10 ميزات قوية لإرسال الفاكسات عبر الإنترنت من شأنها أن تشعل إنتاجيتك

عندما نفكر في إرسال الفاكسات عبر الإنترنت ، من السهل الخلط بين العملية ومشاركة الملفات البسيطة. لا تبدو المستندات التي يتم إرسالها كمرفقات في رسائل البريد الإلكتروني شيئًا مثيرًا أو مفيدًا. ولكن بصراحة ، فإن إرسال الفاكسات عبر الإنترنت هو أكثر بكثير من مجرد إرسال مستند Word إلى زميلك للوصول إلى صندوق بريده الإلكتروني.

تجاهل الحقيقة البسيطة المتمثلة في أن العملية هي في الواقع أكثر تعقيدًا من مشاركة الملفات - فالفاكس عبر الإنترنت يستخدم البريد الإلكتروني لإرسال مستند إلى جهاز فاكس مستلم ، أو يسمح لك باستلام رسالة فاكس كرسالة بريد إلكتروني ، أو حتى رسالة نصية. إنه أمر بسيط للغاية حتى أنه يمكنك إرسال الفاكس مباشرة من Gmail أو الفاكس من هاتفك. تعتبر مزايا التنقل وسهولة الاستخدام رائعة ومألوفة لدى معظم الأشخاص ، ولكن ماذا عن تلك الميزات الأقل شهرة التي تساعد حقًا في إرسال الفاكس عبر الإنترنت في تغيير طريقة إرسال المستندات ومشاركتها؟ من أجل مساعدتك على تحقيق أقصى استفادة من خدمة الفاكس عبر الإنترنت ، قمنا بتجميع قائمة بالميزات الأكثر فائدة والأقل شهرة والتي يمكن أن تنقل إنتاجيتك إلى مستوى جديد تمامًا.

1. التوقيعات الرقمية

يمكن اعتبار القائمة الأولى في قائمتنا واحدة من أكثر الميزات المفيدة للإرسال عبر الفاكس عبر الإنترنت ، مما يملأ تمامًا نقطة الألم التي شعرت بها سابقًا عند إرسال مستندات قانونية أو ملزمة تتطلب توقيعًا. يُعد موفرو الفاكس عبر الإنترنت الذين يسمحون بالتوقيعات الرقمية مثاليين لأي عمل تقريبًا ، مما يساعدك على توفير الوقت وزيادة الإنتاجية عن طريق الاستغناء عن أي خطوات غير ضرورية لعملية إرسال الفاكس.

تتيح لك التوقيعات الرقمية أو الإلكترونية ببساطة إضافة توقيعك إلى المستند الإلكتروني قبل إرسال الفاكس في طريقه إلى المستلم. تسمح بعض الخدمات بسحب ملف التوقيع المكتوب بخط اليد وإفلاته مباشرة على المستند. هذا مفيد للتأكد من أن لديك توقيعًا مطابقًا على مستنداتك الإلكترونية أو المستندات المطبوعة - يمكنك تحميل توقيعك المكتوب بخط اليد من اختيارك وإعادة استخدام نفس التوقيع عدة مرات حسب حاجتك.

تستخدم طريقة أخرى شاشة اللمس على جهازك المحمول ، مما يسمح لك بالتوقيع بإصبعك أو حتى بقلم إلكتروني لضمان دقة أكبر. قد تعتمد الطريقة التي تختارها على مرونتك وإمكانية الوصول إلى الأجهزة المحمولة ، ولكن الخيار هو بالتأكيد أحد أكثر الميزات المفيدة التي يجب البحث عنها عند التسوق لمزود خدمة الفاكس عبر الإنترنت.

2. تسليم المجموعة

ثانيًا على قائمتنا ميزة أخرى مفيدة بشكل لا يصدق لزيادة إنتاجيتك وتقليل مستوى الصداع المتعلق بالفاكس الذي يتم مشاركته في جميع أنحاء المكتب. تُسمى هذه الميزة المفيدة أحيانًا انفجار الفاكس أو التسليم الجماعي أو الفاكس بالجملة ، وهي ميزة يجب البحث عنها عند التسوق عبر موفري خدمة إرسال الفاكس عبر الإنترنت. من خلال التسليم الجماعي ، يمكن الآن إرسال مستند الفاكس إلى عدد كبير من المستلمين ، يصل أحيانًا إلى 20 عنوانًا في وقت واحد ، وكل ذلك في نفس الوقت.

