كيفية تنظيم حدث ناجح عبر الإنترنت: 8 نصائح

فيما يلي التفاصيل الكاملة حول حدث عبر الإنترنت مثل ما هو حدث عبر الإنترنت ، والأشياء التي يجب مراعاتها قبل إجراء مؤتمر افتراضي ، وطرق تنظيم حدث عبر الإنترنت .

تتحول العديد من الشركات والمؤسسات ببطء إلى الأحداث عبر الإنترنت بدلاً من اللقاءات الشخصية. هناك نمو استثنائي في استخدام الأحداث عبر الإنترنت بسبب الارتفاع المفاجئ للوباء. كل ما تحتاجه الشركات والمؤسسات للحفاظ على اتصال مع موظفيها من أجل إنجاز الأمور في الوقت المحدد. التجمعات الافتراضية شائعة جدًا في العائلات وكذلك حيث نجتمع مع الأقارب والأصدقاء عبر الإنترنت ونقضي بعض الوقت الجيد. إذا كنت الشخص الذي يعتني بهذه الأشياء ، فإليك بعض النصائح المنسقة للمبتدئين متبوعة بأساليب لتنظيم حدث عبر الإنترنت بنجاح.

ما هو حدث على الإنترنت؟

لا شيء مميز! إنه مجرد مؤتمر عبر الإنترنت مشابه لمكالمة الفيديو الجماعية ولكن يمكن أن ينضم إليه مئات الأشخاص لغرض مجدول. هناك فئات مختلفة بناءً على الغرض من الحدث. يمكن تسمية اجتماعات الشركة على أنها اجتماع افتراضي بينما يمكن اعتبار محاضرات التعليم عبر الإنترنت بمثابة ندوات عبر الإنترنت أو دروس عبر الإنترنت. باختصار ، يُطلق على الأشخاص الذين يتجمعون عبر الإنترنت لغرض باستخدام أدوات مختلفة حدثًا عبر الإنترنت.

إن الاتصال عبر الإنترنت هو في الواقع نعمة لنا. أنا لست ضد التجمعات الشخصية التي تكون دائمًا جيدة ومفضلة. يحتاج المرء إلى التكيف مع المواقف الحالية أيضًا. إذا كنت لا تزال متشككًا بشأن الأحداث عبر الإنترنت ، فإليك قائمة الفوائد للتجمعات الافتراضية.

فوائد الحدث عبر الإنترنت أو القمة الافتراضية

• مزيد من الحضور - من المرجح أن يحضر المزيد من الأشخاص الحدث حيث لا توجد تكاليف سفر متضمنة.
• لا توجد تكاليف - تتطلب التجمعات المادية عادةً مساحة وطعامًا أيضًا. كل هذه ليست هناك حاجة لحدث على الإنترنت.
• المحتوى - يمكن إدارة المحتوى بسهولة من الاجتماعات القديمة. لا تحتاج لقاءات العائلة إلى عرض شرائح أيضًا.
• العملاء المحتملون - يقتصر هذا على أحداث العمل. هناك فرص للعملاء المحتملين لندوات عبر الإنترنت عالية الجودة.
• كل ما تحتاجه هو اتصال جيد بالإنترنت (وهو ما لدينا بالفعل في معظم الأوقات) وبعض الوقت لحضور الحدث.
• المزيد من خيارات التواصل للأفراد.

أتمنى أن تكون مقتنعا. لقد حضرت شخصيًا عددًا من الندوات عبر الإنترنت وكان لها تأثير كبير على حياتي المهنية. تنطبق جميع المزايا المذكورة أعلاه على كل من الأحداث التجارية والشخصية.

• اقرأ أيضًا: 7 أفضل بدائل GoToMeeting
• أفضل 7 بدائل للتكبير

8 أشياء يجب مراعاتها عند تنظيم حدث افتراضي

ماذا لو كان عليك تنظيم حدث؟ مهما كان الحدث ، قد يُطلب منك تنظيم حدث عبر الإنترنت. اختيار بعض أدوات البرامج العشوائية مثل Zoom ليس بالأمر الكبير. يجب على المرء تقييم الغرض من الحدث ومثل هذه الأشياء قبل اختيار البرنامج. فيما يلي بعض العوامل التي يجب مراعاتها قبل تنظيم حدث عبر الإنترنت. تذكر ، يجب أن يكون اللقاء على الأقل معظم الوقت أو يجب أن يكون مثمرًا.

