تنفيذ CLM الناجح: تمهيد الطريق
نشرت: 2020-12-18يعد التنفيذ الناجح لبرنامج إدارة العقود في عملك - بغض النظر عن الصناعة أو حجم عملك أو أي عوامل أخرى - مسعى مفيدًا سيساعد في تقليل ساعات العمل اليدوي ، وتوفير المال والوقت.
أيضًا ، لا يجب أن يكون من الصعب تقديم برنامج إدارة دورة حياة العقد لعملك.
لماذا يجب على الشركة تنفيذ برنامج إدارة العقود؟
ليس سراً أن التعامل مع العقود القانونية هو محنة تستغرق وقتًا ثمينًا ويمكن أن تؤدي في بعض الأحيان إلى رسوم قانونية إذا لم يتم بشكل صحيح.
حقيقة أخرى هي أن العقود في مشهد الأعمال الحديثة تزداد تعقيدًا. ليس ذلك فحسب ، بل إن حجم العقود التي يجب على الشركات اليوم إدارتها من أجل العمل آخذ في الازدياد أيضًا.
بطبيعة الحال ، كلما زادت العقود وكلما كانت العقود أكثر تعقيدًا ، زادت المشكلات.
تتفاقم هذه المشكلات بسبب مشكلة موجودة مسبقًا ... أنظمة إدارة العقود التقليدية ببساطة غير مناسبة للأعمال التجارية اليوم.
في العصر الرقمي الذي نعيش فيه ، أصبحت العديد من عملياتنا وعملياتنا أسهل بكثير بفضل الحلول عبر الإنترنت والبرامج.
وعندما يتعلق الأمر بإدارة العقود ، فقد سهلت برامج دورة حياة إدارة العقود إدارة فائض العقود التي ابتليت بها الشركات ( من جميع الأحجام ) اليوم.
من خلال تبسيط دورة حياة العقد بالكامل - من الإنشاء إلى التوقيع إلى التجديد - تساعد أدوات برامج إدارة العقود الشركات في إدارة العقود بشكل أكثر فعالية وكفاءة ، مما يوفر الوقت والمال أيضًا.
إذا كان عملك أو مؤسستك لم تنفذ بعد برنامج إدارة العقود ، فمن الأفضل القيام بذلك عاجلاً وليس آجلاً.
فيما يلي بعض الأسباب الرئيسية التي تجعل الشركة تفكر في التنفيذ حلول برامج إدارة العقود:
مخزن علي الانترنت
تتمثل إحدى الفوائد الرئيسية لبرنامج إدارة العقود في القدرة على تخزين جميع العقود في قاعدة بيانات عبر الإنترنت - وهي قاعدة لا تتطلب أجهزة مادية لتخزين البيانات ، ولكنها تستخدم بدلاً من ذلك "السحابة".
هذا يعني عدم وجود المزيد من خزائن الملفات ، ومجلدات الكمبيوتر ، والأوراق المفقودة ... يتم تخزين كل مستند بأمان ( وتلقائيًا ) في قاعدة بيانات مؤمنة ولا يمكن الوصول إليها إلا من قبل أولئك الذين لديهم أذونات برؤيتها.
سهل الخلق
باستخدام برنامج إدارة دورة حياة العقد ، يمكن إنشاء العقود بناءً على العقود السابقة والقوالب الصالحة قانونًا.
أفضل جزء في عملية إنشاء العقد باستخدام أدوات برامج إدارة العقود هو عدم وجود قلم وورقة.
لا توجد أخطاء بشرية ( نظرًا لأن البرنامج لن يسمح بذلك ) وسيتم إرسال العقود للموافقة عليها تلقائيًا إلى أولئك الذين يجب أن يوقعوا عليها - لم يعد التجول في المكتب بلا هدف في محاولة الحصول على عقود موقعة أمرًا مشكلة.
تنبيهات انتهاء الصلاحية
تعد إدارة العقود أمرًا صعبًا بطبيعته ، ومن أصعب الجوانب تتبع وقت انتهاء صلاحية العقود ويجب إما مراجعتها و / أو تجديدها.
