قم بتحسين سير عملك من خلال الاستعانة بمساعد افتراضي

في أغلب الأحيان، تختار المهنة وفقًا لعاملين:

• إمكانية الكسب
• النشاط الذي تحب القيام به

المشكلة في الخيار الأخير هي أنك تدخل مجالًا للتحدي، أو لمساعدة الناس، أو لإظهار براعتك الخاصة ثم تصاب بخيبة أمل عندما تعرف الحقيقة. الحقيقة هي أنك ستقضي 10% من وقتك في أداء هذه المهام الأساسية و"تهدر" 90% من وقتك وطاقتك في الرد على رسائل البريد الإلكتروني، وإدخال البيانات في ورقة Excel، وإجراء محادثات وضيعة.

حسنًا، إذا قمت بتعيين مساعد، فيمكنك تجنب معظم هذا والانتقال مباشرة إلى صلب الموضوع. إليك كيفية تحسين سير عملك من خلال تعيين مساعد افتراضي.

إدارة البريد الإلكتروني

يمكن للمساعد الافتراضي الجيد أن يعتني برسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. يمكنهم قراءتها والرد عليها. وبعد ذلك، بين الحين والآخر، عندما يواجهون شيئًا يتطلب اهتمامك بالفعل، إما أن تشير إليه أو ترسله إليك.

مشكلة رسائل البريد الإلكتروني هي أنه يتعين عليك التحقق منها بشكل منتظم. معظمها ليس جوهريًا، وربما حتى غير مهم على الإطلاق. بالتأكيد، يمكن لمرشح البريد العشوائي أن يقوم بعمل رائع، ولكن ليس كل ما لا علاقة له بالموضوع يعتبر بريدًا عشوائيًا.

الشيء الأساسي الذي يجب أن تتذكره هو أنه، بغض النظر عن حقيقة أن معظم هذا ليس له صلة بالموضوع، فلا يزال يتعين عليك التحقق منه. يمكن للبرمجيات أن تقوم بعمل جيد نسبيًا، لكنها ليست قوية تمامًا . بين الحين والآخر، تحتاج إلى إنسان حقيقي ليعتني بها.

ضع في اعتبارك أن السرعة التي ترد بها على رسائل البريد الإلكتروني مهمة للغاية لجهود بناء العلاقات. من الناحية المثالية، يمكنك الرد في غضون ساعة، في حين أن الرد في غضون أربع ساعات لا يزال مقبولاً. الوقت هو جوهر الأمر، وباعتبارك محترفًا، فهو مورد تفتقر إليه دائمًا.

تشغيل الجدول الزمني الخاص بك

إن العمل وفق جدول زمني ضيق أمر صعب، ولكنه مجرد غيض من فيض. ومع ذلك، ماذا عن وضع جدول زمني يمكن التحكم فيه فعليًا؟

من المؤكد أن أداة الجدولة يمكن أن تساعدك في ذلك. بل إن بعضهم يقرأ محادثاتك، وبما أنه يمكنهم فهم السياق، يقومون بجدولة اجتماعاتك دون إدخالك. ومع ذلك، لا تزال هذه التكنولوجيا بدائية ولا يمكن الاعتماد عليها.

بدلاً من ذلك، تحتاج إلى ممثل، مساعد افتراضي ، للتعامل مع التقويمات الخاصة بك، وترتيب جدولك الزمني، وحتى تذكيرك بالاجتماعات المهمة.

ناهيك عن أن وجود مساعد للتواصل مع الحاضرين الآخرين يجعلك تبدو محترفًا بشكل لا يصدق.

بخلاف ذلك، يمكن للمساعد أيضًا مساعدتك في إعداد المواد لهذه الاجتماعات مسبقًا.

تذكر أن الاضطرار إلى القيام بذلك بنفسك يستغرق وقتًا طويلاً. ليس هذا فحسب، بل إننا نميل إلى "ثني القواعد" والمبالغة في تقدير أنفسنا بشدة. لذلك، عندما يبدو أن الجدول الزمني ضيق للغاية، فإننا نضيف اجتماعًا أو اجتماعين إضافيين معتقدين أن هذا ليس شيئًا لا يمكننا التعامل معه.

في بعض الأحيان، يكون الشخص الخارجي أكثر موضوعية، خاصة عندما يتم إعطاؤه إرشادات واضحة.

التعامل مع الأبحاث

عندما يتعلق الأمر بأبحاث الأعمال، فهذه عملية صعبة وتستغرق وقتًا طويلاً ولكنها لا تتطلب مستوى عالٍ جدًا من الكفاءة الأكاديمية.

