5 أدوات برمجية رئيسية لتحسين سير عمل عملك في عام 2024
نشرت: 2024-07-31
كيف تدير سير العمل في عملك؟
في ظل المنافسة الشديدة وطلبات العملاء العالية، تسعى الشركات جاهدة لتحقيق الكفاءة المثلى للحصول على ميزة تنافسية.
سير عمل الأعمال عبارة عن سلسلة من المهام الفردية التي تتبع التسلسل المطلوب لإكمال العمليات التجارية.
فكر في الأمر على أنه مسار يجب أن تتبعه المهام لتحقيق أهداف عملك.
ولذلك، فإن تطبيق نظام لتحسين سير العمل يعمل على تبسيط العملية ولا يعزز السرعة والكفاءة فحسب، بل يوفر أيضًا تكاليف عملك ووقتك.
في الواقع، وفقًا لكاموندا، يتفق 97% من صناع القرار في مجال الأعمال على أن أتمتة سير العمل ضرورية للتحول الرقمي، مع التركيز على أهمية أنظمة إدارة سير العمل.
إذًا، ما هي الأدوات التي يمكن أن تساعدك على تحقيق الكفاءة في سير عملك؟
ستناقش هذه المقالة برنامج سير العمل الرئيسي في عام 2024 لمساعدتك على أتمتة العمليات وتشغيل سير العمل الخاص بك على الطيار الآلي.
هيا بنا نبدأ.
1. نقل برامج التحسين
هل تدير عملاً لوجستيًا؟
إذا قمت بذلك، فأنت، أكثر من أي شخص آخر، تفهم أهمية سير الأمور بسلاسة.
بدون سير عمل واضح لإدارة الموظفين والآلات التي تدير العمليات اليومية، فمن المحتمل أن تتعامل مع أوجه القصور مثل التأخير وضعف رضا العملاء.
ومن المتوقع في الواقع أن ينمو حجم سوق الأتمتة اللوجستية من 32.7 مليار دولار أمريكي في عام 2023 إلى 51.2 مليار دولار أمريكي بحلول عام 2028، مما يدل على زيادة الطلب على أدوات الأتمتة.
يتم تخصيص الكثير من الوقت والتكاليف للتعامل يدويًا مع سير العمل ومراقبته لضمان سير الأمور بسلاسة . ومع ذلك، فإن هذا لا يضمن الكفاءة، لأن البشر عرضة للخطأ.
يوفر أفضل برنامج لتحسين التحميل منصة مركزية للإشراف على جميع العمليات. يتيح العرض عالي المستوى للمديرين وأصحاب المصلحة فهم الصورة الكاملة في كل خطوة من خطوات العمل.
بالإضافة إلى ذلك، تمكّنك هذه الأدوات من تخصيص وتنفيذ مهام سير العمل التي تضمن إكمال المهام في الوقت المناسب والشفافية والمساءلة.
يضمن حل تحسين النقل في منتصف جميع برامج الخدمات اللوجستية الخاصة بك، مثل أدوات إدارة الفناء والمستودعات، ترابط العمل، مع الموافقات السريعة وبدء المهام. إنه يشبه تمرير الزر من عملية إلى أخرى.
كانت شركة Merchandise Warehouse تبحث عن حل لتحسين عملياتها من خلال التخلص من مشكلات التكرار وتوفير المرونة للسماح لها بتلبية متطلبات العملاء.
باستخدام نظام إدارة المستودعات Datex Footprint، تمكنت الشركة من أتمتة عملياتها لكل عميل من عملائها وتحقيق قدر أكبر من الدقة والإنتاجية.
2. إدارة علاقات العملاء (CRM)
في قلب كل عمل تجاري هم العملاء.
بالنسبة للشركات التي تركز على العملاء، يعتبر رضا العملاء وتجربتهم من الأولويات.
ومع ذلك، مع ارتفاع طلبات العملاء إلى أعلى مستوياتها على الإطلاق، يضطر قادة خدمة العملاء إلى إيجاد طرق جديدة لتلبية هذه الطلبات وتعزيز رضا العملاء.
هناك علاقة واضحة بين سوء إدارة علاقات العملاء وانخفاض الأرباح.
في الواقع، كشف بحث أجرته NewVoiceMedia أن الشركات الأمريكية تخسر ما يصل إلى 75 مليار دولار سنويًا بسبب تجارب العملاء السيئة، وهو ما يحدد التكلفة المتزايدة لإدارة علاقات العملاء السيئة.
يريد العملاء الآن التواصل السريع والتجارب الشخصية والمرونة التي لا يمكن تحقيقها إلا من خلال برنامج تحسين إدارة علاقات العملاء (CRM).
