أفضل 15 تكاملًا للإنتاجية مع Office 365

لقد ناقشنا مرارًا وتكرارًا حول كيفية استخدام عمليات التكامل لتوسيع الأدوات والحلول التي تستخدمها بالفعل في العمل بشكل كبير. بفضل ثلاثة أحرف بسيطة ومهمة ، يمكن لواجهة برمجة التطبيقات ، حتى أقل المستخدمين ذكاءً من الناحية التقنية ، الجمع بين حلين منفصلين ، أو حتى إضافة ميزات جديدة تمامًا.

أصبحت عمليات التكامل شائعة في تعاون الفريق وتطبيقات الاتصالات الموحدة ، ونمت لتصبح عنصرًا ثابتًا رئيسيًا لهذه الحلول. ومع ذلك ، قد لا يدرك الكثيرون أن نفس الأدوات الدقيقة التي كانوا يستخدمونها منذ ما قبل وجود عمليات تكامل يمكن أيضًا توسيعها باستخدام عمليات الدمج. أنا بالطبع أتحدث عن Microsoft Office. تحتوي تطبيقات Word و Excel و Outlook وتطبيقات Office الأخرى بالفعل على مجموعة ميزات صحية للغاية ، وقد تم تحسينها على مر السنين.

لكن هذا لا يعني بالضرورة أنه لا يوجد مجال أكبر للنمو. عندما تبنت Microsoft السحابة وقدمت Office 365 ، فتحت مجموعة التطبيقات القديمة على عالم جديد تمامًا من سهولة الاستخدام. في نهاية اليوم ، يمكن لـ Office 365 القيام بالكثير ، ولكن لا يزال هناك الكثير من الثغرات في المجموعة.

نظرًا لأن الجميع تقريبًا لا يزالون يستخدمون Office و Office 365 كأدوات إنتاجية رئيسية ، أردنا أن نلقي نظرة فاحصة على الوظائف الإضافية وعمليات التكامل الموجودة.

التطبيقات : Outlook و Word

لتوفير الوقت بشكل مطلق ، يعد DocuSign for Outlook أمرًا ضروريًا لمن يعتمدون على اتصالات البريد الإلكتروني الخاصة بهم. كواحد من أشهر حلول التوقيع الإلكتروني المتاحة ، من المحتمل أن يكون DocuSign أحد أكثر الإضافات قيمة التي يمكنك إجراؤها في Outlook ، ناهيك عن مجموعة Office 365. بشكل أساسي ، يسمح DocuSign للمستخدمين بالتوقيع رقميًا على أي رسائل بريد إلكتروني أو عقود أو مستندات قانونية.

يتوفر التطبيق لكل من Outlook و Word ، كما يتيح التطبيق للمستخدمين الحصول على مستلم يوقع المستندات بأمان. يمكنه أيضًا حفظ نسخ من كل مستند في وحدة تخزين OneDrive الخاصة بك تلقائيًا. للأسف ، تتطلب الخدمة اشتراكًا شهريًا بقيمة 10 دولارات ، ولكنها يمكن أن تساعد حقًا في منع المتاعب المستمرة في طباعة المستندات ومسحها ضوئيًا وإرسالها بالفاكس. تتوفر أيضًا نسخة تجريبية مجانية مدتها 10 أيام وتستحق الاستفادة منها.

التطبيقات : SharePoint

إن SharePoint عبارة عن حل نظام أساسي تعاوني قائم على الويب من Microsoft مثير للاهتمام حقًا. بالنسبة لأولئك الذين لا يعرفون ، يتكامل SharePoint فعليًا مع Office بطرق متعددة ، ويعمل بشكل عام كنظام لإدارة المستندات والتخزين. يمكن للمستخدمين إعداد مساحة مركزية محمية بكلمة مرور لمشاركة المستندات والملفات ، مثل قاعدة البيانات لشركتك. بالاقتران مع البريد الإلكتروني أو Microsoft Teams ، يمكن أن يكون SharePoint إضافة مفيدة.

ومع ذلك ، بالنسبة للفرق التي تعتمد على SharePoint والبريد الإلكتروني فقط ، هناك بعض الثغرات التي يجب سدها. على سبيل المثال ، لا يوفر SharePoint أي نوع من دليل الموظفين ، وهو جانب مهم لحل التعاون الفعال. لكن بالطبع ، بالعودة إلى الموضوع ، هناك تطبيق لـ SharePoint يفعل ذلك بالضبط. باستخدام دليل الموظف بالكامل ، يمكن للمستخدمين البحث من خلال الفرق وتكوين سمات وتجمعات مختلفة للموظفين أو الفرق ، وحتى تصفية النتائج حسب المهارات أو المواقع. ابحث دائمًا عن أفضل الفرق للوظيفة.