1. حدد نوع الحدث الافتراضي ولديك فريق

حدد الغرض الدقيق وشكل الحدث عبر الإنترنت كخطوة أولى. قد يكون الغرض من الحدث تعليميًا أو ترويجيًا أو إنشاء قوائم العملاء أو أي شيء آخر. اكتشفها لاختيار تنسيق الحدث عبر الإنترنت. يمكن تنظيم كل غرض في شكل مختلف. البعض منهم ،

ندوات عبر الإنترنت :

يتم استخدامها في الغالب للأغراض التعليمية حيث قد تكون منشئ المحتوى أو تشرح للجمهور حول منتج ما وتروج لبعض الأشياء الأخرى وما إلى ذلك. قد تندرج الفصول عبر الإنترنت ضمن هذه الفئة التي تشارك أيضًا في معظم الوقت.

ساعات التخفيضات الافتراضية:

هناك تجمعات عادية مثل التجمعات العائلية أو الأصدقاء عبر الإنترنت. إنها مجرد لقاءات غير رسمية في معظم الأوقات. إنهم يستمرون من دقائق إلى ساعات اعتمادًا على عدد الأشخاص في الغالب.

حفلات:

تم حظر المسرحيات والتجمعات أثناء الوباء ويبدو أن الحفلات الموسيقية عبر الإنترنت هي خيار أفضل لمعظم المنظمات من أجل البقاء على اتصال مع العملاء.

لتلخيص ذلك ، هناك أسماء مختلفة لكل غرض. ومع ذلك ، يمكن اعتبارها ببساطة أحداثًا عبر الإنترنت. تعامل مع ما ورد أعلاه كمراجع وحدد نوع الحدث في المقام الأول.

إذا كنت فردًا ، فأنت بحاجة إلى الاعتناء بكل الأشياء. إذا كنت تعمل كفريق ، فقم بإعداد أعضائك وشارك العمل وفقًا لمهاراتهم ، أي يمكن للمرء التعامل مع العمل الفني بسهولة أو أن شخصًا ما يجيد كتابة عبارات الدعوة وما إلى ذلك.

2. تحديد الجمهور

يلعب الجمهور دورًا مهمًا في الأحداث عبر الإنترنت. دائمًا ما تكون المشاركة مهمة أثناء المحادثات عبر الإنترنت. اطرح هذه الأسئلة الأساسية على نفسك.

• هل تجري لقاء مع الأصدقاء؟
• اجتماع عائلي؟
• اجتماع عمل؟
• إطلاق المنتج لزملائك؟
• اجتماع رسمي آخر مع موظفيك؟
• ندوة عبر الإنترنت لمتابعيك.
• مجرد جلسة مباشرة عشوائية للتحقق من النشاط في ملفات تعريف الوسائط الاجتماعية الخاصة بك.

فقط اطرح مثل هذه الأسئلة واحصل على رؤية واضحة لجمهورك. هذه خطوة مهمة لإنجاح الحدث. بدون جمهور مستهدف ، يمكن أن يكون اللقاء عبر الإنترنت مضيعة للوقت للجميع. لذا احسب جمهورك أولاً. إذا كان الاجتماع لأعضاء محددين ، فيمكن مشاركة الدعوات شخصيًا بعد اتخاذ قرار بشأن الأداة.

3. النظر في خيارات المشاركة

دائمًا ما تكون المشاركة أثناء المناقشات عبر الإنترنت مثمرة. ولكن بدون مجموعة من القواعد ، يمكن أن يكون الأمر مزعجًا أيضًا. لا يمكننا السماح للجميع بالتحدث في الوقت المناسب؟ قد تخلق فوضى كبيرة. لذلك اعتبرها حسب الحدث الخاص بك.

• اطرح أسئلة منتظمة
• إجراء استطلاعات الرأي لجمع وجهات نظرهم.
• تمكين خيارات الدردشة بطريقة محدودة.
• كن منفتحًا على الأسئلة.
• أعط بعض الألغاز.
• المكافآت إذا كان لديك ميزانية في متناول اليد.

بمثل هذه التكتيكات ، يمكننا أن نبقي الاجتماع منخرطًا حتى يستمر.

