تطبيقات مراسلة الفريق متوفرة - إليك كيفية العثور على التطبيق المناسب لفريقك

تطبيقات المراسلة الجماعية ليست جديدة بشكل لا يصدق ، ولكن بمجرد ظهور Slack ، سرعان ما أصبحت واحدة من أكثر أدوات التعاون في مكان العمل اعتمادًا. في هذه المرحلة ، من الآمن القول إن العديد من الفرق ستجد نفسها تائهة وسط محيط تطبيقات المراسلة والتعاون إذا كانوا يتطلعون إلى اعتماد حل جديد.

مع وجود العديد من الخيارات ، قد يكون من المستحيل تحديد الحل الأنسب لفريقك. لسوء الحظ ، ما لم يكن عملك عبارة عن مؤسسة كبيرة ، فإن الموارد المخصصة لـ CTO المخصص ليست موجودة. إذن ، كيف يقوم فريقك بالتنقيط في متاهة الخيارات هذه؟ كيف يبدؤون حتى في فهم أي حل يناسب احتياجات مكان عملك وثقافتك بشكل أفضل؟

هذه هي الفكرة الكامنة وراء سلسلة Chat Wars وجهاً لوجه ، والتي نقارن فيها البدائل الشائعة لـ Slack - التي تعتبر في هذه المرحلة هي المعيار. ومع ذلك ، لا يزال من الصعب تحديد التطبيقين اللذين يجب التركيز عليهما. بعد كل شيء ، هناك متنافسون جدد يظهرون باستمرار ، مثل Zang من Avaya. لهذا السبب نحن هنا - لمساعدة فريقك على فهم ما يدخل في هذه الحلول ، وكيفية فهمها كلها.

لماذا يجب أن يهتم فريقك؟

لماذا تستخدم تطبيقًا للمراسلة والتعاون الجماعي؟ بعد كل شيء ، يمكن أن ينجز البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية المهمة ، أليس كذلك؟ تقدم المكالمات الهاتفية اتصالاً فوريًا وفي الوقت الفعلي تمامًا (إذا التقط الطرف الآخر ، أي). تسمح لنا رسائل البريد الإلكتروني بربط المحادثات الطويلة معًا بمرور الوقت وتضمين الملفات والروابط ذات الصلة. إذن ، ما هي الصفقة - لماذا التخلي عن ما نعرفه يعمل؟

حسنًا ، أنا بالتأكيد لست أول من أوضح أن طريقة عملنا تتغير - وبشكل جذري. على الرغم من أنني لا أحب التعميمات ، فكوني من جيل الألفية ، يمكنني أن أفهم الحاجة - أو حتى الرغبة - في ما هو أساسًا تطبيقات المراسلة الفورية في العمل. عندما تعرفت على Slack لأول مرة ، لم أفهم الضجيج. ما زلت لا أفعل ، إلى حد ما ، لكن هذه قصة مختلفة ليوم مختلف. ومع ذلك ، فهمت على الأقل الحاجة إلى شيء مثل Slack في المكتب.

الفوائد على الاتصالات التقليدية

لقد كنت أستخدم برامج المراسلة الفورية منذ أن تعرفت على الإنترنت ، وبدا أن Slack مجرد نسخة جميلة من نفس القديم ، نفس القديم - وهذا شيء جيد. أصبح جيلي بارعًا في التعامل مع التكنولوجيا ، وفي هذه المرحلة من الطبيعي تمامًا إجراء محادثات كاملة من خلال الرسائل النصية أو تطبيقات الدردشة الخاصة بالمستهلكين.

على الرغم من أن الدردشة المستمرة والنظام الأساسي السحابي الذي يعمل على تشغيل كل شيء جديد ، إلا أن المفهوم ليس كذلك. لا أتردد في تسمية هذه الحلول ، "عملاء IRC جميلون." لماذا يجب أن يهتم فريقك بأحد هذه التطبيقات؟ لقد قمت بتجميع منشور متعمق حول الفوائد ، ولكن لتلخيص ذلك بشكل جيد هنا ، تسمح تطبيقات مراسلة الفريق بما يلي:

