كيفية كتابة توقيعات بريد إلكتروني احترافية (مع 15 مثالاً)

أصبحت الاتصالات عبر البريد الإلكتروني إحدى أكثر الطرق شيوعًا لإرسال الرسائل بين الزملاء في الموقع وخارجه ، وفقًا لدراسة Radicati. على الرغم من تطبيقات الاتصال الجديدة التي تبشر بأوقات نهاية البريد الإلكتروني في كثير من الأحيان ، يبدو أن البريد الإلكتروني دائمًا ما يستمر كما كان من قبل ، غير مبالٍ بمعتقدات العصر الحديث والتقدم وعبادة المستقبل.

حسنًا ، ربما لا تستمر بشكل شاعري. ولكن في المستقبل المنظور ، سيظل البريد الإلكتروني عنصرًا أساسيًا في التواصل المهني. يمكننا تخصيص مراسلاتنا عبر البريد الإلكتروني لتلبي أغراض أعمالنا - سواء كانت المراسلات المشتركة أو التسويق عبر البريد الإلكتروني - وبما أن الوسيلة تحمل سياقها ، لا يهم المحتوى الخاص بنا فحسب ، بل يهم أيضًا طريقة العرض.

يتم إجراء العديد من الانطباعات الأولى عبر البريد الإلكتروني. توقيع بريدك الإلكتروني الرائع هو فرصة لتشكيل هذا الانطباع. يعد توقيع البريد الإلكتروني الاحترافي جذابًا بصريًا أثناء نقل مهاراتنا وخبراتنا وتفاصيل الاتصال بنا.

هناك الكثير من الذاتية عند تعلم كيفية إبراز توقيع بريد إلكتروني احترافي أثناء قيادة السلطة. لحسن الحظ ، عندما يتعلق الأمر بالأسلوب والتنفيذ ، هناك قائمة قصيرة إلى حد ما لما هو مقبول - ولا داعي لدفع الظرف لتقديم توقيع مصقول واحترافي.

أفضل الأمثلة على توقيعات البريد الإلكتروني الاحترافية

1. اجعلها قصيرة.

يجب أن يكون توقيع البريد الإلكتروني الاحترافي قصيرًا ولطيفًا. قم بتضمين اسمك والمسمى الوظيفي والشركة ومعلومات الاتصال ونقاط الاهتمام المهني. قد يكون هذا من ثلاثة أو أربعة أسطر من النص - ستة يمكن أن تعمل لكنك تقوم بتمديدها. عندما يتعلق الأمر بالتصميم ، ضع في اعتبارك أن "الأقل هو الأكثر" - فالتوقيع الخاص بك يهدف إلى تكملة ، وليس إبعاد أعين الناس عما يريدون قراءته.

توقيع البريد الإلكتروني هذا تقليدي ومتوازن وينقل جميع النقاط الأساسية - الحد الأدنى من الزغب. لا تخف من استخدام مولد توقيع البريد الإلكتروني للحفاظ على التحكم في توقيعك.

2. استخدم علامتك التجارية كدليل موضوعي.

قد يكون لشركتك قيود إبداعية على توقيعات البريد الإلكتروني. منطقي - العلامة التجارية تأتي أولاً. سيتعين عليك التعبير عن نفسك ضمن الحدود الموضوعية - الخط ، الألوان ، الصور ، الأيقونات ، الترتيب - يوفر شعارك. قد يشعر البعض بالارتياح ، والبعض الآخر قد يشعر بالانزعاج. لا تقلق ، في بعض الأحيان تنتج القيود أفضل الفنون. ألق نظرة على توقيع البريد الإلكتروني هذا بواسطة Sombras Blancas Design.

يشتمل مثال توقيع البريد الإلكتروني هذا على ألوان العلامة التجارية وموضوعات التصميم - تحقق من الحواف غير الواضحة برفق - لتقديم الاسم والعنوان ومعلومات الاتصال داخل صوت العلامة التجارية. الانسجام التام. سواء كنت تستخدم عميل بريد إلكتروني احترافيًا مثل Outlook أو خدمة بريد إلكتروني مجانية للمستهلكين مثل Gmail ، فلا يزال يتعين عليك الاستمرار في دفع علامتك التجارية.

3. تضمين لقطة في الرأس.

