فهم بطاقات الائتمان التجارية وأفضل طريقة لاستخدامها

يمكن أن تكون إدارة الأعمال مرهقة ، مع وجود مصاريف مستمرة لإبقاء الموردين سعداء ، وقد يكون الحفاظ على التدفق النقدي الكافي أمرًا صعبًا في بعض الأحيان. تتمثل إحدى الطرق الملائمة للتغلب على هذا الأمر وزيادة القوة الشرائية لأي شركة في معرفة المزيد عن بطاقات الائتمان التجارية ، حيث إنها طريقة بسيطة للوصول إلى حد ائتمان متجدد لعمليات الشراء التجارية والسحب النقدي.

من خلال فهم ميزات واستخدامات وفوائد بطاقات الائتمان التجارية ، يمكنك اتخاذ قرار مستنير حول ما إذا كان هذا هو الخيار الصحيح لشركتك ، وكيفية تحقيق أقصى استفادة من امتلاك بطاقة ائتمان تجارية. نستكشف عالم بطاقات الائتمان التجارية بالتفصيل أدناه.

ما هي بطاقة ائتمان الأعمال؟

تحتوي بطاقة ائتمان الأعمال على حد ائتمان متجدد يجب استخدامه بشكل عام لمصروفات الأعمال فقط. كما هو الحال مع بطاقات الائتمان الشخصية ، يتم إصدار كشوفات الحساب على أساس شهري تقدم تفاصيل الرصيد المستحق والحد الأدنى للدفع المستحق. إذا تم دفع رصيد بطاقة الائتمان التجارية بالكامل كل شهر ، فلن تكون هناك فائدة مستحقة الدفع على النفقات ، ومع ذلك ، إذا تم سداد الحد الأدنى من الفائدة ، فستكون الفائدة مستحقة.

فوائد بطاقات الائتمان التجارية

مزايا بطاقات الائتمان التجارية كثيرة. أنها توفر أقصى قدر من المرونة لأصحاب الأعمال بينما تساعد في إدارة النقد. تتضمن بعض المزايا الرائعة المتوفرة مع العديد من بطاقات الائتمان التجارية ما يلي:

• استرداد النقود
• بطاقات الموظفين
• وظائف محاسبية متكاملة للمزامنة مع حسابات الأعمال
• ضوابط الإنفاق
• تأمين السفر
• فرصة لبناء ائتمان تجاري.

اعتبارات قبل التقدم بطلب للحصول على بطاقة ائتمان تجارية

هناك العديد من العوامل التي يجب مراعاتها قبل التقدم للحصول على بطاقة ائتمان تجارية. على سبيل المثال ، ضع في اعتبارك الطرق المختلفة التي ستعمل بها بطاقة ائتمان العمل مع الشركة وكيف سيتم مراقبة استخدامها. قم بتدوين الإيجابيات والسلبيات مسبقًا ، لضمان اتخاذ القرار الصحيح.

تتميز العديد من البطاقات برسوم سنوية ، لذلك من المهم أن تكون مرتاحًا لدفع هذا وأيضًا مستوى الفائدة المفروضة على الأرصدة المستحقة. من الناحية المثالية ، يجب أن تبحث في تصفية الأرصدة على أساس شهري لتجنب أي تكاليف غير ضرورية.

إذا كنت تنوي استخدام بطاقة ائتمان تجارية في الخارج ، فمن المهم أن تجد أولئك الذين يقدمون معاملات معفاة من الرسوم أثناء تواجدك بالخارج. ستحتاج أيضًا إلى الحصول على بطاقة تقدم أسعار صرف عملات تنافسية.

استخدام بطاقة ائتمان تجارية

بمجرد استلام بطاقة ائتمان العمل الخاصة بك ، من المهم وضع ضوابط قوية لتتبع إنفاق الأعمال ، حيث تؤثر هذه النفقات في النهاية على الأرباح النهائية. تناقش أدناه بعض التدابير التي يجب مراعاتها.

مسئولية

المساءلة عن جميع نفقات بطاقات العمل أمر بالغ الأهمية. قد يكون من الجيد الإصرار على أن جميع نفقات بطاقات الائتمان التجارية تمت الموافقة عليها مسبقًا ، لضمان عدم وجود مفاجآت عند وصول الكشوف الشهرية.

تختار معظم الشركات الإبلاغ الدقيق عن الإيصالات مع الإشارة إلى جميع النفقات. قد يكون من الضروري سحب بطاقات الائتمان من أي موظفين يفشلون في تقديم مطالبات نفقات شاملة لتبرير نفقات بطاقاتهم.

من الذي يجب أن يحصل على بطاقة ائتمان تجارية؟

من المهم تقييد الوصول إلى بطاقات ائتمان الأعمال وتزويدها فقط لأولئك الذين يحتاجون حقًا إلى واحدة لتلبية متطلبات العمل الأساسية. من الحكمة أيضًا وضع سياسة واضحة بشأن حدود الإنفاق لحاملي البطاقات الفردية ، حيث يساعد ذلك على ضمان عدم تجاوز النفقات للحد المحدد.