• تعاون يتجاوز مجرد الاتصال: تقوم تطبيقات تعاون الفريق ببناء اتصالاتنا بطريقة أكثر فاعلية ، مع التركيز بشكل خاص على المحتوى وليس الرسالة فقط. رسائل البريد الإلكتروني منعزلة وفوضوية ، والمكالمات الهاتفية مجرد محادثات تختفي في الهواء.
• منظمة ترويج تطبيقات المراسلة: كما قلت ، يمكن أن تصبح رسائل البريد الإلكتروني فوضوية بسرعة كبيرة. أنا متأكد من أننا جميعًا نعرف أهوال التنقيب في سلاسل البريد الإلكتروني الضخمة ، وفقدان CC ، والملفات المفقودة ، وما إلى ذلك. تتيح تطبيقات التعاون في الأصل للمستخدمين تنظيم مساحة عملهم وتخصيص أقسام لفرق أو محادثات أو مشاريع محددة.
• المثابرة عبر السحابة: يتم تخزين كل شيء في السحابة ، ويكون كل سياق واتصالاتك متسقًا تمامًا بغض النظر عن مكان أو وقت الوصول إلى التطبيق. ابدأ الدردشة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، واصطحب هاتفك لتناول القهوة واستمر في الدردشة بعيدًا دون أن يفوتك أي شيء. يتم حفظ كل ذلك في السحابة ، حتى ملفاتك ومشاريعك ويبقى إلى الأبد تقريبًا.
• تخصيص مكثف: تطبيقات التعاون الجماعي هذه ليست مجرد نسخة أجمل من برامج المراسلة الفورية للمدرسة القديمة ، ولكنها تقدم تجارب تعاون عمل قوية وقابلة للتخصيص. من خلال العقل الإبداعي للمطور وواجهات برمجة التطبيقات الموردة ، يمكن للفرق تخصيص حلولهم بالكامل لإنشاء تجربة فريدة حقًا ، وسد الفجوة بين أدوات الإنتاجية الأخرى.
• دائمًا ما يتم عرض السياق: جميع الملفات المشتركة والمسودات والاجتماعات السريعة وتحديثات المشروع مباشرة داخل تطبيق الدردشة الخاص بك. مع وجود المحتوى في طليعة التعاون ، فإن إسقاط الملفات هو مجرد جزء آخر مما يجعل حلول التعاون هذه قوية جدًا للمجموعات التي تتطلع إلى إنجاز المزيد. يعد المحتوى أمرًا أساسيًا للمهمة المطروحة ، وعند مشاركته على تطبيقات التعاون ، يظل الملف موجودًا مباشرةً في الغرفة.

ما الذي يعتمد عليه فريقك بالفعل؟

سيكون أول شيء يجب أن تبدأ منه ببساطة هو تحديد ما إذا كان عملك يحتاج إلى حل تعاوني ومراسلة جماعية أم لا ، أو ما يحتاجه فريقك بالضبط من إحدى هذه الأدوات. نحن نعلم بالفعل مدى فائدتها عند التعاون عبر البريد الإلكتروني والهاتف. ولكن في هذه المرحلة ، فإن تسمية هذه الحلول بـ "تطبيقات الدردشة البسيطة" لا ترقى إلى مستوى رأس المال.

نمت حتى Slack لتشمل مكالمات الفيديو ومشاركة الشاشة. وفي الوقت نفسه ، تركز خيارات أخرى مثل Cisco Spark على الميزات التعاونية الثقيلة من البداية. حتى أن بعض الخيارات في السوق متعثرة للغاية في محاولة حشر قدر الإمكان في تطبيق واحد. جزء من سبب نجاح Slack هو أنه ركز أولاً على وظيفة واحدة محددة .

افهم ما يفعله فريقك وما لا يحتاجه

يمكن أن تكون مؤتمرات الفيديو أداة قوية بشكل لا يصدق لتعزيز التعاون العميق عندما لا تعمل الرسائل النصية أو المكالمات الهاتفية. ومع ذلك ، إذا كان فريقك صغيرًا ويعمل دائمًا في نفس المكتب ، فلماذا تدفع مقابل ذلك؟

هناك طريقة رائعة للمساعدة في تفصيل ما يحتاجه فريقك بالضبط وهي تحديد كيفية عملك ، وحتى مطالبة موظفيك بسرد الأدوات التي يستخدمونها حاليًا ولماذا. للحصول على تحليل سريع ، تتضمن وظائف التعاون والمراسلة الأكثر شيوعًا ما يلي:

• الدردشة المستمرة على جميع الأجهزة
• غرف الدردشة الفردية لتنظيم المحتوى والمحادثة
• وسيلة سهلة لفهم واجهة المستخدم وتجربة مستخدم بسيطة
• مشاركة الملفات في الوقت الفعلي مع السحب والإفلات البسيط
• التكامل مع التطبيقات والحلول الأخرى
• دردشة الفيديو ومشاركة الشاشة والمكالمات الصوتية في بعض الأحيان

من المحتمل تمامًا أن يكون فريقك قد بدأ في تبني حلوله الخاصة لحل هذه المشكلات ، أو أن فريقك يتنقل بين البريد الإلكتروني وسكايب والمكالمات الهاتفية و Dropbox لإنجاز كل ذلك.

