أهم 5 فوائد لاعتماد حل تعاون الفريق عبر البريد الإلكتروني

كان البريد الإلكتروني هو الملك في الاتصالات التجارية لبعض الوقت الآن ، حيث كان يتفوق في السابق على الهواتف المكتبية ويتصل بين زملاء العمل. باستخدام البريد الإلكتروني ، يمكن أن يحدث التواصل بين زملاء العمل بشكل أسرع وفي أوقات أكثر ملاءمة. قدم البريد الإلكتروني مكانًا واحدًا لتتبع جميع جهات الاتصال الواردة والصادرة ، مع بعض المحاولات لإبقائها منظمة. لكن الهاتف لم يختفِ أبدًا ، وكذلك البريد الحلزون القديم الجيد. ربما لن يختفي البريد الإلكتروني أبدًا ، ولكن يجب أن يصبح الاعتماد عليه أقل.

يبدو أن التحول الأكبر التالي في اتصالات مكان العمل ينجذب نحو حلول تعاون الفريق. لقد أحدث Slack موجات في الأخبار وربما يكون أحد أسرع الأمثلة على تعاون الفريق بشكل صحيح. ومع ذلك ، لا تفترض فقط أن هذه الحلول هي الجيل التالي من Yahoo أو AOL messenger. تحويل التركيز بعيدًا عن البريد الإلكتروني ، تتيح خدمات التعاون الجماعي هذه للموظفين إنجاز المزيد من العمل وإنجازه بشكل أسرع. استنادًا إلى السحابة ، تحتفظ هذه الحلول بالملفات حيثما تحتاج إليها ، وتسمح بالمثابرة في رسائلك - فهي دائمًا في المكان الذي تركتها فيه. تعمل حلول التعاون الجماعي على تحرير الفرق للقيام بذلك ، والتعاون. إذا كنت لا تزال على الحياد ولم تكن متأكدًا مما إذا كان الوقت قد حان لكسر الاعتماد على البريد الإلكتروني ، فقد قمنا بتجميع قائمة تحدد بعض الفوائد من اعتماد حل تعاون الفريق على البريد الإلكتروني التقليدي.

1) التعاون يتجاوز مجرد التواصل

يتيح لنا البريد الإلكتروني وضع أفكارنا بسرعة وإرسال الرسائل. على الجانب الآخر ، يوفر لنا البريد الإلكتروني أيضًا موقعًا واحدًا محددًا للوصول إلى جميع اتصالاتنا. لكن البريد الإلكتروني يعتمد على نهج منعزل ، وغالبًا ما يعمل على أنه طريق ذو اتجاه واحد فقط يدفع بالمعلومات. إذا كان لديك مذكرة جديدة لمشاركتها مع الفريق ، فأنت تدفعها في دفعة واحدة عبر البريد الإلكتروني ليراها الجميع. تأتي أي أسئلة أو طلبات في قنوات من كل مستلم فردي ، وهذا يثبت أنه من الصعب تتبعها جميعًا.

تعمل تطبيقات التعاون الجماعي على تنظيم اتصالاتنا بطريقة أكثر فاعلية ، مع التركيز بشكل خاص على المحتوى وليس الرسالة فقط. مع احتلال المحتوى في المقدمة ، لا تروج تطبيقات التعاون لنشر المعلومات لأشخاص آخرين فحسب ، بل تروج أيضًا لتأثير سحب معاكس. بدلاً من إرسال بريد إلكتروني واحد إلى 10 أشخاص بتحديث حول مشروعك الأخير ، تتيح لك تطبيقات التعاون بدء غرفة أو محادثة مع الأشخاص العشرة الضروريين وذوي الصلة ، وتسميتها "مذكرة Q2" ، وإسقاط الملف مباشرةً ، ومشاهدة زملائك في العمل ابدأ ليس مجرد محادثة ولكن عملية تعاون. تسمح الدردشة المجانية المتدفقة لتطبيقات التعاون لكل عضو في الفريق بالتفاعل مع المجموعة مباشرة ، بدلاً من طرح الأسئلة واحدًا تلو الآخر. يسمح هيكل حلول التعاون أيضًا للعمال بالتدخل في الأوقات الأكثر ملاءمة لهم ، ومتابعة كل ما فاتهم ، والتناغم كلما ظهر شيء ذي صلة. لا يسمح البريد الإلكتروني بهذا التدفق الحر ، وهيكل المحادثة ، ولكنه يحد من التعاون ذهابًا وإيابًا.

