نظرة فاحصة: أيدينا على مراجعة Microsoft Teams في 2019

في الأسبوع الماضي فقط ، ألقينا نظرة فاحصة على المصطلح المتنامي لـ "اتصالات المؤسسة" ، مع مراجعة عملية لـ Webex Teams. للمساعدة في إجراء المزيد من هذه المناقشة (وللتحضير لمقالنا المباشر في Ultimate Showdown: Microsoft Teams vs WebEx Teams) ، أردنا أن نقدم نظرة فاحصة أخرى على ما يمكن القول أنه أكبر منافس للميدالية الذهبية Enterprise UC&C: فرق مايكروسوفت.

هذه ليست المرة الأولى التي ننظر فيها عن كثب إلى Microsoft Teams ، ولكن بالطبع مع مرور الوقت تغير عدد من الأشياء. نظرًا لأن حلول الاتصالات الموحدة التي تركز على المؤسسات تكتسب زخمًا ، فإننا نرى المؤسسات تستبدل بسرعة حلول الاتصال الأكثر قياسية مع منصات التعاون الكاملة والقوية هذه.

من دون شك ، تستحوذ منصات التعاون القادرة على Enterprise على السوق بسرعة ، وتتفرع قدراتها إلى ما هو أبعد من الدردشة المستمرة إلى إمكانات مهمة مثل التعاون المرئي المحسن ، وحتى أحدث التقنيات مثل الذكاء الاصطناعي.

من أجل فهم الخيارات الحالية الموجودة بشكل أفضل ، ولماذا تستحوذ هذه الحلول على السوق بسرعة ، أردنا أن نقدم نظرة فاحصة على أحدث إصدار من Microsoft Teams.

توسيع تعاوني مستقل إلى Office 365

دون التركيز كثيرًا على الكيفية والسبب ، طورت Microsoft وجهة نظرها الخاصة في سوق التعاون ، والتي من شأنها أن تجلس بشكل جيد داخل نظام Office 365 البيئي. انها الى حد كبير بهذه البساطة. الآن ، هذا لا يروي القصة بأكملها حقًا: يعد Teams نظامًا أساسيًا قادرًا بشكل لا يصدق يوسع التعاون إلى ما هو أبعد من الدردشات الفردية أو الجماعية.

"Microsoft Teams هو تطبيق تعاوني يساعد فريقك على البقاء منظمًا وإجراء محادثات - كل ذلك في مكان واحد. إليك نظرة سريعة على الجانب الأيسر من Teams. "

ومع وجود مثل هذه المنصة السحابية القوية التي تزيد من إمكانية الوصول إلى محفظة Microsoft الشهيرة بالفعل ، رأت Microsoft فرصة للاستفادة من نموذج التعاون الجديد هذا.

بالطبع ، ليس من الغريب التواصل مع الاستحواذ على Skype وتطويره المستمر ، من بين أدوات أخرى. ولكن ، كما قلت في الماضي ، فإن Microsoft Teams "ليس مجرد تطبيق مراسلة آخر تقوم بتنزيله على سطح المكتب والهاتف مثل Slack."

بدلاً من ذلك ، تدور فكرة Teams حول كونها جزءًا من نظام Office 365 البيئي. باستخدام Microsoft Teams ، يمكن للمستخدمين الوصول إلى عدد من الوظائف مقسمة إلى أربع فئات:

• Teams - ابحث عن قنوات وأنشئها لعقد "اجتماعات فورية ، وإجراء محادثات ومشاركة الملفات"
• الاجتماعات - شاهد كل ما تصطف عليه لليوم أو الأسبوع. أو حدد موعدًا لعقد اجتماع. يتزامن هذا التقويم مع Outlook ، وهو مثال على التكامل العميق مع Office 365.
• المكالمات - يمكن للمؤسسات توسيع فرقها لتشمل مكالمات VoIP بما يتجاوز مجرد الدردشة والتعاون
• النشاط - تابع كل رسائلك غير المقروءة وإشارات @ والردود والمزيد

لقد تغير قليلاً منذ آخر ظهور لي في Teams ؛ تقدم Microsoft الآن إصدارًا مجانيًا من Teams ، مما يمكّن المؤسسات من الاستفادة من Teams دون الحاجة إلى اشتراك كامل في Office 365. ولكن ، خيار الترقية والحصول على النظام الأساسي بأكمله متاح لأولئك الذين يختارون القيام بذلك.

