أهم النصائح للعمل بفعالية مع شركة إدارة السفر الخاصة بك

تعد إدارة سفريات العمل عملية تجارية معقدة. لا يمكنك إنجاح رحلات العمل إلا من خلال تعزيز تجارب سفر العمل للموظفين. وبالمثل، يتعين عليك التركيز على تقليل متوسط ​​تكاليف رحلة العمل للحصول على عوائد أعلى على الإنفاق على سفر العمل.

يمكنك تبسيط إدارة رحلات العمل من خلال الاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة السفر المناسبة. ستساعد الشركة موظفيك على تحقيق أهداف سفر العمل من خلال توفير خدمات وحلول إدارة السفر.

كما أنه سيساعد عملك على التحكم في متوسط ​​تكلفة رحلات العمل من خلال التغلب على التضخم العالمي. ولكن يجب أن تتذكر أن العديد من الشركات والشركات الناشئة تجد صعوبة في بناء علاقات عمل جيدة مع شركات إدارة السفر الخاصة بها. فيما يلي بعض النصائح وأفضل الممارسات التي يجب عليك اتباعها للعمل مع شركة إدارة السفر (TMC) الخاصة بك بشكل أكثر فعالية.

9 نصائح للعمل مع شركة إدارة السفر الخاصة بك بشكل فعال

1. تحديد دور ومسؤوليات TMC

يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية لعملية إدارة رحلات العمل إلى TMC بشكل كامل أو جزئي. على سبيل المثال، يمكنك الشراكة مع TMC لإدارة خطوات محددة في العملية، مثل حجز سفر العمل. وفي الوقت نفسه، يمكنك جعل TMC يدير برنامج سفر عملك بشكل كامل.

يمكنك بناء علاقة عمل جيدة مع TMC من خلال تحديد دورها ومسؤولياتها. ويجب عليك أيضًا أن تجعل TMC يفهم متطلبات إعداد التقارير ومستوى الخدمة بشكل واضح. سيساعدك هذا الفهم على التخلص من فرص سوء الفهم والصراعات بمجرد أن يبدأ TMC في إدارة برامج رحلات العمل الخاصة بك.

2. توصيل سياسات السفر والنفقات

لا يمكنك تبسيط إدارة سفريات العمل دون تحديد سياسات السفر والنفقات بشكل واضح. تساعد هذه السياسات الموظفين على التمييز بين نفقات السفر القابلة للسداد وغير القابلة للاسترداد. وبالمثل، سترجع TMC الخاصة بك إلى هذه السياسات المحددة مسبقًا لحجز منتجات السفر المدرجة في السياسة فقط.

ذلك هو السبب؛ يجب عليك إبلاغ TMC بسياسات السفر والنفقات الخاصة بمؤسستك بشكل واضح. سيساعد هذا الاتصال TMC على التحكم في متوسط ​​تكاليف سفر رجال الأعمال من خلال القضاء على انتهاكات السياسة.

3. مركزية حجز سفر الأعمال

يمكن لمؤسستك جعل حجز رحلات العمل مركزيًا باستخدام TMC. ستجعل المركزية TMC تحجز منتجات سفر الأعمال مثل الرحلات الجوية والفنادق وتأجير السيارات لموظفيك. ستقوم TMC بحجز منتجات السفر وفقًا لخط سير رحلة كل موظف وتفضيلات السفر.

وفي الوقت نفسه، سيوفر هذا المال عند استكمال حجز رحلات العمل مبكرًا وضمان الامتثال للسياسة. ستقوم TMC أيضًا بحجز تذاكر مرنة بالكامل بحيث يمكن لموظفيك تعديل هذه التذاكر وإلغائها دون دفع رسوم وعقوبات إضافية.

4. الاستفادة من الحلول التقنية

يمكن لمؤسستك أتمتة الخطوات الأساسية في إدارة رحلات العمل باستخدام الحلول التقنية التي تقدمها TMC. على سبيل المثال، يمكّن حل حجز السفر الذي توفره TMC موظفيك من حجز اختيارهم لمنتجات سفر الأعمال دون انتهاك السياسات التنظيمية.

وبالمثل، فإن حل إدارة النفقات الذي توفره TMC يساعد فريقك المالي على تتبع ومراجعة وتعويض نفقات سفر العمل التي يتكبدها الموظفون. يجب عليك تشجيع موظفيك على توفير الوقت والجهد باستخدام الحلول التقنية التي تقدمها TMC.

