الوقت هو المال: كيف تصبح مرنًا من خلال تتبع وقت Planfix للشركات الصغيرة

ليس سراً أن الشركات الصغيرة غالباً ما تكون في وضع أضعف مقارنة بالشركات الكبيرة. مع محدودية الموارد المالية والبشرية، يجب على الشركات الصغيرة أن تكون على أهبة الاستعداد دائمًا وأن تعمل على تحسين استخدامها لتلك الموارد. ومع ذلك، يمكن لبعض الأدوات أن تساعد في تخفيف نقاط الضعف، وزيادة كفاءة العمل، والسماح لهذه الشركات بالتنافس مع اللاعبين الكبار في صناعتهم. إحدى هذه الأدوات البرمجية هي نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) مع ميزات تتبع الوقت.

لماذا يعد تتبع الوقت أمرًا بالغ الأهمية للشركات الصغيرة؟

يلعب تتبع الوقت دورًا حاسمًا في الإدارة الفعالة للموارد وتوزيع المهام. وفقًا لدراسة أجرتها AffinityLive وجمعية الرواتب الأمريكية وTSheets، تخسر الشركات ما يقرب من 7.4 مليار دولار يوميًا بسبب أنشطة العمل التي لم يتم تعقبها. ولهذا السبب يعد تتبع الوقت للشركات الصغيرة، حيث كل ساعة عمل مهمة، أمرًا ضروريًا. فهو لا يسمح للشركات بمراقبة الوقت الذي تقضيه في المهام فحسب، بل يسمح لها أيضًا بتحسين عمليات العمل وتحديد الاختناقات والمناطق التي بها مشاكل.

إدارة الموارد: إذا كانت الشركة تعرف مقدار الوقت الذي يتم إنفاقه على المهام والمشاريع، فيمكنها إعادة توزيع عبء العمل واستخدام موارد فريقها بشكل أكثر كفاءة.

الرؤى المالية: يمكن أن توفر برامج تتبع الوقت للشركات الصغيرة بيانات قيمة لوضع الميزانية وإدارة الموارد المالية.

إنتاجية الموظف: يساعد تتبع وقت المشروع الموظفين على التركيز على مهامهم، بينما يتلقى قادة الفرق والمشرفون تقارير عن الوقت والمال الذي يتم إنفاقه على الأنشطة المختلفة.

التحفيز والتحكم: من خلال تتبع ساعات عمل موظفيك، يمكنك تحفيزهم على الانضباط الذاتي، ومساعدة الموارد البشرية على تطوير أنظمة التحفيز، ومنع مماطلة الفريق.

وهذا ليس سوى جزء صغير من الكيفية التي يمكن بها لإدارة الوقت زيادة كفاءة سير العمل وتحسين العمليات التجارية.

كيف يمكن للشركات الصغيرة تحسين تتبع الوقت؟

لتحسين العمليات التجارية وبناء بيئة عمل فردية لإدارة الوقت والموارد، هناك العديد من الخيارات المتاحة. أداة تتبع في كل مرة بمميزاتها وفوائدها الخاصة. هنا لمحة عامة:

الطرق التقليدية لتتبع الوقت

من المؤكد أن الأساليب التقليدية لقياس الوقت قد تكون قديمة بعض الشيء، لكنها لا تزال قيد الاستخدام. فكر في جداول بيانات Excel أو السجلات الورقية أو حتى الأجهزة المخصصة لتتبع الوقت. الجانب السلبي؟ لا توفر هذه الأساليب في كثير من الأحيان نظرة عامة شاملة على الوقت الذي يتم قضاؤه في المشاريع أو المهام، وقد تكون دقة البيانات التي تم جمعها موضع شك.

برنامج تتبع الوقت

يسمح هذا البرنامج المتخصص لتتبع الوقت للشركات الصغيرة للموظفين بتتبع ساعات عملهم، بما في ذلك أوقات البدء والانتهاء، وفترات الراحة، والأنشطة المتعلقة بمهام مختلفة. يحتوي السوق على خيارات مثل Toggl Track وHourStack وTimely وTrackingTime وClockify. على الرغم من أنها قوية جدًا، إلا أن الجانب السلبي هو الوقت والموارد اللازمة للتكامل مع أنظمة إدارة المهام الحالية؛ ونتيجة لذلك، يزداد عدد البرامج التي يجب على الموظفين استخدامها.

تطبيقات تتبع الوقت عبر الهاتف المحمول

تسمح بعض التطبيقات للموظفين بتتبع ساعات عملهم باستخدام الأجهزة المحمولة مثل الهواتف الذكية أو الأجهزة اللوحية. عادةً ما توفر تطبيقات تتبع الوقت للشركات الصغيرة واجهة سهلة الاستخدام ومباشرة لتتبع الوقت ووظائف إضافية. ومع ذلك، ليس كل الموظفين سعداء بتثبيت مثل هذه التطبيقات على أجهزتهم. قد لا توفر هذه التطبيقات صورة كاملة دون التكامل السلس مع العمليات التجارية للمؤسسة.

أنظمة تتبع الوقت المتكاملة لإدارة علاقات العملاء (CRM).

