أدوات العمل الأساسية عن بُعد أثناء COVID-19 وما بعده

قبل أشهر من أن تصبح الأخبار الرئيسية في مارس 2020 ، كان مركز السيطرة على الأمراض يتطلع إلى التخفيف من انتشار فيروس كورونا أو COVID-19. قبل أن يتصاعد الوباء إلى مستوى الحجر الصحي ، تنتهز المدارس والمؤسسات وأرباب العمل هذه الفرصة لتعليم الجميع عن التباعد الاجتماعي.

تنتقل الجامعات إلى التعلم عبر الإنترنت في أسرع وقت ممكن. تطبق شركات التكنولوجيا مثل Google سياسات العمل من المنزل التطوعية. على الرغم من عدم إتاحة الفرصة لكل صاحب عمل أو موظف للعمل عن بُعد ، إلا أنه يتم تشجيع أولئك الذين يفعلون ذلك. ومع ذلك ، من الضروري أن يظل الموظفون منتجين وأن يديروا اجتماعات فعالة حتى عندما لا يكون الموظفون في المكتب.

بينما تعتمد الشركات بالفعل على برامج تتبع الوقت وإدارة المشاريع مثل Asana أو Trello أو Toggl أو Jira أو Basecamp ، فإن معظم هذه الأدوات تفشل في إنشاء اتصال حقيقي للفريق. يمكن أن تساعد لوحات Kanban ومخططات Gantt كأدوات إنتاجية للفريق ، لكن الاتصال عنصر مهم مفقود في أدوات الإنتاجية.

يمكن أن يؤدي التحول إلى العمل عن بُعد إلى إثارة الذعر في الشركات الصغيرة ولكن يجب على الجميع بناء عمل مستدام عن بُعد وبنية تحتية للتباعد الاجتماعي في حالة الطوارئ. سيحافظ تعاون الفريق الصحيح وبرامج العمل عن بُعد على نمو الأعمال حتى عندما يكون المكتب مدينة أشباح.

• برنامج التعاون الجماعي
  • ميزات تعاون الفريق الأساسية
    • تيارات النشاط
    • تكامل التقويم
    • الوصول إلى الملفات عن بعد
    • تعيين الإصدار للملف
  • أفضل مزودي تعاون الفريق
• برامج مؤتمرات الويب
  • ميزات مؤتمرات الويب الأساسية
    • مشاركة الشاشة
    • السبورة
    • التصفح المشترك
  • أفضل حلول مؤتمرات الويب
• تطبيقات المحمول VoIP
  • ميزات VoIP الأساسية للهاتف المحمول
    • دعوة فليب
    • مظهر المكالمة المشتركة
    • اجتماعات الفيديو
  • أعلى تطبيقات الجوال VoIP
• برامج مركز الاتصال وأدوات الاتصال
  • ميزات برنامج مركز الاتصال الأساسية
    • المسجلون التلقائيون
    • أنظمة الرد الصوتي التفاعلي
    • تسجيل المكالمات وتسجيل المكالمات
  • كبار مزودي برامج مركز الاتصال
• إعداد الأعمال للتباعد الاجتماعي يبقي النمو على المسار الصحيح

برنامج التعاون الجماعي

أفضل حلول التعاون الجماعي هي إما برامج مستندة إلى المتصفح أو برامج تطبيقات تساعد الفرق على البقاء على اتصال مع بعضها البعض. في نظام أساسي واحد موحد ، يمكن للفرق تتبع المحادثات والإنتاجية ورسائل البريد الإلكتروني وحتى الملفات التي تتم مشاركتها داخل الشركة. تسمح القنوات المتعددة للفرق بالتقسيم بدقة حسب الضرورة للحفاظ على المناقشات المنظمة حول كل جانب من جوانب المشروع.

بينما يعد Slack اسمًا مألوفًا للتعاون الجماعي ، إلا أن هناك العشرات من بدائل Slack التي توفر ميزات أكثر من عروض الحلول المجانية الشائعة.

ميزات تعاون الفريق الأساسية

من خلال تدفقات النشاط وتكاملات التقويم ومشاركة الملفات والإصدارات والإمكانيات التي تتوقعها في أدوات إدارة المشروع ، ينظم تعاون الفريق أعضاء الفريق البعيدين بغض النظر عن العقبات التي يواجهونها. سيشعر الجميع بالارتباط بالعمل بغض النظر عما إذا كان الطقس السيئ يبقي الموظفين في المنزل أو إذا كان الوباء يهدد الموظفين أثناء تنقلاتهم.