وبصراحة ، يسلط هذا الضوء على نقطة بيع كبيرة إلى حد ما لمنصة Teams من Microsoft - التكامل العميق مع بقية نظام Office 365 البيئي. دعنا نواجه الأمر ، لقد كانت تطبيقات Microsoft ، وربما ستكون كذلك دائمًا ، حلول المؤسسات الرئيسية لعدد من المهام. لا يمكننا تخيل عالم بدون Word و Excel و PowerPoint - أو على الأقل تأثيرهم.

استخدام Microsoft Teams: واجهة المستخدم

تمامًا كما هو الحال مع كل تطبيق UC&C آخر تقريبًا ، تمكنت Microsoft من جعل التنقل ببساطة إلى حد ما من خلال نافذة المحتوى الرئيسية في الأمام والوسط ، وتم ضبط التنقل على اليسار. لا أحد يحاول إعادة اختراع العجلة هنا ، فقط اجعلها أكثر راحة.

تمامًا كما هو الحال في معظم تطبيقات UC أو تطبيقات التعاون الأخرى ، هناك أربعة رموز على طول اللوحة اليمنى للتنقل الرئيسي ، ولكن هذه المرة مع تسمية نصية صغيرة لتتماشى مع الرمز ، فقط في حالة عدم تمكنك من معرفة ما هي هذه الصورة تعني فقاعة الدردشة.

لكن Microsoft اتخذت بعض التطور الفريد في تصميم Teams ، مع التركيز بشكل أكثر تحديدًا على جانب الفريق في النظام الأساسي. طريقة العرض الرئيسية التي يراها المرء بشكل صحيح عند فتح التطبيق هي موجز النشاط ، حيث يمكن للمستخدمين رؤية كل شيء تنوي مؤسستهم بأكملها القيام به.

يتضمن ذلك المحادثات والملفات وأي شيء تريد إضافته بصراحة تامة بدءًا من تطبيقات Microsoft وحتى عمليات تكامل الجهات الخارجية. يستمر التفصيل مع تركيز أكثر دقة على المستوى ، حيث تتيح الأيقونات التالية في قائمة التنقل للمستخدمين الانتقال مباشرة إلى دردشة فردية ، أو التركيز بدلاً من ذلك على Teams - فكر في الفرق تمامًا مثل غرف الدردشة المشتركة.

في نهاية اليوم ، يكون Teams هو المكان الذي سيحدث فيه معظم تعاونك. هذه مجموعات من الأشخاص تم جمعهم معًا للعمل أو المشاريع أو الاهتمامات المشتركة. تتكون الفرق من قنوات.

يتم بعد ذلك إنشاء كل قناة حول موضوع معين ، على سبيل المثال "إنتاج المحتوى" أو "تحسين التسويق. داخل القنوات حيث سيتحدث المستخدمون ويعقدون اجتماعات ويتعاونون ويشاركون الملفات أو المستندات.

يمكن للمستخدمين أيضًا الوصول إلى الملفات مباشرة داخل علامة تبويب الملفات ، ولديك زر قائمة آخر لتوسيع وظائفهم بشكل أكبر مع تطبيقات وخدمات Microsoft الأخرى.

بشكل عام ، التصميم بسيط والتنقل سهل ، ولكن لا يسعني إلا الشعور بالفائض هنا ، مع خيار إلقاء نظرة على نشاط على مستوى القسم (والذي سيشمل عادةً فرقك) ، أو نظرة أخرى عن قرب إلى الفرق نفسها.