تعمل أفضل هذه الأدوات على أتمتة المهام المتكررة والمستهلكة للوقت مثل توجيه المحادثة والتسويق، مما يوفر الوقت لموظفي الدعم لديك للتركيز على المهام ذات القيمة المضافة مثل خدمة العملاء.
تعمل المحادثات المباشرة وروبوتات الدردشة على تمكين عملك من تقديم استجابات ومساعدة سريعة للعملاء.
بفضل الميزات المتقدمة مثل الذكاء الاصطناعي للمحادثة، يمكن لروبوتات الدردشة توفير السياق لموظفي الدعم وتوجيه المحادثات إلى الأفراد المؤهلين للحصول على تجربة محسنة.
علاوة على ذلك، يقوم برنامج CRM بأتمتة تصنيف المحادثة باستخدام ميزات مثل العلامات التلقائية للتحليل الثاقب الذي يمكن أن يوفر فهمًا عميقًا لتوقعات العملاء وتجاربهم.
بالإضافة إلى الأتمتة، يسمح لك برنامج CRM بالاستمتاع بمزايا أخرى، مثل منصة اتصالات مركزية تسمح لموظفيك بالاستجابة لجميع طلبات العملاء عبر قنوات متعددة على منصة واحدة.
تشمل الميزات البارزة الأخرى التقارير والتحليلات، وتتبع اتفاقية مستوى الخدمة، والاستجابات الجاهزة، والتي تكون مفيدة أيضًا أثناء التشغيل الآلي.
3. أهم أدوات سير عمل المستندات
هل تتعامل مع المستندات يدويًا؟
إذا كنت كذلك، فيجب أن تكون على دراية بأوجه القصور في عدم وجود نظام قوي لإدارة المستندات يتيح لك تخزين جميع ملفات عملك ومشاركتها ورقمنتها.
إحدى الاختناقات الرئيسية المرتبطة بسوء إدارة المستندات هي العمليات البطيئة التي قد تسبب تأخيرًا في تسليم الخدمات والسلع.
على سبيل المثال، في صناعة الخدمات اللوجستية، حيث يتطلب الأمر الكثير من الأعمال الورقية، تستغرق عملية التوقيع والموافقة الكثير من الوقت، مما يؤدي إلى إبطاء أوقات التسليم ويسبب التأخير.
وهذا بالطبع يترجم إلى ضعف رضا العملاء، وهو أمر سيء لعملك.
في الواقع، وجدت أبحاث Zendesk أن حوالي ثلاثة من كل خمسة مستهلكين يوافقون على أن خدمة العملاء الجيدة ضرورية بالنسبة لهم للشعور بالولاء تجاه العلامة التجارية.
يجب أن توضح هذه الإحصائيات أهمية العمليات المبسطة لتحسين تجربة العملاء.
تسهل أدوات أتمتة المستندات العليا عمليات إدارة المستندات بدءًا من التجميع وحتى جمع التوقيعات للموافقة عليها . مع معالجة معظم المستندات آليًا، يمكن لشركتك توفير التكاليف والموارد التي يمكن تحويلها إلى مهام أخرى مهمة ومعقدة.
على الفور، ستقوم برامج سير العمل هذه، في عام 2024، بجمع المستندات الرقمية من مصادر مختلفة أو مسح المستندات المادية ضوئيًا قبل تصنيفها ودمجها في النظام.
تعد شركة Bayer HealthCare Pharmaceuticals لاعبًا رئيسيًا في صناعة الأدوية مع آلاف الموظفين. ونتيجة لذلك، فإن صياغة العقود القياسية يدويًا تستهلك الكثير من الوقت.
قدمت ActiveDocs حلاً سهل العمليات التي تركز على المستندات والتي تتضمن إنشاء ومراجعة مسودات العقود، كما تمكنت من تسريع ممارسات المراجعة والموافقة.
4. الأتمتة
يمكن للأتمتة أن تغذي الإنتاجية وتعززها.
تخيل الوقت الذي يقضيه موظفوك في مهام زائدة عن الحاجة مثل البحث عن المستندات، والإجابة على استفسارات العملاء المتكررة، ومسح الملفات ضوئيًا لتحويلها إلى صيغة رقمية.
حسنًا، هذا يضيع الكثير من الوقت، وهو ما يترجم إلى تكاليف تشغيلية ضخمة على حساب المهام المعقدة والمهمة.
في الواقع، يقضي الموظفون حوالي 19 يوم عمل كل عام في مهام متكررة، وفقًا لدراسة أجرتها SnapLogic. وهذا مؤشر واضح على مقدار الوقت الذي يتم إهداره في الأنشطة الدنيوية بدلاً من التركيز على نمو الأعمال.
ولا يتوقف الأمر عند هدر الوقت. تؤدي المهام المتكررة أيضًا إلى عرقلة معنويات موظفيك، مما يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية، مما قد يؤثر على عملك.
