مكبر صوت واحد فقط ، على عكس الستيريو. سيتطلب الاستريو ضعف الذاكرة.

تسجيل الأجهزة / الأجهزة - في التسجيل المعتمد على الأجهزة ، يتم وضع جهاز ، عادة ما يكون جهازًا مثبتًا على حامل ، بين معدات VoIP. الجهاز متصل بالإنترنت والأجهزة الأخرى المثبتة على حامل عبر كبلات LAN. يقوم بما يسمى "استنشاق المنفذ" ، مما يعني أنه يقرأ ويفسر البيانات التي يتم نقلها عبر منفذ شبكة معين. تستعرض مكالمات VoIP جدار الحماية فقط على منافذ محددة لأغراض أمنية.

يشم الجهاز منفذ بيانات VoIP ويسجلها. يمكن أن تكون الأجهزة صغيرة الحجم ، أو يمكن أن تكون كبيرة بما يكفي لمراقبة مئات الامتدادات في وقت واحد. بدلاً من امتلاك محرك أقراص ثابت مدمج ، تتصل الأجهزة بقواعد بيانات الخادم التي تسجل المكالمات عبر الإنترنت.

فوائد تسجيل مكالمات VoIP

يوفر تسجيل مكالماتك الهاتفية عددًا من الفوائد لفريقك. فيما يلي بعض المزايا التي يمكن أن تتوقعها من تنفيذ نظام هاتف VoIP.

تحسين جودة دعم العملاء - غالبًا ما تسجل الشركات المكالمات لضمان جودة دعم العملاء. يمكن للمديرين مراجعة هذه المكالمات للتأكد من أن ممثلي دعم العملاء يشاركون في محادثات مثمرة. بهذه الطريقة ، يمكن للمديرين تحديد أي جوانب من العملية يجب إتقانها. نظرًا لتسجيل المكالمات وحفظها تلقائيًا في السحابة ، يمكنك دائمًا الرجوع إلى المكالمات المسجلة للاستخدام المستقبلي إذا لزم الأمر.

تعزيز أداء الموظف - عند تسجيل المكالمات الهاتفية لأغراض خدمة العملاء ، ستتمتع بميزة إضافية تتمثل في القدرة على الاحتفاظ بعلامات تبويب على الأداء الفردي. يمكن استخدام هذه التسجيلات لأغراض التدريب. يمكن للمديرين استخدام هذه التسجيلات للإشارة إلى المكان الذي يتفوق فيه الوكيل وأين يوجد مجال للتحسين.

تحديد مجالات المشاكل - عند تسجيل مكالماتك الهاتفية ، ستتمكن من تحديد الاتجاهات والأنماط المختلفة. كما تنص Ring Blaze ، يمكنك أن ترى كيف يستجيب العملاء لعبارات معينة أو أنماط اتصال. إذا كان عملاؤك يستجيبون بشكل سيئ لعناصر معينة في البرنامج النصي للمبيعات ، فيمكنك الاستفادة من هذه البصيرة لتعديلها حسب الحاجة.

احتفظ بسجلات المكالمات - تعد مكالماتك ثروة من المعرفة لوكلائك. نظرًا لأنه يتم حفظ مكالمات VoIP المسجلة في السحابة ، يمكن لوكلائك الرجوع إليها في أي وقت. بهذه الطريقة ، يمكنهم الرجوع إلى التفاصيل المهمة التي تمت مناقشتها في المكالمات الأولية. يمكن أن يسمح ذلك للوكلاء بتمشيط تلك التفاصيل لإضافة مستوى من التخصيص للمكالمات ، مما يخلق تجربة أفضل للعملاء.

حل النزاعات - يمكن أن يساعدك التسجيل في حل النزاعات المحتملة بين العملاء ووكلائك. يمكنك الرجوع إلى المكالمة المعنية ومعرفة ما حدث للوصول إلى جذر المشكلة. في المقابل ، كما تنص BDM Voice ، يمكنك معرفة كيفية تعامل وكلائك مع المكالمات الصعبة مع عملائهم ومنحهم تدريبًا إضافيًا إذا لزم الأمر.

ضوابط تسجيل مكالمات VoIP

يخدم تسجيل المكالمات أغراضًا تجارية قيّمة ، طالما يتم اتباع بروتوكولات معينة. كما ذكرنا سابقًا ، يحدد قانون الحماية الإلكترونية الفيدرالي اللوائح المتعلقة بالإبلاغ والحصول على الموافقة لتسجيل المحادثات التي تجري بين طرفين أو أكثر على الهاتف.

يحظر قانون التنصت الفيدرالي لعام 1968 تسجيل المكالمات دون علم وموافقة الطرفين. ومع ذلك ، من المهم معرفة أن تسجيل مكالمات VoIP يختلف عن التنصت على المكالمات الهاتفية التقليدية أو طرق التسجيل الأخرى. حقيقة أن المكالمة مقسمة إلى حزم وإرسالها عبر الإنترنت تعني أنه لا يمكن تسجيلها باستخدام نفس الأساليب التي نجحت في الاتصال الهاتفي التناظري.

لهذا السبب ، هناك استثناء لهواتف العمل. ولكن من المهم أن تضع في اعتبارك أن معظم المكالمات الهاتفية الخاصة بالعمل ستخطرك تلقائيًا إذا تم تسجيل المكالمة لأغراض تجارية.

أفضل مزودي خدمة تسجيل مكالمات VoIP

فيما يلي بعض أفضل منصات برامج تسجيل المكالمات في السوق ، مقسمة حسب الميزات والإيجابيات والسلبيات والمزيد.