لم تعد أيام الوقوف في الطابور في انتظار دورك حيث ترسل تينا من قسم الموارد البشرية نفس الفاكس 50 مرة ، مرارًا وتكرارًا. أصبحت انفجارات الفاكس ممكنة تمامًا الآن وتأكد من أن كل مستلم مدرج في القائمة سيتلقى نسخته من الرسالة كلها في نفس الوقت ، مباشرة في صندوق بريده الإلكتروني. يمكنك الآن تحسين التعاون والاستمرار في التركيز على مهمتك من خلال ضمان حصول الفريق بأكمله على الرسالة أو المستند الصحيح بشكل صحيح عندما يحتاجون إليه ، حيث يسهل العثور عليه وتنظيمه في صندوق البريد الإلكتروني الخاص بهم.

3. التسليم المقرر

قد يبدو هذا تافهًا ، ولكن مع إدخال الفاكس عبر الإنترنت ، فإن إحدى نقاط الألم المرتبطة بأجهزة الفاكس التقليدية التقليدية هي الحاجة إلى أن تكون أمام جهاز الفاكس مباشرةً في الوقت المحدد الذي تحتاجه لإرسال الفاكس. لذلك ، إذا كنت بحاجة إلى إرسال هذا المستند المهم بالفاكس فوق أول شيء في الصباح قبل ثلاث مناطق زمنية - عندما تكون نائمًا بشكل طبيعي ، فليس عليك فقط التأكد من أنك مستيقظ وجاهز ، ولكن عليك أيضًا التأكد من أنك يمكن العثور على جهاز فاكس! الآن ، لم تعد هذه مشكلة في إرسال الفاكس عبر الإنترنت.

من خلال القدرة على جدولة تسليم رسائل الفاكس الصادرة ، من الممكن التأكد من إرسال الفاكس إلى المستلم المناسب في الوقت المناسب ، سواء كان ذلك على الفور أم لا حتى بعد الاجتماع الختامي المهم. قم بدمج هذا مع القدرة على إرسال رسائل الفاكس من هاتفك أو أي جهاز متصل بالإنترنت ، وستقوم عادةً بقص الخيوط التي تتطلب منك الوصول المباشر إلى جهاز فاكس في تلك اللحظة الحاسمة. ما عليك سوى تحديد موعد لتسليم الفاكس من بوابتك الإلكترونية أو تطبيق الهاتف المحمول والاستمرار في يومك براحة البال مع العلم أن الفاكس الخاص بك لن يصل إلى هناك مبكرًا أو متأخرًا جدًا.

4. فحص الفاكسات غير المرغوب فيها

junk_fax

لقد قمنا بدعوة البريد العادي وجاءنا البريد غير المرغوب فيه. لقد انتقلنا في النهاية إلى البريد الإلكتروني ، وظهرت مع ذلك رسائل البريد الإلكتروني العشوائية غير المرغوب فيها. حتى أننا نتلقى مكالمات هاتفية غير مرغوب فيها مما يؤدي إلى انسداد خطوطنا من خلال ملاعب التسويق عبر الهاتف وحتى الآن المكالمات الآلية. لذلك من المنطقي بالطبع أن يكون هناك جحافل من رسائل الفاكس غير المرغوب فيها تشق طريقها إلى جهاز الفاكس الخاص بك ، أو بالأحرى عبر إرسال فاكس عبر الإنترنت إلى صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك. لذلك مثل عوامل تصفية البريد العشوائي ، هذا هو المكان الذي يأتي فيه فحص الفاكس غير الهام. يعمل فحص الفاكس غير الهام بطريقتين ، مع قائمة بيضاء وقائمة سوداء. استخدم القائمة البيضاء لإضافة عناوين وأرقام معتمدة للتأكد من أنك ستتلقى فقط المستندات والرسائل من هذه الأرقام المحددة ، ولا أحد غيرك. ومع ذلك ، يمكن أن يؤدي ذلك إلى إغلاق صندوق الوارد الخاص بك لتلقي الرسائل من الأشخاص الذين تعرفهم فقط ، مما يؤدي إلى حظر أي عملاء أو عملاء جدد.

من ناحية أخرى ، تتيح لك القائمة السوداء إدخال عناوين وأرقام محددة لحظرها من خدمة الفاكس عبر الإنترنت ، مما يمنع مرسلي البريد العشوائي المزعجين. تسمح بعض ميزات فحص رسائل الفاكس غير المرغوب فيه باستخدام "حرف البدل" لتضمين رمز منطقة معين أو مجموعات أرقام أو بادئات. سيساعد الحد من الرسائل غير المرغوب فيها والفوضى في الحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك مرتبًا ومنظمًا.