ففي النهاية، أنت لا تطلب من مساعدك البحث عن أحدث دواء مضاد للسرطان على المستوى الجزيئي أو تقسيم الأشياء إلى أصغر مكون محتمل. بدلاً من ذلك، ما تطلبه هو إجراء بحث أولي حول الموضوع وتحقيق النتائج.

على سبيل المثال، إذا كنت تعمل في مجال العقارات، يمكنك أن تطلب منهم إعداد قائمة بالعقارات المناسبة لك. وهذا يعني أنهم سوف يقومون بمراجعة العديد من القوائم المحلية وتدوين كل عقار يفي بالمعايير التي طلبتها.

في معظم المجالات، يمكنك أن تتخيل أن تطلب من مساعديك إجراء هذا النوع من البحث. الفرق في النتائج بين قيامك بالبحث وشخص آخر يقوم به ليس ملحوظًا حقًا. إنها ليست مهمة صعبة، إنها فقط تستغرق وقتا وجهدا.

بدلاً من القيام بذلك بنفسك، يمكنك فقط تفويضه لشخص آخر والتركيز على المهام الأساسية بدلاً من ذلك.

خدمة الزبائن

الآن، في معظم المجالات، مجرد الاستعانة بمصادر خارجية لخدمة العملاء ليس مرضيا. لا يريد الشخص المتصل أن يكون متصلاً بشخص يرتبط بشكل طفيف بعلامة تجارية من خلال طرف ثالث.

التحدث إلى أحد المساعدين لا يزال يعني التحدث إلى شخص ما داخل الشركة. من المؤكد أنهم ليسوا الأشخاص الذين يتخذون القرارات أو الأشخاص الذين يقدمون الخدمات التي يحتاجون إليها بشكل مباشر، لكنهم قريبون بما فيه الكفاية.

أولا وقبل كل شيء، بعد أن يقضوا ما يكفي من الوقت في شركتك (وهذا لا يعني سنوات وعقود)، سيكون لديهم فهم جيد لغالبية العمليات. حتى لو كان بإمكانهم الإجابة على نفس القدر من الأسئلة مثل صفحة الأسئلة الشائعة أو برنامج الدردشة الآلي (أو حتى إذا كانوا يستمدون من هذه الموارد)، فإن المساعد الافتراضي لا يزال إنسانًا حقيقيًا.

إنهم موظفون حقيقيون، ومحترفون حقيقيون، ويتم تكليفهم بحل مشكلتهم. وهذا يجعل عملائك/عملائك يشعرون بالخصوصية. يجعلهم يشعرون بأنهم مسموعون، ويكسبك الكثير من النقاط الإضافية.

إنشاء المحتوى وإدارته

الآن، عندما نقول إنشاء المحتوى، يتصور غالبية الأشخاص على الفور مستندًا تقنيًا يزيد عن 4000 كلمة مليئًا بالمصطلحات التقنية ودراسات الحالة الفريدة. حتى لو كان الأمر كذلك، فمع أدوات المساعدة في الكتابة الحديثة، لن يكون هذا خارج نطاق قدرات المساعد الافتراضي العادي.

ومع ذلك، عندما يتعلق الأمر بمحتوى منشور المدونة، ومحتوى قناة YouTube، وخاصة محتوى الوسائط الاجتماعية، فإن الأمور ليست معقدة أو متطلبة تقريبًا. فقط فكر في الأمر: في معظم الأحيان، تحتاج إلى قص مقطع فيديو لمدة مناسبة، وإضافة مرشح، واختيار موسيقى الخلفية المناسبة.

حتى إذا كان لديك كاتب مساهم، فلا يزال بإمكانك الحصول على مساعد افتراضي لتصفحه ومقارنة المحتوى بإرشادات ملصق الضيف على مدونتك. بهذه الطريقة، إذا كان هناك أي شيء خارج عن المألوف أو خارج عن المألوف، فيمكنهم تعديله أو الإشارة إليه.

يتم إحتوائه

الشيء الأساسي الذي يجب تذكره هو أن مسؤوليات المساعد تختلف اختلافًا كبيرًا. الأمر متروك لك لاتخاذ القرار وللمساعد الموافقة على هذه الشروط. ومع ذلك، فإن الشخص المناسب في منصب المساعد يمكن أن يجعل حياتك أسهل بكثير. الأمر متروك لك لاتخاذ الترتيب المناسب.