منع تسرب البيانات مع العاملين عن بعد

على الرغم من الفوائد العديدة لتوظيف العاملين عن بعد، إلا أن هناك زيادة كبيرة في مخاطر التهديدات الداخلية وتسرب البيانات المرتبطة بالعمل عن بعد. هذه مشكلة دائمة حتى بالنسبة للخبراء في مجال الأعمال، ناهيك عن أصحاب الشركات الناشئة الذين يغامرون للتو بدخول عالم الأعمال.

تعمل شركة Titan Security Europe بالكامل عن بعد لمدة عقد من الزمن. باعتبارنا خبراء في مجال العمل عن بعد، سنقدم لك النصائح من منظور الأمن السيبراني والمادي حول حماية عملك من تسرب البيانات عند العمل مع موظفين عن بعد.

إحصائيات

قبل الخوض في ما يمكنك فعله لمنع تسرب البيانات من العاملين عن بعد، من المهم معرفة الحقائق.

وفيما يلي بعض الإحصائيات حول تهديدات الأمن السيبراني عند العمل عن بعد، بحسب موقع Wifi Talents:

• يقول 75% من متخصصي تكنولوجيا المعلومات أن الشركات أصبحت أكثر عرضة للتهديدات السيبرانية الآن بعد أن تحولت إلى العمل عن بعد.
• يعتقد أكثر من 55% من متخصصي تكنولوجيا المعلومات أن العاملين عن بعد هم أكثر عرضة لخرق سياسات الشركة من العاملين في المكاتب، مما يؤدي إلى زيادة خطر التسريبات.
• 95% من خروقات الأمن السيبراني تعود إلى خطأ بشري.
• 80% من العاملين عن بعد لا يحصلون على تدريب كافٍ في مجال الأمن السيبراني.
• تواجه الشركات ما معدله 22 تهديدًا أمنيًا أسبوعيًا بسبب العاملين عن بعد.

في حين أن هذه الإحصائيات تشير إلى مشكلة كبيرة تتعلق بالعاملين عن بعد، فلا تدع هذا يمنعك من توظيف عمال عن بعد في شركتك الناشئة. الفوائد تفوق المخاطر، طالما أنك تدير المخاطر بنجاح.

كيفية مكافحة هذه القضايا

عندما يتعلق الأمر بالعاملين عن بعد، هناك مجموعة محددة من المخاوف الأمنية التي قد تنشأ فيما يتعلق بالبيانات. هناك خطوات يمكن لكل من الشركة والموظفين اتخاذها لمكافحة هذه المشكلات.

الأجهزة غير الآمنة والضعيفة

قد يؤدي استخدام الموظفين لأجهزة شخصية وغير آمنة إلى تسرب البيانات. لا تتمتع هذه الأجهزة غالبًا بمستوى الأمان الذي يتمتع به جهاز الشركة، وقد يؤدي اختلاط ملفات العمل بالملفات الشخصية إلى حدوث تسريبات بسبب الإهمال.

ما الذي تستطيع القيام به؟

• تزويد الموظفين بجهاز الشركة المثبت عليه العمليات التالية. إذا لم يكن ذلك ممكنًا، فتأكد من قيام الموظفين بتثبيت ما يلي على الأجهزة التي سيعملون عليها:
  • المصادقة متعددة العوامل: نظام يسمح للمستخدمين بتسجيل الدخول إلى جهاز أو خادم فقط من خلال اتباع خطوات متعددة. على سبيل المثال، بالإضافة إلى كلمة المرور، يجب أن يكون لديهم رمز يتم إرساله إلى جهاز آخر، واستخدام بصمة إصبعهم، والإجابة على سؤال سري، وما إلى ذلك. تتضمن أمثلة برامج MFA JumpCloud، وManageEngine، وCisco Secure، والمزيد.
  • أمان نقطة النهاية: ممارسة حماية جميع الأجهزة المتصلة بالشبكة، حيث تقوم منصات حماية نقطة النهاية بفحص جميع الملفات عند دخولها إلى الشبكة، مما يسمح باكتشاف البرامج الضارة والتهديدات بسرعة. تتضمن أمثلة Endpoint Security Cisco Secure وWatchGuard وAvast Business Security والمزيد.
  • برامج التشفير: تعمل برامج تشفير الملفات والبيانات المثبتة على الأجهزة المستخدمة في العمل على حماية جميع البيانات من التعديل دون تصريح أو السرقة أو المساس بها. تشمل برامج التشفير Secure IT وFolder Lock وKruptos 2 Professional.
• قم بإعداد سياسة العمل عن بعد التي تنص على أنه يمكن استخدام الأجهزة التي تم إعداد البرامج المذكورة أعلاه فقط للعمل.

ماذا يمكن للموظفين أن يفعلوا؟

• اتبع سياستك المحددة واعمل فقط على الأجهزة التي توفرها الشركة.
• حيثما أمكن، لا تستخدم أجهزة الشركة للاستخدام الشخصي.