على نطاق واسع ، سيكون هذا منطقيًا ، مما يمكّن الإدارات من التوسع بشكل أكبر إلى فرق أصغر ، ولكن يمكن أن يكون أيضًا خيارات كثيرة جدًا للفرق الأصغر - ولهذا السبب يتم توجيه هذه الأنظمة الأساسية نحو المؤسسات الأكبر حجمًا.

التعاون في فرق Microsoft: تجربة المستخدم

تتيح فرق Microsoft بالطبع مستوى عالٍ من التعاون من خلال استخدام حلول وتطبيقات Office 365. يمكن للمستخدمين تحرير المستندات في الوقت الفعلي ، وهو أمر كان ممكنًا بالفعل مع 365 بشكل عام.

يمكن للمستخدمين اختيار التطبيق الذي يريدون تمييزه على وجه التحديد ، وإضافة ذلك إلى طريقة العرض الخاصة بهم باستخدام أزرار علامة التبويب. تسمح علامات التبويب هذه للأفراد بالتنقل بين النوافذ بسرعة والوصول إلى الملفات أو المستندات ذات الصلة ، على سبيل المثال مستند Word الذي تقوم أنت وبقية فريق العلاقات العامة بتحريره بشكل مشترك. مع بدء المحادثة حول التغييرات ، يمكن لكل مستخدم رؤية التغييرات الفردية التي يتم إجراؤها أيضًا.

لكن التعاون يشمل أيضًا التواصل ؛ والتي يجب أن تكون في النهاية بسيطة قدر الإمكان. لا يمكننا وضع هذه الحواجز الكبيرة في الطريق ، مما يؤدي إلى إبطاء عملنا ، وإبطاء معدل إنتاجنا بشكل فعال في نفس الوقت.

تعمل منصة التواصل والتعاون الناجحة على إزالة هذه العوائق ، وتجعل التواصل أسهل ، وليس أصعب. تمكنت Microsoft Teams من القيام بذلك عن طريق تمكين مستوى مكثف ودقيق لتخصيص الاتصال. ما أعنيه بذلك هو أنه يمكن للمستخدمين الحرية في الانهيار والتركيز على ما يريدون أن تكون محادثاتهم حوله ، من خلال التنظيم.

هناك خياران مختلفان:

• الفرق - هذه هي المجموعات ، مثل الأقسام أو الفرق ، داخل المنظمة. تحتاج إلى إنشاء فرق ثم إضافة أشخاص إليها.
• القنوات - خارج الفرق ، يمكن للمستخدمين تقسيم محادثاتهم بشكل أكبر مع قنوات محددة ومخصصة. يبدأ كل فريق فردي تلقائيًا بقناته المخصصة التي تسمى "عامة" ، ولكن يمكن للمستخدمين التوسع بمزيد من القنوات لمشاريع أو مواضيع معينة حسب الضرورة.

بالطبع بمجرد إعداد القنوات ، يصبح المستخدمون أحرارًا في الانضمام إلى هذه الدردشات الجماعية (طالما أنهم داخل الفريق) لبدء التعاون - فكر في هذه القنوات على أنها غرف دردشة مشتركة لكل مشروع أو اجتماع محدد.

سيتم تخصيص الفرق لأقسام محددة ، على سبيل المثال فريق المحتوى. يمكن أن يكون هناك تنظيم إضافي بقنوات ضمن "فريق المحتوى" ، مثل "المحتوى الداخلي" و "المحتوى المجاني" و "محتوى منشور الضيف" وما إلى ذلك.

يجب أن يقطع هذا المستوى من التكوين التنظيمي شوطًا طويلاً في توفير تجربة نظيفة وسهلة الفهم ومتسقة. أكبر فائدة هي القدرة على التوفيق بين عدة قنوات مخصصة داخل الفريق.