التطبيقات : Outlook

على غرار إحدى ميزات VoIP و UC المفضلة لدينا ، فإن وظيفة البحث عن أرقام الاتصال الإضافية هذه تجعل من السهل للغاية الانتقال من البريد الإلكتروني إلى المكالمة الهاتفية. تمامًا كما يذكر الاسم ، ستبحث هذه الوظيفة الإضافية في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في Outlook ، وتحول أي رقم هاتف داخل أي رسائل إلى روابط قابلة للنقر.

سيؤدي النقر فوق ارتباط إلى بدء مكالمة ببساطة والاتصال بهذا الرقم. لا يبدو هذا أمرًا مهمًا ظاهريًا ، لكنه حقًا إحدى تلك الميزات التي تفتقدها بشدة بمجرد اختفائها. يمكن أن توفر كفاءة النقر فوق رابط لبدء مكالمة هاتفية دقائق ثمينة.

هل طلبت الرقم الخطأ لأنك قرأته بشكل خاطئ؟ يمكن أن تساعدنا إزالة أي فرصة بسيطة للأخطاء في الحفاظ على تركيزنا. بدلاً من التخلي عن قطار أفكارك لإجراء مكالمة ، كل ما عليك فعله هو النقر فوق ارتباط صغير لطيف.

التطبيقات: Outlook

الآن ، إليك موقف مألوف: هل سبق لك إرسال بريد إلكتروني ، ثم أدركت أنك نسيت إضافة المرفق؟ هل سبق لك أن أرسلت مرفقًا ، لكنك أدركت بعد ذلك أنه كان الخطأ؟ هل سبق لك أن أرسلت بريدًا إلكترونيًا فقط لتحديد الخطأ المطبعي الصارخ في السطر الأول؟ حسنًا ، يمكنك تجنب إرسال بريد إلكتروني مزدوج لمحاولة تصحيح خطأك ، وبدلاً من ذلك قم ببساطة بتحرير البريد الإلكتروني.

DocSend هي وظيفة إضافية رائعة حقًا تمنح المستخدمين القدرة على تتبع المستندات التي يرسلونها عبر البريد الإلكتروني من Outlook والتحكم فيها وحتى تحديثها - ونعم ، يتوفر عنصر التحكم هذا حتى بعد إرسال البريد الإلكتروني. يمكن للمستخدمين تحديث المحتوى الذي يرسلونه في أي وقت ، ولن يرى متلقوهم سوى التعديل النهائي.

هناك أيضًا بعض ميزات المقاييس الرائعة ، مثل المشاركة صفحة بصفحة والقدرة على معرفة من يشاهد المحتوى بالضبط. قد تكون هذه أداة رائعة لتجنب أخطاء البريد الإلكتروني ، ولكنها أيضًا طريقة رائعة لتتبع المشاركة في الرسائل الإخبارية ورسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمبيعات.

التطبيقات : Power BI

تعد Microsoft Power BI الخيار الأفضل للعديد من الشركات عندما يتعلق الأمر بحلول ذكاء الأعمال. يستطيع Power BI بمفرده إنشاء بعض الوسائل المرئية التفصيلية حقًا. ولكن بالطبع ، يمكن لعمليات الدمج دائمًا إضافة شيء ما كان مفقودًا في السابق - حتى من شيء مثل Power BI. كانت إحدى الوظائف الإضافية المفضلة التي صادفناها هي مصمم Infographic. نظرًا لكوننا من كبار المعجبين بالرسوم البيانية بأنفسنا ، فإننا نعتبر ذلك بمثابة إضافة لا غنى عنها لأي عمل يحتاج إلى بياناته لإخبار قصة.