يساعد إرفاق وجه بالاسم الأشخاص على تكوين روابط شخصية. إذا كنت تتطلع إلى بناء علاقة مع المستلم الخاص بك ، أو ببساطة للحصول على ردود فعل إيجابية ، فإن إرفاق صورة بوجهك بجانب اسمك يبني اتصالاً بالمتلقي. يجب أن تكون لقطة الرأس الاحترافية جيدة الإضاءة وجيدة التصوير. تريد أن تنقل السمات المرغوبة لمهنتك (أو أي منها) - الكفاءة والذكاء والموثوقية. ليس من الضروري أن تكون براقة. لا تستخدم صورة شخصية.

حدود مستديرة أو مربع يعتمد على ذوقك. في توقيع البريد الإلكتروني هذا ، يتم إعطاء صورة رأس الموضوع وزنًا متساويًا مع معلومات الاتصال الخاصة بها مع العلامة التجارية الموضحة في الأسفل. ستقوم نصيحة توقيع البريد الإلكتروني الشخصية هذه بعمل رائع في تحقيق التوازن بين هذا الشعور الاحترافي ، مما يجعلك أكثر ارتباطًا والذي يعد دائمًا ميزة إضافية.

4. استخدم الألوان للنسيج بدلاً من الاهتمام.

يمكن أن تكون توقيعات البريد الإلكتروني الملونة أحد الأصول في الصناعة الإبداعية. في الصناعة الأكثر تقليدية ، تؤدي الوفرة إلى تشتيت الانتباه بصريًا ويمكن أن تبدو غير تقليدية. إذا لم تكن متأكدًا من مدى قدرتك على النجاح ، أو إذا لم تكن صناعتك رائعة ، فمن الأفضل أن تتخذ جانبًا من الحذر. يمكن أن يتحدث توقيع البريد الإلكتروني الاحترافي أكثر من خلال ترتيبات الذوق أكثر من الألوان النابضة بالحياة على أي حال. مرة أخرى ، ابق داخل لوحة العلامة التجارية.

هذا المثال ، أيضًا بواسطة Sombras Blancas Design ، له خلفية بيضاء باهتة ولونان مختلفان للخط واثنان من الخطوط مختلفة قليلاً. (لاحظ أن محرف العلامة التجارية يحتوي على خطوط رقيق بينما النص الآخر بلا خط.) التصميم اللطيف ينقل الطمأنينة - بالتأكيد نقطة اهتمام احترافي لطبيب نفس - والتلوين الدقيق يساعد في تحقيق ذلك.

5. التمسك بخط أو محرفين قياسيين.

عندما يتعلق الأمر بالمحارف ، فإن الوضوح هو أدنى شريط تحتاج إلى مقابلته. ليس من غير المألوف أن يكون لديك أكثر من محرف واحد - استخدم المثال السابق اثنين - ولكن بصرف النظر عن حروف العلامة التجارية ، لا يحتاج توقيع البريد الإلكتروني الاحترافي إلى أكثر من اثنين. ولا تدعها تصبح باهظة أو مرحة. السابق - تخيل واحدًا مع رقيق كبير وكاسح - سيجعل الأمر يبدو كما لو كنت ترسل دعوات زفاف. هذا الأخير - فكر في Comic Sans - سيجعلك تبدو سخيفًا ويقوض مصداقيتك. ابحث عن خط واضح ونظيف واحتفظ بالحجم بين 10 إلى 12 نقطة.

الاستثناء هو إخلاء المسؤولية القانوني الطويل الذي يتعين عليك تضمينه ، وهو أمر لا مفر منه يمكنك الاحتفاظ به صغيرًا.

لاحظ الخطين في المثال أعلاه - أحدهما للشعار والآخر للتفاصيل. يمنح هذا الخط توقيع بريده الإلكتروني مظهرًا رائعًا وسلسًا.

6. توجيه العين مع التسلسل الهرمي البصري.

صمم توقيع بريدك الإلكتروني بناءً على ما يجذب العين ، بحيث يتدفق القراء بشكل طبيعي من عنصر إلى آخر بدون نقاط نقطية خرقاء. المقياس واللون ووزن الخط يجذب الانتباه إلى أهم عناصر التوقيع ، سواء كان اسمك أو اسم الشركة. يقرأ الناس من الأعلى إلى الأسفل ، من الكبير إلى الصغير ، والجريء إلى النحيف. استخدم هذا بحكمة - إن إبراز كل كلمة أخرى بهذه الطريقة سيكون له تأثير معاكس. (إذا كان كل شيء فريدًا ، فلا شيء كذلك).

