7 استراتيجيات إدارة الوقت لمساعدتك في الطيران عبر قائمة المهام الخاصة بك

سواء كنت واحداً من 20 ٪ من البالغين الأميركيين الذين يتعاملون مع المماطلة المزمنة أو كنت تتطلع فقط إلى زيادة إنتاجيتك إلى الحد الأقصى دون العمل الإضافي ، فإن إدارة الوقت الفعالة تحمل مفتاح الاحتفاظ بجدولك الزمني على المسار الصحيح.

لا تساعد إدارة الوقت فقط في تعزيز توازن أكثر صحة من العمل والحياة ، ولكنها أيضًا واحدة من أكثر المهارات المرغوبة من قبل أرباب العمل. وعلى الرغم من أن إدارة وقتك بفعالية ليست بسيطة مثل التلويح بعصا سحرية ، إلا أن إتقان المهارة قد يكون أسهل مما تعتقد ، بمساعدة استراتيجيات الإدارة الزمنية التي تم اختبارها.

من التقنيات المعروفة مثل بومودورو إلى استراتيجيات أقل شهرة مثل "Eat that Frog" ، نقوم بتحديد سبع نصائح لإدارة الوقت لمساعدتك في الحصول على الكرة ، وترك القلق الموعد النهائي في الماضي.

لماذا إدارة الوقت مهمة؟

تصاعد أعباء العمل بالنسبة لنا 9-5 عمال لسنوات. ونتيجة لذلك ، يبلغ 52 ٪ من العمال بدوام كامل عن عمل أكثر من 40 ساعة في الأسبوع وفقًا لاستطلاع Gallup ، حيث تعاني الغالبية العظمى من نوع من الإجهاد في مكان العمل.

إذا لم تكن العمل الإضافي في حقيبتك ، فإن إدارة وقتك بفعالية هي واحدة من أفضل الطرق لإكمال قائمة المهام الخاصة بك دون التضحية بتوازن عملك والحياة .

بصرف النظر عن الميزة الواضحة المتمثلة في زيادة الإنتاجية ، فقد تبين أن إدارة الوقت تعزز جودة العمل المنجز ، وتحسين اتخاذ القرارات ، مع المساعدة في تخفيف التوتر والقلق.

إدارة الوقت هي واحدة من أكثر المهارات قيمة من قبل أرباب العمل

تعد إدارة الوقت الفعالة أيضًا واحدة من أكثر المهارات المرغوبة من قبل أرباب العمل ، كما وجدت نتائج التأثير السنوي للتكنولوجيا على تقرير مكان العمل . وراء التواصل وحل المشكلات ، تعد إدارة الوقت أكثر أصحاب المهارات الذين يحظون بتقدير كبير عند توظيف المرشحين ، حيث يصف 44 ٪ من كبار القادة السمة بأنها "مهمة للغاية".

على الرغم من الطبيعة المتطورة باستمرار للقوى العاملة ، وجد استطلاعنا أنه كان أكثر استحسانًا من المهارات مثل إدارة البيانات وخبرة الذكاء الاصطناعي ، مما يجعل 2025 وقتًا جيدًا مثل أي مهارة تحت حزامك.

لا تحتاج إلى البدء من الصفر أيضًا. سواء كنت ترغب في إدارة الوقت بشكل أكثر فعالية لزيادة فرصك في التوظيف ، أو إدارة جدولك الحالي ، فهناك مجموعة من الاستراتيجيات التي يمكن الاعتماد عليها للمساعدة. نغطي أفضل اختياراتنا أدناه.

7 استراتيجيات إدارة الوقت تحتاج إلى المحاولة

ومع ذلك ، من الممكن التوقف عن المماطلة - عليك فقط العثور على استراتيجية لإدارة الوقت التي تناسبك. فيما يلي بعض المفضلة لدينا.

