دليل المبتدئين إلى Virtual PBX

لا يجب أن تكون أنظمة هواتف العمل باهظة الثمن كما قد تفترض بالفعل. كما لا يجب أن يكون الوصول إليها صعبًا كما قد يبدو أيضًا. هناك الكثير من الخيارات للاختيار من بينها ، ولكنك تريد تحقيق أقصى استفادة من نظام PBX الافتراضي أو المستضاف.

إنها أرخص من أنظمة الهاتف PBX في مكان العمل ، وهي أسهل في العمل ، وتقوم تلقائيًا بالعمل الذي تحتاجه عادةً إلى فريق تكنولوجيا المعلومات. للتأكد من فهمك لكيفية عملها ، قمنا بتجميع هذا الدليل معًا.

ما هو الـ VoIP؟

تُستخدم تقنية VoIP (الصوت عبر بروتوكول الإنترنت) لجعل الاتصالات التجارية عبر الإنترنت ممكنة. VoIP ، المعروف أيضًا باسم المهاتفة عبر الإنترنت ، يحول الاهتزازات الصوتية إلى إشارات رقمية مضغوطة تترجم إلى حزم بيانات. ببساطة ، أنت تستخدم الإنترنت لإجراء واستقبال المكالمات الواردة ومكالمات الفيديو والرسائل النصية. يمكننا المضي قدمًا بشأن VoIP ، ولكن هذا سيتطلب مقالة كاملة - لمزيد من المعلومات راجع مسرد VoIP الخاص بنا!

ما هو Hosted PBX؟

Hosted PBX هو نظام هاتف قوي يستخدم اتصالاً بالإنترنت بدلاً من خدمة الهاتف القياسية. يتم استخدام IP PBX القياسي لتحويل المكالمات من الإنترنت (IP) إلى شبكة الهاتف العامة (PSTN). يمكن اعتبار التبادل الافتراضي الخاص بالفرع الخاص نسخة أكثر فعالية من حيث التكلفة ؛ نظرًا لعدم وجود أي أجهزة معنية ، فكلها افتراضية ويستضيفها مزود الخدمة.

لماذا يصعب العثور على معلومات حول PBX المستضافة؟

إذا كنت صاحب عمل جديد ، فقد تكون هذه هي المرة الأولى التي تسمع فيها عن Virtual PBX. إذا كنت تلعب في اللعبة لفترة من الوقت وتحتاج إلى خفض التكاليف أو كنت مهتمًا بنظام أكثر سهولة في الاستخدام ، فسيوفر لك ذلك معلومات كافية لاتخاذ قرار بناءً على ما يناسب شركتك بشكل أفضل.

ربما لاحظت بعد العديد من عمليات البحث المكثفة على Google أن الشركات مهتمة أكثر ببيع منتجاتها وتسليط الضوء على ميزات التوقيع الخاصة بها بدلاً من تقديم نظرة عامة عامة عن كيفية عمل أنظمة Virtual PBX.

دعنا نفصل ما تحتاج لمعرفته حول أنظمة Virtual PBX ، وسبب أهميتها ، والميزات الرئيسية ، ومقدمي الخدمات ذوي السمعة الطيبة.

ملاحظة: ستصادف العديد من الأسماء المختلفة لأنظمة Virtual PBX أثناء إجراء البحث. لا تدع ذلك يربكك. سترى مصطلحات مثل "Cloud PBX" و "Hosted PBX". الثلاثة يتحدثون عن نفس الشيء!

Virtual PBX مقابل PBX داخل الشركة

ما ستجده غالبًا هو أنه لا يوجد نظام ثابت وشامل من شأنه أن يفعل ما تريده ، وأنك بحاجة إلى اختيار الأفضل لعملك. لرسم أوضح صورة ممكنة ، سنقوم بتفصيل إيجابيات وسلبيات أنظمة PBX الافتراضية والمحلية.

كما ترى ، تلبي حلول PBX في أماكن العمل المؤسسات الأكبر التي يمكنها تحمل تكاليف الأجهزة وموظفي تكنولوجيا المعلومات. ولكن بالنسبة لفريق صغير ، تقدم PBX الافتراضية نفس الميزات تقريبًا لجزء بسيط من التكلفة. إذا كنت لا تزال غير متأكد ، أو كنت تريد تحليلًا أكثر تعمقًا حول نظام PBX الأفضل بالنسبة لك ، فإليك نظرة متعمقة على PBX في مقابل Hosted VoIP.

فوائد أنظمة PBX الافتراضية

الآن دعنا نتعمق قليلاً في مزايا أنظمة هاتف PBX الافتراضية. كل هذا يعود في النهاية إلى خفض التكاليف ؛ ومع ذلك ، هناك بعض ميزات التكامل والأتمتة والتخصيص المثيرة للاهتمام التي تجعل أنظمة PBX الافتراضية تستحق الاستثمار.