سواء كنت تريد رسمًا بيانيًا تفصيليًا لإبراز جميع بياناتك ، أو لتخصيص مخططات حسب موضوعك الفردي ، يمكن أن تساعدك هذه الوظيفة الإضافية. يمكن للمستخدمين الوصول إلى مجموعة شاملة من الرسومات ، وحتى لديهم خيار تحميل رسوماتهم الفريدة. في نهاية اليوم ، ربما يكون Infographic Designer أحد أفضل الأدوات التي يمكنك استخدامها لتجميل تقاريرك

التطبيقات: SharePoint

إذا كنت تستخدم SharePoint بالفعل كمحور موارد مركزي لعملك ، فإن الإضافة في صفحة الأسئلة الشائعة هي الخطوة التالية. تسمح هذه الوظيفة الإضافية للمستخدمين بإنشاء صفحة كاملة للأسئلة الشائعة لفرقهم في SharePoint. باستخدام محرر نصوص مدمج ، من السهل على أي شخص كتابة أسئلة شائعة جديدة ، أو حتى تعديل الأسئلة والإجابات الموجودة.

يمكن للمستخدمين التحكم في ترتيب الأسئلة أو إضافة الرسوم المتحركة أو حتى البحث في القائمة للعثور على سؤالهم الدقيق. ستكون صفحة الأسئلة الشائعة أداة تدريب رائعة لمساعدة الفرق في الحصول على أعضاء جدد بشكل أسرع. يمكن أيضًا أن تكون صفحة الأسئلة الشائعة بمثابة مرجع "انتقال" سريع جدًا للموظفين المخضرمين من خلال سرد معلومات مرجعية مفيدة للمشاريع أو المهام.

التطبيقات : Outlook

مثل جميع خدمات البريد الإلكتروني تقريبًا ، يضع Outlook للأسف حدًا لحجم الملف على المرفقات والمستندات. يمكن أن يحد هذا حقًا من إمكانات مشاركة الملفات في Outlook إذا كان عملك لا يستخدم SharePoint أو أي خدمات نقل ملفات أخرى. ولكن ، إذا كنت تريد الاستمرار في استخدام Outlook فقط ، فإن الوظيفة الإضافية Send Anywhere تكون مناسبة لك.

يمكن للمستخدمين إضافة مرفقات بحجم 10 غيغابايت ، متجاوزين تمامًا أي قيود على حجم الملف الموجودة في Outlook أصلاً. يضيف Send Anywhere طبقة جديدة من الأمان أيضًا. بدلاً من إرسال المرفقات نفسها في البريد الإلكتروني ، يرسل Send Anywhere عنوان URL يتم وضعه داخل البريد الإلكتروني. لدى المستلم بعد ذلك أسبوع واحد فقط لفتح الملف والوصول إليه قبل انتهاء صلاحيته.

التطبيقات : Excel

من خلال العمل جنبًا إلى جنب مع خدمات Smarter BIZ السحابية ، تتيح هذه الوظيفة الإضافية لأي شخص تحويل Excel بالكامل إلى CRM متنقل يعمل بكامل طاقته. يمكن للمستخدمين إنشاء جميع المواعيد مباشرةً داخل Excel ، وتوزيع المواعيد على فريق المبيعات على الأجهزة المحمولة التي تعمل بنظام Android (إذا كان هذا ما تستخدمه شركتك) ، والحصول على تحديثات الحالة في الوقت الفعلي لجميع اتصالات العملاء. تتمثل الميزة المضافة الحقيقية هنا في مدى ارتباط النظام الأساسي بأكمله بتطبيق Android ، وتزويد المديرين بـ "قاعدة عمليات" بسيطة داخل Excel مباشرةً.

يمكن للمستخدمين أيضًا استخدام التكامل لإحضار بعض المعلومات القوية حقًا إلى جداول بيانات Excel الخاصة بهم ، بما في ذلك مواقع GPS أو سجلات المكالمات أو سجلات المكالمات أو حالة المواعيد المعينة أو أي مواعيد جديدة تم إنشاؤها لمتابعة المكالمات. بشكل عام ، يمكن أن يكون Smarter Biz Manager أداة بسيطة للشركات الصغيرة والمتوسطة للمساعدة في زيادة مبيعاتهم وأتمتتها. النظام الأساسي بأكمله يجعل من السهل متابعة العملاء المحتملين وإدارتهم.

التطبيقات : Outlook

لا يعد البريد الإلكتروني و Outlook بمفردهما بالضرورة أكثر الخدمات أمانًا الموجودة هناك. ومع ذلك ، إذا كنت تريد الذهاب إلى أبعد من ذلك في أمان Outlook ، فقد يكون IXD Secure Mail هو خيارك. IXD هو كل شيء عن تأمين رسائل البريد الإلكتروني والمستندات التي ترسلها باستخدام التشفير من طرف إلى طرف.