الشبكات غير الآمنة والضعيفة

واحدة من أكبر المخاوف الأمنية للعمل عن بعد هي الشبكات غير الآمنة والضعيفة. في حين أن الشبكة الشخصية في المنزل تكون جيدة عادةً، إلا أن الشبكة العامة وغير الآمنة تجعل الأجهزة معرضة للخطر للغاية.

ما الذي تستطيع القيام به؟

• من خلال تخزين البيانات في خادم بدلاً من قاعدة بيانات الجهاز (خاصة الخادم الذي يحتوي على MFA أو البيانات المشفرة)، يمكنك التأكد من حماية البيانات الحساسة حتى إذا تم تسجيل دخول الجهاز إلى شبكة غير آمنة.
• يتم الاحتفاظ بالبيانات بشكل منفصل عن الجهاز، لذلك حتى إذا تعرض الجهاز للاختراق من خلال شبكة غير آمنة، فستظل البيانات آمنة.

ماذا يمكن للموظفين أن يفعلوا؟

• تجنب الشبكات العامة عندما يكون ذلك ممكنا.
• استخدم نقاط الاتصال الشخصية أو اعمل دون الاتصال بالإنترنت إذا كنت في الأماكن العامة.
• استخدم شبكات VPN لتأمين الاتصال.

رقابة أقل على التعامل مع البيانات

عندما يعمل جميع الموظفين من المنزل، يكون من الصعب جدًا على فرق الأمن مراقبة التعامل مع البيانات. هناك المزيد من الأجهزة والخوادم والشبكات التي يجب أن يهتموا بها. هناك أيضًا خطر أن يفتح الموظفون أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم في الأماكن العامة، وأن يرى أفراد الجمهور بيانات حساسة.

ما الذي تستطيع القيام به؟

• إذا كانت جميع بياناتك محفوظة داخل خادم ولا يمكن تنزيلها أو مشاركتها، فستصبح معالجة البيانات أقل خطورة بكثير.
• إذا كان لا بد من تنزيل البيانات لاستخدامها، فافرض في سياستك أنه بمجرد انتهاء الموظفين من البيانات التي يستخدمونها، فإنهم يعيدون تحميلها إلى السحابة، ويحذفونها من أجهزتهم.
• تنفيذ برامج التتبع في الأجهزة التي توفرها الشركة ليستخدمها العاملون عن بعد. سيسمح هذا لفرق الأمان بتتبع معالجة البيانات على الأجهزة الفردية.
• تأكد من أن لديك تفاصيل كل جهاز يصل إلى أنظمتك مقفلاً، حتى يتمكن فريق الأمان الخاص بك من استخدام البرامج اللازمة لمسح جميع كلمات مرور الشركة أو البيانات أو المستندات الخاصة بالأجهزة لحظة الإبلاغ عن فقدانها أو سرقتها.

ماذا يمكن للموظفين أن يفعلوا؟

• الإبلاغ عن الجهاز المفقود فور حدوثه.
• تجنب العمل في الأماكن العامة عندما يكون ذلك ممكنًا. عندما لا يكون الأمر كذلك، تأكد من عدم تمكن أي شخص آخر من رؤية شاشته.

الاحتيال عبر البريد الإلكتروني وقابلية التصيد الاحتيالي

يتعرض العاملون عن بعد، مثل جميع العاملين، لخطر التصيد الاحتيالي وعمليات الاحتيال عبر البريد الإلكتروني. إن البقاء خارج بيئة الشركة قد يؤدي إلى الإهمال وتغيير التصور، مما يجعل العاملين عن بعد أكثر عرضة للخطر. كما أن الموظفين أقل قدرة على التحقق مما إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني قد وردت من زميل عندما لا يكونون في نفس الغرفة.

ما الذي تستطيع القيام به؟

• تعميم المحادثة. قم بإجراء ندوات حول كيفية اكتشاف عملية احتيال محتملة وماذا تفعل إذا اعتقد الموظف أنه يتعرض للاحتيال.
• إبقاء الموظفين على اطلاع بقصص حيل التصيد الاحتيالي.
• مراقبة رسائل البريد الإلكتروني للموظفين – فحص أي عمليات احتيال محتملة.

ماذا يمكن للموظفين أن يفعلوا؟

• أرسل أي بريد إلكتروني يعتقدون أنه قد يكون عملية احتيال على الفور إلى رئيسهم.
• تجنب فتح الروابط من أشخاص لا تعرفهم.
• قم بالرد فقط على رسائل البريد الإلكتروني الواردة من الزملاء والعملاء المعروفين حتى يتم فحص البريد الإلكتروني.
• الحصول على تفاصيل الاتصال غير البريد الإلكتروني لجميع الزملاء، مثل أرقام الهواتف. استخدمها للتحقق مما إذا كان أحد الزملاء قد أرسل بريدًا إلكترونيًا أم لا.

