ما هي الفاتورة الأولية وكيفية إنشاء واحدة؟
نشرت: 2023-10-04تعمل الفاتورة الأولية كعرض أسعار أو تقدير، مما يسمح لك بتحديد تفاصيل الطلب وتأمين الدفع مقدمًا قبل تحمل مخاطر الشحن. ولكن إذا تم إنشاؤها بشكل غير صحيح، يمكن أن تسبب الفاتورة الأولية مشاكل هائلة وتأخيرًا وخسارة في الأرباح.
في هذه المقالة، ستتعلم كل شيء عن الفواتير الأولية، بدءًا من ماهيتها وحتى كيفية إنشائها خطوة بخطوة. سوف تكتشف التفاصيل التي يجب تضمينها، وتتجنب أخطاء الهواة، وتستخدم الفواتير الأولية لمعالجة الطلبات بسلاسة في كل مرة.
سواء كنت بائعًا صغيرًا في مجال التجارة الإلكترونية يلبي طلباتك الأولى أو مدير تصدير متمرسًا، فإن هذا الدليل يغطي كل ما تحتاجه. وفي النهاية، ستتمكن بثقة من إنشاء فواتير أولية تثير إعجاب المشترين وتسرع التجارة. اذا هيا بنا نبدأ!
تلدر؛ ما هي الفاتورة الأولية وكيفية إنشاء واحدة؟
- الفواتير الأولية هي فواتير أولية توضح تفاصيل الطلب المقترح قبل الشحن
- يتم استخدامها في التجارة لتحديد الشروط والدفع الآمن وسرعة الجمارك
- تعمل النماذج الأولية كعروض أسعار، في حين أن الفواتير النهائية تصدر فاتورة للبضائع بعد التسليم
- تتطلب النماذج الأولية تفاصيل مثل الكميات والأسعار وطريقة التسليم والرسوم وشروط الدفع
- يستخدم البائعون الفواتير الأولية لتقليل المخاطر المتعلقة بطلبات التصدير والحصول على الأموال مقدمًا
- يمكن للمشترين مراجعة التكاليف وتأكيدها قبل إتمام عملية الشراء
- تصبح النماذج الأولية في النهاية فواتير نهائية بمجرد إرسال الشحنة
الفواتير الأولية مقابل الفواتير القياسية
تعمل الفواتير الأولية كعروض أسعار، بينما توثق الفواتير النهائية التسليم الفعلي ودفع الطلب. من الناحية القانونية، تمثل النماذج الأولية عرضًا تعاقديًا يخضع لموافقة المشتري، بينما تعمل الفواتير القياسية كدليل على بيع البضائع المستلمة.
توفر Proformas تقديرات ما قبل الشحن لتأمين المدفوعات مقدمًا من خلال الشروط المتفق عليها. تتطلب الفواتير القياسية الدفع بعد الشحن للبضائع التي استلمها المشتري بالفعل وفقًا لهذه الشروط.
تقلل الاستمارات من المخاطر من خلال الشروط المتفق عليها ولكنها تفتقر إلى حق الرجوع إذا لم يتم الدفع. تثبت الفواتير القياسية استيفاء الشروط المتفق عليها مسبقًا مع اللجوء إلى القانون في حالة عدم سدادها.
معًا، توثق الفواتير الأولية والقياسية رسميًا بداية المبيعات وانتهائها مع حماية كل من المشتري والبائع. يمكنك العثور على الكثير من قوالب الفواتير الأولية المتاحة عبر الإنترنت. في حين أن أدوات مثل مولد الفاتورة المجاني من Freshbooks تساعد في إنشاء فواتير قياسية بسهولة.
ما هي الفاتورة الأولية؟
الفاتورة الأولية هي فاتورة أولية يتم إرسالها إلى المشترين قبل شحن البضائع أو الخدمات. على عكس الفاتورة العادية التي تتطلب الدفع، توضح الفاتورة الأولية تفاصيل الطلب لمنح المشتري الوقت لتأكيد وترتيب الدفع قبل شحن الطلب.
تُستخدم الفواتير الأولية بشكل شائع في طلبات التجارة والتصدير. فهي تسمح للمصدرين بتحديد التفاصيل التجارية مع المشتري وتأمين الدفع مقدمًا قبل تحمل المخاطر والخدمات اللوجستية للشحن.
في حين أن الفاتورة العادية هي فاتورة تطلب الدفع مقابل العناصر التي تم تسليمها بالفعل، فإن الفاتورة الأولية هي أكثر من مجرد عرض أسعار أو تقدير يوضح بالتفصيل ما ينوي البائع شحنه والتكاليف المقترحة إذا وافق المشتري. فكر في الأمر كنموذج طلب تم التفاوض عليه قبل الإنتاج أو التسليم.
بمجرد موافقة المشتري على الفاتورة الأولية وإجراء أي تغييرات مرغوبة، سيرسل الدفع بناءً على التفاصيل الأولية. سيقوم البائع بعد ذلك بتحويل النموذج الأولي إلى فاتورة تجارية نهائية وشحن البضائع.