الأتمتة هي الأساس الأساسي لتحسين سير العمل. لا يوجد حقًا أي برنامج لسير عمل الأعمال غير مبني على التشغيل الآلي، بدءًا من أنظمة إدارة المستندات وحتى أدوات إدارة علاقات العملاء.
تعمل الأتمتة على تحرير موظفيك من المهام الرتيبة التي تستغرق وقتًا طويلاً، مما يسمح لهم بالتركيز على المشكلات المعقدة التي تحتاج إلى تدخل بشري.
وهذا لا يعزز الإنتاجية فقط عن طريق خفض التكاليف بشكل كبير.
يمكنك بسهولة تسهيل سير العمل وتحسينه من خلال تشغيل مهام مثل معالجة الدفع والموافقات وتوجيه المحادثة، مما يضمن تبسيط العمليات وتعزيز الدقة والكفاءة.
Maverick International هي شركة تعبئة عالمية تعطي الأولوية للعمليات المبسطة والكفاءة. تم تصميم آلات الختم الخاصة بالشركة لإغلاق أحجام الأكياس المختلفة. ومع ذلك، كانت التعديلات اليدوية بين الورديات لاستيعاب الأحجام المختلفة بطيئة.
قدمت شركة OMRON Automation حلاً مكن الشركة من أتمتة عملية التحول الخاصة بها. يمكن للآلات التكيف تلقائيًا مع الحجم المطلوب في الوقت الفعلي تقريبًا.
5. إدارة المشاريع
الإدارة السليمة للمشروع يمكن أن تعزز سير العمل.
أنها تنطوي على الإشراف على المهام والعملية وتخصيص الموارد لتحقيق أهداف العمل ضمن القيود المتفق عليها.
وقد يؤدي عدم وجودها إلى التأخير في تحقيق الأهداف، وضعف تجربة العملاء، وقضايا الجودة، على سبيل المثال لا الحصر . كل هذا يمكن أن يؤثر بشكل مباشر على الربحية، وبالتالي يعيق نمو الأعمال.
في الواقع، سجل بحث أجرته شركة Geneca أن 75% من المشاركين في الاستطلاع ذكروا أن انعدام الثقة هو سبب فشل المشروع. يشير هذا الرقم إلى الانفصال عن أهداف المشروع ومنفذي المشروع.
تعد أدوات إدارة المشاريع من بين برامج سير عمل الأعمال التي يمكنها تبسيط العمليات في عام 2024. وهي تفعل ذلك من خلال توفير أطر عمل منظمة تعزز الاتصال وتضمن تخصيص الموارد بكفاءة.
في قطاع الخدمات اللوجستية، على سبيل المثال، تضمن إدارة المشاريع تخصيص الموارد للإدارات المهمة وعدم وجود تخصيص زائد للموارد.
علاوة على ذلك، فإن تقسيم المشاريع إلى مهام يمكن التحكم فيها ووضع قيود واضحة يسمح للموظفين بتحديد أولويات العمل بفعالية. تساعد حلول سير العمل مثل Trello في تصور التقدم، مما يساعد الفرق على تحديد الاختناقات وضبط أعباء العمل حسب الحاجة.
AYESA، وهي شركة إسبانية دولية تتعامل مع التكنولوجيا وتكنولوجيا المعلومات تستخدم العديد من البرامج لتبسيط العملية دون التكامل. وأدى ذلك إلى تحديات تتعلق برؤية المشروع حيث لم يكن لديهم صورة مشتركة وواضحة عن حالة المشروع.
عند تنفيذ Easy Redmine، حققت الشركة رؤية واضحة لحجم العمل والقدرة على الحصول على مشاريع جيدة التنظيم. وهذا يسمح لكل عضو في الفريق بمعرفة أنه يتعين عليه القيام بذلك في جميع الأوقات، كما يسمح لمدير المشروع بالتحكم في الجدول الزمني.
خاتمة
هل ما زلت لم تقم بتحسين سير عمل عملك؟
إن القيام بذلك هو أفضل رهان لك للحصول على ميزة في بيئة أعمال تنافسية للغاية، مما يتيح لك تبسيط العمليات مع عدم المساومة على الجودة.
في الواقع، وفقًا لتقرير صادر عن Gitnux، أفاد حوالي 75% من قادة الأعمال أن استخدام أتمتة سير العمل يمنحهم ميزة تنافسية قوية، مما يؤكد الحاجة إلى سير عمل فعال.
لا يوجد نقص في برامج سير عمل الأعمال بدءًا من نقل أدوات التحسين إلى حلول إدارة علاقات العملاء التي تعزز رضا العملاء.
قد يؤدي دمج العديد من هذه الأدوات إلى تعزيز الإنتاجية بشكل كبير، وتوفير الوقت، وتبسيط العمليات لنمو الأعمال.