ما هي إدارة محافظ المشاريع (PPM)؟

إدارة مجموعة المشاريع ، أو PPM ، هي نوع من الإدارة تتمحور حول التقنيات والعمليات والأساليب التي يستخدمها مديرو المشاريع. تساعد PPM مكاتب إدارة المشاريع على تحليل وإدارة المشاريع المقترحة بناءً على السمات الرئيسية المختلفة التي قد تتكون منها.

• أهمية إدارة محافظ المشروع
• عملية إدارة محفظة المشروع
• مراحل PPM
• مزايا إدارة محافظ المشاريع
• الصناعات التي تستخدم PPM
• ما هو دور مدير محفظة المشروع؟
• أفضل ممارسات PPM
• إدارة المشاريع مقابل إدارة المحافظ

أهمية إدارة محفظة المشروع

هناك العديد من الأسباب التي تجعل مديري المشاريع يستفيدون من إدارة قوائم المشاريع. يمكن أن يؤدي تنفيذ هذا النوع من الممارسة في بيئة عملك إلى تغيير العادات التنظيمية بشكل فعال بالإضافة إلى إدارة الأعمال بكفاءة.

لا يمكن لأهمية إدارة محفظة المشاريع أن تقلل من مخاطر الفوضى فحسب ، بل تساعد أيضًا الشركة بأكملها على التركيز على الصورة الرئيسية لمشاريع معينة.

على سبيل المثال ، عند الإشراف على الأهداف للوصول إلى أهداف عمل محددة ، من المهم أن تتذكر أن إدارة محفظة المشروع يمكن أن تحسن عملية الاختيار الشاملة والتقنية داخل مشروع لعميل أو مؤسسة.

يمكن أيضًا استخدام استخدام الموارد بنجاح بمساعدة إدارة قوائم المشاريع لأنه يمكن أن يوضح الأدوات المناسبة أو الموارد المذكورة التي يمكن أن تساعد في اختيار مشاريع فريقك ومراجعتها. أخيرًا ، يعمل التعاون مع فريقك في إطار إدارة قوائم المشاريع على تحقيق التوازن بين مفهومي التعاون والمنافسة داخل الفريق.

عمليات إدارة محفظة المشروع

1. إنشاء قائمة جرد ووضع استراتيجية

   سيكون المشروع الأول في عملية إدارة المحفظة هو وضع استراتيجيات لمشروعك. عند بدء مشروع ، فإن أفضل حل هو تحديد إيجابيات وسلبيات إنشاء استراتيجية ، وكيف سيساهم ذلك في مخزونهم.

2. تحليل الإستراتيجية

   بعد إنشاء إستراتيجيات لمشروع ما ، فإن الخطوة التالية هي التحليل الشامل. عند تحليل الحلول الخاصة بمشروع ما ، من المهم اتخاذ أنواع الخطوات التي ترغب أنت وفريقك في اتخاذها للمضي قدمًا في المشروع. يجب أن يكون لديك أهداف من أجل النجاح. ومن ثم ، تحليل حول الاستراتيجيات المذكورة.

3. ضمان المحاذاة

   إن مواءمة معتقداتك مع أهدافك هي الخطوة التالية في تنفيذ استراتيجيات المشروع. من التالي أن تكون واقعيًا في هذا النوع من العمليات لأن الأمر كله يعتمد على تنفيذ المشروع.

4. إدارة

   بافتراض وجود جدول زمني لمشروعك ، يجب على الفرق العاملة في إطار إدارة محفظة المشروع دائمًا إدارة الوقت بكفاءة وتوفير جميع المهام والمفاهيم بالترتيب. كجزء من تخطيط الاستراتيجيات ومواءمة تلك الاستراتيجيات المذكورة مع أهداف المشروع ، فإن الوقت المناسب هو جزء من العملية الشاملة مع إدارة محفظة المشروع.

5. الاختبار والتكيف

   إن النجاح في أداء المشروع وتحديد كيفية تكيف هذا المشروع هو المرحلة الأخيرة من عملية إدارة محفظة المشروع. يمكن أن توفر مراقبة وتقييم المشروع بأكمله مزيدًا من الوقت لتحسين وتحديد المشكلات التي تحدث خلال المشروع.

   نظرًا لوجود نقص في المساحة بسبب الإطار الزمني ، فمن المهم تحديد مشاكلك بجدية وكذلك إجراء اختبارات متعددة قبل إرسال المشروع النهائي.

( اقرأ أيضًا : إدارة المحافظ الرشيقة أصبحت سهلة)

مراحل إدارة محفظة المشروع

المرحلة 1. مجموعة عمليات المحاذاة

• تحديد الهوية: تتمثل الخطوة الأولى في عملية المحاذاة في تحديد المشاريع ضمن خط الأنابيب. يمكن أن تكون هذه جميع أنواع المشاريع التي تتراوح من المشاريع الحديثة إلى المستمرة. ومع ذلك ، فإن الهدف الرئيسي لتحديد المشاريع هو جمع معلومات المشروع الرئيسية التنظيمية قبل الانتقال إلى الخطوة التالية.

