10 فوائد VoIP للشركات في عام 2023

في حين أن العديد من الشركات لا تزال تعتمد على خطوط الهاتف التقليدية، فإن عددًا متزايدًا يستخدم أنظمة بروتوكول الصوت عبر الإنترنت (VoIP) للتواصل نظرًا لمرونتها المحسنة وميزات الاتصال القوية وأسعار الاتصال المحلية والدولية المفضلة. هذه ليست سوى بعض من فوائد VoIP العديدة التي سنستكشفها في هذا الدليل.

على سبيل المثال، ستتحمل الشركات التي تجري مكالمات دولية فاتورة هاتف ضخمة باستخدام خطوط الهاتف التقليدية. نظرًا لأنها تستخدم الاتصال بالإنترنت، يمكن أيضًا استخدام أفضل أنظمة VoIP في أي مكان، مما يساعد على ربط الفرق البعيدة والمختلطة.

فوائد VoIP واضحة جدًا، حيث يتم استخدامها حاليًا من قبل ما يقرب من ثلث الشركات الأمريكية، وفقًا لأحدث إحصائيات VoIP . ويصبح هذا التحول أكثر دراماتيكية في المجتمع الأوسع، حيث كشفت بيانات المركز الوطني للصحة الأخيرة أن نسبة مذهلة تبلغ 73٪ من الأمريكيين البالغين لم يعد لديهم خط أرضي في منازلهم!

أنظمة VoIP لديها بعض العيوب البسيطة ، ولكن فوائدها تفوق عيوبها بكثير، خاصة بالنسبة للشركات الحديثة. إذا لم تكن قد استكشفت ميزات ومزايا VoIP الغنية بعد، فدعونا نلقي نظرة فاحصة على سبب أهمية VoIP للأعمال اليوم، وكيفية اختيار المزود المناسب.

ما هو الصوت عبر بروتوكول الإنترنت؟ تعريف بسيط

يعد بروتوكول نقل الصوت عبر الإنترنت (VoIP) عبارة عن تقنية اتصالات تمكنك من إجراء مكالمات عبر الإنترنت. عند مقارنة VoIP بالهواتف الأرضية ، ترى أنه بينما يعتمد الأخير على شبكة فعلية من الأسلاك النحاسية، يمكن استخدام أنظمة VoIP المستندة إلى السحابة في أي مكان مع اتصالات إنترنت مستقرة. كما أنها متوافقة مع مجموعة واسعة من أنظمة الأعمال الأخرى مثل مؤتمرات الويب وبرامج إدارة علاقات العملاء للشركات الصغيرة .

تأتي تقنية VoIP في شكلين رئيسيين: الهواتف المكتبية والهواتف الإلكترونية. الهواتف المكتبية VoIP هي هواتف مادية ذات مظهر تقليدي تتصل ببرامج VoIP، والهواتف الإلكترونية هي تطبيقات برمجية يمكن تشغيلها على أجهزة متعددة مثل الهواتف المحمولة والأجهزة اللوحية وأجهزة الكمبيوتر المكتبية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة.

فوائد VoIP: 10 مزايا لعملك

نستكشف أدناه 10 مزايا رئيسية يمكن لأنظمة VoIP تقديمها للشركات في عام 2023.

1. استضافة المكالمات الجماعية

خطوط الهاتف التقليدية محدودة جدًا عندما يتعلق الأمر بالمكالمات الجماعية وقد يكون هذا مشكلة للعديد من أصحاب الأعمال. عند استخدام خدمات VoIP، يمكنك ضم أي عدد تريده من الأشخاص في مكالمتك الجماعية، طالما أن سرعة الإنترنت لديك كافية لنقل كافة البيانات الصوتية. يتم تطوير وتحسين تقنية VoIP باستمرار، بحيث يتم ضغط كافة الحزم الصوتية ونقلها بكفاءة من أجل تحسين الاتصال وجودة الاتصال.

