ما هي منصة إدارة SaaS، وهل تحتاج إلى واحدة؟

سارعت المؤسسات لاكتشاف أدوات وتقنيات جديدة للتفاعل والعمل مع الموظفين عن بعد بسبب ظاهرة العمل من المنزل خلال الأيام الأولى للوباء. واعتمدت العديد من هذه الشركات بدائل البرمجيات كخدمة (SaaS).

أصبحت SaaS، أو البرامج التي تعمل في السحابة بدلاً من الأجهزة أو الشبكات المحلية، جزءًا لا يتجزأ من الأداء اليومي للعديد من المؤسسات. تشمل الأمثلة Google Workspace وSlack وSalesforce. وفقًا لشركة Forrester، يعتزم 57% من مسؤولي تكنولوجيا المعلومات الاستثمار في SaaS كعنصر من عناصر التحول الرقمي.

بما أن مؤسستك تستخدم عددًا متزايدًا من تطبيقات SaaS، فإن منصة إدارة SaaS (أو SMP للاختصار) تبرز كضرورة بالغة الأهمية.

أصبح توسيع تطبيقات SaaS عبر المؤسسات مصدر قلق عاجل ومنهك لمديري تكنولوجيا المعلومات. إنهم بحاجة إلى مراقبة ما يتم اتخاذه، وما إذا كانت التطبيقات آمنة، ومدى الاستثمارات التي تم تنفيذها بالفعل.

بدون نظام إدارة SaaS، ستتعامل مع كل هذا يدويًا، مع وجود خطر كبير جدًا للإشراف أو الخطأ.

• تعريف SMP
• كيف تعمل منصة إدارة SaaS؟
• فوائد منصات إدارة SaaS
• التحدي في إدارة SaaS

ما هي منصة إدارة SaaS؟

قال أكثر من ثلث متخصصي تكنولوجيا المعلومات والتكنولوجيا الذين شملهم استطلاع SaaSOps أنهم يقضون أسبوعًا على الأقل في تنفيذ مهام إدارة SaaS اليدوية. تم تصميم منصة إدارة SaaS لمعالجة هذه المشكلة من خلال حل مركزي واحد.

تعد منصة إدارة SaaS (SMP) أداة مستقلة يمكنها اكتشاف العديد من تطبيقات SaaS وإدارتها وحمايتها من واجهة إدارية مركزية، مما يوفر رؤية لدورة (دورات) ترخيص البرنامج.

إحدى الوظائف الحاسمة لمنصة إدارة SaaS هي إجراء اكتشاف SaaS. يجب أن يكون SMP قادرًا على عرض كل من التطبيقات الخاضعة للعقوبات (تلك التي تمت الموافقة عليها والتحقق من صحتها من قبل قسم تكنولوجيا المعلومات) والتطبيقات غير المصرح بها (تلك التي يستخدمها الأفراد دون تصريح وعلم قسم تكنولوجيا المعلومات). بالإضافة إلى ذلك، ستقوم المنصة بتأمين تطبيقات SaaS الخاصة بك باستخدام الإشعارات والإصلاحات التلقائية.

كيف تعمل منصة إدارة SaaS؟

يتصل SMP ببيئة تكنولوجيا المعلومات بأكملها لاكتشاف التطبيقات المستخدمة وتصور جميع الأنشطة الإدارية المرتبطة بها. ولتحقيق ذلك، فإنه يستهلك بشكل مستمر كميات هائلة من البيانات من تطبيقات مختلفة، وينظمها، ويفحص جميع كائنات البيانات داخل بيئة SaaS.

وهذا يجعل الشركات الصغيرة والمتوسطة مركزًا أساسيًا لمراقبة تطبيقات SaaS المستخدمة في جميع أنحاء المؤسسة. يمكنك أيضًا تأمين البيانات أثناء الإشراف على المستهلكين والتطبيقات والمحفوظات وتفاعلات المستخدم مع المعلومات التنظيمية.