تيارات النشاط

بغض النظر عن حجم الأعمال التجارية ، هناك دائمًا مشاريع متعددة في الهواء في وقت واحد. يمكن حساب المشاريع طويلة الأجل وقصيرة الأجل مع تدفقات النشاط. يمكن ربط التبعيات معًا حتى يعرف أعضاء الفريق إعطاء الأولوية للعمل الذي ينتظره زميلهم في العمل ، حتى عندما تكون مناطق زمنية منفصلة.

بالاقتران مع أدوات المراسلة الفورية وتطبيقات الأجهزة المحمولة لأدوات تعاون الفريق ، يمكن أن يكون الموظفون عن بُعد والموظفون المستقلون في مناطق زمنية مختلفة جزءًا من اتصالات الفريق.

تكامل التقويم

بالنسبة لمديري المشاريع وأعضاء الفريق ، يمكن أن تتطلب إدارة الجداول الزمنية المختلفة والتعارضات الكثير من العمل القانوني. عندما تكون في المكتب ، من السهل أن تلتصق برأسك في الزاوية ومعرفة ما إذا كان بإمكان سوزان الاجتماع بشأن مشروع مايك يوم الاثنين. أثناء فترات التباعد الاجتماعي أو عند العمل عن بُعد ، يتيح لك تكامل التقويم معرفة أفضل وقت للاجتماع.

توفر هذه الأدوات القدرة على إنشاء المهام والمواعيد النهائية وقوائم المهام أثناء إضافة المتعاونين على طول الطريق.

الوصول إلى الملفات عن بعد

قد تكافح الفرق المتنقلة أو المنفصلة عن بعضها البعض للحفاظ على تنظيم الملفات. تتطلب خوادم الملفات البعيدة الإعداد والصيانة ، وهو أمر غير ممكن للشركات من جميع الأحجام. لحسن الحظ ، يتوفر الوصول إلى الملفات عن بُعد عند استخدام تخزين الملفات المستند إلى مجموعة النظراء عبر تطبيقات تعاون الفريق.

في حين أن القليل من برامج التعاون الجماعي تسمح بالتخزين السحابي ، فإن معظمها يتكامل مع أدوات المشاركة الشائعة مثل Github و Dropbox و G-Suite أو Google Drive.

تعيين الإصدار للملف

في عالم البرمجيات ، والصحافة ، والطب ، والقانون ، أو في أي مكان تجد فيه مستندات مشتركة من قبل العديد من المتعاونين ، فإن تعيين الإصدار أمر لا بد منه. إذا كانت جين تعمل على إجراء تغييرات كبيرة على مستند طوال اليوم ولا تعرف العمل الذي سيقوم به لاري قبل مغادرته مباشرةً ، فيمكنها الكتابة فوق عملها دون أن تلاحظ ذلك.

يعمل التحكم في الإصدار على تنبيه المتعاونين عند إجراء تغييرات أو تحديث المستندات تلقائيًا أو السماح للأشخاص بالعمل على مستند في وقت واحد. مع التغييرات التي تم تسجيلها في متتبع المستندات ، سيعرف الجميع ما حدث خلال عمر المشروع أو المستند. في معظم الحالات ، يمكن تصدير العمل الذي تقوم به في نوع ملف مألوف متوافق مع Microsoft Word أو Excel أو محرر مستندات Google.

أفضل مزودي تعاون الفريق

• غليب
• تشانتي
• فرق مايكروسوفت
• فليب
• تثاقل

برامج مؤتمرات الويب

التواصل وجهًا لوجه ضروري لتجنب سوء التواصل. هذا صحيح بشكل خاص عند تغطية تفاصيل المشاريع المعقدة وتوجيه الموظفين. بالنظر إلى أن نبرة الصوت يمكن أن تؤدي إلى سوء فهم خطير ، فإن الافتقار التام لها في الاتصالات النصية يضع أعضاء الفريق في مواجهة المشاكل.

باستخدام برنامج عقد المؤتمرات عبر الويب ، يمكن لأعضاء الفريق التفاعل بشكل وثيق بغض النظر عن التباعد الاجتماعي أو حاجز العمل عن بُعد. يمكن إعداد مؤتمرات الويب بين طرفين أو مع مئات المشاهدين المباشرين ، القادرين على الاتصال أو الدردشة النصية أو مشاركة شاشاتهم. تعمل مكالمات جسر المؤتمر على إبقاء فريقك على اتصال أثناء اجتماعاتك المجدولة بانتظام ، حتى أثناء الحجر الصحي.

