هل الفاكس عبر الإنترنت آمن بما يكفي للمحامين والأطباء والمقاولين الحكوميين؟

قرأ الكثيرون كلمة "فاكس" ذات دلالة عتيقة نوعًا ما ، تشبه إلى حد كبير وجود غرفة كمبيوتر في منزل عائلي. ومع ذلك ، يوفر الفاكس عبر الإنترنت تعقيد الخدمة المستندة إلى مجموعة النظراء دون الحاجة إلى أجهزة إضافية (أجهزة الفاكس). على عكس نظيرتها الأكبر حجمًا ، والتي تستخدم الشبكات التناظرية لنقل البيانات عن طريق الاتصال بخطوط الهاتف التقليدية (PTSN) ، تنشئ منتجات الفاكس الآمنة عبر الإنترنت مستندات يمكن إرسالها إلى جهاز فاكس آخر باستخدام تطبيقات الويب أو كمرفقات بريد إلكتروني.

تعمل هذه التقنية الحديثة الآن على تسريع عمليات نقل المستندات وتوفير ساعات العمل وتوفير المرونة التي لا يمكن أن توفرها الأنظمة القديمة. والأفضل من ذلك ، تأتي أنظمة الفاكس عبر الإنترنت الأحدث مزودة ببروتوكولات عالية الأمان تتيح إدارة المستندات بشكل آمن ومريح مثل أي برنامج شائع آخر.

• كيف يعمل الفاكس عبر الإنترنت؟
• هل يجب أن أتخلى عن جهاز الفاكس الخاص بي؟
  • أمن الملفات
  • حجم الملف
  • تنظيم وإدارة الملفات
• تحديث الطب من خلال إرسال الفاكسات عبر الإنترنت
• فاكس آمن عبر الإنترنت لشركات المحاماة
• يحتاج المقاولون الحكوميون إلى فاكس آمن عبر الإنترنت
• الأمان والامتثال معياران لإرسال الفاكسات عبر الإنترنت

كيف يعمل الفاكس عبر الإنترنت؟

تقوم أنظمة فاكس الإنترنت بتعيين أرقام هواتف فريدة يتم استخدامها عندما يحاول شخص ما إرسال مستند. يتعرف النظام على رقم الفاكس ويستجيب عن طريق إرسال المسح الضوئي كملف مرفق ، وعادةً ما يكون ملف PDF. يسبق رسائل الفاكس الواردة مطالبة بزيارة المواقع لتنزيل برامج متوافقة لإجراء معاملة سلسة ، ولكن العديد من العلامات التجارية للبرامج ترسل المستندات كصور قياسية في شكلها غير المضغوط. بهذه الطريقة ، طالما أن جهة الاتصال لديها عارض رسومات قياسي ، فلا حاجة إلى تنزيلات إضافية.

توفر بعض منتجات فاكس الإنترنت إمكانيات متقدمة للتعرف الضوئي على الأحرف (OCR) ، والتي تحول صور الأحرف على الفور إلى نص يمكن قراءته أو نسخه في مكان آخر. بمجرد فتح المرفق ، يمكن معاملته مثل أي ملف آخر - تتم إعادة توجيهه وحفظه كأنواع ملفات أخرى ودمجه مع مستندات أخرى. ستُنشئ العديد من خدمات الفاكس عبر الإنترنت الشاملة أوراق غلاف ، وهو أمر ضروري لحماية معلومات المريض في صناعة الرعاية الصحية.

بالنسبة للعديد من المحترفين الذين يتطلعون إلى زيادة الإنتاجية وتوفير المساحة المادية ، فإن التبديل إلى الفاكس عبر الإنترنت أمر منطقي بشكل عام. قد يكون العاملون في الحكومة أو الرعاية الصحية أو الصناعات القانونية أكثر ترددًا في تغيير أساليب الاتصال الخاصة بهم ، لأن مثل هذه المهن تتطلب وجودًا أمنيًا مكثفًا - ليس فقط للعمليات الداخلية ، ولكن أيضًا لضمان بقاء المعلومات الخاصة آمنة. لحسن الحظ ، يوفر الفاكس عبر الإنترنت نوعًا من ميزات الأمان المحسّنة التي تضمن الاحتفاظ بهذه المستندات رقميًا بشكل أكثر أمانًا مما يمكن أن تكون عليه في أي وقت مضى في شكل المطبوعات. لذا فإن السؤال الذي يجب مراعاته ليس "هل استخدام الفاكس عبر الإنترنت آمن؟" ولكن بدلاً من ذلك ، "هل الفاكس عبر الإنترنت مناسب للصناعة التي أعمل بها؟" الجواب ، في كلتا الحالتين ، هو على الأرجح نعم.

