الاتصال الافتراضي: التحديات ، ما يجب فعله ، المحظور ، وأفضل الأدوات

مع تفشي جائحة الفيروس التاجي ، تم القضاء على الاتصالات التجارية وجهاً لوجه في الوقت الحالي. تم استبدال الاجتماعات الشخصية ومحادثات مبرد المياه بسرعة بأدوات اتصال افتراضية. كان العمل عن بُعد في ازدياد قبل انتشار الوباء ، لكن تفشي فيروس كورونا جعله يتسارع تمامًا.

نظرًا لقلة الاتصال الشخصي ، من الضروري أن يتقن عملك منصات الاتصال عن بُعد. في هذه المقالة ، سنناقش كل ما تحتاج لمعرفته حول الاتصال الافتراضي ، من الأدوات نفسها إلى آداب السلوك التي يجب أن تتبعها. سنغطي الأقسام التالية في المقالة:

• ما هو الاتصال الافتراضي؟
• تحديات الاتصال الافتراضي
• ما يجب فعله وما لا يجب فعله في الاتصالات الافتراضية
• أهم أدوات الاتصال الافتراضي
• الأسئلة المتداولة

ما هو الاتصال الافتراضي؟

يسمح هذا البرنامج للأشخاص بالتواصل دون تواجدهم في نفس الغرفة. يتم ذلك من خلال مجموعة من أدوات الصوت والفيديو التي تسمح بالاتصال في الوقت الفعلي. قد تكون هذه الأدوات قد ارتفعت بشكل كبير في الاستخدام بسبب COVID-19 ، لكنها كانت موجودة منذ سنوات. مع استمرار تقدم التكنولوجيا ، تطورت هذه الأدوات بسرعة.

الأدوات المتاحة للاتصال الظاهري

أدوات مؤتمرات الفيديو - تعد هذه الحلول من بين أدوات الاتصال الافتراضية الأكثر قيمة في السوق. إنها تسمح لك بإجراء اجتماعات مباشرة عن طريق إرسال الصوت والفيديو بين نقطتي نهاية. إنها بديل سهل للاجتماعات الشخصية.

برنامج دردشة الفريق - تسمح لك هذه الأدوات بإرسال رسائل فورية إلى زملائك. إنها خيار رائع لطرح أسئلة سريعة ومواكبة مزاح المكتب الودي الذي قد تفتقده من مساحات عملك السابقة.

أدوات إدارة المشاريع - سيساعدك هذا البرنامج في تنظيم وتفويض وإدارة جميع المهام المتعلقة بمشاريعك الجارية.

أنظمة هاتف VoIP للأعمال - تتيح هذه الأنظمة الأساسية للمستخدمين إجراء مكالمات هاتفية عبر الإنترنت. بهذه الطريقة ، لا يحتاج الموظفون إلى استخدام هواتفهم المحمولة الشخصية في أمور العمل.

البريد الإلكتروني - ظل البريد الإلكتروني بارزًا لفترة طويلة لدرجة أنه لا يحتاج إلى تعريف. لكنها أحد الأصول الحيوية ضمن مجموعة برامج الاتصالات الافتراضية الخاصة بأي شركة.

تحديات الاتصال الافتراضي

توفر هذه التقنية مستوى كبير من الراحة عندما لا تكون التفاعلات الشخصية ممكنة ببساطة. لكن لمجرد أنهم خيار ثانٍ جيد ، فهذا لا يعني أنهم ليس لديهم تحدياتهم. فيما يلي بعض العقبات التي قد تواجهها عند استخدام هذا البرنامج.

نقص لغة الجسد - لغة الجسد هي مفتاح التواصل. تمثل الكلمات جزءًا صغيرًا فقط من الرسائل التي تحاول نقلها. في الواقع ، تذكر Business Know How أن 93٪ من رسالتك غير لفظية ، و 55٪ هي لغة جسد.