2. خفض التكاليف الخاصة بك

إذا كنت لا تستخدم VoIP في الوقت الحالي، فمن المحتمل أنك تستخدم خطوط الهاتف التقليدية الموجودة منذ عقود. في هذه الحالة، ينتهي بك الأمر إلى الدفع مقابل كل دقيقة تقضيها في التحدث عبر الهاتف، مما يعني أن فاتورتك الشهرية يمكن أن تكون مرتفعة جدًا، خاصة إذا كنت تجري مكالمات دولية بانتظام. الوضع مع VoIP مختلف تمامًا، وسيتم خفض تكاليفك بشكل كبير. تعتمد لوحات مفاتيح الهاتف الحديثة على السحابة وأرخص بكثير في التشغيل.

للاستفادة من خدمات VoIP، ما عليك سوى أن يكون لديك اتصال إنترنت عالي الجودة، ويفضل ADSL. بهذه الطريقة ستتمكن من الاستمتاع بجودة صوت ممتازة وموثوقية المكالمات وستكون التكلفة الشهرية مبلغًا ثابتًا. وفقًا للإحصاءات، فإن الشركات الصغيرة التي تتحول إلى VoIP تقلل من تكلفة تكاليفها المحلية بنسبة تصل إلى 40%، وتوفر ما يصل إلى 90% من المكالمات الدولية.

3. استخدام عرض النطاق الترددي

قد يكون تحسين خطة VoIP الخاصة بك وفقًا لاحتياجاتك أمرًا صعبًا بعض الشيء في البداية، ولكن إذا قدم لك مزود الخدمة الخاص بك إحصائيات مفصلة حول استخدامك الشهري للبيانات، فستكون العملية أسهل بكثير. إن الشيء الرائع في خدمات VoIP هو أنه يمكنك رؤية كل التفاصيل الصغيرة التي يمكن أن تساعدك على تحسين المكالمات الواردة/الصادرة من أجل الحصول على أفضل قيمة مقابل المال.

4. برامج وأجهزة بأسعار معقولة

يلغي VoIP تمامًا الحاجة إلى خطوط الهاتف باهظة الثمن وأجهزة الهاتف وغيرها من الأجهزة الأساسية التي يمكن أن تزيد التكلفة الأولية لاتصالات شركتك إلى آلاف الدولارات.

بصرف النظر عن برنامج VoIP، كل ما تحتاجه هو اتصال جيد بالإنترنت وجهاز كمبيوتر وبطاقة صوت وميكروفون ومكبرات صوت أو سماعات رأس - وهي أشياء شائعة جدًا في كل مكتب حول العالم. معظم حزم VoIP معقولة جدًا أيضًا، حيث تتراوح الأسعار من حوالي 10 دولارًا إلى 30 دولارًا لكل مستخدم شهريًا ، اعتمادًا على احتياجات وظروف عملك.

تعرف على المزيد حول تكلفة أنظمة VoIP.

5. مجموعة واسعة من الميزات الرائعة

تعد الميزات التي تأتي مع خدمات VoIP أفضل بكثير من تلك التي تقدمها خطوط الهاتف التقليدية. ستتمتع بمرونة أكبر فيما يتعلق بإدارة المكالمات، فضلاً عن الاستفادة من الامتيازات الإضافية مثل البريد الصوتي والأرقام الافتراضية وقوائم جهات الاتصال ومعرفات المتصل وما إلى ذلك. فيما يلي بعض الامتيازات الأكثر تحديدًا التي ستحصل عليها فرصة الاستمتاع عند استخدام حلول VoIP لشركتك:

توجيه مكالمات VoIP

إذا كان عليك في كثير من الأحيان الرد على مكالمات مهمة، فلماذا تخاطر بفقدها؟ بفضل خدمة "Find Me Call Routing" التي يقدمها معظم مزودي خدمة VoIP، سيتم تحويل المتصل عبر عدة أرقام قبل إرساله إلى البريد الصوتي. على سبيل المثال، سوف يرن مرتين على هاتفك المحمول، ومرتين على هاتف مكتبك، وأخيرًا مرتين على هاتف منزلك قبل إرساله إلى البريد الصوتي.