هل يجب أن أتخلى عن جهاز الفاكس الخاص بي؟

بشكل عام ، الجواب هو على الأرجح نعم. في حين أن كل صناعة لديها احتياجات مختلفة لإدارة الملفات والمراسلات ، إلا أن هناك بعض الامتيازات التي يمكن أن تفيد الشركات بغض النظر عن القطاع.

أمن الملفات

ربما يكون العامل الأكثر أهمية لأي شخص في المجال الطبي أو القانوني أو الحكومي هو خصوصية وأمان المستندات التي يتم إرسالها بالفاكس. توفر بعض منتجات فاكس الإنترنت تشفير SSL وحماية بكلمة مرور ، والتي من المحتمل أن تكون العملية الافتراضية لهذه المهن. يقدم معظمهم موجه تسجيل دخول آمن ، وترخيصًا ثنائيًا لمزيد من الأمان ويتباهى عدد متزايد بحلول إرسال الفاكسات الخاصة بهم على أنها متوافقة مع HITECH و HIPAA.

حجم الملف

تقوم العديد من خدمات الفاكس عبر الإنترنت بضغط المستندات الكبيرة تلقائيًا حتى يتمكن المستلمون من فتحها بسرعة. يمكن أن تؤدي المرفقات الكبيرة إلى إبطاء وقت إرسال رسالة بريد إلكتروني بشكل كبير ، لذا فإن إبقائها أصغر يُسرع البريد الإلكتروني ويضمن عدم انسداد صندوق الوارد الخاص بالمستلم (وهي خطوة مدروسة يجب اتخاذها بغض النظر عن الصناعة).

تنظيم وإدارة الملفات

من خلال رقمنة المستندات تلقائيًا ، يمكن للمستخدم إرسال صفحات الفاكس وحفظها بأسرع ما يتم استلامها. يمكن الآن الحصول على سجلات الفاكس الواردة ، والتي لم تكن متوفرة بسهولة مع جهاز الفاكس ، في ثوانٍ ومشاركتها إذا لزم الأمر.

عندما يتعلق الأمر بالمهنيين في مجال الرعاية الصحية أو الصناعات القانونية ، أو أولئك الذين يعملون في البلديات الحكومية ، فمن المهم مراعاة ميزات الفاكس المحددة للبحث عنها.

تحديث الطب من خلال إرسال الفاكسات عبر الإنترنت

الموظفون في الممارسات الطبية على دراية بعملية استلام وإرسال بيانات المريض. لا تزال سجلات المرضى وإحالاتهم تُرسل عبر الفاكس ، أو تُرسَل أحيانًا بالبريد - ولكن نادرًا ما يتم إرسالها بأي طريق آخر.

غالبًا ما يحبط ضعف التواصل الأطباء والممرضات والباحثين والمرضى على حدٍ سواء ، مما يؤدي بمرور الوقت إلى غرس الخوف من التكنولوجيا المرتبط بالفاكس. لهذا السبب ، لا يزال العديد من الأطباء مترددين في ترقية أنظمتهم ، وفي كثير من الحالات ، يصرون على تسليم أهم سجلاتهم يدويًا. يشير العاملون في جميع أنحاء القطاع عادةً إلى الفاكسات على أنها "صرصور الطب الأمريكي" ، على الرغم من أن حوالي 75 بالمائة من المستندات الطبية لا تزال تُعالج بأجهزة الفاكس التقليدية.

لقد رأى العديد من المتخصصين الطبيين بالفعل مزايا رقمنة سجلات المرضى والمراسلات ، وذلك بفضل مبادرات التحديث على مستوى الصناعة. تجديد الوصفات الطبية ، والموافقات على العلاج الطبيعي ، وإخطارات شركة التأمين هي أنواع الطلبات الشائعة المتعلقة بالفاكس التي يواجهها الأطباء العاديون يوميًا. لهذا السبب ، تتعهد العديد من الممارسات الأصغر بأن تصبح "مناطق خالية من الفاكس بحلول عام 2020" ، وهو هدف طموح ، على الرغم من كونه صديقًا للبيئة ، إلا أنه لا يأخذ في الاعتبار الفوائد الدائمة للتحول إلى بنية أساسية للفاكس عبر الإنترنت حصريًا.