في الأنظمة الأساسية الأخرى ، مثل Slack ، يمكن للمستخدمين إنشاء العديد من القنوات كما يريدون ، ويمكنهم تخصيص قنوات محددة لمشاريع محددة مثل المذكورة أعلاه ، ولكن هذا سيؤدي فقط إلى إنشاء قائمة طويلة من القنوات غير المنظمة. ولكن للمساعدة في الحفاظ على تنظيم الأشياء ، أحب تضمين علامة تبويب النشاط في الجزء العلوي من كل قناة لالتقاط الأجزاء المهمة من المحادثة.

ينتقل المفهوم إلى عالم "اتصالات المؤسسة" عندما يكون المستخدمون أكثر قدرة على تنظيم اتصالاتهم ، ويكون لديهم خيار التنقل بين الفرق أو الأقسام ، وحتى تنظيم الجهود (إذا لزم الأمر) مع قنوات محددة ومخصصة بالداخل تلك الفرق.

بهذه الطريقة ، إذا كان الفرد جزءًا من أكثر من فريق واحد ، فلن يحتاجوا إلى التوفيق بين أكثر من حساب على Slack أو غرفة Slack ، ولكن لديهم بدلاً من ذلك خيار القفز بين الفرق المختلفة.

نهج مايكروسوفت للذكاء الاصطناعي في جامعة كاليفورنيا

في سبتمبر من عام 2017 ، أوضحت لوري رايت أن لدى Microsoft "رؤية جديدة للاتصالات الذكية" ، والتي قالت إنها ستحول "تجارب الاتصال والاجتماع للأشخاص والمنظمات في جميع أنحاء العالم".

كانت الفكرة العامة هي أن هذا النموذج الجديد للاتصالات الذكية يتجاوز "الاتصالات الموحدة التقليدية" من خلال تضمين قدرات أكثر ذكاءً واستباقية.

كان هذا الإعلان يتعلق بشكل أساسي بنقل إستراتيجي من Microsoft ، مع التركيز بشكل أكبر على Teams كحل تعاوني مسؤول عن دفع مفهوم الاتصالات الذكية هذا.

يبدو أن الخطة تهدف إلى السماح لـ Teams بالتخلص التدريجي من Skype for Business ببطء ولكن بثبات - سواء كان هذا هو مستقبل Microsoft أم لا ، لم يتم رؤيته بعد ، لكن التركيز على الاتصالات الذكية لا يزال مكونًا أساسيًا في النظام الأساسي. ما هو مثير للاهتمام أن نراه ، مع ذلك ، هو أن بعض إصدارات Microsoft الأخيرة يتم العمل عليها في كل من Skype و Teams ، دون ذكر Skype for Business على الإطلاق.

على سبيل المثال ، ما عليك سوى إلقاء نظرة على إعلان Microsoft الأخير عن إمكانية تعتيم الخلفية داخل Skype و Teams. بالاستفادة من الذكاء الاصطناعي ، يمكن للمستخدمين اختيار تعتيم خلفيتهم في مؤتمر فيديو لإخفاء الفوضى.

من ناحية أخرى ، يمكن استخدام مصطلح "الاتصالات الذكية" لوصف التعاون المعزز الشامل الذي يوفره حل مثل Teams ، بشكل أساسي التحرير المباشر ومشاركة الملفات جنبًا إلى جنب مع الدردشة المستمرة.

لكن في الواقع ، يذهب المصطلح إلى أبعد من ذلك قليلاً ، وتسلط Microsoft الضوء على بعض الوظائف المثيرة للاهتمام التي أصبحت ممكنة بفضل هذه الفكرة الجديدة للتعاون الذكي:

• قبل بدء الاجتماع ، ستحدد الفرق و "تعرض" ما تعتبره معلومات أو مستندات ذات صلة ستساعد في جهود التعاون.
• خلال الاجتماع ، ستلتقط Teams المحادثة وتدوينها جنبًا إلى جنب مع التسميات التوضيحية المغلقة والمشفرة زمنياً وحتى التعرف على الصوت لإسناد الملاحظات إلى متحدثين محددين.
• بعد الاجتماع ، ستقوم Teams تلقائيًا بتفريغ التسجيل ونسخة ذلك الاجتماع في أي قنوات أو محادثات ذات صلة على النظام الأساسي. يتيح ذلك لأي شخص داخل المنظمة البحث في محتوى الاجتماع ومراجعته.