مخصص عقد الموسيقى

ميزة أخرى رائعة تستفيد منها العديد من الشركات هي "الموسيقى المعلقة". قد يكون انتظار الرد على مكالمتك أمرًا مملًا ومملًا للغاية، فلماذا لا تضيف الإثارة إلى هذه العملية ببعض الموسيقى؟ تسمح لك أنظمة VoIP الحديثة بإضافة ألحان فريدة ومريحة لكل متصل يتم تعليقه.

6. التواصل الفعال بين العاملين عن بعد

على عكس الهواتف الأرضية، يسمح نظام VoIP للموظفين بالعمل في أي مكان مع اتصال مستقر بالإنترنت. هذه المرونة تجعل التكنولوجيا الاختيار الأمثل للشركات التي تدير فرقًا عن بعد ومختلطة. وبصرف النظر عن وظائف الاتصال الأساسية، توفر معظم أنظمة VoIP أيضًا ميزات تعاون متعددة الاستخدامات مثل مشاركة المستندات وإدارة المهام، مما يمنح العاملين طرقًا متعددة للتواصل ونقل المعلومات.

تعمل أنظمة VoIP على إنشاء رؤى تعتمد على البيانات في الوقت الفعلي أيضًا، مما يمكّن المديرين من مراقبة إنتاجية العمال عن بعد. وهذا يساعد الشركات على التغلب على حواجز الإنتاجية بسهولة أكبر بكثير مما لو كانت تعتمد على أنظمة الهاتف القديمة الأقل ذكاءً في مجال التكنولوجيا.

7. قابلية تطوير الأعمال

إذا كان عملك يأمل في التوسع في المستقبل، فإن أنظمة VoIP مجهزة تمامًا للتوسع جنبًا إلى جنب مع عملك. يقدم معظم مقدمي الخدمات حزمًا معيارية وقابلة للتخصيص يمكن تعديلها لتلبية احتياجاتك الخاصة. علاوة على ذلك، إذا توسع فريقك وكنت بحاجة إلى خدمات مختلفة في المستقبل، فيمكنك أيضًا الترقية إلى الخطة مع مجموعة أكبر من الميزات وحدود مستخدم أكثر سخاءً.

يمنح هذا الهواتف الإلكترونية التي تعمل بتقنية VoIP ميزة كبيرة مقارنة بأنظمة الهواتف الأرضية للشركات المتنامية، نظرًا لأن توسيع الأجهزة أكثر تكلفة وقد يكون هناك حد لعدد كابلات الهاتف التي يمكن لمكان عملك تركيبها.

8. جودة الصوت

في حين أن الخطوط الأرضية توفر جودة مكالمات أعلى قليلاً من أنظمة VoIP، إلا أنه لا يوجد شيء تقريبًا في ذلك. تعتمد جودة الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) على قوة اتصالك بالإنترنت، لذا طالما أن شبكتك موثوقة، فلا داعي للقلق.

بعض موفري خدمات VoIP أفضل من غيرهم عندما يتعلق الأمر بهذا الجانب، لذلك إذا كانت جودة الصوت واضحة تمامًا، فنحن نوصي باختيار نظام رائد مثل RingCentral أو GoTo Connect.

9. قابلية النقل

الميزة الرئيسية الأخرى لأنظمة VoIP هي مرونتها. بالمقارنة مع الهواتف الأرضية الثابتة المقيدة بموقع واحد محدد، فإن تقنية VoIP قابلة للنقل بالكامل، لأنه يمكن استخدامها على مجموعة من أجهزة الأعمال.

يتيح ذلك للموظفين نقل التكنولوجيا إلى أي مكان يختارونه، سواء كان المكتب أو المنزل أو أي مكان عمل مرن آخر. لا يعد هذا بمثابة نعمة واضحة للفرق البعيدة والمختلطة فحسب، بل يعد أيضًا بمثابة فوز للعاملين الذين يسافرون كثيرًا ويعقدون اجتماعات عمل من مواقع متعددة.