من خلال رقمنة السجلات ومعظم الاتصالات ، كما هو الحال في بعض المستشفيات الكبيرة ، يمكن أن تحتوي الأرشيفات الآن على سجل معلومات أكثر شمولاً وتفصيلاً مما يمكن أن تحتويه الفاكسات. والأفضل من ذلك ، أن رقمنة المراسلات تعني أن الإجراءات المسجلة أصبحت قابلة للبحث وسهلة التحليل لأدوات التعلم الآلي.

يتيح تنفيذ الخدمات عبر الإنترنت للأعمال التجارية القائمة على استخدام الفاكسات ، مثل العيادة ، في الوقت نفسه إمكانية حفظ الملفات وحفظ السجلات بطريقة أكثر سلاسة ، مما يساعد جميع جهود التحديث المستقبلية عند تنفيذ برامج أخرى أو أدوات إنتاجية (بالإضافة إلى تدابير التشفير والأمان التي سبق ذكرها. لا تستطيع أجهزة الفاكس توفيرها).

فاكس آمن عبر الإنترنت لشركات المحاماة

بالنسبة لأولئك الذين يعملون في الشركات القانونية ، فإن الحاجة إلى تأمين المستندات واضحة تمامًا. أحد الاهتمامات الرئيسية للعديد من المحامين هو القدرة على دعم العمل عن بعد وتوفير طرق فاكس متعددة ، بما في ذلك البريد الإلكتروني ، وتطبيقات الويب والجوال أو البوابات ، وقدرة الهاتف الذكي. تعد العمليات السلسة عن بُعد ضرورية لأي شركة محاماة ، والتي تميل إلى الحاجة إلى محامين متاحين لساعات مدفوعة بغض النظر عن موقعهم. من الشائع أن تطلب المحاكم توقيعات "بالحبر الرطب" على المستندات أيضًا ، لذا فإن عدم توفر هذه الأدوات بسهولة يمكن أن يطيل بشكل كبير مقدار الوقت الذي يستغرقه إكمال مثل هذه المهمة البسيطة.

تستخدم العديد من حزم فاكس الإنترنت الخاصة بالشركات خدمة الاشتراك الشهري ، مما يوفر مستويات أسعار مختلفة اعتمادًا على عدد الملفات أو عدد الصفحات التي تخطط الشركة لإرسالها. إلى جانب رسوم الإعداد ، يمكن أن يضيف ذلك بسرعة ، ولكن غالبًا ما تتضمن حزم الشركات أيضًا ميزات قيّمة مثل حجم الصفحة القابل للتطوير ، وتكامل واجهة برمجة التطبيقات ، والامتثال لقانون HIPAA. ومع ذلك ، فإن التخلص من الخطوط الأرضية والتبسيط يمكن أن يوازن المدخرات.

تلبي أفضل خدمات الفاكس عبر الإنترنت على وجه التحديد المتخصصين القانونيين ، وغالبًا ما تتميز منتجاتهم بميزات مثل القدرة على إرسال رسائل الفاكس إلى أعداد كبيرة من الأشخاص ، وإمكانيات إرسال الفاكسات الدولية السلسة ، وتخزين صفحة الغلاف المخصصة ، والتكامل مع محركات الأقراص السحابية التي تستخدمها الشركة بالفعل ، مثل مثل Google Drive أو Dropbox أو Box أو OneDrive أو Evernote. لحسن الحظ ، حتى الخيارات التي تتيح لك إرسال فاكس من الهاتف تتمتع بهذه الإمكانيات.

هذه الميزات أكثر تقدمًا بكثير مما قد تحتاجه الشركة الطبية العادية ، ولكن من المتوقع أن يواكب المحامون التكنولوجيا الحديثة لإقناع العملاء وأداء أعمال فعالة عن بُعد تجعل خدمات الفاكس عبر الإنترنت سهلة الإنجاز ، مع الاحتفاظ بصورة احترافية . يدعم هذا البرنامج أيضًا الجهود الصديقة للبيئة للعدد المتزايد من المكاتب غير الورقية ويحافظ على المستندات المهمة ، مثل العقود القانونية ، المنظمة (عامل ذو أهمية حاسمة للصناعات مثل الطب والعلاقات العامة).