5. التقدم وحالة تعقب

هل سبق لك أن قمت بإرسال فاكس ، فقط لجعل المستلم ينتظر وينتظر ، فقط حتى لا يصل أبدًا من نهايته؟ لا يقتصر دور إرسال الفاكسات عبر الإنترنت على مساعدتك في البقاء منظمًا بشكل أكبر من خلال الاحتفاظ بسجل رسائل الفاكس المرسلة والمستلمة ، بالإضافة إلى تخزينها في صندوق الوارد الخاص بالبريد الإلكتروني ، ولكن يمكن لبعض الخدمات أيضًا تتبع رسائلك أثناء سفرها إلى المستلم الخاص بك.

متتبعات التقدم هي برامج تتيح لك عرض الحالة الحالية للفاكسات الصادرة التي تمر بمرحلة انتقالية ، بل ومتابعتها في كل نقطة توقف من اللحظة التي تضغط فيها على زر الإرسال هذا ، إلى اللحظة التي من المفترض أن تظهر فيها على فاكس المستلم. الجهاز أو البريد الوارد. يمكن أن تساعد أدوات تعقب التقدم في تقليل عدد رسائل الفاكس المفقودة والانتظار على أمل أن تشق الرسالة الأخيرة طريقها.

6. عمليات التكامل وواجهات برمجة التطبيقات

أصبحت جميع منصات الإنتاجية لدينا أكثر مرونة وقابلية للتخصيص. بفضل عالم واجهات برمجة التطبيقات ، أصبح من السهل الآن للمطورين إنشاء جسور بين حلين مستقلين سابقًا للقوى العاملة. واجهات برمجة التطبيقات (API) عبارة عن سلاسل قصيرة وسهلة الاستخدام من التعليمات البرمجية المستندة إلى الويب والتي تسمح لمنصتين أساسيتين بالتفاعل مع بعضهما البعض. تمامًا كما يمكنك دمج CRM الخاص بك مباشرةً في أداة دردشة جماعية مثل Slack ، يمكنك بسهولة استخدام واجهات برمجة التطبيقات لدمج خدمة الفاكس عبر الإنترنت مباشرةً في أي أدوات مكان عمل يستخدمها فريقك بالفعل.

يمكن دمج وظائف الفاكس في أي تطبيقات أعمال تستخدم SMTP أو XML النصي أو واجهات برمجة تطبيقات خدمة الويب لأتمتة العملية وتعزيز الاتصال والتعاون. بفضل واجهات برمجة التطبيقات ، فإن العملية سهلة لإضافة زر فاكس مباشرة إلى CRM الخاص بك ، بحيث يمكنك تصوير ملف تعريف العميل إلى جهاز فاكس زميلك بنقرة زر واحدة فقط.

7. مشاركة الملفات الكبيرة

على الرغم من أن إرسال الفاكسات عبر الإنترنت هو أكثر بكثير من مجرد مشاركة ملفات بسيطة ، فإن هذا لا يعني أنه لا يمكنك استخدام الخدمة لمشاركة الملفات. يستخدم الفاكس عبر الإنترنت عنوان بريدك الإلكتروني لإرسال واستلام المستندات الرقمية كفاكسات إما على جهازك الخاص أو استلامها في بريدك الإلكتروني. ومع ذلك ، نظرًا لطبيعة البريد الإلكتروني ، فمن المحتمل جدًا أن تصل إلى حد حجم الملف عند محاولة إرسال مستند كبير نوعًا ما ، أو حتى نوع ملف مختلف تمامًا معًا (حتى مقاطع الفيديو).

تعد مشاركة الملفات الكبيرة ميزة مفيدة لأولئك الذين يحتاجون إلى إرسال مستندات نصية كبيرة أو طويلة (فكر في أكثر من 100 صفحة!) أو حتى أنواع ملفات مختلفة تمامًا مثل الصور عالية الدقة والملفات الصوتية وجداول البيانات وحتى مقاطع الفيديو. عادةً ما يتضمن موفرو الفاكس عبر الإنترنت الذين يسمحون بمشاركة الملفات الكبيرة حدًا أقصى لحجم الملف ، ولكن عند 3 جيجا بايت وما فوق ، فإن هذا يمتد إلى ما هو أبعد من أي قيود على الملفات تفرضها خدمة البريد الإلكتروني الخاصة بك. إذا كانت خدمتك تتضمن أيضًا تسليمًا جماعيًا ، فمن الممكن أيضًا إرسال هذه الملفات الكبيرة إلى أكثر من مستلم واحد في نفس الوقت - وهو شيء قد تواجهه منصات مشاركة الملفات الأخرى.