2) ابق منظمًا

محادثة واحدة في كل مرة ، مع قائمة طويلة ذهابًا وإيابًا ، من السهل أن تضيع في سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني. "أين تلك الرسالة التي أرسلها لي ستيف بشأن تقارير TPS الجديدة؟" قبل أن تعرف ذلك ، مرت 15 دقيقة وما زلت لا تستطيع العثور على المرفق الفردي الذي تحتاجه بشدة قبل الاجتماع! تجعل تطبيقات التعاون التنظيم أمرًا سهلاً ، حيث إنها مبنية على فكرة البقاء منظمًا ، مع المحتوى والملفات التي تعيش مباشرة في غرفك. مع القدرة على تنظيم المشاريع والفرق في غرف أو محادثات محددة ، فإن هذا يقلل من الوقت الذي تقضيه في البحث بين 15 بريدًا إلكترونيًا مختلفًا من نفس الشخص ، فقط للعثور على بريد إلكتروني واحد ذي صلة ، أو سلسلة محددة من المعلومات. بدلاً من ذلك ، باستخدام حلول Team Collaboration ، يمكنك فقط الدخول إلى الغرفة المحددة بوضوح والعثور على كل ما تحتاجه من خلال التمرير عبر المحتوى.

علاوة على الاتصالات المنظمة ، تحتوي تطبيقات Team Collaboration على وظيفة بحث قوية للتدقيق في كل من النص المكتوب وأي ملفات مخزنة داخل الغرف. نظرًا لأن تطبيقات التعاون هذه مستمرة ، فإن المحادثة التي أجريتها قبل يومين لا تختفي - ما عليك سوى التمرير لأعلى ومعرفة ما أخبرك به ستيف عن الاجتماع. تعني هذه الغرف الفردية لمشاريع محددة أو التعاون مع زملاء عمل محددين أن البقاء على رأس المشاريع أمر سهل مثل إلقاء رسالة سريعة في الغرفة ذات الصلة ، ومرة ​​أخرى تعزيز التعاون - يمكن لجميع الأطراف رؤية الرسالة والتناغم معها إذا لزم الأمر ، ومتى من الأفضل أن يحصلوا على فرصة. لم تعد أيام بدء سلسلة رسائل بريد إلكتروني ، أو إرسال نسخة إلى الشخص الخطأ ، أو في منتصف الطريق من خلال ملاحظة أن محادثتك تفتقد إلى نصف الفريق.

3) الثبات عبر السحابة

ما زلت أشير إلى فكرة المثابرة هذه ، لكن ماذا يعني ذلك في الواقع؟ يتم تخزين كل شيء (الرسائل والملفات والاجتماعات) المرسلة والمستلمة في تطبيقات Team Collaboration هذه في السحابة واستمرارها هناك ويمكن لجميع العملاء الوصول إليها من أي مكان تقريبًا. مع التعامل مع كل شيء في شبكة سحابية ، يمكن أن يظل كل شيء في مكانه تمامًا ، بغض النظر عن الجهاز الذي تصل إليه من خلاله. وعلى عكس البريد الإلكتروني ، فإن تطبيقات التعاون هذه ليست واحدة لواحد فقط ، ولكنها تسمح بالدردشة الجماعية التي تكون دائمًا متنقلة ومتاحة دائمًا. إذا كنت ترغب في إنجاز العمل وحل مشكلة ما ، فأنت بحاجة إلى أكثر من شخص واحد فقط للانضمام إلى المحادثة ، وتطبيقات التعاون الجماعي هي الأدوات التي تمكن الفرق من العمل في مجموعات. ولكن مع نمو حجم المجموعة ، فإن فرصة اتصال الجميع بالإنترنت في نفس الوقت لقراءة رسائلك تكون ضئيلة. هذا ، مرة أخرى ، حيث تأتي الطبيعة الثابتة للسحابة.

مع تطبيقات Team Collaboration ، بين عميل سطح المكتب ، أو عميل الهاتف المحمول ، أو حتى عميل متصفح الويب عبر الإنترنت ، من الممكن البقاء على اتصال على أي جهاز وفي أي مكان. بالاقتران مع الدردشة المستمرة واستضافة الملفات ، يمكن الوصول إلى المعلومات التي تحتاجها لإنجاز العمل على الفور. غاب عن يوم في المكتب؟ قم بتشغيل التطبيق على هاتفك وابقَ على اطلاع حيث تسحب السحابة جميع الرسائل التي فاتتك. هل نسيت الكمبيوتر المحمول مع تقرير TPS المحدث عنه في المكتب؟ لا توجد مشكلة ، ما عليك سوى تسجيل الدخول إلى تطبيق تعاون الفريق على هاتفك الذكي أو حتى الكمبيوتر المنزلي ، وإلقاء نظرة خاطفة على الغرفة التي تم فيها إسقاط الملف وتنزيله على جهازك.

4) التخصيص لتناسب احتياجاتك

تطبيقات التعاون الجماعي هذه ليست مجرد نسخة أجمل من برامج المراسلة الفورية للمدرسة القديمة ، ولكنها تقدم تجارب تعاون عمل قوية وقابلة للتخصيص. من خلال العقل الإبداعي للمطور وواجهات برمجة التطبيقات الموردة ، يمكن للفرق تخصيص حلولهم بالكامل لإنشاء تجربة فريدة حقًا ، وسد الفجوة بين أدوات الإنتاجية الأخرى. يمكن للإضافات البسيطة مثل روبوتات الدردشة أن تسمح للمستخدمين بالاحتفاظ بقوائم المهام الجارية مباشرة في غرفة التعاون الخاصة بهم ، أو تعيين تذكيرات ، أو حتى تسهيل مشاركة الملفات. ستؤدي الإضافات مثل تقنية Watson الخاصة بشركة IBM إلى Cisco Spark إلى إنتاج مستوى جديد من المساعد الشخصي الذي يعيش داخل نظام التعاون الأساسي الخاص بك.