توفر أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) المحددة مثل Planfix وmonday.com وClickUp وWrike ميزات تتبع الوقت على منصاتها. تسمح أنظمة تتبع الوقت للشركات الصغيرة بمراقبة الوقت الذي يتم قضاؤه في التواصل مع العملاء وإكمال المهام والأنشطة الأخرى مباشرة في نظام إدارة العملاء. يعد هذا الخيار هو النهج الأمثل لدمج تتبع الوقت للشركات الصغيرة في سير العمل اليومي بسلاسة.

يمكن أن يؤدي اختيار الحل المناسب لتتبع الوقت إلى زيادة الإنتاجية والكفاءة التشغيلية بشكل كبير، خاصة بالنسبة للشركات الصغيرة التي تتعامل مع تعقيدات إدارة الموارد.

قم بزيادة كفاءة أعمالك الصغيرة مع Planfix

يعد نظام Planfix CRM أداة قوية لإدارة الشركات الصغيرة. إنها أكثر من مجرد منصة لإدارة علاقات العملاء بشكل فعال ومعالجة المشاريع والمهام؛ ويتضمن أيضًا ميزة تتبع الوقت التي تساعد في مراقبة الوقت الذي يقضيه في المهام.

فوائد استخدام Planfix لتحسين سير العمل

يعد Planfix نظامًا لإدارة الأعمال، ولكنه يعد أيضًا محولًا فريدًا لإدارة علاقات العملاء (CRM). باستخدام Planfix، يمكنك تتبع الوقت الذي تقضيه في مجموعة متنوعة من المهام، بالإضافة إلى:

• تنظيم العمل: يتيح لك النظام هيكلة المهام وإنشاء المشاريع وتحديد المواعيد النهائية. يؤدي ذلك إلى زيادة الإنتاجية والالتزام بالمواعيد النهائية ويساعد في تحديد اختناقات المشروع وتقليل المخاطر.
• تخصيص مساحات العمل بمرونة: باستخدام Planfix، يمكنك تخصيص العمليات التجارية للشركة بأكملها أو أقسام أو فرق محددة. عليك أن تقرر ما هي البيانات التي يجب تتبعها وتحليلها - سواء كانت الوقت، أو الإنفاق المالي، أو استخدام الموارد، وما إلى ذلك.
• تتبع الوقت وتسجيله: تسجل ميزة تتبع الوقت الوقت المنقضي في كل مهمة أو مشروع، مما يسهل تحليل كفاءة العمل وتحسين تخصيص الوقت.
• إدارة الموارد: يوفر Planfix أدوات لإدارة موارد الفريق، وتعيين المهام، ومراقبة التقدم المحرز، والتحكم في إنفاق الوقت والموارد.

بفضل مرونة Planfix والميزات الشاملة، يمكنها النمو والتوسع مع احتياجات عملك.

أدوات لتحسين سير العمل في Planfix

فيما يتعلق بتتبع الوقت والموارد، تتميز Planfix بأدوات التتبع والتحليل المدمجة التي تسمح لك بتتبع أي مورد تقريبًا.

• Planfix Timer: تتيح لك هذه الميزة تتبع وقت الموظفين بدقة في المهام الفردية أو الأنشطة المتعلقة بالمشروع. يمكنك إنشاء تقارير متنوعة من البيانات التي تم جمعها، بدءًا من الوقت المستغرق وحتى حسابات تكلفة المشروع وتخصيص المكافآت. بفضل واجهة المستخدم البديهية، لن تضطر إلى استثمار الوقت في تدريب موظفيك أو إعدادهم. يمكن تفعيل المؤقت مباشرة في النظام أو عبر ملحقات المتصفح.
• تتبع الوقت: توفر علامات بيانات Planfix نظرة عامة شاملة على ساعات العمل، مقسمة حسب المهام والمشاريع وساعات عمل الفريق وعبء العمل. تسهل هذه البيانات إدارة العمليات التجارية وتحسينها وتتيح إجراء حساب دقيق لساعات العمل ومنح المكافآت وإلقاء نظرة ثاقبة على النفقات الفعلية في مختلف الفئات.
• علامات المحاسبة والبيانات: خارج ساعات العمل، يسمح لك Planfix بتتبع جميع البيانات التي تديرها في النظام. عليك أن تقرر ما يجب تتبعه؛ يمكن جمع البيانات عن المشاريع والمهام وأداء الموظفين. قم بحساب عائد الاستثمار للمشروع، والوقت والموارد اللازمة لتطوير منتج أو خدمة، وتوقع الإيرادات، واحتساب تكاليف العملاء والتكاليف العامة أو صيانة المكاتب.

خاتمة

يمكن أن يؤدي تنفيذ نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) مع ميزات تتبع الوقت مثل Planfix إلى زيادة الكفاءة التشغيلية للشركات الصغيرة بشكل كبير. فهو يساعد على مراقبة الوقت والموارد وتحسين عمليات العمل وزيادة إنتاجية الفريق. وبهذه الطريقة، يمكن للشركات الصغيرة أن تظل قادرة على المنافسة في السوق وتنمو بنجاح.