بمجرد أن تكون لديك فكرة عن الأدوات التي يحتاجها فريقك لإنجاز المهام بنجاح ، يمكنك التركيز بالليزر على الميزات المحددة التي سيحتاجها فريقك ، وشطب تلك التي لن يستخدمها. سيساعد هذا في تبسيط البحث عن طريق إزالة الحلول التي لا تناسب الفاتورة. على سبيل المثال ، إذا كان فريقك لن يستخدم مؤتمرات الفيديو مطلقًا ، فلن يكون الحل الذي يحتوي على فيديو في المقدمة هو الأفضل لفريقك.

مقارنة خياراتك

الآن بعد أن أصبحت لديك فكرة عما يمكن لفريقك الاستفادة منه ، سنلقي نظرة فاحصة على كيفية مقارنة الحلول المختلفة. في مبارياتنا السابقة ، نميل إلى التركيز على بعض النقاط الرئيسية المحددة لتقديم أفضل مطابقة ممكنة من التفاح إلى التفاح. استنادًا إلى المعايير التي استخدمناها ، نقوم عمومًا بتشغيل قائمة الميزات والوظائف بالإضافة إلى ما يشبه استخدام التطبيق ، ومدى تنظيمه الذي يتيح للمستخدمين ، ومقدار كل التكاليف. دعونا نقسم هؤلاء واحدًا تلو الآخر.

الميزات والوظائف المضمنة

لقد تطرقنا إلى هذا قليلاً في الأقسام السابقة ، لكن الأمر يستحق تسليط الضوء عليه مرة أخرى بعمق. ستركز العديد من هذه التطبيقات على فكرة واحدة وتبني حولها ، مثل Slack ، أو سيحاول البعض طرح كل ميزة ووظيفة صغيرة عليك في نهج "مقاس واحد يناسب الجميع". اعتمادًا على كيفية عمل فريقك وكيفية تواصله ، سيؤدي ذلك إلى استبعاد بعض المتنافسين بسرعة.

حتى أن Slack بدأ في توسيع قائمة الميزات الخاصة به: مرة واحدة فقط تطبيق اتصالات دردشة ، أصبح لديه الآن مكالمات فيديو ومكالمات صوتية أصلية. على الجانب الآخر ، الحلول مثل GoToMeetings أو Amazon's Chime الجديدة هي خيارات تركز بشكل أساسي على الفيديو. تركز الحلول الأخرى مثل Glip بشكل كبير على فكرة التعاون ومشاركة الملفات ، كما يفعل Microsoft Teams ، التي تبني نظام Office 365 البيئي الحالي.

التكامل والمرونة

بعض ميزات تطبيق المراسلة الجماعية ليست بالضرورة ما يفعلونه في الأصل ، ولكن إلى أي مدى يمكن لفريقك ثني التطبيق وفقًا لإرادته وإنشاء حل فريد خاص بهم تقريبًا. عمليات التكامل هي بسهولة واحدة من أكبر اتجاهات التعاون الجماعي في عام 2017 ، لأنها ستساعدنا في توفير الكثير من الوقت وزيادة الإنتاجية. تسمح لنا عمليات الدمج ببساطة بالاتصال بمنصتين مختلفتين للجمع بين الميزات والوظائف.

لا شك أن عمليات الدمج والمرونة العامة للمنصة تعد من أهم العوامل التي يجب مراعاتها عند البحث عن حل. Slack ، على سبيل المثال ، قوي بما يكفي لتحويل التطبيق إلى حل كامل لإدارة العمال عن بعد. تمتلك Slack بسهولة أكبر مكتبة تكامل جاهزة ، وستستمر في النمو. وفي الوقت نفسه ، سيكون للحلول الأقل شهرة قوائم أصغر ، وقد يكون تطويرها أكثر تعقيدًا.