CallRail

CallRail هو برنامج لتتبع المكالمات الواردة يوفر ميزة تسجيل المكالمات القوية. تم تصميم البرنامج لمنح جهات التسويق رؤية كاملة للعملاء المتوقعين الوافدين ذوي الجودة. بهذه الطريقة ، يمكن تعزيز النجاح واستدامة النمو.

يمكن أن تساعدك ميزة تسجيل CallRail في تدريب موظفيك وتأهيل العملاء المتوقعين. كل تسجيل متاح للمراجعة في سجل المكالمات وإشعارات البريد الإلكتروني بعد انتهاء مكالمتك.

يمكنك أيضًا أن تظل متوافقًا مع جميع اللوائح المحلية والولائية والفيدرالية من خلال إعداد إعلانات ما قبل المكالمة لإخطار المتصلين بأنه سيتم تسجيل المحادثة. تعمل هذه الميزة أيضًا جنبًا إلى جنب مع ميزة ذكاء المحادثة في CallRail والتي ستقوم بتحليل وتنظيم وتسجيل العملاء المحتملين.

CallRail إيجابيات وسلبيات

فيما يلي بعض الإيجابيات والسلبيات من صفحة GetVoIP الخاصة بـ CallRail

WhatConverts

WhatConverts هو برنامج لتتبع المكالمات يكشف على الفور عن الحملات التسويقية التي تقدم عملاء محتملين ذوي جودة عالية. يمكنك الغوص في هذه التفاصيل لمعرفة من هم العملاء المحتملون ومكان وجودهم. سيتم تنظيم العملاء المتوقعين وتأهيلهم تلقائيًا.

تتيح لك المنصة التعمق في عملائك المحتملين باستخدام مسجل المكالمات الخاص بهم. تقدم WhatConverts لوحة تحكم تسمح لك باختيار أرقام هاتفك التي تريد تسجيلها. توفر المنصة أيضًا تتبعًا متوافقًا مع HIPPA دون أي تكلفة إضافية.

WhatConverts إيجابيات وسلبيات

فيما يلي بعض الإيجابيات والسلبيات من صفحة GetVoIP الخاصة بـ WhatConverts

تويليو

يتيح Twilio الهواتف و VoIP والمراسلة عبر منصات متعددة. هذه منصة اتصالات سحابية تعمل على تشغيل أكثر من 28 مليار مكالمة ورسائل سنويًا. يضم البرنامج عملاء رئيسيين مثل Uber و Airbnb و Twitter.

يوفر Twilio أيضًا حلًا لتسجيل المكالمات قابلًا للبرمجة. يمكنك تسجيل مكالماتك الصوتية وتخزينها ونسخها واستردادها من السحابة. يوفر Twilio ميزات متقدمة للتسجيل ، مثل التسجيل ثنائي القناة ، وأدوات التحكم في التسجيل ، وتشفير المفتاح العام.

إيجابيات وسلبيات Twilio

فيما يلي بعض الإيجابيات والسلبيات من صفحة Twilio's GetVoIP

PhoneWagon

يجمع PhoneWagon بين تتبع المكالمات ونظام هاتف العمل الحديث لمساعدة المستخدمين على تحقيق أقصى استفادة من مكالماتهم الواردة والصادرة. تتعقب الأداة المكالمات والنصوص من الحملات التسويقية وتسمح لفريقك بالتواصل مع العملاء من خلال صندوق وارد مشترك.

يقدم PhoneWagon التسجيل حتى تتمكن من تدريب فريق العمل لديك وتحسينه ليقول الأشياء الصحيحة أثناء المكالمة. تتيح لك المنصة تسجيل المكالمات على أي من أرقام الهواتف الخاصة بك ، إلى جانب تشغيل رسالة ترحيب لإبلاغ جميع الأطراف بأنه يتم تسجيل المكالمة.

PhoneWagon إيجابيات وسلبيات

فيما يلي بعض الإيجابيات والسلبيات من صفحة PhoneWagon G2

DialogTech

DialogTech عبارة عن منصة ذكاء محادثة تعتمد على الذكاء الاصطناعي للمسوقين. تم تصميم البرنامج خصيصًا لتحليل المكالمات الواردة. لذلك عندما يتصل العملاء ، تقوم DialogTech بتحويل تلك المحادثات إلى رؤى تساعد على تحسين عائد الاستثمار للتسويق ، وزيادة تحويلات المبيعات ، وتقديم تجارب مخصصة للعملاء.

تقدم DialogTech التسجيل لتعزيز هذه الأهداف. يوفر النظام الأساسي نصوصًا لكل مكالمة إلى قاعدة بيانات مركزية يمكنك الوصول إليها بسهولة. يتيح لك ذلك إجراء تحليل عميق لمكالماتك حتى تتمكن من تحسين الأداء عبر الأقسام المختلفة في عملك.

إيجابيات وسلبيات DialogTech

فيما يلي بعض الإيجابيات والسلبيات من صفحة G2 الخاصة بـ DialogTech

الخلاصة: تسجيل المكالمات يمكن أن يفيد أي عمل

يعد برنامج تسجيل المكالمات طريقة سهلة لتحسين عملك. يمكن للمنظمات في أي صناعة الاستفادة من استخدام هذه الأدوات. إنهم يجعلونك أنت وفريقك مسؤولين ، ويعززون عروض خدمة العملاء الخاصة بك ، ويحرصون على عدم تفويت أي شيء مع مكالماتك. أدوات التسجيل سهلة الاستخدام ويجب أن تتلاءم بسلاسة مع مجموعة البرامج الموجودة لديك.