يحتاج المقاولون الحكوميون إلى فاكس آمن عبر الإنترنت

قد يكون عملهم مختلفًا تمامًا ، لكن المتعاقدين الحكوميين يحتاجون إلى العديد من نفس الميزات الأمنية التي يقدرها المحامون. يعد التعامل مع المستندات السرية والمعلومات الحساسة أمرًا يوميًا بالنسبة لشخص ما في مثل هذا المجال الوظيفي ، لذلك غالبًا ما تتفوق الإجراءات الأمنية على ميزات الراحة من حيث الأهمية. نظرًا لأن الاتصالات الحديثة تدور حول رسائل البريد الإلكتروني والهواتف الذكية ، فقد تكيفت الإجراءات الأمنية - وكذلك الحال مع المتسللين. يمكن اعتراض الملفات بعدة طرق ، أو سحبها من حساب بريد إلكتروني تم اختراقه ، أو اختراقها مباشرة من جهاز كمبيوتر.

مع العلم بذلك ، يجب على المقاولين بذل كل ما في وسعهم لحماية مستنداتهم من البداية. تم منح العديد من خدمات فاكس الإنترنت المتقدمة عقود الجدول 70 من قبل إدارة الخدمات العامة الأمريكية (GSA) ، ذراع المشتريات للحكومة الفيدرالية. توفر هذه العقود للوكالات الفيدرالية في جميع أنحاء العالم أجهزة غير محدودة من تكنولوجيا المعلومات وأجهزة الاتصالات السلكية واللاسلكية وبرامج الدعم والخدمات المهنية في الولايات المتحدة.

كما أنها تأتي مجهزة بمجموعة من ميزات الأمان الرائعة ، مثل عرض النطاق الترددي القابل للتعديل ، والذي يساعد في التحكم في حجم حركة مرور الفاكس على مستوى المجموعة بأكملها لأوقات العمل ؛ قواعد وقيود اتصال واسعة النطاق ، والتي تتيح التحكم الدقيق في الفاكسات الصادرة ؛ تأمين نقل الملفات الثنائية (BTF) ومصادقة أمان Windows NT (تقنية جديدة) لحسابات Microsoft الموجودة. يمكن إجراء الفاكس محليًا أو دوليًا ، وحتى المنتجات الأساسية توفر أرشفة الفاكس وتشفير SSL باستخدام أرقام مجانية. هذه الإجراءات الأمنية ضرورية لأي وكالة حكومية ، لكنها تفيد أيضًا المنظمات التي تعمل بميزانيات محدودة ، مثل المؤسسات التعليمية والمؤسسات العامة.

ما هي مزايا الأمان لإرسال الفاكسات عبر الإنترنت؟

قد تكون الفوائد الأمنية في طليعة حجة الفاكس الحديثة ، ولكن هناك عدد لا يحصى من الميزات القيمة الأخرى التي يمكن أن تمنح الشركات ميزة بغض النظر عن القطاع.

إلى جانب المهن المحددة في الرعاية الصحية والقانون والعمل الحكومي ، يمكن أن يؤدي الاعتماد فقط على أجهزة الفاكس إلى إعاقة الأعمال التجارية من خلال تدابير الأمان القديمة والتكلفة وعدم الكفاءة. مع مقدار خيارات الفاكس المجانية التي يمكن الوصول إليها عبر الأجهزة المحمولة وخيارات التخزين السحابية ، يجب أن تستفيد المكاتب الكبيرة والشركات الصغيرة من حلول الفاكس عبر الإنترنت. تحتوي قائمتنا لأفضل حلول الفاكس عبر الإنترنت على خيارات متوافقة مع أجهزة Mac و Android وأجهزة سطح المكتب والأجهزة اللوحية ، إلى جانب بعض الخيارات التي تتيح لك إرسال رسائل الفاكس من خدمات البريد الإلكتروني المجانية مثل Gmail.

لذلك ، باختصار ، نعم. رقمنة المراسلات وتبني الفاكس الآمن عبر الإنترنت ليس فقط المسار الواضح للمستقبل للعديد من الصناعات ؛ إنها الطريقة الأكثر أمانًا العملية المتاحة لمشاركة المستندات اليومية.