• اقرأ أيضًا: مقارنة GoToMeeting Vs Zoom
• كيفية إجراء مكالمات دولية مجانية

4. تحديد وجمع المتحدثين

قد يحتاج الشخص العادي والعائلي إلى فريق من المتحدثين في كل مرة. قد تكون إدارة المحتوى وكونك متحدثًا طوال الوقت أمرًا صعبًا أثناء التعلم والأحداث المهنية. لذلك يُقترح أن يكون لديك فريق من المتحدثين المستعدين للتحدث في مجالات اهتمامهم.

هذا يقلل العبء على شخص واحد وستكون النتائج أكثر فعالية. حدد مكبرات الصوت في دائرتك والتي قد تكون سهلة بعض الشيء على الأقل في معظم الأوقات. يمكن للأشخاص ذوي الخبرة الجيدة فيما يتعلق بالأحداث عبر الإنترنت إدارة جميع الأدوار بسهولة.

5. إعداد المحتوى للقائك

لا تنطبق هذه الخطوة على جميع الأحداث العرضية. إذا كنت تخطط لندوة عبر الإنترنت أو ما شابه ذلك ، فاستعد للمحتوى الخاص بك بشكل صحيح. يمكنك إعادة تعيين الغرض من المحتوى من المصادر المتاحة من Google. تعلم ترك المراجع في الدردشة بشكل مفضل لتجنب شكوك الجمهور.

قد يكون عرضًا تقديميًا لمستند فقط. كل هذا يتوقف على نوع الحدث. شرائح Google هي خياري الشخصي لعرض المحتوى للجمهور من أجل واجهته الأنظف والبسيطة.

6. اختبر التكنولوجيا والميزانية

تحتوي معظم الأدوات على إصدارات مجانية وهي جيدة بما يكفي للاجتماعات الأساسية. قد لا يوفرون العديد من الخيارات. ومع ذلك ، فهي جيدة بما يكفي للأحداث غير الرسمية عبر الإنترنت. ولكن بالنسبة للاجتماعات الاحترافية ، حيث قد ينضم مئات الأشخاص ، فإن الأمر يحتاج إلى إصدارات متميزة. تذكر ، الإصدارات المجانية لها عدد محدود من الأعضاء أيضًا.

تفضل الأداة التي تعرفها أكثر. إذا كانت هذه هي المرة الأولى ، فانتقل إلى أدوات واجهة المستخدم البسيطة مثل Google Meet و Zoom. تعتمد الميزانية تمامًا على عدد الأعضاء ونوع الأحداث. لذلك ، كن مستعدًا بمهاراتك التقنية الصغيرة والميزانية إذا لزم الأمر.

تحقق جيدًا من إعدادات مشاركة الشاشة والميكروفون قبل البث المباشر. إذا كان ذلك ممكنًا ، احصل على مشاركة شاشة اختبارية مع عدد محدود من أفراد الأسرة. لا داعي للذعر في يوم العرض.

7. الترويج لحدث أو دعوة

حدد طريقة لهذا الحدث. سيكون الحدث مملاً بدون جمهور. إذا كان إطلاق منتج أو شيئًا مرتبطًا بترويج الأحداث الرائدة من خلال الإعلانات ، فهذا أمر لا بد منه أو على الأقل مشاركته عبر وسائل التواصل الاجتماعي مع عدد لا بأس به من المتابعين. الوصول إلى أكبر عدد ممكن من الأشخاص بحلول تاريخ الحدث.

إذا كان لديك بيانات كافية مثل رسائل البريد الإلكتروني أو أرقام Whatsapp ، فقم بدعوتهم من خلال دعوة مناسبة. توفر رسائل البريد الإلكتروني المزيد من الخيارات. تفضل رسائل البريد الإلكتروني للأحداث المهنية.

8. لديك دائمًا خطة ثانية وتتبع الأشياء

كل شئ. قد يذهب أو لا يذهب حسب الإجراء. لذلك دائما لديك خطة ثانية. تحقق من الأشياء الأساسية مثل الاتصال بالإنترنت والطاقة إذا لزم الأمر للكمبيوتر المحمول أو المحمول وغير ذلك.

لديك دائمًا خطة أو خيارات ثانية في حالة الفشل. لا تترك جمهورك بخيبة أمل. تتبع الأشياء حتى يبدأ الحدث ، أي تحقق من عدد الأشخاص المهتمين بالانضمام ، هل المحتوى جاهز؟ ، كم عدد الأعضاء الذين قد يحضرون الحدث؟ سيساعدك تتبع هذه الأشياء على تنظيم حدث بنجاح.