تضيف الفواتير الأولية وضوحًا مقدمًا للطلبات وحماية البائعين الذين يحتاجون إلى إيداعات. كما أنها تعمل على تسريع العملية الجمركية حيث يتم إنشاء التفاصيل التجارية في وقت مبكر. ولهذه الأسباب، تعتبر الفواتير الأولية ممارسة قياسية للصادرات.
التفاصيل الأساسية في الفاتورة الأولية
تتضمن الفاتورة الأولية جميع تفاصيل الطلب والمشتري والتفاصيل التجارية ذات الصلة لتوثيق معاملة التصدير بشكل صحيح. التفاصيل الرئيسية تشمل:
- رقم/معرف الفاتورة للتتبع الداخلي
- اسم المورد والعنوان ومعلومات الاتصال
- اسم المشتري، العنوان، معلومات الاتصال
- أوصاف المنتج أكمل
- يتم شحن الكميات الدقيقة
- سعر الوحدة لكل بند
- قائمة مفصلة تعرض التكاليف
- شروط الدفع وتواريخ الاستحقاق
- عملة المعاملة
- مصطلحات التجارة الدولية التي تنص على مسؤوليات المشتري/البائع
- طريقة الشحن والمدة الزمنية للتسليم
- تكاليف التأمين والشحن
- الضرائب والرسوم المطبقة
- المبلغ الإجمالي المستحق من المشتري
- تاريخ انتهاء الاقتباس
- توقيعات المشتري والبائع
تساعد الفواتير الأولية على تجنب المفاجآت في المستقبل من خلال تسجيل جميع الجوانب التجارية مقدمًا في عرض أسعار رسمي. أنها تسمح لكلا الطرفين بتأكيد الخدمات اللوجستية مثل تكاليف الشحن والضرائب والتسليم المتوقع قبل الدفع.
يؤدي ضمان التفاصيل الدقيقة في النموذج الأولي أيضًا إلى تسريع عملية إعداد الفواتير النهائية والعملية الجمركية لاحقًا. يكتسب المشتري الثقة من خلال معرفة بالضبط ما يدفع مقابله ومتى. يعد تحديد هذه التفاصيل مبكرًا أمرًا أساسيًا.
استخدامات وفوائد الفواتير الأولية
توفر الفواتير الأولية العديد من المزايا الرئيسية:
بالنسبة للتجارة: تسمح الفواتير الأولية للمصدرين بتحديد المعاملات والتكاليف والشروط والمسؤوليات كتابيًا مسبقًا. وهذا يقلل من سوء الفهم أو المفاجآت عند الشحن.
للاقتباس/التقدير: توفر النماذج الأولية عرضًا رسميًا يوضح الأسعار والتفاصيل المقترحة. يمكن للمشترين تأكيد النطاق والتكاليف كتابيًا بدلاً من الاعتماد على المناقشات غير الرسمية.
لتأمين الدفع: يمكن للبائعين طلب إيداع أو دفع مسبق بناءً على النموذج الأولي قبل الإنتاج. وهذا يضمن عدم تحمل التكاليف حتى يتم ترتيب الدفع.
للتخليص الجمركي: فواتير أولية مفصلة تعمل على تسريع المعالجة الجمركية في بلد المشتري. عندما يعرف مسؤولو الجمارك القيم والتفاصيل مقدمًا، فإنهم يتجنبون تأخير الشحن المرتبط بالقيم غير المعلن عنها.
لإدارة الممتلكات: تسمح الفواتير الأولية لمديري العقارات بتزويد المستأجرين بتقدير مفصل للتكاليف قبل بدء العمل. يتيح ذلك للمستأجر مراجعة النفقات المتوقعة للصيانة أو الإصلاحات أو التجديدات والموافقة عليها. بمجرد توقيع المستأجر على الفاتورة الأولية، يكون لدى مدير العقار التزام بالدفع ويمكنه جدولة العمل بثقة. تعمل الفواتير الأولية على تقليل الارتباك من خلال إنشاء سجل مكتوب واضح لنطاق وتكلفة خدمات إدارة الممتلكات . كما أنها تمنح المستأجرين رؤية واضحة للنفقات المتوقعة لأغراض الميزانية
تدعم الفواتير الأولية أيضًا المشترين من خلال توضيح التكاليف، والمرونة في إجراء التغييرات قبل الانتهاء، والقدرة على ترتيب التمويل أو فتح خطابات الاعتماد في وقت مبكر. بشكل عام، تعمل الفواتير الأولية على تقليل المخاطر والتأخير في كل خطوة.
إنشاء فاتورة أولية
يتضمن إنشاء فاتورة أولية ما يلي:
جمع التفاصيل المطلوبة – تجميع تفاصيل عن المشتري والمنتجات/الخدمات والكميات والتكاليف وشروط البيع وطريقة الشحن وتاريخ التسليم والضرائب أو الرسوم.