يوفر عقد المؤتمرات عبر الويب إمكانات أوسع من الأدوات المجانية مثل Google Hangouts أو مكالمات الفيديو عبر الوسائط الاجتماعية. يمكنك مشاركة الشاشة وإرسال لقطات شاشة مهمة أو إعداد ندوات تدريبية عبر الويب أو تسجيلات وصول سريعة عندما يحتاج فريقك إلى واحدة. بدلاً من إرسال Powerpoints أو مستندات Google التي قد لا يتم رؤيتها مطلقًا ، تتيح لك مؤتمرات الويب التواصل مع جميع زملائك العاملين عن بُعد في وقت واحد.

ميزات مؤتمرات الويب الأساسية

تتمثل أعظم قوة في برامج عقد المؤتمرات عبر الويب في قدرتها على الاستمتاع بتجربة مشاهدة مقطع فيديو وجعله يبدو تفاعليًا مثل الاجتماع الشخصي. عند مناقشة المشكلات عبر الهاتف أو عبر الدردشة المرئية ، من المهم أن تكون قادرًا على عرض أمثلة على المشكلة التي تم انتقاؤها. تعد مشاركة الشاشة واللوحة البيضاء والتصفح المشترك مجرد عدد قليل من الطرق التي تتبنى بها هذه الحلول التعاون ، بغض النظر عن مكان وجود أعضاء الفريق فعليًا.

مشاركة الشاشة

يعتمد مطورو البرمجيات والكتاب والمصممين جميعًا على الشاشات لعرض أعمالهم. إذا كان المشروع قيد التقدم ، فإن الحل بنقرة واحدة مثل مشاركة الشاشة يسمح لجميع الحاضرين في مؤتمر الويب بالنظر في نفس المشكلة في نفس الوقت. لم يكن الحصول على تعليقات بشأن مشكلة معينة أسهل من أي وقت مضى بفضل مشاركة الشاشة.

لحسن الحظ ، هذه ميزة شائعة حيث يسهل العثور على تطبيقات مؤتمرات الويب المجانية مع مشاركة الشاشة.

السبورة

تم نقل العصف الذهني التلقائي في الماضي إلى مؤتمرات الفيديو. يمكن للمتعاونين التقاط العلامة الافتراضية ورسم المخططات وإنشاء قوائم في الوقت الفعلي باستخدام ألواح الكتابة عبر الإنترنت أو مؤتمرات الويب باستخدام السبورة البيضاء. تسمح معظم ألواح الكتابة أيضًا بالسحب والإفلات مباشرة من سطح المكتب إلى المؤتمر.

من خلال ميزات الحفظ والإرسال ، يمكن لفريقك مشاركة جلسات العصف الذهني هذه وتحريرها على الفور ، حتى لو كان الجميع جالسًا في المنزل.

التصفح المشترك

سواء كنت تقوم بإنشاء موقع ويب أو إجراء بحث ، فإن التنقل المشترك من خلال التصفح المشترك يسمح للجميع بالتواجد حرفيًا في نفس الصفحة. عند قيادة فريق أو عرض تقديمي من خلال مجموعة متنوعة من الخيارات على موقع ما ، فإن التصفح المشترك يفعل ما لا تستطيع مشاركة الشاشة. يتيح للجميع في مؤتمر الويب السير في مسار إرشادي دون الحاجة إلى البدء من نقطة الصفر بمفردهم.

توقع أن تكون الأدوات متوافقة مع Firefox و Chrome و IE و Safari.

أفضل حلول مؤتمرات الويب

• تكبير
• Cisco WebEx
• اذهب للأجتماع
• اجتماعات Ringcentral
• ميكولاب

تطبيقات المحمول VoIP

بينما ساعدت حلول VoIP للمؤسسات الشركات على إنشاء مراكز الاتصال الخاصة بها ونشر اتصالات موحدة في جميع أنحاء الشركة ، فإن VoIP المحمول يحافظ على مرونة تلك الشركات العملاقة. تتيح تطبيقات Mobile VoIP لفريقك الوصول إلى أدوات الاتصال المتكاملة أثناء العمل عن بُعد. ستبقى الفرق على اتصال وسيحصل العملاء على نفس النوع من الخدمة والدعم الذي يتوقعونه بغض النظر عن مكان انتشار موظفيك.

