أمن كشوف المرتبات: 12 تدبيراً يجب أن تتخذها اليوم
نشرت: 2021-09-25قبل أن ندخل في مناقشة كيفية ضمان أمن كشوف المرتبات ، دعونا نفهم ما هو.
يمكن تعريف أمن كشوف المرتبات على أنه الإجراءات المتخذة (في شكل تثبيت برنامج في بعض الحالات) لضمان حماية المعلومات الحساسة عن الشركة وموظفيها.
من المهم أن يكون لديك نظام كشوف رواتب آمن لتجنب فقدان الملكية الفكرية ، وتعطيل العمليات التجارية ، وهجمات برامج الفدية ، ودفع الغرامات والعقوبات التنظيمية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يؤثر عدم وجود نظام كشوف رواتب آمن على المدفوعات في الوقت المناسب للموظفين والأطراف الأخرى مثل البائعين والموردين وما إلى ذلك.
تخيل أنك تواجه خرقًا لأمن البيانات في نظام كشوف المرتبات. لن تفقد بيانات الموظفين والشركة المهمة والحساسة فحسب ، بل ستفقد أيضًا ثقة موظفيك وسمعة علامتك التجارية. يمكن أن يكون وجود نظام كشوف رواتب آمن ميزة تنافسية حيث يمكنه تبسيط عمليات الموارد البشرية والسرية وشفافية البيانات التي يمكن أن تساعدك في الاحتفاظ بالموظفين الموهوبين.
الآن بعد أن أصبح لدينا فهم مناسب لما هو أمان الرواتب ولماذا هو مهم ، دعنا نستكشف الطرق والتدابير الـ 12 التي يمكنك اتخاذها لتشديد أمن كشوف المرتبات.
12 إجراء تحتاج إلى اتخاذها لضمان أمن كشوف المرتبات
- تدريب الموظفين على استخدام نظام الرواتب: يساعد تدريب كل موظف جديد على استخدام نظام الرواتب على فهم بروتوكول الوصول إلى المعلومات الحساسة ومشاركتها. للحفاظ على المعايير الأمنية ، يجب توفير تدريب إلزامي بالزي الرسمي لكل نجار جديد.
- تقييد الوصول: تعمل معظم الشركات على أساس "الحاجة إلى المعرفة" عندما يتعلق الأمر بمشاركة البيانات الحساسة. يجب أن تنطبق نفس القاعدة على الحفاظ على أمن كشوف المرتبات. من المناسب التأكد من عدم تمكن الموظفين من الوصول إلى سجلات بعضهم البعض حتى لا يتم التعامل مع المعلومات الحساسة بشكل خاطئ.
- فصل الواجبات: لا ينبغي أن يكون التعامل مع أمن كشوف المرتبات وظيفة لشخص واحد. إذا كان لدى شخص واحد حق الوصول إلى وظائف النظام بالكامل ، فقد ينتهي بهم الأمر باستخدامه لصالحهم. ومع ذلك ، إذا تم تقسيم العملية بين عدة أشخاص ، فإن فرص قيام شخص واحد بإساءة التعامل أو الاستفادة من المعلومات الحساسة تصبح منخفضة للغاية.
- تحديث البرنامج الخاص بك: إذا لم يتم تحديث البرنامج الذي تستخدمه لأمان كشوف المرتبات بانتظام ، فقد يصبح هدفًا للقرصنة أو تهديدات الأمان الأخرى. يمكنك تقديم إرشادات واضحة بشأن التحديثات في إرشادات كشوف المرتبات الخاصة بالشركة بحيث يكون موظفوك أيضًا على نفس الصفحة. يجب أن تنعكس التحديثات على جميع المستويات بدلاً من تحديثها يدويًا لكل قسم.
- التخلص الدقيق من المعلومات الحساسة: يجب التخلص بعناية من جميع المستندات المهمة التي من المفترض التخلص منها. يعد التمزيق الآمن للوثائق الحساسة وتوفير الوصول إليها للأفراد المصرح لهم فقط أمرًا ضروريًا لضمان أمن كشوف المرتبات.
- توحيد عملية الموافقة على الطلبات الخارجية: الاستفسارات الخارجية من الدائنين أو شركات الرهن العقاري ذات المصلحة المالية يمكن أن تجعلك عرضة لخرق محتمل. إن إنشاء نظام معياري لإتاحة مثل هذه المعلومات أو إنشاء قاعدة بيانات عامة خيارات قابلة للتطبيق. يجب تدريب جميع الموظفين على اتباع الإجراءات المناسبة لإصدار أي معلومات حساسة عن الموظفين والشركة.