أولئك الذين قد يستفيدون من بطاقة ائتمان الأعمال يشملون مندوبي المبيعات ، الذين قد يطلبون بطاقات لتغطية نفقات السفر. قد يحتاج المديرون والتنفيذيون أيضًا إلى الوصول لإجراء عمليات شراء منتظمة لإداراتهم. وأخيرًا ، قد يجد رواد الأعمال وأصحاب الأعمال أنفسهم أفضل خيار لإدارة التدفق النقدي لبطاقة ائتمان الأعمال.

يقول David Luck ، المؤسس المشارك والرئيس التنفيذي لشركة Capital On Tap: "يعد استخدام بطاقة ائتمان الأعمال طريقة ممتازة لإدارة التدفق النقدي ، ولكن من الضروري الالتزام بالميزانية والتأكد من احتساب جميع النفقات. مع النهج الصحيح والضوابط المعمول بها ، يمكن أن يكون منقذًا حقيقيًا في تمويل الأعمال ".

ضع حدود البطاقة

يجب أن توضح سياسة بطاقة الائتمان التجارية أيضًا القواعد المتعلقة بالإنفاق المقبول. يجب إخطار الموظفين بالنفقات التي يمكنهم وضعها على البطاقات والمبلغ الذي يمكنهم إنفاقه. من المهم أيضًا تنظيم عدد مرات استخدام البطاقات.

عند إصدار بطاقة ائتمان تجارية للموظف ، يجب إعطاؤهم نسخة من السياسة ويطلب منهم التوقيع عليها كاتفاقية حتى يلتزموا بهذه القواعد. يعمل بعض مزودي بطاقات العمل مع الشركات للحد من المعاملات المسموح بها على بطاقات معينة. حتى أنه من الممكن تحديد أن المعاملات لا يمكن أن تتم إلا في أوقات معينة.

يقول داميان بريشسي ، مدير العمليات والمدير العام في كابيتال أون تاب بالولايات المتحدة: "إن امتلاك بطاقة ائتمان تجارية يمكن أن يكون أداة لا تقدر بثمن ، مما يمنحك القدرة على إجراء عمليات شراء مع منح تدفق نقدي بعض الوقت للتنفس. من المهم أن تتذكر أنه يجب سداد كل ما تشتريه على البطاقة ، لذا تأكد من أن جميع النفقات مسؤولة وفي حدود الميزانية ".

مراقبة نشاط بطاقة الائتمان التجارية

يجب تكليف إدارات الحسابات بواجب مراقبة نشاط بطاقات الائتمان التجارية لضمان قبول الإنفاق.

يمكن طلب تنبيهات النشاط عبر الرسائل النصية أو البريد الإلكتروني من مزودي بطاقات الائتمان التجارية لتسهيل ذلك. يمكن لقادة الأعمال تحديد ما إذا كانوا يريدون تنبيهات لكل معاملة أو في كل مرة يحاول فيها الموظف استخدام بطاقة ما لشراء مبلغ معين أو في منطقة غير معتمدة.

الاستخدام الحكيم لبطاقات الائتمان التجارية

يمكن أن تكون بطاقات الائتمان التجارية أداة مفيدة للعديد من الشركات ، حيث توفر خطًا متجددًا من الائتمان قصير الأجل يتم سداده في نهاية كل فترة محاسبية. ومع ذلك ، ليس من الجيد عمومًا استخدام بطاقة ائتمان تجارية لنفقات الأعمال الكبيرة التي يمكن تمويلها عن طريق قروض تجارية. يمكن أن يؤدي الإنفاق التجاري الضخم إلى زيادة بطاقة الائتمان إلى الحد الأقصى وجعلها عديمة الفائدة للنفقات الأخرى على مدار الشهر.

إذا كان من المحتمل أنه لا يمكن تصفية النفقات في الشهر التالي ، فقد يكون من العملي التقدم بطلب للحصول على قرض تجاري لأن معدل الفائدة على بطاقات الائتمان أعلى من معظم القروض. هذا يحرر حد بطاقتك الائتمانية للموظفين لاستخدامه حسب الحاجة.

خاتمة

يمكن أن تكون بطاقات الائتمان الخاصة بالعمل حلاً مرنًا بشكل لا يصدق لتعزيز التدفق النقدي ، حيث تقدم مجموعة من المزايا المفيدة. يمكن إصدارها لعدد كبير من الموظفين ، مما يمنحهم الراحة في الدفع مقابل الخدمات حسب الحاجة.

ومع ذلك ، من المهم وضع سياسة إنفاق على البطاقة وتوجيه الموظفين للتأكد من أن الموظفين على دراية بما يمكن وما لا يمكن تحميله على بطاقة ائتمان الأعمال. علاوة على ذلك ، لا يُنصح بإنفاق مبالغ كبيرة باستخدام بطاقة ائتمان تجارية. قد يكون اختيار قرض تجاري للعناصر الكبيرة أكثر فعالية من حيث التكلفة ، وهذا أيضًا يتجنب تجاوز حدود الائتمان التي قد تمنع الموظفين من استخدام البطاقات لتغطية النفقات الأساسية.