يوضح هذا التصميم بواسطة Email Signature Rescue المكان الذي يجب أن تذهب إليه عينك بناءً على وزن الخط واللون والترتيب. تنجذب عينك بشكل طبيعي إلى صورتها ، ثم تنتقل إلى اسمها وعنوانها بينما يتم ترتيب التفاصيل اللاحقة بالترتيب من حيث الصلة حتى نهاية التوقيع.

7. تقسيم النص بالفواصل.

يمكن أن تكون المقسمات رسومية أو يمكن أن تكون صورًا رمزية. الحرف الرسومي هو رمز داخل الخط. أفكر تحديدًا في الصورة الرمزية للشريط العمودي: |. يتيح لك الشريط الرأسي تفكيك الأسطر الطويلة بشكل محرج أو التفاصيل غير ذات الصلة ، وتجنب المساحات الفارغة وتقليص العناصر الرسومية إذا كنت تفضل إبقاء عددها منخفضًا. الحرف الرسومي للشريط العمودي شائع في توقيعات البريد الإلكتروني الاحترافية ، لكن لا تطرفه. الاعتدال ينطبق على كل شيء ، وخاصة الذوق السليم.

يستخدم قالب توقيع البريد الإلكتروني الأفقي هذا بواسطة Email Signature Rescue الحرف الرسومي للخط العمودي لفصل معلومات الاتصال. لاحظ أن المصمم يختار نقطة تعداد نقطي بين الاسم والعنوان - هذا يكسر النمط ، ويمنع الإحساس بالإفراط في الاستخدام ، وهو أمر مفيد بالنظر إلى أن الصورة في الرأس مفصولة عن التفاصيل بواسطة شريط عمودي مماثل.

8. حافظ على بساطة الرسومات.

كلما كان الرسم أكثر تعقيدًا ، زاد جذب العين - فأنت لا تريده أن يطغى على النص. إذا كنت لا تعمل في صناعة مرئية ، فمن الأفضل لك الاحتفاظ بالرسومات مقتصرة على الرموز ، بصرف النظر عن شعار شركتك. على أي حال ، حافظ على بساطة رسوماتك ، وازنها بكمية مناسبة من النص لتقليل "الفوضى" المرئية.

يتضمن هذا المثال كلاً من تناسق العلامة التجارية والرسومات البسيطة والفعالة. الشعار نفسه ضئيل للغاية ، لذا يجب أن يكون باقي توقيع البريد الإلكتروني حريصًا على عدم إرباكه. لاحظ كيف يتم سحب خط الرؤية الخاص بك من الشعار إلى اسمه إلى عنوانه (يتم التأكيد عليه بوزن الخط) ثم إلى معلومات الاتصال الخاصة به - التسلسل الهرمي المرئي أثناء العمل.

9. استخدم الرموز للربط بحسابات وسائل التواصل الاجتماعي.

لقد رأيت هذا في الأمثلة السابقة الموضحة هنا. تقريبا كل شخص لديه حسابات على وسائل التواصل الاجتماعي. حتى أولئك الذين ليس لديهم حسابات على الأقل يتعرفون على الرموز. يؤدي تقديم ملفات التعريف الخاصة بك على هيئة أيقونات قابلة للنقر إلى توفير مساحة مرئية وتوفير مظهر سلس لتوقيع البريد الإلكتروني الخاص بك. توفر روابط الوسائط الاجتماعية مزيدًا من المعلومات وتبدو جيدة التصميم - شيئان تريدهما في توقيع بريد إلكتروني احترافي ومبدع.

لا تقدم كل خيار. اجعل الأمر بسيطًا مع LinkedIn و Google وأي رموز اجتماعية مرتبطة بشركتك أو عملك الصغير.

يتكون هذا المثال ، للفنان كالاتشاكرافارثي ، في الغالب من أيقونات وسائل التواصل الاجتماعي. في صناعة أكثر تقليدية ، قد يكون هذا النمط البسيط قليلًا في التفاصيل لتوقيعك ، لكن لديك إحساس واضح بكيفية إرسال الرموز نفسها للرسالة.