استخدام قالب الفاتورة – استفد من القالب الأولي لضمان حصولك على جميع الحقول المطلوبة واللغة القانونية. توفر العديد من برامج المحاسبة أو أدوات الفوترة عبر الإنترنت قوالب.
تخصيص حقول القالب – قم بملء القالب بتفاصيل معاملتك، والمصطلحات التجارية، والحسابات، والإجماليات. وصف المنتجات بوضوح وتحديد الكميات والأسعار والتكاليف.
المراجعة قبل الانتهاء – تحقق مرة أخرى من جميع التفاصيل التجارية والمواصفات والأسعار والإجماليات قبل إرسالها إلى المشتري. اطلب من شخص آخر المراجعة أيضًا لاكتشاف أي أخطاء.
خذ بعين الاعتبار ترقيم الفواتير وتضمين حدود المدة - ترقيم الفواتير بشكل تسلسلي وتضمين تاريخ انتهاء الصلاحية يمنع الارتباك ويحافظ على تنظيم المقترحات.
بشكل عام، تتبع الفواتير الأولية عملية مباشرة. الهدف هو ضمان الحصول على تفاصيل كاملة ودقيقة، وتنسيق احترافي، والتسليم الفوري للمشتري لمراجعته المسبقة والموافقة عليه. من خلال النهج المنظم والمراجعة الدقيقة، تعمل الفواتير الأولية على تسريع عملية مبيعات التصدير.
إرسال واستلام الدفع
بمجرد الانتهاء من الفاتورة الأولية، قم بإرسالها إلى المشتري على الفور. وضح أن خطوتهم التالية هي مراجعة جميع التفاصيل وترتيب الدفع وفقًا للشروط المذكورة.
بعد موافقة المشتري على النموذج الأولي، سيقوم بإرسال دفعة للإيداع أو المبلغ الكامل المبين. بمجرد استلام الدفع فقط، يجب على البائع إنتاج الطلب أو شحنه.
عند شحن البضائع، يرسل البائع بعد ذلك فاتورة الفاتورة التجارية النهائية للسلع التي تم تسليمها بناءً على الاتفاقية الأولية. تعمل الفاتورة النهائية بمثابة فاتورة البيع بعد التسليم.
تحويل الفاتورة الأولية إلى فاتورة نهائية
عند تحويل النموذج الأولي إلى فاتورة نهائية، قم بمراجعة أي تعديلات ضرورية:
- إذا اختلفت تكاليف الشحن الفعلية، قم بتحديث تكاليف الشحن/التأمين
- إذا تبين أن الضرائب أو الرسوم أعلى، فاضبط الإجماليات وفقًا لذلك
- إذا تغيرت الكميات بسبب الإنتاج، قم بتعديل البنود
- إذا طلب المشتري إجراء تعديلات، قم بتطبيق أي أرصدة/تغييرات
بعد دمج أي تغييرات معتمدة، قم بتحويل النموذج الأولي إلى فاتورة تجارية نهائية:
- تحديث العنوان إلى "الفاتورة"
- ضع علامة عليها كنسخة أصلية وليست مكررة
- قم بتحديث أي إجماليات أو معدلات إذا تم تعديلها
- إضافة تاريخ الفاتورة وتاريخ استحقاق الدفع
- ملاحظة: "الفاتورة" تحل محل النموذج الأولي
ومن خلال هذه الخطوات، يصبح النموذج الأولي هو مستند الفاتورة النهائي بسلاسة.
الوجبات السريعة الرئيسية: ما هي الفاتورة الأولية وكيفية إنشاء واحدة؟
مع المخاطرة الكبيرة تأتي المكافأة العظيمة. بالنسبة للمصدرين، الفواتير الأولية هي مفتاحك للحصول على تلك المكافآت العالمية بأمان.
تعمل "نماذج العروض" الأولية هذه على تقليل المخاطر مقدمًا من خلال التوافق مع المشترين بشأن التكاليف والخدمات اللوجستية والدفع قبل تلبية الطلبات الكبيرة. لا مزيد من المفاجآت في اللحظة الأخيرة أو التأخير الجمركي!
أنت الآن مجهز بدليل كامل لإنشاء فواتير أولية رائعة تضع عملك كمصدر خبير. أنت تعرف التفاصيل التي يجب تحديدها، والأخطاء التي يجب تجنبها، والخطوات التي يجب تنفيذها بشكل لا تشوبه شائبة. والأهم من ذلك، أنك تفهم تمامًا كيف تعمل الفواتير الأولية على حماية الأرباح وتسريع المبيعات.
العالم ينتظر. عملاء أحلامك في أنحاء العالم النائية في انتظارك. اغتنم تلك الفرص متسلحًا بخبرتك في الفاتورة الأولية. قم بإنهاء عروض الأسعار بسلاسة، وتثبيت الودائع، وتسريع عملية الجمارك، وإدارة العملاء بثقة باستخدام أدوات التجارة الأساسية هذه. فقط تذكر - النماذج الأولية أولاً، والأرباح بعد ذلك. الآن اذهب وازدهر في تلك الأسواق! ماذا تنتظر؟