10. الأمن

نظرًا لأن الهجمات الإلكترونية مثل خروقات البيانات والبرامج الضارة أصبحت أكثر شيوعًا، فقد أصبح الأمن أولوية قصوى للشركات التي تتطلع إلى تجنب التهديدات. في حين أن الإنترنت أكثر عرضة للمخاطر الأمنية من الخطوط الأرضية، فإن خدمات VoIP يمكن أن تكون آمنة تمامًا مثل الأنظمة القديمة، طالما اخترت مزودًا يتمتع بتدابير أمنية كافية.

على سبيل المثال، ينشر معظم مزودي خدمات VoIP عددًا من آليات الأمان مثل المصادقة متعددة العوامل وأذونات المستخدم وتشفير المكالمات. إذا كنت تتطلع إلى بذل جهد إضافي، فنوصي بمقدمي خدمات مثل Google Voice و8x8، حيث أنهم يقدمون ضمانات متقدمة مثل قواعد كلمة المرور الصارمة وشهادات الامتثال. من خلال اختيار مزود آمن، ستتمكن من جني فوائد أنظمة VoIP مع التمتع براحة البال الكاملة.

تحقق من دليلنا الكامل لأمان VoIP لمعرفة المزيد.

كيفية اختيار مزود VoIP لعملك

إذا كنت تتطلع إلى تجربة مزايا VoIP بنفسك، فهناك وفرة من موفري الجودة للاختيار من بينهم. ومع ذلك، إليك بعض الاعتبارات التي يجب مراعاتها قبل الالتزام بأي خدمة:

• ما هي ميزانيتي؟ تعتبر أنظمة VoIP أقل تكلفة بكثير من الأنظمة القديمة، ولكن بعضها أكثر فعالية من حيث التكلفة من غيرها. قبل المضي قدمًا في الحل، تأكد من أنه يكمل ميزانية أعمالك. لا تنظر فقط إلى الأسعار الشهرية أيضًا. ابحث عن التكاليف الخفية ورسوم بدء التشغيل وتكاليف التثبيت للحصول على نظرة عامة كاملة حول التكلفة التي يمكن أن تكلفها أعمالك.
• ما هو حجم فريقي؟ سيكون لخطط VoIP المختلفة حدود مستخدم مختلفة. لذلك، سوف تحتاج إلى تحديد الخطط التي تتناسب مع حجم عملك. والأكثر من ذلك، إذا كان من المحتمل أن يتوسع فريقك بمرور الوقت، فإننا نوصي أيضًا باختيار الحزم القابلة للتطوير وتلك التي تتمتع بميزات تأهيل وتدريب قوية.
• ما هي إمكانيات VoIP التي أحتاجها؟ في حين أن معظم موفري خدمات VoIP يقدمون إمكانات مماثلة، فإن مجموعات الميزات ستختلف باختلاف كل نظام. على سبيل المثال، في حين أن البعض قد يعطي الأولوية لميزات الاتصال الداخلي مثل قائمة انتظار المكالمات ومجموعات الرنين، فقد يقدم البعض الآخر أدوات تعاون أقوى. اعمل بشكل عكسي من خلال تحديد الميزات التي يتطلبها عملك قبل اختيار مزود الخدمة الذي يعكس هذه الاحتياجات.
• هل أحتاج إلى الأجهزة؟ لن تكون هواتف VoIP الإلكترونية كافية لجميع الشركات. إذا كان عملك يتعامل مع كميات كبيرة من المكالمات ويتطلب جودة مكالمات فائقة، فقد تكون فكرة أفضل اختيار أحد أفضل هواتف VoIP الصلبة . بالنسبة للشركات المتبقية - وخاصة تلك التي لديها سياسات مرنة - من المرجح أن تكون تطبيقات الهاتف الرقمي عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) مناسبة بشكل أفضل.