بمجرد أن تكون لديك فكرة واضحة عن الأشياء ، سننتقل إلى طرق تنظيم حدث عبر الإنترنت ، أي أدوات لاستضافة حدث ما. اختر أيًا مما يلي يناسب لقائك.

طرق تنظيم حدث عبر الإنترنت

هناك عدد من الأدوات أو البرامج التي تخدم الغرض من التجمعات عبر الإنترنت. ومع ذلك ، سأقوم بإدراج أسماء أكثر شهرة هنا بمعلومات موجزة.

1. GoToMeeting

GoToMeeting هو أفضل وسيلة لتنظيم الأحداث عبر الإنترنت. يوفر أفضل الميزات لتنظيم الاجتماعات بشكل فعال. يعد هذا مفيدًا جدًا لإجراء الفصول الدراسية عبر الإنترنت واجتماعات الشركة والندوات عبر الإنترنت. يحافظ على أفضل جودة صوت وفيديو للمستخدمين. يستحق تسعير GoToMeeting الميزات المتاحة. هذا متاح لمتصفح الويب واستخدام الهاتف المحمول.

سمات

• مشاركة الشاشة
• دعوة المؤتمر
• مؤتمرات الفيديو
• عقد المؤتمرات عبر الهاتف المتحرك
• تسجيل الاجتماعات ونسخها
• معدات غرفة الاجتماعات

التسعير

كيفية تنظيم حدث عبر الإنترنت باستخدام GoToMeeting

في هذا القسم ، سأوضح لك الخطوات المتبعة لتنظيم حدث عبر الإنترنت باستخدام GoToMeeting

الوقت الإجمالي: 5 دقائق

الخطوة 1: قم بزيارة GoToMeeting

أولاً ، عليك زيارة موقع GoToMeeting Official. انقر فوق خيار التنزيل لتنزيل تطبيق GoToMeeting. انقر فوق "ابدأ مجانًا" إذا كنت مستخدمًا جديدًا وسيعيد توجيهك إلى صفحة التسجيل.

الخطوة 2: قم بالتسجيل في GoToMeeting

أدخل التفاصيل مثل الاسم والبريد الإلكتروني للعمل ورقم الهاتف والمسمى الوظيفي وكلمة المرور وحجم الشركة وانقر فوق تسجيل.

الخطوة 3: الانضمام من خلال متصفح الويب

انقر فوق خيار "الانضمام" الموجود في الجزء العلوي الأيمن من النافذة. بعد ذلك ، يتم إعادة توجيهك إلى صفحة الانضمام. في تلك الصفحة ، أدخل الرمز المكون من 9 أرقام الذي قدمه المضيف وانقر على "انضمام" للدخول إلى الاجتماع.

الخطوة 4: استضافة حدث / اجتماع عبر الإنترنت

انقر فوق خيار "المضيف" الموجود في الجزء العلوي الأيمن من النافذة. بعد ذلك ، سيبدأ التطبيق في التنزيل. من خلال التطبيق ، يمكنك الانضمام إلى الحدث عبر الإنترنت.

إمداد:

• المستعرض
• إنترنت
• اذهب للأجتماع

2. تكبير

Zoom هو تطبيق مؤتمرات فيديو معروف جيدًا مستند إلى السحابة وكان شائعًا جدًا منذ عام 2020 أثناء الوباء. يساعد على التفاعل مع الأشخاص عبر الإنترنت من خلال الاجتماعات والمؤتمرات. إنها أداة الانتقال لجميع الشركات بما في ذلك النطاق الصغير والكبير. ومع ذلك ، بناءً على عدد الحاضرين ، يلزم إصدار الإصدار المميز. Zoom مدرج في Fortune 500 لكل من 2019 و 2020 مع ارتفاع بنسبة 227 ٪ على مدار العام.

بعض ميزاته الرئيسية هي ،

• الخطة المجانية جيدة بما يكفي لاجتماعات فردية غير محدودة.
• مشاركة الشاشة متاحة
• يمكن تسجيل جميع الأحداث.
• السيطرة على المشاركين
• الدردشات والاستفتاءات
• ارسال الباقي.
• مؤتمر فيديو جماعي. يعتمد عدد الفتحات والإطار الزمني على خطتك. لذلك اختر بحكمة أثناء إعداد الفواتير.