تجربة المستخدم وسهولة الاستخدام

ما زلت أعود إلى هذه العبارة الواحدة ، لكنها صحيحة تمامًا: إذا كان منتجك أو حلك ليس بسيطًا وحتى ممتعًا في بعض الأحيان ، فلن يستخدمه الناس. لقد سمّرت شركة Apple هذا الأمر ، وفهمت تجربة المستخدم قبل أي شيء آخر. يعد التصميم وواجهة المستخدم مهمين أيضًا ، ولكن UX و UI يسيران جنبًا إلى جنب - مع واجهة المستخدم السيئة تأتي تجربة مستخدم سيئة. لذلك حقًا ، نناقش واجهة المستخدم ولكننا نركز بشدة على تجربة المستخدم التي تجلبها.

إلى جانب خيارات التصميم فقط ، ستتأثر تجربة المستخدم بعدد من العوامل. يمكن أن تتراوح هذه الميزات من الميزات الأصلية التي يوفرها النظام الأساسي ، إلى مدى سهولة الوصول إلى القوائم وإعدادات التخصيص. ولكن أيضًا ، كيف تعمل الإشعارات بشكل متسق ، وحتى المزيد من الجوانب الثانوية مثل الرسائل المترابطة أو أداة بحث سريعة الاستجابة. تحاول بعض هذه التطبيقات ملاءمة كل ميزة على حدة في عرض واحد ، أو تحاول الخروج بتصميم جديد حاد - وفي تجربة المستخدم النهائي تعاني.

التسعير والقيود

الآن السبب الحقيقي ، والذي يمكن القول أنه أهم جانب في نهاية اليوم ، هو مقدار التكلفة التي سيكلفك الحل. بالطبع ، نرغب جميعًا في توفير المال والحصول على أفضل قيمة مقابل أموالنا ، ولا تختلف تطبيقات المراسلة هذه. اعتمادًا على هيكل التسعير ، وعدد الخطط المتاحة ، وحتى كيفية فرض رسوم على المستخدمين ، ستتغير الميزات المضمنة - حتى أن بعض مقدمي الخدمة سيضعون قيودًا مصطنعة على الخطط الأرخص.

هذا أمر طبيعي الآن - إنها الطريقة التي يعمل بها نموذج freemium: أنت بحاجة إلى حافز للمستخدمين للترقية عند الضرورة. ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أن بعض مقدمي الخدمة أكثر ليبرالية قليلاً من غيرهم عندما يتعلق الأمر بالميزات والوظائف المضمنة ، فضلاً عن هيكل التسعير. على سبيل المثال ، تقوم Slack بإغلاق بعض خططها الأرخص مع قيود كبيرة. لكنهم معروفون أيضًا بفرض رسوم على نشاط تجاري فقط للمستخدمين النشطين ، وليس فقط جميع أعضاء عملك الذين لديهم حساب إلزامي.

ضع كل شيء معا

بمجرد فهمك لكيفية عمل فريقك والأدوات التي يحتاجون إليها ، حان الوقت لبدء البحث. قد يكون الأسلوب الأكثر وضوحًا هو البحث البسيط في Google ، مع قائمة أو جدول بيانات Excel لتتبع جميع الخيارات ذات الصلة التي تجدها.

سيكون من المفيد إنشاء قائمة تشغيل بالإضافة إلى جميع الميزات الرئيسية التي يحتاجها فريقك ، وتحقق مما إذا كان كل حل تتضمن قائمتك هذه الميزة ، أو حتى إذا فرضوا رسومًا مقابل ذلك على وجه التحديد. لا تخف من وخز هؤلاء المزودين في خطوط الدعم الخاصة بهم أيضًا لفهم شكل خدمتهم ، ومدى فعالية الدعم في حالة الطوارئ.

جرب قبل أن تشتري

لا تخف من تنزيل الإصدارات التجريبية أو الإصدارات المجانية من التطبيقات أيضًا ، فحاول قبل الشراء دائمًا استراتيجية قوية - ولهذا السبب تقدم شركات السيارات اختبار القيادة. سيقدم كل حل مراسلة في السوق إما إصدارًا تجريبيًا أو إصدارًا مجانيًا.

يمكن لفريقك محاولة تدوير أدوات مختلفة ، أو ببساطة تجربة الأداة التي تبدو أفضل لمعرفة ما إذا كانت ستظل ثابتة. تتكون مراجعاتنا العملية من اللعب والنقر والاستكشاف. لا تنسَ إلقاء نظرة على صفحة مقارنة تعاون الفريق ، بالإضافة إلى المراجعات العملية الخاصة بنا والتوجه إلى الرؤوس.