10. اجعل توقيعك سهل الاستخدام على الهاتف المحمول.

بصرف النظر عن الحفاظ على التوازن المرئي من خلال روح "الأقل هو الأكثر" ، يضمن التصميم سريع الاستجابة أن توقيع بريدك الإلكتروني متسق عبر الأنظمة الأساسية. يقرأ الناس البريد الإلكتروني على أجهزتهم المحمولة أكثر من أي وقت مضى - لا تكن ذلك الشخص الذي يصبح توقيعه كبيرًا بشكل بغيض أو صغيرًا جدًا بحيث لا يمكن قراءته على شاشة الهاتف المحمول. كن حذرًا مع الرسومات التي تحتوي على نص صغير - فقد لا يتم قياسها بشكل جيد. عندما يتعلق الأمر برموز الوسائط الاجتماعية ، ضع بعض المساحة بينها أو اجعلها كبيرة بما يكفي للضغط عليها بإصبعك.

يحتوي توقيع البريد الإلكتروني هذا على تصميم بسيط ولكنه ملفت للنظر بترتيب يُترجم جيدًا على الهاتف المحمول. الشكل الأسود والأبيض صارخ ومرئي. لاحظ الحجم النسبي لأيقونات الوسائط الاجتماعية. يعتبر إغفال لقطة الرأس اختيارًا للتصميم ؛ بالنظر إلى أن التوقيع يخص صاحب الشركة ، فقد لا تكون هناك حاجة للتعريف المرئي.

ما يجب تركه من توقيع البريد الإلكتروني المهني الخاص بك

1. لا تقم بتضمين معلومات غير ذات صلة.

تجنب زيادة النص. وهذا يشمل الاقتباسات. ما يجده شخص ما ملهمًا ، قد يجده شخص آخر مبتذلاً. احتفظ بالمعلومات الموجودة في توقيع بريدك الإلكتروني ذات الصلة بالمسمى الوظيفي أو الشركة أو المهارات أو تفاصيل الاتصال - فأنت لا ترسل سيرتك الذاتية في توقيع بريدك الإلكتروني. ولست بحاجة إلى تضمين كل طريقة ممكنة للوصول إليك. أخيرًا ، ليست هناك حاجة لوضع عنوان بريدك الإلكتروني هناك أيضًا. امنح المستلمين بعض الائتمان - سيتعرفون على كيفية الرد.

هناك الكثير مما يحدث هنا. إنه مليء بمعلومات غير مهمة وسوف يبتلع كل رسالة في جميع سلاسل البريد الإلكتروني الخاصة بك. سيحتاج الأشخاص إلى كتابة مقالات للتنافس مع توقيع البريد الإلكتروني هذا. يجب أن يكون رقم هاتف واحد كافيًا.

ملاحظة: هذا لا يحتسب لإخلاء المسؤولية القانونية. إذا كنت مطالبًا بتضمينه ، فضعه. التصميم أقل أهمية عندما نتحدث عن البقاء ضمن الحدود القانونية. مارس الأعمال التجارية ضمن القانون.

2. لا تستخدم رسومات كبيرة بشكل مفرط.

مشهد قمة الجبل كما شوهد من خلال الكاميرا الرقمية ذات العدسة الأحادية العاكسة (DSLR) من إجازتك النرويجية الأخيرة ، بلا شك ، يخطف الأنفاس في جلالته الطبيعية. سيشغل أيضًا مساحة هائلة في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمستلمين. في سلسلة طويلة ، يصبح من المزعج التمرير في الماضي. أيضًا ، ضع في اعتبارك أن معظم مستلمي البريد الإلكتروني سيقومون بتحميل تصميم توقيع بريدك الإلكتروني عبر هواتفهم الذكية.

جميل ، أصلي ، ولا يظهر ألف مرة في توقيع بريدك الإلكتروني الاحترافي. احفظه في وسائل التواصل الاجتماعي الشخصية الخاصة بك حيث سيكون موضع تقدير أكبر.

3. لا تنشر الكثير من الألوان.