• التصنيف: يساعد تصنيف المشروع على تنظيم جميع أنواع المشاريع بشكل أفضل. عندما تصنف مشروعًا ما ، يمكن لفريقك بسهولة إدارة العثور على المشاريع المناسبة بالإضافة إلى تقييم المشروع واحدًا تلو الآخر.

• التقييم: سيساعد تقييم المشروع عند ضمان التوافق مع المشروع على ضمان نجاح المشروع أم لا. يمكن أن يسمح هذا لفريقك بتحديد ما إذا كان المنتج النهائي للمشروع محظورًا أم مقبولًا.

• الاختيار: يعود تحديد النوع الصحيح من المشاريع إلى الوصول إلى معايير إدارة قوائم المشاريع الخاصة بك. بعض الصفات التي يجب البحث عنها في مشروع ناجح هي الملاءمة والتأثير والتماسك والكفاءة.

• تحديد الأولويات: جعل مشاريع معينة أولوية لا تقل أهمية عن وضع جدول زمني للمشروع نفسه. فكر في الأهداف الرئيسية التي يجب القيام بها ، وكيف ستتعاون مع فريقك في ذلك. من الأفضل مراعاة الأولويات الرئيسية للمشروع قبل وضع خطة مستقرة.

• التفويض: سيكون الحصول على التفويض أحد الأشياء الرئيسية التي يجب الحصول عليها عند العمل في المشاريع والمحافظ ضمن إدارة محفظة المشاريع. تمامًا مثل عمل البطاريات داخل جهاز التحكم عن بُعد ، يجب أن يتمتع فريقك بالقدرة على التفويض لعملية محاذاة المشروع.

المرحلة 2. فريق الرصد

• المراجعة الدورية للمحفظة وإعداد التقارير: ستكون هناك أوقات معينة حيث تتم مراجعة المحافظ بشكل دوري وتلقي تقرير شامل. هذا هو المكان الذي تحدث فيه المراقبة عند التغاضي عن مشروع أو محفظة. هذا في حد ذاته هو مثال لإدارة قوائم المشاريع لأنه يسمح بتحليل عميق لعائد الاستثمار ومؤشرات الأداء الرئيسية وأنواع أخرى من المعايير التي تم وضعها للمشروع.

• التغييرات الإستراتيجية: بعد المراجعة وإعداد التقارير ، توصلت إلى تغييرات إستراتيجية. هناك مجال ثابت للتحسين ، خاصة للمشاريع السيئة. إذا واجه فريق ما مشروعًا سيئ التقييم ، فيجب أن تدخل استراتيجيات جديدة ومحسّنة حيز التنفيذ بمجرد السماح بإجراء التغييرات.

المرحلة 3: عملية المكونات

• تنفيذ المكون وإعداد التقارير: يعد استخدام المؤشرات الرئيسية والمعايير المرجحة جزءًا من عملية المكون. يتيح الإبلاغ عن المشروع تقييمًا شاملاً للمشروع المذكور. إنه يحدد مدى جودة تنفيذ المكونات طوال المشروع ، وربما يتضمن تعليقات لفريقك.

الفوائد التي تعود على إدارة محافظ المشاريع

• تقليل المخاطر

  واحدة من أكبر فوائد إدارة قوائم المشاريع هي المزيد من التنظيم والمخاطر الأقل التي تتحملها في مشاريع معينة. يمكن أن يؤدي تقليل محافظ المشروع إلى مزيد من المرونة في الإدارة ، وزيادة التركيز على الأولويات الرئيسية للمشروع.

• السماح بمحاذاة الميزانية

  الغرض من إدارة محفظة المشروع هو التوازن. إن مفهوم موازنة الأفكار مع ميزانيتك يجعل إدارة قوائم المشاريع أسهل لأن لديك القدرة على التركيز على الصورة الأكبر لهذا المشروع المعين.

• تحسين إدارة الموارد

  مع إدارة قوائم المشاريع ، يتحسن البحث التشغيلي والتحسين. يمكن لمديري المشاريع التحكم والقدرة على الإشراف على الموارد اللازمة لأهداف محددة تساهم في المشروع. يمكن أن يساعد هذا المفهوم الموظفين على تحقيق أهدافهم في ضوء أكبر بكثير.

• تشجيع اتخاذ القرار التعاوني

  فائدة أخرى تجلبها إدارة قوائم المشاريع إلى الطاولة هي اتخاذ القرار التعاوني. يتم تشجيع اتخاذ القرار مع الموظفين الآخرين داخل فريقك في كثير من الأحيان بسبب هيكل إدارة محفظة المشروع.