بعض الميزات الهامة لمنصات SMP هي:

• الوصول إلى SaaS المستند إلى الدور : تقييد وصول المسؤول إلى المعلمات وعناصر التحكم اللازمة للمستخدم لأداء مهمته

• تحسين الفواتير : اجمع بين تحليلات الاستخدام وسياسات الأتمتة للتخلص من التراخيص غير النشطة والنفقات المرتبطة بها

• إدارة البيانات الحساسة : اكتشف المحتوى الحساس الذي يتم الاحتفاظ به عبر تطبيقات SaaS وقم على الفور بإصلاح الكشف المفرط عن البيانات الحساسة

• مراقبة سلوك المستخدم : اكتشاف التعديلات والنشاط غير المعتاد لتجنب فقدان البيانات والتطفل

• إدارة دورة حياة المستخدم : أتمتة عملية الإعداد والإخراج وإدارة تغيير المستهلك في منتصف دورة الحياة لتقليل الأخطاء البشرية وتوفير الوقت

معظم هذه المهام متعددة التخصصات، وتشمل وظائف المالية وتكنولوجيا المعلومات وإدارة الموظفين والأمن السيبراني.

تتفاعل منصات إدارة SaaS مع تطبيقات الأعمال الأخرى الخاصة بك لهذا السبب. يمكن أن يشمل ذلك وسيط أمان الوصول إلى السحابة (CASB)، أو أداة إدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات (ITSM)، أو نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS).

4 علامات تحتاج إلى منصة إدارة SaaS

إذا كنت على الحياد بشأن الاستثمار في SMP، فراقب هذه العلامات الأربع التي تحتاجها لتعزيز قدرات إدارة SaaS لديك:

1. غالبًا ما تكون مسارات العمل الإنتاجية في شركتك مجزأة

   يحدث هذا بشكل متكرر مع تطبيقات إدارة المشاريع في المؤسسات الكبيرة. فكر في أدوات Monday.com وAirtable وSmartsheet وClickUp التي يمكن أن تستخدمها فرق متعددة. وهذا يمنعك من تحقيق وفورات الحجم في المشتريات. كما أنه يعقد دعم المستخدم والتدريب.

   بالإضافة إلى ذلك، فإن التجزئة تعيق قدرة المجموعات المختلفة على العمل معًا في مشروع واحد. يمكنك تحديد التطبيقات التي يمكن دمجها باستخدام أدوات إدارة SaaS المناسبة لتسهيل التعاون بين الفرق.

2. ليس لديك أي وسيلة لاسترداد تفاصيل الوصول لتطبيقات أو أفراد محددين

   مع منصات إدارة SaaS، من الأسهل الاحتفاظ بسجل شامل وشامل لمن يتم منحه حق الوصول إلى التطبيقات والخدمات وكيفية استخدامها.

   افترض أن نائب رئيس التسويق لديك قام بتسجيل الدخول إلى أداة برنامج التعاون في المشروع باستخدام الدخول الموحد (SSO) سبع مرات في الربع الأول. ولكن خلال نفس الربع الأول، قام باقي قسم التسويق بتسجيل الدخول بكلمات مرور فريدة أربع مرات فقط. يخبرك الموظف السابق الذي ترك العمل بشروط ودية أنه لا يزال بإمكانه الوصول إلى سجلات الشركة من خلال البرنامج.

   لا يستطيع مدير تقنية المعلومات وقسم تكنولوجيا المعلومات تتبع من يفعل ماذا. عندما يغادر الموظفون المؤسسة، لا يمكنهم إلغاء تنشيط جميع الحسابات بشكل فعال ومحو بيانات اعتماد تسجيل الدخول باستثناء الالتزام بقوائم المراجعة.

3. تنفق SaaS الخاصة بك ببطء ولكن بثبات

   بغض النظر عن تخفيضات الميزانية وتسريح العمال، تخصص الشركات المزيد من الأموال لـ SaaS كل عام. تشتمل مجموعات SaaS الخاصة بالمؤسسات الآن على عشرات من التطبيقات المستندة إلى السحابة. بين عامي 2021 و2023، على سبيل المثال، توسعت محفظة SaaS النموذجية بنسبة 32%.

   لا أحد يجادل في الجوانب الإيجابية لـ SaaS. ومع ذلك، سرعان ما أصبحت نفقات SaaS مشكلة يجب معالجتها. لنفترض أن لديك اشتراكات غير نشطة تستمر في دفع ثمنها شهريًا أو حتى سنويًا على الرغم من سوء استخدامها.