1. حظر الوقت
2. قانون باركنسون
3. بومودورو تقنية
4. تحليل باريتو
5. مصفوفة أيزنهاور
6. طريقة التخطيط السريع (RPM)
7. أكل تقنية الضفدع هذه

1. الوقت الحظر

• الأفضل ل: العمال والطلاب المشغولين

ما الذي يشترك فيه بيل غيتس وإيلون موسك؟ حسنًا ، باستثناء كونه عنصر أساسي في قائمة Forbes Billionairs Rich ، يستخدم كلاهما طريقة منع الوقت.

يعد حظر الوقت تقنية إدارة الوقت الشائعة حيث تقوم بجدولة كتل الوقت لمهام أو أنشطة محددة. من خلال العمل بطريقة مماثلة لـ "قائمة المهام" ، تتطلب منك الطريقة تحديد جميع المهام الرئيسية التي تحتاج إلى إنجازها في يوم واحد-شخصية ومهنية-قبل تقدير المدة التي تستغرقها لإكمال كل واحدة.

تساعدك تطبيقات مثل Zapier على إنشاء كتل زمنية لإدارة عبء العمل بشكل أكثر فعالية. المصدر: زابير

يمكنك بعد ذلك تخصيص فتحة زمنية محددة لكل مهمة ، باستخدام برنامج من الورق أو التقويم أو إدارة المهام - و Voilai! نوصي أيضًا بإضافة أوقات عازلة بين كل كتلة مرة للسماح بالتعديلات خلال اليوم. وإذا كنت تقوم بإنشاء واحدة يدويًا ، فإن استخدام ألوان مختلفة هو وسيلة رائعة للتمييز بسرعة بين المهام والأنشطة.

2. تطبيق قانون باركنسون

• الأفضل ل: المماطلين

قانون باركنسون هو النظرية القائلة بأن "العمل يتوسع من أجل ملء الوقت المتاح لإنجازه". بعبارات أخرى ، إذا أعطيت وقتك قدرًا محددًا من الوقت لإكمال مهمة معينة ، على سبيل المثال أسبوعًا ، فهذا هو المدة التي سيستغرقها الانتهاء ، حتى لو انتهى بك الأمر إلى ملء وقت الفراغ بالتسويف غير الضروري.

ومع ذلك ، يمكن قول الشيء نفسه للعكس. عندما تقوم بتطبيق قانون باركنسون على سير العمل الخاص بك وتمنح نفسك الكثير من الوقت لإكمال المهام ، فستكون قادرًا على العمل بكفاءة أكبر في فترة زمنية أقصر.

يعد تطبيق قانون باركنسون على استراتيجية إدارة الوقت الخاصة بك وسيلة رائعة لتعزيز الإنتاجية

هناك عدد من الطرق التي يمكنك من خلالها تنفيذ هذه الطريقة ، بما في ذلك تحديد موعد نهائي صارم لإكمال المهام ، وتحديد أولويات المهام الأكثر صعوبة عن طريق إخراجها في وقت مبكر ، أو حتى تهدف إلى إكمال أكبر قدر ممكن من العمل قبل وفاة الكمبيوتر المحمول. تعمل هذه الطريقة أيضًا بشكل جيد مع الاستراتيجيات الأخرى مثل قوائم المهام ووضع أولويات المهمة.

3. تقنية بومودورو

• الأفضل ل: العمال المحترقون

تقنية Pomodoro هي واحدة من أكثر استراتيجيات إدارة الوقت شعبية هناك. اخترعه رائد الأعمال والمؤلف فرانشيسكو سيريلو في أواخر الثمانينيات ، تتضمن هذه التقنية تقسيم عملك إلى فترات زمنية مدتها 25 دقيقة ، تليها فترات راحة قصيرة مدتها خمس دقائق ، قبل أخذ فترات راحة أطول بعد كل أربع فترات عمل.