خطوة أخرى إلى الأمام هي قوة التكامل. من خلال عمليات التكامل مع تطبيقات العمل الشائعة من Office 365 و DropBox ، إلى عمليات الدمج مع CRM الشهيرة مثل Salesforce و Zendesk ، يمكن للفرق إنشاء تطبيق تعاون خاص بهم يعمل مع التطبيقات الأخرى التي يستخدمونها بالفعل. تسمح عمليات الدمج بالتخصيص الذي لا يستطيع البريد الإلكتروني القيام به. يمكن أن يؤدي ربط Salesforce مباشرة بتطبيق التعاون الخاص بك إلى إنشاء غرفة دردشة جديدة في كل مرة يتم فيها فتح تذكرة مكالمة جديدة ، بحيث يمكن للعاملين كتابة المعلومات الضرورية ، وإسقاط الملفات الضرورية ، وتتبع تقدم المكالمة أو التذكرة. نظرًا لأن هذه الغرف ثابتة ومرتبطة بـ Salesforce ، تظل جميع المعلومات حتى بعد المكالمة. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة من وكيل آخر ، فما عليك سوى إضافة الوكيل أو أي من أعضاء الفريق ذي الصلة إلى الغرفة والبدء في التعاون! ما يمكنك القيام به من خلال عمليات الدمج وروبوتات الدردشة يقتصر فقط على إبداعك.

5) الملفات الحية في التطبيق

مع وجود المحتوى في طليعة التعاون ، فإن إسقاط الملفات هو مجرد جزء آخر مما يجعل حلول التعاون هذه قوية جدًا للمجموعات التي تتطلع إلى إنجاز المزيد. يعد المحتوى أمرًا أساسيًا للمهمة المطروحة ، وعند مشاركته على تطبيقات التعاون ، يظل الملف موجودًا مباشرةً في الغرفة. بهذه الطريقة يمكنك التصرف والتفاعل والاحتفاظ بسجل مستمر لأي تغييرات. كم مرة أرسلت بريدًا إلكترونيًا ولكن نسيت تضمين المرفق؟ لن يحدث ذلك مرة أخرى مع تطبيقات التعاون كطريقة رئيسية للاتصال.

لا يلزم إرسال الملفات كمرفقات بالرسائل ، ويمكن بسهولة سحبها وإفلاتها مباشرةً في غرفتك أو محادثتك. من خلال قوة السحابة واستمرار الرسائل ، لن تضيع المرفقات في سلاسل البريد الإلكتروني لفترة أطول من علبة الوارد الخاصة بك. تؤدي مشاركة الملفات عبر البريد الإلكتروني إلى زيادة الفوضى ، وتتطلب من العمال البقاء على رأس صندوق الوارد الخاص بهم مما يسحبهم بعيدًا عن العمل. مرة أخرى مع المثابرة على جميع الأنظمة الأساسية ، يمكن الوصول إلى الملفات في أي مكان وفي أي وقت ، جنبًا إلى جنب مع كل التعاون والعمل الذي يصاحبها.

الخط السفلي

مع تغير مكان العمل ، تتغير الأدوات التي نستخدمها لإنجاز العمل. كان البريد الإلكتروني في يوم من الأيام هو الملك ، يتفوق على الهاتف وحتى مكالمات الفيديو للبقاء على اتصال. تقدم تطبيقات Team Collaboration تحولًا جديدًا في طريقة إنجاز العمل. يؤدي استمرار المراسلة ومشاركة الملفات القوية إلى التركيز على المحتوى ، وتمكين التعاون الطبيعي بين أعضاء الفريق أينما كانوا.

على الرغم من أنها قد لا تحل محل البريد الإلكتروني حقًا ، إلا أن تطبيقات Team Collaboration و Business Messaging ستعمل على استكمال التدفق اليومي لرسائل البريد الإلكتروني ، والحفاظ على البريد الوارد خاليًا من الفوضى. ستنعقد الاجتماعات باستمرار وبشكل فوري ويمكن أن تصل الإنتاجية إلى مستويات جديدة عندما يكون التعاون هو التركيز. إذا كنت تعتقد أن تطبيق Team Collaboration يناسب عملك ، فيمكنك إلقاء نظرة على تفاصيل كل مزود وما تقدمه خدمتهم. لتوفير رؤية أفضل للنظام الأساسي الذي يعمل بشكل أفضل ، يمكنك أيضًا التحقق من سلسلة مقارنة Chat Wars حيث وضعنا Cisco Spark و HipChat مقابل تطبيق التعاون الأكثر شيوعًا ، Slack.