يمكن أن يسبب هذا مشكلة بشكل خاص إذا كنت تتواصل عبر نظام المراسلة الفورية ، مثل Slack. على سبيل المثال ، قد يرسل المدير تقريره المباشر رسالة بسيطة من جملة واحدة. ولكن بدون سياق إضافي ، مثل لغة الجسد ، يمكن أن يساء تفسير الرسالة. يمكن أن يؤدي هذا التفسير الخاطئ إلى عوامل تشتت يمكن أن تؤدي إلى إضعاف إنتاجية الموظف.

صرح مدير Humintell وعالم النفس الدكتور ديفيد ماتسوموتو أن هذه القضية تنبع من حقيقة أن البشر لم يتطوروا للقيام بالاتصال ثنائي الأبعاد. لقد صممنا ببساطة للعمل في عالم ثلاثي الأبعاد. لذلك ، بغض النظر عن مدى اعتمادنا على التكنولوجيا ، فإن عقولنا ببساطة لن تتكيف معها تمامًا.

التواصل مع الأشخاص في مناطق زمنية مختلفة - هذه مشكلة شائعة عندما يتعلق الأمر بالاتصال عن بعد ، ولكنها ليست فريدة بالنسبة لـ COVID-19. من المحتمل أن يكون لديك موظفين في مناطق زمنية مختلفة ، سواء كان ذلك في نفس بلدك أو في جميع أنحاء العالم. هذا يعني أنه إذا كنت بحاجة إلى الاتصال بأحد هؤلاء الموظفين ، فقد يكون لديك فقط نافذة قصيرة من الوقت لعقد اجتماع.

ثقافة الشركة تعاني - بالنسبة للعديد من الموظفين ، يأتون من أجل الوظيفة ويبقون بسبب ثقافة الشركة المزدهرة. ولكن إذا كنت تعتمد تمامًا على الاتصال عن بُعد ، فقد تختفي ثقافة الشركة. خلال جائحة COVID-19 ، ابتكرت الشركات في جميع أنحاء العالم ساعات سعيدة وليالي ألعاب افتراضية.

لكن لسوء الحظ ، هناك بعض الأشياء التي ليست بجودة الأشياء الحقيقية. وفقًا لموقع Clutch.co ، أمضى 63٪ من الموظفين وقتًا أقل في التواصل مع الزملاء منذ بداية وباء COVID-19. حتى بعد انحسار انتشار الفيروس ، من المرجح أن يواصل المزيد والمزيد من الموظفين العمل عن بُعد. هذا يعني أن ثقافة العمل ستستمر في المعاناة.

العمل من المنزل له مصادر تشتيت الانتباه - أي بيئة عمل تأتي مع عوامل تشتيت الانتباه. ولكن إذا كان فريقك يستخدم هذا البرنامج من المنزل ، فإن ذلك يأتي بمستوى مختلف من عوامل التشتيت.

من السهل على الموظفين أن يأخذوا استراحة تتحول إلى قيلولة لمدة ساعة أو اللعب مع الكلب - دون التواجد في المكتب ، لا أحد موجود لمحاسبتهم. يمكن أن تتراكم المشتتات في المنزل بسرعة قبل أن يتعافى منها.

وفقًا لـ KDSDK ، أفاد 54 ٪ من الأمريكيين الذين شملهم الاستطلاع في استطلاع أن المزيد من الانحرافات عن العمل من المنزل. كما ذكر 86٪ من المستجيبين أنهم استغلوا حريتهم في العمل من المنزل. مثل هذه الحوادث أمر لا مفر منه عندما يعمل فريقك من المنزل.

اتصالات الإنترنت غير المستقرة - من المحتمل أن يكون مكتبك متصلًا باتصال إنترنت مستقر. هذا ليس هو الحال بالنسبة لمنزل الجميع. قد يكون اتصال الإنترنت لدى بعض الأشخاص ضعيفًا بسبب المنطقة التي يعيشون فيها أو بسبب تكلفة الخدمة.

لسوء الحظ ، تعتمد هذه الأدوات بشكل كامل على اتصالك بالإنترنت. لذلك يمكن أن يؤدي الاتصال المتقطع إلى انقطاع الخدمة ، مما قد يتسبب في تخلف أعضاء الفريق.