Zoom متاح لجميع الأجهزة بما في ذلك android و iOS. يمكن استخدامه على التلفزيون الذكي أيضًا.

3. فرق مايكروسوفت

Microsoft Teams هي أداة مرتبطة بالعمل في Microsoft 365 office. عملت خيارات الواجبات المنزلية والتعلم للموظفين والطلاب وقتًا طويلاً للفرق التي تتمتع بأكثر من 44 مليون عملية تنزيل. في شهر مارس خلال الجائحة ، أي عام 2020 ، سجّل المستخدمون أكثر من 900 مليون دقيقة لاجتماعاتهم أو أحداثهم.

تم تصميم الفرق بشكل أساسي لأعمال الفريق أثناء المشاريع. بشكل افتراضي ، ستكون المحادثات مرئية لجميع أعضاء هذا الفريق. يجب التغاضي عن خيارات المراسلة الخاصة للمحادثات الشخصية. يمكن للمرء تبديل المحادثات من الدردشة إلى مكالمات الفيديو أو الصوت مباشرة من التنقل نفسه.

يعد التكامل مع تطبيقات Microsoft 365 أمرًا إيجابيًا كبيرًا. حتى أنه يدعم مولدات المرح مثل الرموز التعبيرية والملصقات والمزيد. مثل التكبير ، فإنه يدعم أيضًا جميع الأنظمة الأساسية بما في ذلك الويب. يتوفر خيار Freemium مع دعم لـ 300 شخص في المرة الواحدة. تحقق من الأسعار على الموقع الرسمي قبل شرائه. بعد تنزيل الفرق ، يحتاج المرء إلى إنشاء فريق لبدء الإجراءات. يتم استخدامه في الغالب للأحداث المهنية.

4. جوجل ميت

كان لدى Google سابقًا Duo لمكالمات الفيديو وهو أمر جيد وكان الاجتماع مخصصًا بشكل أساسي لمستخدمي المجموعة خلال الأيام الأولى. ومع ذلك ، مع ازدهار أدوات وبرامج الاجتماعات عبر الإنترنت ، قررت Google تقديم Google Meet مجانًا لكل شخص لديه حساب Gmail. قد يكون هذا لفترة محدودة حتى يكتسب عددًا جيدًا من المشتركين.

أفضل جزء في Google Meet هو أنه يمكن للمرء أن يبدأ بمكالمة فيديو أو حرف أو اجتماع فيديو في الوقت الذي يناسبه. بعض الميزات القابلة للتخصيص للقاء هي ،

• البث المباشر وتسجيل الاجتماع
• تحدث مع كل الجمهور في اجتماع فيديو في كل مرة.
• يمكن استخدام التسميات التوضيحية.
• كتم صوت أو إزالة المشاركين الآخرين في الاجتماع.
• خيارات تخطيط الشاشة المتعددة.

نظرًا لكونها شركة كبيرة ومعروفة ، فقد تم دمج Meet مع جميع الأدوات المهمة المطلوبة مثل تقويم Google لجدولة الاجتماعات. تأتي معظم الهواتف المحمولة مزودة بتقويمات Google ونظام Google البيئي مما يسهل على الأشخاص اختيار الالتقاء بهم.

خاتمة

لا شك أن هناك عددًا من الأدوات المماثلة لنفس الغرض. عادةً ما أفضّل الخصوصية وأختار أفضل البرامج الرائجة التي تدعمها بعض الشركات الجيدة. لذا اختر الأدوات حسب ميزانيتك ومعرفتك التقنية. تذكر أن معظم الأدوات لها خيارات وإعدادات متشابهة. قم بالتعليق على الأفضل إذا كنت تستخدم بعض الأدوات الأخرى. قد لا يحلوا أبدًا محل الشعور بالاجتماعات الشخصية ، لكنهم في أيديهم ولا يمكن تجاهلهم في بعض الأحيان.

آمل أن يساعدك هذا البرنامج التعليمي في التعرف على أفضل برنامج محرر PDF لنظامي التشغيل Mac و Windows . إذا كنت تريد أن تقول أي شيء ، فأخبرنا بذلك من خلال أقسام التعليقات. إذا أعجبك هذا المقال ، فيرجى مشاركته ومتابعة WhatVwant على Facebook و Twitter و YouTube لمزيد من النصائح الفنية.