يمكن للمستخدمين إرسال واستقبال رسائل بريد إلكتروني آمنة مباشرة من Outlook دون الحاجة إلى استخدام تطبيق منفصل أو مكون إضافي. للمساعدة في الحفاظ على كل شيء لطيفًا وآمنًا ، سيتم تشفير كل جزء من المعلومات التي ترسلها - حتى البيانات في حالة الراحة. يدعم IXD أيضًا المراسلة الآمنة لأجهزة سطح المكتب والجوّال مع ما يزعمون أنه "طرق تشفير رائدة في الصناعة".

التطبيقات : Outlook

يُطلق على Boomerang اسم "أداة إنتاجية البريد الإلكتروني النهائية" ، وهي الوظيفة الإضافية التي تريدها إذا لم يكن فريقك يبحث بالضرورة عن بديل للبريد الإلكتروني. مع بعض الميزات المفيدة حقًا ، يمنح Boomerang المستخدمين تحكمًا كاملاً في صناديق البريد الوارد وصناديق البريد الصادرة الخاصة بهم. يمكن للمستخدمين جدولة رسائل البريد الإلكتروني ليتم إرسالها في الوقت الأمثل أو جدولة الاجتماعات عبر البريد الإلكتروني. يمكن لـ Boomerang أيضًا تذكير المستخدمين بمتابعة الرسائل المهمة التي ليس لها رد.

يحتوي Boomerang أيضًا على خيار "غفوة" فريد ، والذي يتسبب في ظهور الرسالة في الأعلى لاحقًا في وقت محدد مسبقًا. بشكل عام ، يعد Boomerang أداة رائعة لمتابعة العملاء المحتملين الذين ماتوا ، وتجنب صداع المواعيد ذهابًا وإيابًا ، والتواصل مع المستلمين في مناطق زمنية مختلفة بسهولة ، أو حتى المساعدة في إزالة الفوضى من صندوق الوارد الخاص بك.

التطبيقات : إكسل ، باوربوينت ، وورد

إذا كنت تأمل في تطوير برنامج Excel ليصبح أداة تعاون أكثر تركيزًا على الصورة ، فلا داعي لمزيد من البحث. تسمح مخططات LucidChart القائمة على HTML5 للمستخدمين بإضافة عنصر تعاوني جديد تمامًا إلى Excel. والأهم من ذلك ، أن الوظيفة الإضافية تجلب أيضًا إلى الجدول عنصرًا مرئيًا جديدًا تمامًا لبرنامج Excel ، بعيدًا عن الأرقام والرسوم البيانية فقط. يمكن للمستخدمين الوصول إلى مئات القوالب المختلفة بما في ذلك المخططات الانسيابية وأدوات التخطيط الشبكي وأدوات النماذج بالحجم الطبيعي ومخططات الشبكة ونماذج العمليات التجارية وحتى الخرائط الذهنية.

لمزيد من التحكم ، يمكن للمستخدمين استخدام أشكال مختلفة تمامًا لإنشاء المخططات والرسوم البيانية الخاصة بهم ، وسحب الصور الخاصة بهم وإفلاتها ، أو تصدير القطعة بأكملها كملف صور بتنسيق PDF أو PNG أو JPG. يمكن للمستخدمين أيضًا تضمين مخططاتهم في المدونات أو مواقع wiki وإنشاء نماذج بالأحجام الطبيعية التفاعلية. للتعاون في الوقت الفعلي ، يتم دمج التغييرات على المستندات ومزامنتها مع جميع المستخدمين في وقت واحد ، ويتضمن الأمر برمته دردشة جماعية بالإضافة إلى نظام تعليق. التطبيق متاح أيضًا لبرنامج Powerpoint و Word.

التطبيقات: SharePoint

تمامًا مثل جميع الأنظمة الأساسية ، تتمتع SharePoint بنقاط قوتها ، ولكن بها أيضًا نقاط ضعف. يمكن أن يكون SharePoint رائعًا لإدارة المشاريع والمستندات والملفات ، ولكن عندما يتعلق الأمر بإدارة المشاريع المرئية ، فإنه يصبح مسطحًا بعض الشيء. تميل بعض حلول التعاون المفضلة لدينا (وبدائل Basecamp) إلى تضمين عناصر مركزة بصريًا مثل لوحات Kabnan. وبالطبع ، هذا ما وجدناه لـ SharePoint مع لوحة Saketa Kanban.