ما يجب فعله وما لا يجب فعله في الاتصال الافتراضي

تعتبر هذه الأدوات من الأصول الضخمة ، طالما أنك تستفيد منها بالطريقة الصحيحة. فيما يلي قائمة بالأمور التي يجب تجنبها.

تحديد القنوات لكل نوع من أنواع الاتصالات - تقدم هذه التقنية فائدة كبيرة للفرق لأنها توفر مجموعة واسعة من الخيارات للتعاون مع الزملاء. لكن في الوقت نفسه ، قد يكون هذا أمرًا ساحقًا. مع وجود العديد من وسائل الاتصال ، من المهم معرفة نوع المحادثة المناسب للأدوات.

لهذا السبب سيكون من الحكمة إنشاء بروتوكولات لحلول اتصالات محددة. على سبيل المثال ، يعد تسجيل الوصول السريع هو الأنسب لأداة مراسلة فريقك. تعد المحادثات الأطول والمتعمقة هي الأنسب لمؤتمرات الفيديو .

حساب المناطق الزمنية - نظرًا لأنه من المحتمل أن يكون لديك موظفين منتشرين في مناطق زمنية مختلفة ، يجب أن تضع في اعتبارك ذلك عندما يتعلق الأمر بالتواصل. لا ترسل أي شيء عاجل عبر منصة مراسلة فريقك ، فقد لا يتمكن زميلك من الوصول إليها لساعات.

تحتاج أيضًا إلى الانتباه إلى الوقت الذي تقوم فيه بجدولة مكالمات الفيديو الجماعية. حاول العثور على وقت ضمن ساعات العمل لجميع الأطراف في المكالمة. ضع في اعتبارك الاستفادة من هذه الأداة لمساعدتك في العثور على وقت اجتماع يناسبك أنت وزملائك في منطقة زمنية أخرى.

الإفراط في التواصل - نظرًا لأنك لا تستطيع قراءة لغة الجسد على هذه الأدوات ، فأنت بحاجة إلى التعويض المفرط عن طريق الإفراط في التواصل. من خلال محادثة شخصية منتظمة ، يمكنك قياس السياق الكامل لما يحاول الشخص قوله بلغة جسده. من الواضح أن هذا ليس هو الحال هنا.

تأكد من الإفراط في التواصل مع زملائك حتى لا تدخر وسعاً عندما يتعلق الأمر بالرسالة التي تحاول إيصالها. ادخل في التفاصيل الدقيقة عند إرسال بريد إلكتروني أو رسالة فورية للتأكد من أنك تغطي كل التفاصيل.

تحديد ثقافة شركتك والعمل عليها - الثقافة هي جانب رئيسي في أي شركة. على الرغم من صعوبة القيام بذلك عن بُعد ، إلا أنه لا يزال ممكنًا تمامًا. تعد الاستفادة من أدوات مؤتمرات الفيديو طريقة رائعة للقيام بذلك. استخدم أداة مؤتمرات الفيديو الخاصة بك للأحداث الافتراضية. يمكنك أيضًا الاستفادة من مشاركة الشاشة لاستضافة معلومات افتراضية. تأكد من أن نظام مراسلة فريقك يرحب بمحادثات مبرد المياه في الأماكن المناسبة من أجل بناء علاقات بين الزملاء.

استخدم الفيديو عندما يكون ذلك ممكنًا - يمكن أن يؤدي العمل عن بُعد إلى العزلة ، ويمكن أن تؤثر هذه الوحدة سلبًا على جودة عمل فريقك. أفضل طريقة لمكافحة هذا هو استخدام مؤتمرات الفيديو بدلاً من المكالمات الهاتفية عندما يكون ذلك ممكنًا. ستساعد رؤية الزملاء فريقك على الشعور بالوحدة بدرجة أقل بكثير مما كانوا عليه في السابق.