5. توفير معلومات المسافر في وقت مبكر وبدقة

عندما تقوم بمركزية حجز سفر العمل، ستقوم TMC بحجز منتجات سفر العمل لموظفيك. وسوف تحتاج إلى مجموعة متنوعة من معلومات المسافر أثناء حجز رحلات العمل. ستحتاج TMC إلى مزيد من الوقت لإكمال حجز سفر العمل عندما يشارك الموظفون معلومات غير كاملة أو غير دقيقة.

يجب أن تسهل مؤسستك على TMC إجراء حجوزات سفر العمل من خلال جعل الموظفين يشاركون معلومات شخصية دقيقة. تحتاج أيضًا إلى التأكد من أنهم يشاركون المعلومات المطلوبة، مثل تواريخ السفر ومسارات السفر وتفضيلات السفر، مع TMC في أقرب وقت ممكن.

6. ضمان التواصل السلس

تفشل العديد من المنظمات في بناء علاقة عمل جيدة مع شركات إدارة الأعمال بسبب غياب التواصل الواضح. يجب أن تتذكر أن TMC سيحتاج إلى مجموعة متنوعة من المعلومات لإدارة برامج رحلات العمل الخاصة بك بكفاءة.

وبالمثل، يمكنك تحسين إدارة رحلات العمل من خلال مشاركة تغييرات السياسة والمشكلات المتعلقة بالسفر مع TMC. وبالتالي، يجب عليك وضع خطة اتصال واضحة أثناء الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة رحلات العمل.

ستساعد الخطة TMC على تحسين خدمات إدارة السفر وحل المشكلات المتعلقة بالسفر من خلال التواصل السلس. كما أنه سيجعل TMC يستجيب لك مبكرًا وبانتظام.

7. احصل على الرؤى المستندة إلى البيانات واستفد منها

يدير TMC واحد هذه الأيام برامج سفر الأعمال الخاصة بمؤسسات متعددة. وبالمثل، تقوم معظم شركات TMC هذه الأيام بتحليل بيانات سفر ونفقات العملاء باستخدام تحليلات البيانات. ومن ثم، يمكنهم مساعدة مؤسستك في الحصول على عوائد أعلى على رحلات العمل من خلال مشاركة الرؤى القابلة للتنفيذ.

يجب أن تركز مؤسستك على الاستفادة من تجربة وخبرة TMC. يجب عليك أن تطلب من TMC تقديم المشورة ومشاركة الأفكار بانتظام. ومع ذلك، يجب عليك تنفيذ الرؤى المستندة إلى البيانات لإجراء تغييرات على السياسات التنظيمية وتحسين برامج سفر الأعمال.

8. شارك التعليقات بانتظام

على الرغم من الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة رحلات العمل، يجب ألا تنسى تقييم نفقات سفر العمل للموظفين بانتظام. سيساعدك التقييم في تحديد ما إذا كانت TMC تعمل على تحسين تجربة سفر العمل لكل موظف. يمكنك أيضًا اكتشاف المشكلات التي تؤثر على تجارب سفر العمل للموظفين.

يجب عليك مشاركة التعليقات مع TMC لتسهيل تحقيق الموظفين لأهداف سفر العمل. ستساعد التعليقات TMC على تخصيص خدمات وحلول إدارة السفر وفقًا لاحتياجات وتوقعات موظفيك. كما أن التعليقات ستجعل TMC يحقق أهداف سفر العمل الخاصة بمؤسستك.

9. ناقش اتجاهات سفر الأعمال الناشئة

يمكنك تعزيز برامج سفر الأعمال من خلال تبني الاتجاهات الناشئة في وقت مبكر. على سبيل المثال، يمكن لمؤسستك تحفيز الموظفين على السفر للعمل من خلال دعم السفر الترفيهي. وبالمثل، يمكنك جعل رحلات العمل مستدامة من خلال جعل الموظفين يحجزون منتجات رحلات العمل الصديقة للبيئة.

ستساعدك النصائح والأفكار التي تشاركها TMC على اكتشاف اتجاهات سفر الأعمال الناشئة. ولكن يمكنك تبني الاتجاهات الناشئة بشكل أكثر فعالية من خلال مناقشة الأفكار مع TMC. ومن المهم دائمًا تبني اتجاهات جديدة من خلال تشكيل شراكة عمل مع TMC.

خاتمة

يمكنك العمل مع شركة إدارة السفر المناسبة لتحقيق أهداف سفر العمل دون زيادة متوسط ​​تكاليف رحلة العمل. ولكن لا يمكنك زيادة عائد الاستثمار لسفر العمل باستمرار إلا من خلال العمل مع شركة إدارة السفر بشكل أكثر فعالية. يمكنك تنفيذ هذه النصائح للعمل مع شركة إدارة السفر الخاصة بك بشكل أكثر كفاءة.