هذه الفكرة بأكملها ، كما هو مذكور أعلاه ، تتعلق بتبسيط عملية العمل - الآن هذا قليلاً من حصان ميت في هذه المرحلة ، وهذا هو المفهوم الكامل وراء الذكاء الاصطناعي والأتمتة.

لكن ، أعتقد أنه من المهم رؤية هذا المفهوم يتم تطبيقه في الواقع ، ومايكروسوفت على سبيل المثال لديها بعض بدايات العالم الحقيقي المثيرة للاهتمام لثورة الذكاء الاصطناعي.

الأمر المثير للاهتمام بشكل خاص ، بالطبع ، هو المفهوم الرئيسي لـ "الاتصالات الذكية" ، والتي تشير إلى تركيز واضح وأولوية واضحة ، من Microsoft داخل النظام الأساسي Teams ، حيث يتم وضعها ليس فقط في تقديم ميزات جديدة ، ولكن أيضًا ابتكار طريقة تنفيذ العمل بشكل جذري .

الخلاصة: الاستفادة من Office 365

من الواضح أن هذه الحلول على مستوى المؤسسة تقدم حجة لأنفسهم ، وهي في طريقها لاستبدال بعض الحلول المفضلة لدينا. على سبيل المثال ، تعمل Microsoft Teams بشكل جيد للغاية على وجه الخصوص ، وهي في الواقع تكتسب قدراً كبيراً من الأرض على Slack. اعتبارًا من ديسمبر 2018 ، ذكرت Computer World أن MS Teams "هي الآن ثاني أكثر تطبيقات الدردشة التجارية شيوعًا".

لاحظوا أنه بناءً على نتائج استطلاع حديث لـ Spiceworks ، كان 21٪ من المستجيبين يستخدمون Teams الآن ، ارتفاعًا من 3٪ فقط في عام 2016. بينما لا يمكننا عد دجاجاتنا قبل أن تفقس تمامًا حتى الآن ، وهذا مجرد استطلاع واحد مع نطاق محدود ، أعتقد أن هناك مؤشرًا واضحًا على رد الفعل تجاه احتياجات العمل الحالية. قدم Slack حقًا فكرة عمل الدردشة المستمرة لاستبدال البريد الإلكتروني ، وتمكين الاتصالات والتعاون الدائم في الوقت الفعلي.

لكن هذه الأنظمة الأساسية مثل Webex Teams و Microsoft Teams أدركت أن برنامج التعاون الجماعي هو أكثر بكثير من مجرد غرفة دردشة IRC فاخرة - وإلا لما تم استبدال IRC بتطبيقات أجمل وأكثر لمعانًا. القدرة على التعاون ليس فقط من خلال النص ، ولكن من خلال الفيديو واللوحة البيضاء وحتى التحرير المشترك للمستندات قوية للغاية بحيث لا يوجد سبب يمنعنا من جعل ذلك ممكنًا.

هذا هو المكان الذي يبرز فيه Microsoft Teams بشكل قوي جدًا على وجه الخصوص أيضًا ، التضمين والتكامل العميقين لأدوات ومنتجات Microsoft Office و Office 365 الحالية. من المبالغة القول إن مجموعة Office كانت ثورية ، ولا تزال كذلك (على الأقل بطريقة ما ، حتى لو كانت مجرد إنتاج منافسين أفضل).

إن القدرة على الحصول على حل سهل الاستخدام ، وحتى مجاني ، لا يعمل فقط مع بعض الأدوات الأكثر شيوعًا التي نستخدمها بشكل يومي ، بل يستفيد منها على وجه التحديد ، هو أمر لا يحتاج إلى تفكير ، بدلاً من تجميع أدوات أخرى معًا. بعد كل شيء ، أليس هذا هو الهدف من وراء الاتصالات الموحدة؟