استخدام برنامج إدارة العقود ، يمكن للمستخدمين التخصيص عندما يريدون أن يتم تنبيههم بشأن عقود محددة بحيث لا تصبح أي مستندات قانونية "غير صالحة" بدون علم الأطراف المعنية بذلك.
المساعدة القانونية
إحدى الفوائد العديدة لبرامج إدارة العقود هي الطريقة التي تمنع بها هذه البرامج أي إعاقة للقانون عندما يتعلق الأمر بصياغة العقود وتوقيعها.
يضمن الذكاء الاصطناعي في البرنامج أنه لا يمكن إنشاء أي عقد إذا كان يتضمن بنودًا "لا تتناسب" مع العقد وما يحاول المستند تأسيسه في المقام الأول.
برنامج إدارة العقود للفرق القانونية هو في الأساس عضو آخر في القسم القانوني ويساعد بشكل كبير.
وصول الجميع
مع العقود التقليدية ، يعد الوصول إلى هذه المستندات أمرًا مزعجًا - إذا تم تخزينها في خزانات قانونية ، فيجب أن يكون الموظفون حاضرين فعليًا لعرض العقد ... إذا تم تخزينه في مجلد كمبيوتر ، فيجب إرسال الملف إلى المستخدم بحيث يمكنهم الوصول إليه.
باستخدام حلول برامج إدارة العقود ، يمكن لجميع المستخدمين الذين لديهم الأذونات الصحيحة الوصول إلى أي نسخة من أي عقد طالما لديهم إمكانية الوصول إلى الإنترنت.
هذا يعني عدم وجود طلبات بريد إلكتروني أو إرسال فاكس في وقت متأخر من الليل.
التقارير الآلية
فائدة أخرى لبرنامج إدارة دورة حياة العقد هي التقارير الآلية التي يمكن للبرنامج إنشاؤها للشركات.
يمكن للمستخدمين تخصيص نوع البيانات التي يريدون رؤيتها في التقرير ، وفي غضون بضع نقرات ، يمكن أن يكون لديهم تقرير شامل كامل يتضمن أي عدد من العقود داخل المؤسسة.
يمكن بعد ذلك إرسال هذه العقود إلى أعضاء الفريق الآخرين لتقديم المعلومات الأساسية ، دون الحاجة إلى عمل يدوي.
كيفية تنفيذ برنامج إدارة دورة حياة العقد
الآن بعد أن تعرفت على أهمية برامج إدارة العقود وفوائد برامج إدارة العقود للشركات الصغيرة والكبيرة على حدٍ سواء ، فإليك الطريقة التي يمكنك اتباعها لتنفيذ حلول البرامج هذه في عملك:
- قم بإنشاء تعليمات كافية للموظفين وأعضاء الفريق لمساعدتهم على بدء استخدام البرنامج بسلاسة
- قم بتخصيص التعليمات بناءً على دور الموظف أو القسم أو ما إلى ذلك.
- احصل على هدف واضح فيما تأمل في تحقيقه باستخدام برنامج إدارة العقود
- حدد البنود والقوالب السابقة التي يمكن تثبيتها في البرنامج لتسهيل إنشاء العقود
- تعرف بالضبط على نوع العقود التي تأمل في إنشائها باستخدام برنامج إدارة دورة حياة العقد
- تحديد وتأسيس الأدوار الرئيسية والأذونات لجميع الموظفين
- تحديد الواجبات والمسؤوليات المتعلقة بإدارة العقود
- متابعة التقدم وتسجيله باستمرار باستخدام برامج إدارة العقود
فوائد برامج إدارة العقود
هناك فوائد لا حصر لها من برامج إدارة دورة حياة العقد ، تؤدي جميعها إلى تقليل الوقت والمال الذي يتم إنفاقه على إدارة العقود.
ما الذي يمكن أن يضمنه برنامج إدارة العقود؟
يضمن برنامج إدارة العقود أن الشركات تقضي أقل قدر ممكن من الوقت في إدارة العقود ، وتحرير المزيد من الوقت والموارد لإنفاقها على ما يهم حقًا للأعمال - النمو والمبيعات.
هل لديك أي أفكار حول هذا؟ أخبرنا أدناه في التعليقات أو انقل المناقشة إلى Twitter أو Facebook.