تسمح هذه الوظيفة الإضافية للمستخدمين بإدارة المهام باستخدام الوسائل المرئية لمدير المهام بنمط كانبان. ينظم Saketa ببساطة جميع مهام SharePoint الحالية بشكل مرئي على "لوحة" ، مع مربعات لكل مهمة لعرض المعلومات الأكثر صلة. يمكن تمثيل أولوية المهمة من خلال ألوان مختلفة ، ويمكن للمستخدمين تعيين تسلسل البطاقات أو إعادة تعيين المهام وإعادة ترتيب أولوياتها. يمكن للمستخدمين أيضًا التنظيم والفرز حسب تاريخ البدء أو المستخدم المعين أو تاريخ الاستحقاق.

التطبيقات : SharePoint

إذا كنت تبحث عن وسيلة مساعدة مرئية لإضافتها إلى SharePoint ولم تكن من محبي تنظيم أسلوب Kabnan ، فربما تساعدك مخططات جانت. في حين أنها وظيفة إضافية مدفوعة الأجر ، توفر Milestone Gantt طريقة جديدة ومرئية لتنظيم المهام وتتبع التقدم المحرز في المشاريع الحالية. يمكن للمستخدمين عرض معالم المشروع والتحديثات الرئيسية على مخططات نمط جانت هذه ، وحتى لديهم خيار عرض التقدم وأشرطة الخط الأساسي.

يمكن تمثيل المعالم وتحديد أولوياتها من خلال اللون أو الأشكال للمساعدة في توفير مساعدات بصرية أسرع لتقدم المشروع. توجد أيضًا بعض خيارات الإدارة والتكوين المفيدة ، مثل القدرة على تخصيص استخدام مخططات جانت في التصدير أو الإضافة في "فترات التجميد".

التطبيقات : Outlook

لا ينبغي أن يكون هذا مفاجئًا ، لكن البعض قد لا يدرك حتى أنه موجود! يعد Salesforce بسهولة أحد أكثر حلول CRM شيوعًا ولسبب وجيه. إذا كان فريقك يستخدم بالفعل الحل الشائع ، فإن Salesforce Lightning هي واحدة من أسهل الطرق للمساعدة في تعزيز الكفاءة والإنتاجية (بصرف النظر عن دمج Salesforce في حل UC الخاص بك ، بالطبع).

ولكن ، يتيح Salesforce Lightning للمستخدمين عرض جميع جهات الاتصال والعملاء المتوقعين والحسابات والفرص والحالات والكائنات المخصصة المرتبطة برسائل البريد الإلكتروني والمواعيد دون الحاجة إلى مغادرة Outlook. يمكن للمستخدمين أيضًا البحث في سجلات Salesforce مباشرة داخل Outlook ، بالإضافة إلى إنشاء سجلات جديدة أو إضافة رسائل بريد إلكتروني ومواعيد إلى السجلات بنقرة واحدة. بطريقة التكامل القياسية ، كل شيء يتعلق بتوفير الوقت وزيادة الإنتاجية.

التطبيقات : Outlook

باعتبارها تجربة فريدة لإدارة المشاريع والتعاون ، فإن Smartsheet عبارة عن حل يركز على جداول البيانات. من خلال تخطيطها المألوف والبسيط ، تكمن الفكرة في أنه يمكن للفرق تنظيم المعلومات بتنسيق يمكن قراءته دون تشتيت انتباه الوسائل المرئية أو التخصيص الزائد. باستخدام Smartsheet for Outlook ، يمكن للمستخدمين إضفاء هذه البساطة في الحل ودمجه مباشرةً في Outlook. يمكن للمستخدمين تنظيم المشاريع وتعقبها ، أو حتى التعاون في المشاريع مباشرة من علبة الوارد الخاصة بهم في Outlook.

بالنسبة لبعض ميزات الطاقة ، يمكن للمستخدمين نقل أي بريد إلكتروني مباشرةً إلى عنصر مشترك يظهر كـ "صف" جديد على Smartsheet ليراه جميع المشاركين على الفور. بدلاً من ذلك ، احتفظ بمحادثة البريد الإلكتروني بالكامل المحيطة بالمشروع مرتبطة ارتباطًا وثيقًا بالمهمة المرتبطة للرجوع إليها سريعًا. يتضمن Smartsheet أيضًا وظيفة بحث حتى تتمكن من تحديد موقع كل ما تبحث عنه بسرعة.