8. عناوين بريد إلكتروني متعددة

لا ينبغي الخلط بينه وبين التسليم الجماعي للمستندات ، وإرسال مستند واحد بالفاكس إلى العديد من المستلمين ، والذي أصبح ممكنًا من خلال إرسال الفاكس عبر الإنترنت - إحدى الميزات الأقل شيوعًا في إرسال الفاكس عبر الإنترنت هي القدرة على ربط عناوين بريد إلكتروني متعددة بخط فاكس واحد. بهذه الطريقة ، لن تضطر إلى إنشاء عنوان بريد إلكتروني مستقل لتقديمه إلى كل عضو في الفريق للسماح بالوصول إلى وظائف أو بوابة الفاكس عبر الإنترنت. بدلاً من ذلك ، مع دعم عناوين البريد الإلكتروني المتعددة ، يمكنك تضمين العديد من رسائل البريد الإلكتروني الفردية التي تريد توفير الوصول إليها لأي من أعضاء الفريق ، والذين سيتلقى كل منهم صندوق الوارد والبوابة الإلكترونية الخاصة بهم. كل هذا بينما لا يزال قيد اشتراك واحد مستقل في الفاكس عبر الإنترنت.

يؤدي استمرار الطبيعة الفعالة من حيث التكلفة للفاكس عبر الإنترنت ، إضافة عناوين بريد إلكتروني متعددة إلى خط فاكس واحد إلى تقليل عدد الاشتراكات أو التراخيص المطلوبة لفريقك. من خلال عناصر التحكم الإدارية ، من السهل أن تظل متحكمًا وتسليم الوصول إلى أولئك الذين يحتاجون إليه فقط ، بل ومن الممكن تقييد وظائف عناوين البريد الإلكتروني الفردية التي تم منحها حق الوصول.

9. أرشيف الفاكس

لا يقتصر الحد من الفوضى باستخدام الفاكس عبر الإنترنت على تقليل الورق فحسب ، بل يقلل أيضًا من خزائن الملفات. مع كل شيء يتم التعامل معه رقميًا بفضل إرسال الفاكس عبر الإنترنت ، يتم حفظ الملفات أيضًا. بينما سيطلب منك بعض الموفرين تخزين كل شيء في صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك ، فإن إحدى الميزات المفيدة التي يجب مراقبتها هي أرشيف الفاكس ، وهو حل تخزين ملفات مخصص وقابل للبحث لجميع رسائل الفاكس الواردة والصادرة التي ترسلها وتستقبلها على نطاق واسع.

يمكنك الآن حذف رسائل الفاكس القديمة بأمان من صندوق الوارد الخاص بك مع ضمان دمجها في سجلاتك فقط في حال احتجت إلى استدعائها في وقت لاحق. سيكون لدى بعض مقدمي الخدمة حد لعدد الفاكسات التي يمكنك أرشفتها ، بينما يسمح البعض الآخر بتخزين عدد غير محدود من المستندات طالما كنت في حاجة إليها.

10. الأمن والامتثال

بينما يزيد إرسال الفاكس عبر الإنترنت بطبيعته من أمان المستندات الخاصة بك ، يمكن فقط لمن لديهم حق الوصول إلى صندوق البريد الوارد الخاص بك قراءة رسائل الفاكس ، فمن المهم أيضًا ضمان توفير التشفير المناسب للمستندات الخاصة بك. يمكن أن يكون مفيدًا عند التسوق لمقدم خدمة ضمان ليس فقط تشفير الفاكس الصادر ، ولكن حتى الوارد أيضًا. حتى أن بعض مقدمي الخدمة سيذهبون إلى أبعد من ذلك للتأكد من أن تأكيد التسليم الخاص بك مشفر ، والسماح بأرقام الوجهة المخفية.

إذا كنت تعمل في أي صناعة ذات صلة ، فقد يكون من الأهمية بمكان أيضًا تجنيد موفر يضمن الامتثال للوائح أمان البيانات مثل قانون التأمين الصحي الأمريكي لقابلية النقل والمساءلة ، حيث لن يقطع جميع مقدمي الخدمة شوطًا إضافيًا. سيحدث التشفير عادةً بفضل تقنية الأمان القياسية المستخدمة عادةً لإنشاء ارتباط مشفر بين العميل والخادم - المعروف باسم SSL ، طبقة مآخذ التوصيل الآمنة.

يمكن أن يساعد الفاكس عبر الإنترنت وحده في تعزيز الإنتاجية في جميع أنحاء المكتب ، مع تقليل التكاليف ونقاط الألم المرتبطة عادةً بتشغيل خط فاكس قياسي وجهاز الفاكس اللعين. لكن الفوائد لا تتوقف عند هذا الحد ، مع بعض الميزات الإضافية التي تستحق الانتباه إليها.