لا تقم بجدولة الاجتماعات فقط من أجلها - بينما من المحتمل أن تكون الفرق الافتراضية سابقًا قد اختبرت هذا من قبل ، فقد أصبح مصطلح "إجهاد التكبير" بارزًا خلال أزمة COVID-19.

ذكرت بي بي سي أن اجتماعات Zoom استنزفت الموظفين أكثر من الاجتماعات الشخصية ، لأن الناس بحاجة إلى العمل بجدية أكبر لتفسير الإشارات المختلفة وتعبيرات الوجه ولغة الجسد - وهذا مرهق. تأكد من الإفراط في التواصل في اجتماعاتك عبر الإنترنت لتوضيح الفكرة وإزالة الحاجة إلى الاجتماعات غير الضرورية.

لا تقيس الإنتاجية من خلال عدد المرات التي يتواصل فيها شخص ما - يتواصل الأشخاص عبر الإنترنت بشكل مختلف عما يفعلونه شخصيًا ، لذلك لا يمكنك تحمل ذلك ضدهم. فقط لأن شخصًا ما قد لا يشارك كثيرًا في الاجتماعات الافتراضية لا يعني أنه لا يتفوق. فقط تأكد من أنك تحكم عليهم من خلال جودة عملهم فقط.

دع فريقك يعرف كيفية الاتصال بك - هذا مهم بشكل خاص للمديرين. إذا كان فريقك بعيدًا ، فلا يمكنهم الانتقال إلى مكتبك لطرح الأسئلة. ناهيك عن أن العديد من الأشخاص يحتفظون بجداول زمنية متقطعة إلى حد ما إذا كانوا بعيدًا. تحتاج إلى التأكد من أن فريقك يعرف متى وكيف يصل إليك. تأكد من أنهم لا يمسكون بالمصاصة عندما يتعلق الأمر بمعرفة كيفية الوصول إليك. إذا كنت تستخدم Slack أو Microsoft Teams ، فسيكون هناك خيار رائع يتمثل في ترك معلومات الاتصال الخاصة بك في حالتك.

أعد التفكير في قائمة دعوة الاجتماع - يتعلق ذلك بتعب التكبير. إذا كان شخص ما لا يحتاج إلى أن يكون في مكالمة ، ببساطة لا تقم بتضمينه. تأكد دائمًا من إعادة التحقق من قائمة الدعوات قبل إرسالها.

لا تركز على العمل فقط - عند العمل في مكتب ، تميل الشركات إلى تنظيم نزهات الشركة حيث يمكن لزملاء العمل الارتباط والتحدث عن الحياة خارج العمل. تعني الفرق البعيدة عادةً أن الموظفين منتشرون في مكاتب مختلفة ، لذا فإن هذا غير ممكن حقًا. إذا ركزت فقط على العمل ، فسيحترق الموظفون بسرعة. لذا تأكد من إيجاد طريقة لدعوة محادثات شخصية إلى العمل ، عندما يكون ذلك مناسبًا ، لمكافحة ذلك.

أهم أدوات الاتصال الافتراضي

إذا كنت تتطلع إلى تحسين مكدس الاتصالات الافتراضية ، ففكر في تطبيق هذه الأدوات.

مراسلة الفريق - سلاك

Slack هو خيار رائع لمنصة مراسلة فريقك. باستخدام هذه الأداة ، يمكنك إرسال رسائل مباشرة أو جماعية إلى الزملاء وبدء قنوات قابلة للتطبيق على موضوعات العمل أو مبردات المياه. يضم Slack أكثر من 2200 تكامل ويسمح لمستخدميه بالقفز إلى مكالمات الفيديو أو الصوت.

فيما يلي بعض محترفي Slack من صفحة المراجعة الخاصة به :

• القدرة على تثبيت الرسائل
• يوفر مكانًا آمنًا ومأمونًا لمشاركة البيانات
• تعد القدرة على ضبط الإشعارات وأوقات عدم الإزعاج مفيدة

مؤتمرات الفيديو - تكبير

يعد Zoom أداة مثالية لاستخدامها في احتياجات مؤتمرات الفيديو الخاصة بك. إنه لاعب معروف في الفضاء ، حيث تم تسميته كشركة رائدة في تقرير Gartner Magic Quadrant لعام 2020 لحلول الاجتماعات والرائد في Magic Quadrant لـ UCaaS ، حول العالم.