البشر لا يعملون مثل الروبوتات. لذلك ، من خلال السماح بوقت للفواصل ووضع حدود واضحة بين العمل والراحة ، تساعد هذه التقنية على تقليل التعب العقلي ومنع حدوث نوبات أكبر من المماطلة. يعد العمل في رشقات نارية قصيرة أيضًا وسيلة مفيدة للحفاظ على التركيز والدافع طوال يوم عملك.

تشجع تقنية Pomodoro على الجداول الزمنية لزيادة الإنتاجية

هذه التقنية هي صيانة منخفضة للغاية. لا تحتاج إلى تطبيق مخصص أو جزء من البرامج ، كل ما تحتاجه هو مؤقت هاتفي فعلي أو ذكي ، ويمكنك الحصول على تكسير.

4. تحليل باريتو

• الأفضل لـ: المفكرين التحليليون

على خلاف ذلك ، فإن تحليل Pareto المعروف باسم قاعدة 80/20 ، هو فكرة أن 20 ٪ من الإجراءات مسؤولة عن 80 ٪ من النتائج. يستخدم المفهوم بشكل شائع للمساعدة في اتخاذ القرارات في مجالات الأعمال والاقتصاد ، ولكن لديه تطبيقات مفيدة في مجال إدارة الوقت أيضًا.

لاستخدام القاعدة في إدارة الوقت ، تحتاج إلى تحديد 20 ٪ من المهام التي تساهم في 80 ٪ من نتائجك. يمكن أن يشمل ذلك مجموعة من الأنشطة المؤثرة بما في ذلك المبيعات ذات الإيرادات عالية ، أو مهام إدارة المشاريع عالية الجودة ، أو مهام التخطيط الحرجة. بعد ذلك ، تحتاج إلى تركيز المزيد من الوقت والطاقة على هذه المهام عالية التأثير وجدولةها خلال أوقات إنتاجية الذروة لتقليل الانحرافات.

يسمح الرسم البياني Pareto للأشخاص بتحديد أولويات مهامهم الأكثر أهمية أولاً

نتيجة لذلك ، يجب عليك أيضًا التفكير في تفويض المهام التي تكون أقل مركزية في مساعدتك على إكمال أهدافك. تتغير الأولويات بشكل متكرر ، لذلك نوصي بمراجعة استراتيجيتك بانتظام للتأكد من أنك تستثمر دائمًا المزيد من الوقت في أنشطة عالية التأثير.

5. مصفوفة أيزنهاور

• الأفضل ل: كبار القادة

يُعرف مصفوفة Eisenhower المعروفة أيضًا باسم المصفوفة المهمة العاجلة ، وهي مفهوم لإدارة الوقت يتضمن إعطاء الأولوية للمهام بناءً على إلحاحها.

يُعتقد أن المصفوفة في كتاب ستيفن كوفي "العادات الثمانية للأشخاص الفعالين" ، وقد استلهمت اقتباس دوايت دي إيزنهاور: "لدي نوعان من المشكلات ، العاجلة والمهمة. العاجل ليس مهمًا ، والمهم ليسوا أبدًا عاجلين. "

تشجعك مصفوفة Eisenhower على إعطاء الأولوية للمهام العاجلة

في الممارسة العملية ، تنطوي الطريقة على فصل مهامك إلى أربعة أرباع مختلفة:

1. عاجل ومهم
2. مهم ، وليس عاجل
3. عاجل ، غير مهم
4. ليست عاجلة ، ليست مهمة

يجب عليك بعد ذلك العمل من خلال هذه المهام بترتيب تصاعدي ، وإعطاء الأولوية للمهام العاجلة والمهمة ، ثم التفكير في تفويض المهام أو القضاء عليها في الأسفل إلى الأرباع.

6. طريقة التخطيط السريع (RPM)

• الأفضل لـ : الأشخاص ذوو الأهداف طويلة الأجل

غالبًا ما يتم اختصارها إلى RPM ، وهي طريقة التخطيط السريع هي استراتيجية لإدارة الوقت التي طورها المتحدث التحفيزي توني روبنز.