• توفير قيمة المشروع لأصحاب المصلحة

  تأتي إدارة قوائم المشاريع أيضًا مع توفير قيمة للمشروع نفسه لأصحاب المصلحة. لا يفهم فريقك اهتمامات أصحاب المصلحة داخل الشركة فحسب ، بل يتمتع أيضًا بميزة تحديد كيف يمكن لأصحاب المصلحة تعزيز قيمهم الأساسية ككل.

• زيادة معدل نجاح المشروع

  إذا لم تكن كلمة "إدارة" في مصطلح إدارة محفظة المشروع قد وصلت الآن ، فنحن نقترح أن تستمر في القراءة لإقناعك بخلاف ذلك. بسبب الهيكل والتنظيم المرن ، يمكن لمديري المشاريع بسهولة إدارة المشاريع بمعدل أعلى. إنها عملية مباشرة يمكن أن تتيح لك إنجاز العمل بشكل أسرع وفي الوقت المحدد.

الصناعات والمنظمات التي تستخدم PPM

كل صناعة لديها PPM مخصصة ، مما يجعلها أكثر كفاءة للصناعات والمؤسسات لتزدهر. فيما يلي الصناعات التالية التي تستخدم إدارة قوائم المشاريع كوسيلة لدمج سير العمل واستراتيجيات العمل الواضحة بنجاح. تحقق من اقتراحاتنا لبرامج PPM لكل صناعة.

• هو - هي
• المستشفيات / الرعاية الصحية
• البناء والسيارات
• غير ربحية
• الخدمات المالية والمصرفية
• الخدمة والتوظيف
• تأمين
• الإتصالات
• الإدارة الحكومية

ما هو دور مدير محفظة المشروع؟

الآن وقد غطينا الغرض من إدارة مجموعة المشاريع ، فقد حان الوقت لإخباركم بالدور الرئيسي لمدير محفظة المشروع. يتكون هذا المنصب ببساطة من إدارة المشاريع الصغيرة التي لديها العديد من المهام والاحتياجات المنجزة في الموعد النهائي. يجب أن يشرف مدير محفظة المشروع على جميع المسؤوليات المرتبطة بالمشروع بأكمله.

1. إدارة طلبات المشروع

   بصفتك مدير محفظة مشروع ، يمكنك انتقاء واختيار أنواع المشاريع التي تبدو مناسبة لنشاط تجاري أو مؤسسة. ومع ذلك ، فإن إدارة الطلبات هي جزء من نظام حيث يجب أن يمر المشروع بمعايير قائمة على القيمة من أجل الموافقة عليه.

   إن معرفة أين يجب تخصيص موارد معينة داخل المشروع هو دور آخر يجب على مديري حافظات المشروع القيام به لتنفيذ المشروع بشكل فعال. عند تخصيص الموارد ، يتعين على مديري حافظة المشاريع تعيين وجدولة الموارد المذكورة المتوفرة.

2. إدارة المخاطر

   يعد تقليل عدد المشكلات المحتملة إلى الحد الأدنى مسؤولية أخرى يجب على مديري حافظات المشاريع القيام بها عند تولي هذا المنصب. يجب عليهم التأكد من عدم وجود أي شيء يؤثر سلبًا على الجدول الزمني للمشروع.

3. تحديد وتقليل أوجه القصور

   نظرًا لأن حافظات المشاريع تشرف على المهام والأهداف العامة مع المشاريع ، فمن المهم أيضًا أن يحدد مديرو المشاريع أوجه القصور ويقللوا من فرص حدوث أوجه القصور هذه ضمن الجدول الزمني للمشروع.

4. تعاون مع كبار أصحاب المصلحة

   يعد الحفاظ على علاقة عمل مستقرة بين أنظمة إدارة قوائم المشاريع وأصحاب المصلحة مهمة أساسية أخرى لمديري حافظات المشاريع. يصبح الحفاظ على التواصل مع كبار أصحاب المصلحة فعالاً للنجاح في المشاريع القادمة التي تشملهم.

5. إدارة التغيير

   يساعد تعلم كيفية تنفيذ إدارة التغيير على تحسين أداء تنفيذ المشاريع ضمن إدارة قوائم المشاريع. من الأهمية بمكان أن ينتهز مديرو المشروع الفرص ويعالجوا أي مشكلات رئيسية قبل المضي قدمًا نحو القرار التالي الذي يجب اتخاذه طوال العملية.

6. تتبع عائد الاستثمار للمشاريع

   عائد الاستثمار (ROI) للمشاريع لا يقل أهمية عن هذا الموقف. عائد الاستثمار هو أحد مؤشرات الأداء الرئيسية التي تحدد ربحية المدفوعات. يجب على مديري المشاريع تتبع ذلك لقياس النجاح التراكمي لاستثمارات الشركة.