بالإضافة إلى إدارة الوقت والمهام المثمرة ، توفر أدوات العمل عن بُعد تجربة مستخدم مألوفة للدردشة أو عقد المؤتمرات على جهاز Android أو iPhone أصلي.

ميزات VoIP الأساسية للهاتف المحمول

توفر تطبيقات Mobile VoIP جزءًا فقط من مجموعة الحلول الكاملة التي تتوقعها أثناء تواجدك في المكتب ، ولكن بمساعدة عمليات الدمج ، يمكنها سد الفجوات أثناء حالة الطوارئ. تجعل التطبيقات التي توفر ميزة "قلب المكالمات" وظهور المكالمات المشتركة واجتماعات الفيديو فريقك محايدًا عن الأجهزة دون أن تفقد جودة الخدمة التي يتوقعها العملاء.

دعوة فليب

تعد ميزة Call flip ميزة ضرورية للفرق أثناء التنقل لأنها تتيح للمستخدمين نقل مكالمة من جهاز إلى آخر. بينما لا تزال المكالمة جارية ، يمكن للموظف المرتبط بالمكتب التحقق من شيء ما في المستودع أثناء الاتصال بجهاز محمول. يمكن للموظفين عن بُعد إجراء مكالمات من أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم في المنزل ونقلها إلى أجهزتهم المحمولة أثناء الانتقال إلى مكان أكثر هدوءًا.

مظهر المكالمة المشتركة

عندما يعمل الموظفون عن بعد ، فأنت لا تريد أن يظل رقم عملك دون إجابة. تحتاج الشركات أيضًا إلى أن تكون قادرة على الاتصال من خط رسمي بدلاً من مجموعة من الأجهزة الشخصية.

مع ظهور المكالمة المشتركة ، سيظهر رقم واحد أثناء المكالمات الصادرة بغض النظر عن عدد الأجهزة التي تجري المكالمات. أثناء قيام أحد الموظفين عن بعد بإجراء مكالمة باستخدام هذا الرقم ، يمكن استخدام نفس الرقم لمكالمة منفصلة ثانية. يحافظ مظهر المكالمة المشتركة على عمل الشركات كالمعتاد فيما يتعلق بعملائك وعملائك.

اجتماعات الفيديو

بينما يقدم برنامج مؤتمرات الويب قائمة طويلة من الميزات الحيوية لتعاون الفريق ، يمكن إجراء اجتماعات فيديو سريعة باستخدام تطبيقات VoIP المحمولة. بدلاً من تشغيل برنامج آخر ، يمكن لاجتماعات الفيديو في اللحظة الأخيرة تجزئة المشكلات التي تنشأ عندما يكون العمال عن بُعد. يسمح التباعد الاجتماعي باستخدام تطبيقات VoIP للأجهزة المحمولة للموظفين بإثارة رؤوسهم فعليًا في اجتماع مستمر.

أعلى تطبيقات الجوال VoIP

• سكايب للأعمال
• Aircall
• فونج
• الجراد
• RingCentral

برامج مركز الاتصال وأدوات الاتصال

إذا كنت قلقًا بشأن فكرة إصابة فريق كامل بفيروس ، فإن صورة مركز الاتصال المزدحم يجب أن تجعلك ترتجف. إذا كنت قد فكرت في استبدال أجهزة الاتصال القديمة ونظام الهاتف المكتبي ببرنامج مركز الاتصال ، فقد حان الوقت الآن.

مع يوم أو يومين فقط من الإعداد والاختبار ، يمكن للشركات من أي نطاق تقريبًا نقل عملياتها عن بُعد. شريطة أن يكون لديهم جهاز محمول مخصص وجهاز كمبيوتر مثبت عليه البرنامج ، يمكنهم الانتقال إلى أي من حملات مركز الاتصال الخاصة بك في أي لحظة.

ميزات برنامج مركز الاتصال الأساسية

تتضمن حلول برامج مركز الاتصال مجموعة واسعة من الميزات الضرورية لمراكز الاتصال الخاصة بالمؤسسات. يقدم كبار مزودي برامج مركز الاتصال ميزات أساسية مثل أدوات الاتصال التلقائي وخدمة الرد الصوتي التفاعلي وأدوات تسجيل المكالمات في كل مستوى من خدمات الاشتراك الخاصة بهم.