بدلاً من إدراج المهام بشكل سلبي ، يركز هدف طريقة RPM على تحديد نتائج واضحة ومصممة بشكل نشط. كما أنه يشجعك على تحديد الدوافع الأساسية لهدفك ، لمساعدتك على التحفيز.

تساعد طريقة التخطيط السريع للأشخاص على تحقيق أهدافهم من خلال التركيز على الغرض الأساسي. المصدر: clockify

لاستخدام RPM لإدارة وقتك ، تحتاج إلى كتابة جميع المهام التي تحتاج إلى تحقيقها في فترة زمنية معينة وتجميعها في قطع. ثم ، لكل قطعة ، اسأل نفسك الأسئلة الثلاثة التالية:

1. النتائج: ما هي النتائج التي أريد تحقيقها؟
2. الغرض: لماذا أريد تحقيق ذلك؟
3. خطة عمل ضخمة (خريطة): ما هي الإجراءات التي سأتخذها لتحقيق ذلك؟

بعد الانتهاء من هذه الخطوة ، تحتاج إلى وضع خريطتك موضع التنفيذ من خلال جدولة أوقات محددة في التقويم الخاص بك للعمل على كل خطوات من خطواتك.

7. أكل تقنية الضفدع

• الأفضل لـ : المماطلة

لم تكتسب طعم escargot؟ لا تقلق ، فإن الأكل هذه تقنية الضفدع تصف ببساطة بدء يومك من خلال القيام بالمهمة الأكثر شهرة أولاً.

سميت على اسم مارك توين اقتبس "تناول الضفدع المباشر أول شيء في الصباح ولا شيء أسوأ سيحدث لك بقية اليوم" ، تضعك طريقة إدارة الوقت للنجاح في وقت مبكر من اليوم من خلال الاستفادة من ساعات العمل الأكثر كفاءة.

كل ما عليك فعله هو تجميع قائمة بالأشياء التي تحتاج إلى القيام بها لتحقيق هدف ، وتنظيم القائمة بترتيب الصعوبة ، ومعالجة المهمة الأكثر صعوبة أولاً.

تتطلب طريقة الإنتاجية هذه قوة إرادة أكثر قليلاً من استراتيجيات إدارة الوقت الأخرى ، لأنها تتطلب منك معالجة المهام المعقدة دون الكثير من الاحماء العقلي. لكنها طريقة رائعة لتحرير الجزء الأخير من يوم عملك ، لا يزال الأمر أسهل بكثير من تناول ضفدع فعلي.

ادمج استراتيجياتك مع برنامج إدارة المهام

إلى جانب استخدام إحدى الاستراتيجيات المذكورة أعلاه ، يمكن استخدام برامج إدارة المهام لمساعدتك في تحديد أولويات المهام الرئيسية ، وتحديد المواعيد النهائية ، وتصور عبء العمل الخاص بك ، والمزيد.

يتيح لك البرنامج مهام الرمز الملون بناءً على الأولويات والمجالات المواضيع ، وإعادة ترتيب المهام باستخدام وظائف السحب والإفلات ، وعرض تصور واضح لتقدمك ، مما يجعلها مناسبة بشكل خاص للمتعلمين البصريين والحركيين.

بعد البحث والحصول على خبرة عملية مع أفضل برنامج لإدارة المهام هناك ، كان Clickup أفضل اختيار لنا بشكل عام ، نظرًا لخيارات عرض المشروع الواسعة ، وأدوات التعاون المفيدة ، وخطة مجانية مثيرة للإعجاب حقًا. إذا كنت على استعداد لطرح المزيد من التخصيصات المحسّنة ومكتبة أكبر من التكامل ، فإن Wrike هو خيار رائع آخر ، في حين أن Monday.com هو الأسهل إلى حد بعيد.