مثل العديد من القواعد في الفن ، هذه القاعدة ذاتية. إذا كان مجالك المهني يفضل الإبداع الفني ، فقد يكون وجود الكثير من الألوان أمرًا رائعًا. كما أنه يعتمد إلى حد كبير على قدرتك على تنسيق الألوان وغرائز التصميم الخاصة بك. تكمن مشكلة وفرة الألوان في وجود العديد من الفرص لفهمها بشكل خاطئ - تضارب الألوان واختلال التوازن البصري ، والتعقيد المفرط ، ومزاحمة الهدف الرئيسي - تقديم سماتك المهنية. لذلك ، لا أوصي بوضع الكثير من الألوان في توقيع البريد الإلكتروني الاحترافي الخاص بك ، ولكن إذا كنت واثقًا من أنه يمكنك سحبها - فالأمر متروك لك.

من أجل تقويض نفسي ، أريكم مثالاً لميغيل أوليفا ماركيز ، الذي قام بعمل رائع.

لماذا تعمل؟ في هذه الحالة ، نظرًا لأن اللون يتركز باتجاه أحد طرفي شريط رفيع مع توازن الطرف الآخر حسب اسمه بخط كبير مع تصميم بسيط بشكل عام.

ربما يمكنك فعلها بشكل جيد. إذا كان الأمر كذلك ، عظيم. إذا كنت غير متأكد ... حسنًا ، بالنسبة لتوقيع البريد الإلكتروني الاحترافي الخاص بك ، فإنني أدافع عن الخطأ في جانب الحذر. لكن هذا أنا فقط.

4. لا تستخدم الخطوط المخصصة أو "الممتعة".

ذكرت في وقت سابق Comic Sans. قد تتذكر أنني لم أقل شيئًا إيجابيًا عنها. أولاً ، أعتقد أنه من السخف بعض الشيء استخدام جهاز كمبيوتر لتقليد الكتابة اليدوية الطفولية ، لكن هذا بجانب الموضوع. والأهم من ذلك أن مثل هذه الخطوط تقوض مصداقيتك كمحترف جاد.

يمكن أن يؤدي استخدام قالب توقيع بريد إلكتروني احترافي إلى منعك من ارتكاب مثل هذه الأنواع من الأخطاء.

5. لا تدعها راكدة.

مع تغير التفاصيل المهنية الخاصة بك ، قم بتحديث مظهر توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك. تأكد من أن الروابط تعمل ، وأن ملفات تعريف الوسائط الاجتماعية لا تزال ذات صلة ، وأن المحتوى حساس للوقت ، وأن العبارات التي تحث المستخدم على اتخاذ إجراء تتم إزالتها بعد مرور التاريخ المحدد. ابق على اطلاع عليه - إذا بدا الأمر عاديًا بالنسبة لك ، فقد حان الوقت للتحديث. تتغير الأساليب التكنولوجية أيضًا.

كان توقيع البريد الإلكتروني هذا رائعًا مرة واحدة. الآن ، على ما أعتقد ، يبدو عفا عليه الزمن. العناصر الفردية ليست سيئة ، لكننا تجاوزنا الأزرار الكبيرة المستطيلة ، ويبدو أن نداءين للعمل مبالغ فيهما. من الأفضل تقديم هذين الزرين كرموز.

كن مبدعًا عند عمل توقيع بريد إلكتروني احترافي

الفن أمر شخصي ويمكن جعل بعض الأخطاء الأسلوبية تعمل ، اعتمادًا على طبيعة عملك. قم بتلبية احتياجات جمهورك ومجال عملك ومدى ظهوره على منصات مختلفة وما تشعر أنه يجب تضمينه في كل بريد إلكتروني. إذا كنت تقوم بتضمين CTA ، فاستخدم لغة ونبرة مماثلة لما يتم استخدامه في أي مكان آخر في التوقيع. الاتساق هو المفتاح.

ضع في اعتبارك توقيع بريد إلكتروني جديد أو تسجيل الخروج مع تغير حياتك المهنية. تعطي أفضل توقيعات البريد الإلكتروني إحساسًا بمن هو المرسل دون التأثير على نبرة البريد الإلكتروني للأعمال.

بعض الأنماط كلاسيكية ، والبعض الآخر يتغير بسرعة - والهدف هو البقاء محدثًا ، أو حتى في الطليعة ، ودائمًا ما تكون جيدة التصميم.