إنه يوفر تجربة اجتماعات فيديو متسقة توفر للشركات فرصة استخدام الاجتماعات والدردشة وندوات الفيديو عبر الإنترنت والمؤتمرات والمزيد.

فيما يلي بعض محترفي Zoom من صفحة التقييمات الخاصة به :

• تعد القدرة على رؤية من تم كتم صوته ميزة رائعة
• تكامله مع PowerPoint مفيد
• الاجتماعات المحمية بكلمة مرور تجعل الاجتماعات آمنة

إدارة المشروع - أسانا

Asana هو خيار رائع لاحتياجات إدارة مشروعك. يمكنك عرض المشاريع الجارية من منظور عين الطائر ، أو التنقل لأسفل إلى المهام الفردية لكل عضو في الفريق. اربط كل هذه المهام مع أكثر من 100 عملية تكامل.

فيما يلي بعض محترفي Asana من صفحة المراجعة الخاصة به :

• يسمح وضع العلامات على المشاريع للفرق بالبقاء منظمة
• يؤدي السماح للمديرين بتحديد مواعيد الاستحقاق إلى وضع إرشادات واضحة للفرق
• أداة مرنة للغاية

هاتف VoIP للأعمال - RingCentral

RingCentral هو الخيار المثالي لاحتياجات هاتف VoIP. تقدم هذه المنصة تجربة اتصالات موحدة سلسة ، والتي تشمل حل هاتف العمل. إنه يوفر صوتًا عالي الدقة موثوقًا به ، والقدرة على قلب المكالمات إلى أي جهاز ، ويمكنك إدارتها كلها من بوابة المسؤول.

فيما يلي بعض محترفي RingCentral من صفحة المراجعة الخاصة به :

• الاتصال الداخلي سهل الاستخدام
• RingCentral سهل التثبيت
• إعادة توجيه المكالمات ميزة رائعة

البريد الإلكتروني - Gmail

إذا كنت تبحث عن حل بريد إلكتروني جديد ، فإن Gmail يعد خيارًا رائعًا. إنها منصة سهلة الاستخدام وفعالة. يوفر Gmail مساحة تخزينية تبلغ 15 غيغابايت ، بالإضافة إلى تقليل الرسائل غير المرغوب فيها وإمكانية الوصول إلى الجهاز المحمول. نظرًا لأنه جزء من مجموعة G الغنية من Google ، يمكنك أيضًا الاستفادة من أدوات Google مثل Google Meet و Google Docs من نفس الواجهة.

فيما يلي بعض محترفي Gmail من صفحة G2 الخاصة به:

• Gmail سهل الاستخدام بشكل لا يصدق
• تقدم Google ميزات ممتازة مثل خيار السؤال وجدولة البريد الإلكتروني والتصفية والغفوة
• يمكنك ربط عدة حسابات تحت واجهة واحدة

الخلاصة: إتقان الاتصال الافتراضي سيساعد عملك

إذا كان جائحة الفيروس التاجي قد علم عالم الأعمال أي شيء ، فهو أن العمل عن بعد موجود لتبقى. هذا يعني أن هذا البرنامج لن يذهب إلى أي مكان. إذا تقدم عملك في المنحنى وتعلم ما يجب فعله وما يجب تجنبه ، إلى جانب إتقان تحديات الاتصال عن بُعد ، فستجد نفسك مع موظفين أكثر سعادة. يؤدي الموظفون السعداء إلى مكان عمل مزدهر وناجح.

إذا كنت تتطلع إلى الانخراط تمامًا في أسلوب حياة العمل عن بُعد ، فقم بإلقاء نظرة على قائمتنا لأفضل عمل من الأدوات المنزلية والملحقات .