الأجهزة غير المراقبة

كما هو الحال في المكاتب، تمثل الأجهزة غير المراقبة خطرًا أمنيًا كبيرًا - ولكنها أكثر خطورة مع العمل عن بعد، حيث يمكن لأي شخص، وليس حتى الموظفين الآخرين فقط، الوصول إلى البيانات الموجودة داخله

ما الذي تستطيع القيام به؟

• حماية كلمة المرور لجميع البيانات الموجودة على الجهاز.
  • يوفر MFA كما هو مذكور أعلاه طبقة إضافية من الأمان.
  • التأكد من تشفير البيانات. يؤدي هذا إلى خلط البيانات في تنسيق غير قابل للقراءة ما لم يتم استخدام مفتاح رقمي محدد للغاية. لن يعرف هذا المفتاح الرقمي المحدد سوى الموظفين الذين يحتاجون إلى الوصول إلى تلك البيانات.
• تأكد من ضرورة تسجيل الدخول - باستخدام MFA - في كل مرة يتم فيها الوصول إلى البيانات، حتى لو تم إغلاق البيانات المذكورة قبل لحظات فقط.
• لن يتم منح الموظفين إمكانية الوصول إلى البيانات المحددة التي يحتاجون إليها إلا من خلال الحصول على كلمات المرور لتلك البيانات فقط. على سبيل المثال، لا يحتاج موظفو المبيعات إلى الوصول إلى معلومات الموارد البشرية.

ماذا يمكن للموظفين أن يفعلوا؟

• حماية كلمة المرور – تقترح McAfee أن تتضمن كلمات المرور أحرفًا كبيرة وصغيرة وأحرفًا خاصة وأرقامًا لضمان كلمة مرور قوية. يجب أن تحتوي جميع أجهزة العمل على كلمات مرور فريدة لا يفصح عنها الموظفون لأي شخص آخر.
  • MFA: يجب أن يكون لدى الموظفين جهاز موثوق به لإرسال رموز MFA إليه أو سؤال أمان شخصي هم وحدهم من يعرفون الإجابة عليه.
• لا تترك أجهزتهم أبدًا دون مراقبة في الأماكن العامة.
• تأكد من قفل الأجهزة عند عدم استخدامها.

لوائح الامتثال والبيانات

تحتاج فرق الأمان إلى التأكد من امتثال ممارسات البيانات للوائح اللائحة العامة لحماية البيانات.

• بدون سياسة محددة، يمكن للموظفين بسهولة خرق لوائح القانون العام لحماية البيانات (GDPR) من خلال الوصول إلى البيانات وإدارتها.
• من خلال الحد من وصول الموظفين إلى البيانات وتنفيذ التدابير الأمنية على النحو المبين أعلاه، سيكون الامتثال للوائح الأمنية القانونية أسهل بكثير.

التوفيق بين الأمن وثقة الموظف

من الضروري أن تتأكد من حماية بيانات شركتك من الإهمال أو حتى التسريبات الضارة والهجمات الداخلية. ومع ذلك، من المهم أيضًا التأكد من أن موظفيك يعرفون أنهم محل ثقة.

قد يكون التوفيق بين الأمان وثقة الموظفين أمرًا صعبًا. فيما يلي بعض النصائح والحيل لإدارتها:

• أبلغ العاملين لديك. أخبر موظفيك بالضبط بالتدابير الأمنية التي تتخذها، وأخبرهم بالسبب - فهي غطاء أمان لحماية البيانات، وليست مسألة ثقة.
• أعطهم الحقائق. اشرح أن معظم حالات تسرب البيانات تأتي من أخطاء بريئة وإهمال.
• السماح لبعض الخصوصية . تتبع ما تحتاج إلى تتبعه - قواعد البيانات ومواقع الشركة والاتصالات التجارية وما إلى ذلك - ولكن لا تتتبع كل خطوة تتم على الجهاز. يستحق الموظفون ألا يشعروا كما لو أن كل تحركاتهم تخضع للمراقبة.
• تعميم المحادثة . اعقد اجتماعات افتراضية حيث تناقش تسرب البيانات والتهديدات والمزيد. أرسل قصصًا عن تسرب البيانات لإثبات النقطة التي يتم توضيحها. اجعل الموظفين يتحدثون عن تسرب البيانات وما يمكنهم فعله لمنع ذلك.

خاتمة

عندما يتعلق الأمر بالعاملين عن بعد، فمن الضروري النظر في الفوائد والمخاطر.

إنها تتسم بالكفاءة والفعالية من حيث التكلفة بالنسبة للشركات الناشئة، لأنها تسمح لك بتوظيف العمال دون القلق بشأن تأجير المساحات المكتبية. يميل العاملون عن بعد أيضًا إلى أن يكونوا أكثر تحفيزًا، ويستمتعون بالتوازن بين العمل والحياة في العمل عن بعد.

ومع ذلك، يجب عليك التفكير والاستعداد للتسريبات الأمنية المحتملة. لا يتعلق الأمر بالثقة بموظفيك - ليس عندما تكون الغالبية العظمى من التسريبات ناتجة عن خطأ بشري. يتعلق الأمر باتخاذ جميع الخطوات الممكنة لضمان قدرة العاملين عن بعد على الوصول إلى البيانات التي يحتاجون إليها بأقل فرصة للتسرب.