- التحديث المنتظم لبيانات اعتماد تسجيل الدخول: بالإضافة إلى إجراءات الأمان الأخرى ، يمكن أن يكون إجراء عملية تحديث بيانات اعتماد تسجيل الدخول على أساس منتظم بمثابة استراتيجية فعالة لتجنب التهديدات الأمنية المحتملة. يعتمد تكرار التغيير على الاحتياجات الفريدة لعملك واحتمال حدوث انتهاكات محتملة.
- مراجعة تقارير مراقبة كشوف المرتبات: يمكن أن تساعد مراجعة تقارير التحكم في تحديد أي تباينات مثل المدخلات في ساعات العمل ، والالتزامات الضريبية ، والعمل الإضافي المتراكم ، وما إلى ذلك.
- تصنيف البيانات وفقًا للحساسية: هذا إجراء فعال لفرض الوصول الآمن للمعلومات بين الموظفين. على سبيل المثال ، لا يمكن الوصول إلى المعلومات الأكثر حساسية إلا من قبل الإدارة العليا ، ولن تكون أي معلومات حساسة للعميل متاحة إلا للأشخاص الذين يعملون مع هذا العميل المحدد.
- تعزيز الأمن أثناء إقالة الموظفين: إذا فشلت في اتباع الإجراء الصحيح أثناء إقالة الموظفين ، فقد يتمكن الموظفون السابقون لديك من الوصول إلى النظام من خلال بيانات اعتمادهم. لتقليل احتمالية حدوث أي تهديدات ، من المهم استرداد أصول الشركة مثل أجهزة الكمبيوتر المحمولة وبيانات اعتماد الأمان وإلغاء تنشيط حساباتهم.
- إجراء تدقيقات كشوف المرتبات المنتظمة: تساعد عمليات التدقيق أصحاب الأعمال على اكتشاف أي تناقضات وتساعد في ضمان الامتثال للوائح الضريبية. بشكل عام ، يجب إجراء مراجعة كشوف المرتبات سنويًا. ومع ذلك ، يمكن أن تساعد عمليات التدقيق الفصلية أو الشهرية في اكتشاف أي انتهاكات في وقت مبكر واكتساب نظرة ثاقبة على صحة نظام كشوف المرتبات.
- منع سرقة الوقت: سرقة الوقت أو تزوير الجدول الزمني هو عندما يحرف الموظف عمدًا بشكل خاطئ الوقت الذي عمل فيه في جدوله الزمني. سرقة الوقت هي الشكل الأكثر شيوعًا للاحتيال في كشوف المرتبات ، حيث تؤثر على ما يبدو على 75٪ من الشركات في الولايات المتحدة كل عام. ومع ذلك ، تتضمن الكثير من أنظمة كشوف المرتبات ميزات أمان لحماية تقارير الجدول الزمني. يمكنك العثور على أفضل أنظمة كشوف المرتبات لمساعدتك في فرض أمن كشوف المرتبات.
لنلخص
تحدث عمليات الاحتيال الأمني بطرق مختلفة ، من تزوير الجدول الزمني إلى تلاعب العمال بأجورهم ، إلى انتهاكات المعلومات. كل هذه القضايا تسبب ضررا كبيرا للشركة وسمعتها.
لمنع ذلك ، يعد الحفاظ على أمان كشوف المرتبات أمرًا مهمًا ، لأنه لا يحميك فقط من الانتهاكات الأمنية وعمليات الاحتيال ، ولكنه يفرض أيضًا توحيد وتنظيم البيانات.
نصائح احترافية:
- يمكن أن يساعدك دمج برنامج كشوف المرتبات مع نظام الحضور في منع الاحتيال في الجدول الزمني.
- يمكن أن يمنع إضفاء الطابع الرسمي على نظام شامل للإلغاء في البرنامج الموظفين الوهميين من الحصول على وصول غير مصرح به. من الضروري الاستفادة من البرنامج المناسب لتجنب الضرر طويل المدى ومنع حدوث الاحتيال في المقام الأول.
هل لديك أي أفكار حول هذا؟ أخبرنا أدناه في التعليقات أو انقل المناقشة إلى Twitter أو Facebook.