   بعض التطبيقات مفيدة ولكنها تنطوي على تكاليف مخفية تضر بالنتيجة النهائية لشركتك. إذا وجدت نفسك تتجاوز ميزانيات SaaS ربعًا تلو الآخر، فمن المحتمل أن تحتاج إلى تدخل منصة إدارة SaaS.

4. يعد بائع SaaS وإدارة SLA بمثابة كابوس

   عادةً ما يقوم المشترون بإجراء بحث وتدقيق شاملين قبل شراء التطبيق، لكن موفري SaaS يغيرون منتجاتهم بشكل روتيني.

   غالبًا ما يقوم البائعون بتغيير خطط التسعير الخاصة بهم وتعديل إرشاداتهم التنظيمية والسلامة والدعم، مما يجعل من الصعب عليك مواكبة ذلك. نظرًا لعدم وجود مستودع مركزي للاتفاقيات ومعلومات الفواتير، فقد يتم وضع هذه السجلات الأساسية في غير مكانها على خادم البريد الإلكتروني الخاص بالموظف، أو محرك الأقراص الثابتة، أو السحابة.

   باستخدام منصة إدارة SaaS، يمكنك فرض اتفاقيات مستوى الخدمة وزيادة استثمارات SaaS إلى أقصى حد.

التحدي مع إدارة SaaS

تعتمد تطبيقات SaaS على الاشتراك، وعادةً ما تتم محاسبتها شهريًا أو سنويًا لكل مستخدم أو "مقعد"، ولا تتطلب استثمارًا مقدمًا كبيرًا تطلبه البرامج التقليدية داخل مقر العمل.

نظرًا لمرونة كيفية إعداد تطبيقات SaaS، يمكن لقادة الأعمال والفرق الصغيرة وحتى الأفراد البدء في استخدامها بسهولة.

يؤدي هذا إلى ظهور العديد من تطبيقات SaaS في العديد من الشركات، والتي غالبًا ما تحتاج إلى سعة أكبر. وجدت شركة Okta، وهي مزود إدارة الوصول، في تقرير صدر عام 2021 أن عملائها نفذوا ما متوسطه 88 تطبيقًا لكل شركة، بزيادة قدرها 22% على مدى السنوات الأربع الماضية.

المنظمات الأكبر حجمًا (2000 عامل أو أكثر) لديها ما يقرب من 175 طلبًا.

ونتيجة لذلك، يواجه مديرو تكنولوجيا المعلومات الآن ارتفاعًا هائلاً في النفقات بسبب تراخيص البرامج التي تم الحصول عليها خارج عملية الشراء القياسية. علاوة على ذلك، نشأت حالات تكرار لأن الأقسام المختلفة تشتري نفس البرنامج دون معرفة ما يحدث في بقية الأعمال.

الخطوات التالية: اختيار منصة إدارة SaaS المناسبة لاحتياجاتك

فكر في استخدام برنامج إدارة SaaS إذا:

• لاحظت ارتفاعًا كبيرًا في تكاليف الاشتراك
• تبدأ أقسام متعددة في شراء برامج متطابقة
• قسم الأمن الخاص بك لديه مخاوف
• أنت تستخدم جداول البيانات لإدارة مشتريات البرامج

ابحث عن الأدوات التي يمكنها إدارة ثلاث مهام رئيسية على الأقل: الاكتشاف التلقائي للتطبيقات، وإدارة وأتمتة وظائف الإدارة مثل الإعداد والإخراج، وتوفير مركز مركزي لإنفاذ السياسات.

بعد ذلك، ابحث عن الميزات التي تضيف قيمة، مثل القدرة على إنهاء تراخيص البرامج وتبديلها وتحديثها. تعتمد العديد من وظائف الأتمتة على عمليات التكامل مع موردي SaaS؛ وبالتالي، يجب عليك فحص أي عمليات تكامل مقدمة من قبل SMP قيد المراجعة.

مع انتقال التحول الرقمي إلى السحابة، ستكون منصات إدارة SaaS بالغة الأهمية للشركات التي تواجه انتشارًا برمجيًا.

تعرف على المزيد حول الشركات الصغيرة والمتوسطة (SMPs) عن طريق تنزيل المستند التقني حول حالة إدارة SaaS .