أفضل الممارسات لإدارة محافظ المشاريع

• فهم استراتيجيات العمل

  إن معرفة خطة اللعبة قبل الغوص في الموقف أمر ضروري للنجاح في إدارة محفظة المشروع. إن وجود فكرة واضحة عن استراتيجيات العمل التي يجب استخدامها لمشروع ما هو بنفس نجاح السير في بعض الأفكار التي تريد تنفيذها قبل اتخاذ القرار.

• تحديد مجموعة المشاريع الصحيحة

  يعود تحديد المجموعة الصحيحة من المشاريع إلى دور مدير محفظة المشروع. كمدير للمشروع ، تقع على عاتقهم مسؤولية تحديد ما إذا كانوا سيواصلون مشروعًا بناءً على عملية إدارة طلب المشروع.

• إنشاء مكتب إدارة المشاريع (PMO)

  مكتب إدارة المشاريع (PMO) هو أول علامة على الممارسة الجيدة نحو إدارة فعالة لحافظة المشاريع. يوفر إنشاء مكتب لإدارة المشاريع إحساسًا بالسيطرة والتأثير عند إدارة المشاريع. ومن ثم ، لماذا تعتبر استراتيجية ممتازة عند إنشاء العمود الفقري لمفهوم إدارة محفظة المشاريع.

• وضع معايير لتقييم المشروع

  عند تقييم المشاريع ، من المهم أن تضع معايير للعيش بها. سيتركك وضع معايير لمشاريعك في عقلية يجب أن يتمتع بها فريقك عند خوض عملية التقييم. يجب أن تتضمن هذه المعايير الاتساق ، والكفاءة ، والملاءمة ، وحتى التأثير الذي يحمله المشروع.

• صياغة استراتيجيات إدارة المخاطر

  ستستمر إدارة المخاطر في كونها مشكلة يجب البحث عنها باستمرار. لهذا السبب عندما يتعلق الأمر بإدارة قوائم المشاريع ، يجب أن يكون لدى فريقك استراتيجيات مصاغة من أجل الاستعداد للأسوأ.

• صياغة استراتيجيات لإدارة التغيير

  يأتي على رأس إدارة المخاطر إدارة التغيير. يجب أن تكون صياغة الاستراتيجيات لإدارة التغيير ذات صلة بالاستراتيجيات الموضوعة لإدارة المخاطر. تذكر أن أحد أهم مكونات التسويق الرقمي وإدارة قوائم المشاريع هو تحسين الأداء.

• استخدم أدوات PPM

  هناك الكثير من برامج PPM التي يمكن لفريقك استخدامها. تعد أدوات PPM مفيدة جدًا ، وهي بداية جيدة للنجاح في إدارة قوائم المشاريع. يمكن أن يكون Wrike و Asana و Planview من البرامج الشهيرة التي يجب مراعاتها والتعايش معها.

الاختلافات بين إدارة المشاريع وإدارة المحافظ

على الرغم من أن السبر مشابه ، إلا أن هناك فرقًا بين إدارة المشاريع والمحافظ. لتوضيح الأمر ، تكون إدارة المشروع عندما تكون عملية قيادة فريق لتحقيق أهداف المشروع. بينما تركز إدارة المحافظ بشكل أساسي على انتقاء واختيار أنواع مختلفة من الاستثمارات التي يمكن أن تلبي الأهداف المالية للعميل على المدى الطويل.

في النهاية ، من الأفضل للمؤسسات تشغيل المشاريع والمحافظ بطريقة PPM لأنها توفر مزيدًا من التحكم والمرونة لجميع أنواع المهام التي تحتاج إلى إدارتها ضمن مشروع أو محفظة.

افكار اخيرة

هناك الكثير من الأدوات التي يمكن أن تساعد مديري المشاريع في إدارة المحافظ. يمكن أن تتضمن أمثلة ذلك برامج مثل Asana و Clarizen و Wrike و Sciforma و Mavenlink و Trello. باستخدام أدوات PPM هذه ، يمكن لمديري المشاريع إنشاء مكاتب إدارة المشاريع أو مكاتب إدارة المشاريع بشكل أسرع وأكثر فعالية.

PPM متوافق أيضًا في أي نوع من الصناعة. يمكن أن يختلف هذا من الرعاية الصحية ، والبناء ، وحتى الإدارة الحكومية. بشكل عام ، يمكن أن تساعد فوائد إدارة قوائم المشاريع ليس فقط في تحسين تنظيم المشاريع الحديثة والمقترحة داخل شركتك ولكن أيضًا تساعد مديري المشاريع على العمل بفعالية في مجالاتهم.

مصادر أخرى مفيدة:

5 خطوات لتنفيذ عملية إدارة محفظة مشاريع ناجحة

3 أسباب فشل المشاريع وكيفية تجنبها