المسجلون التلقائيون

اعتادت برامج الاتصال التلقائي أن تكون حلولًا للأجهزة تعمل على أتمتة عملية الاتصال ليتم تشغيلها من خلال قائمة بأرقام الهواتف لمركز الاتصال. أفضل برامج الاتصال بمركز الاتصال اليوم هي حلول برمجية للتشغيل من خلال الأرقام بسرعة أثناء التكامل مع برنامج CRM لتزويد وكلاء مركز الاتصال الخارجيين بمعلومات العملاء المحدثة.

أثناء استخدام برنامج الاتصال التلقائي ، يمكن تشغيل البرنامج من خلال قائمة من الأرقام وتوجيه المكالمات إلى العملاء أثناء التعليق تلقائيًا على الأرقام غير المتصلة وأجهزة الفاكس وإشارات الانشغال.

أنظمة IVR (استجابة صوتية تفاعلية)

أنظمة الرد الصوتي التفاعلي (IVR) ضرورية لمراكز الاتصال الواردة. إذا كان عملك يدير خط دعم ، فسيكون المتصلون قادرين على التبديل بين القائمة عن طريق التحدث عن مخاوفهم إلى النظام. يقوم نظام AI بعد ذلك بتوجيه المتصلين إلى وكلائك البعيدين المتصلين عبر اتصال الإنترنت في منازلهم.

تقوم أنظمة الرد الصوتي التفاعلي بتوجيه المكالمات حول المعلومات الأساسية إلى الاستجابات المسجلة وإرسال مكالمات عاجلة إلى الوكلاء المباشرين.

تسجيل المكالمات وتسجيل المكالمات

يعد تسجيل المعلومات حول المكالمات الواردة أو الصادرة أمرًا حيويًا لتحسين مسار تحويل المبيعات. إن معرفة آخر مرة اتصل فيها فريقك بعميل ، وما كان يدور حوله ، وما هي المنتجات أو الخدمات التي يفضلونها ، يوفر معلومات حول مكانهم في اتخاذ القرار. مع كل جهة اتصال ، سيُنشئ الفريق مجموعة من البيانات التي يمكن تحليلها عن طريق التسويق لتحديد الخدمات أو المنتجات الجديدة التي يجب تقديمها ومن ينبغي استهدافها.

يسمح لك برنامج تسجيل المكالمات المدمج في هذه الأدوات بالتقاط المكالمات أو المكالمات الشاذة التي يتم التعامل معها من قبل كبار الوكلاء. يمكن استخدام هذه المكالمات لأغراض التدريب. يعد تسجيل المكالمات أيضًا أداة قانونية مهمة للامتثال في الصناعات شديدة التنظيم مثل التمويل أو الطب أو الحكومة.

كبار مزودي برامج مركز الاتصال

• خمسة 9
• زينديسك
• 8 × 8
• RingCentral
• لطيفة في الاتصال

إعداد الأعمال للتباعد الاجتماعي يبقي النمو على المسار الصحيح

سواء كنا نتطلع إلى حدث مناخي ، أو جائحة مثل فيروس كورونا ، أو مأساة محلية ، فإن تزويد الموظفين بالأدوات للعمل من المنزل يحافظ على عملك من التعرض لضربة. في مارس 2020 ، تعرضت أسواق الأسهم الأمريكية لضربة حيث تسبب جائحة COVID-19 في حالات الطوارئ في جميع أنحاء البلاد. حث حكام ولايات نيويورك ونيوجيرسي وكاليفورنيا وواشنطن الناس على تجنب وسائل النقل العام المزدحمة والعمل من المنزل.

على الرغم من وجود بعض الذعر حول سياسات العمل عن بُعد في اللحظة الأخيرة ، إلا أن هناك أيضًا فوائد للعمل عن بُعد تشمل تحسين الصحة العقلية والرضا الوظيفي بشكل عام.

بالنسبة للشركات الجديدة في البرنامج الذي يتيح العمل عن بُعد ، فقد يتسبب ذلك في نوع من الذعر الخاص بها. ومع ذلك ، فإن الفرق التي ستستفيد إلى أقصى حد من هذا الوقت المليء بالضغوط ستكون هي التي قامت بإعداد وتجهيز موظفيها باستخدام أفضل برامج العمل عبر بروتوكول VoIP والتعاون الجماعي.