• تقوم Virtual PBX بكل العمل نيابة عنك ، مما يجعل من السهل على أي شركة بأي حجم العمل مع الشعور الاحترافي حتى لأكبر اللاعبين.
• تسمح Virtual PBX's حتى لمدير الأعمال الأقل دراية تقنياً بتخصيص نظام هواتفهم.
• يمكن للشركات تشغيل وإيقاف أي ميزة PBX بسهولة من خلال تطبيق على هواتفهم الذكية أو بوابات الإدارة عبر الإنترنت.
• تساعد الرسوم الشهرية المنخفضة في خفض التكاليف بشكل كبير من خلال التخلص من الحاجة إلى استثمار كبير في تكاليف الأجهزة وتوصيل الأسلاك بالمكتب وفريق تكنولوجيا المعلومات.
• نظرًا لأن أنظمة الهواتف الافتراضية لا تتطلب عملية تثبيت أجهزة باهظة الثمن لإضافتها إلى خطوط الهاتف الجديدة ، يمكن للشركات تحديث النظام الأساسي بسرعة وسهولة.

أدوات وميزات الأتمتة

ستجد هنا بعض الميزات العديدة التي توفرها أنظمة PBX الافتراضية. نعم ، كلهم ​​مهمون ، ونعم ، تريد أن تفكر في ما هو الأكثر منطقية لشركتك عند اختيار مزود.

ميزة البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني

إذا كنت من نوعية الرؤساء الذين يتنقلون دائمًا ، فأنت تريد نظامًا يمنحك خيار إرسال رسائل بريد صوتي تلقائيًا إلى هاتفك أو أجهزة محمولة أخرى. لماذا ا؟ إذا كنت في اجتماع مع شخص ما ، وكنت تتوقع مكالمة مهمة ، فيمكنك التحقق من رسائلك بتكتم دون مقاطعة أي شخص.

قوائم الهاتف

تريد ألا يخاف عملاؤك / عملاؤك من الاتصال بك ، معتقدين أنه سيتم تعليقهم أو توجيههم باستمرار إلى القسم الخطأ. باستخدام القوائم البسيطة ، يمكنك توجيه أي شخص يتصل بك أينما يريد.

الحضور التلقائي

ماذا لو لم يكن هناك أحد للرد على الهاتف؟ هل تريد أن ينتظر عميلك / عميلك؟ عندما تلتقط الهاتف ، لن تسمع شيئًا سوى الشكاوى المتعلقة بوقت الانتظار.

يمكن للحاضرين الآليين توجيه العملاء / العملاء إلى أجهزة الرد على المكالمات أو تزويدهم بالمعلومات اللازمة إما لمعاودة الاتصال أو معالجة مشكلات محددة بأنفسهم.

استدعاء قائمة الانتظار ، وإعادة التوجيه ، والتسجيل

تتيح خاصية انتظار المكالمات للمستخدمين البقاء على الخط أثناء انشغالك بشخص آخر ، بدلاً من جعلهم يغلقون المكالمة ومعاودة الاتصال ، وربما ينسون أنهم اتصلوا في المقام الأول. تتيح لك ميزة إعادة توجيه المكالمات توجيه العملاء / العملاء إلى رقم هاتف آخر ، لذلك إذا كنت خارج المكتب ، يمكنك البقاء على اتصال دائم.

تسجيل المكالمات واضح بذاته. يسمح لك بتسجيل المكالمات وتخزينها كملفات رقمية. قم بدمج هذا مع برنامج CRM ومن المحتمل أن تنشئ قواعد بيانات عملاء / عميل أكثر تطوراً.

مؤتمر التجسير

تتيح مكالمة جسر المؤتمر لمجموعة كبيرة من الأشخاص المشاركة في المكالمات الهاتفية. لا تسمح خدمات الهاتف التقليدية بأكثر من ثلاثة أشخاص على الخط في أي وقت. على عكس نظام PBX التقليدي ، يمكن لهذه المكالمات استيعاب مئات الأشخاص في وقت واحد.

يعد هذا خيارًا عمليًا لعقد المؤتمرات بالنسبة للشركات الضخمة ، ولكن من المؤكد أن القدرة على التحدث إلى أكثر من شخصين في وقت واحد تعد رفاهية لمعظمنا.

كيفية اختيار مزود

هناك الكثير من الآراء حول أي مزود هو الأفضل. لقد قلتها من قبل وسأقولها مرة أخرى: عليك أن تعرف ما هو مناسب لعملك لتحقيق أقصى استفادة من نظام PBX الافتراضي الخاص بك. فيما يلي بعض المعايير العامة التي يجب البحث عنها أثناء استكشاف خياراتك:

التكاليف المترتبة على ذلك

عادةً ما تكون التكاليف رخيصة لأن الشبكة التي يستخدمها نظام الهاتف موجودة بالفعل. يمكنك توقع رسوم أولية أقل مقارنة بنظام PBX المحلي ، ثم رسوم شهرية إضافية.

من الطبيعي أن تؤدي الوظائف الإضافية إلى زيادة السعر ، ولكن بالمقارنة مع تعيين فريق تكنولوجيا المعلومات وتكاليف الأجهزة ، يمكنك توقع بعض التوفير. حتى إذا كنت شركة كبيرة راسخة وتحتاج إلى تجديد أسلاك المكتب لدعم نظام VoIP ، فيجب أن تظل التكاليف أقل.

تقول بعض مواقع الويب أن متوسط ​​تكلفة نظام PBX المحلي يبلغ حوالي 1000 دولار لكل مستخدم. هذا الرقم سيرتفع أو ينخفض ​​حسب حجم عملك. من المرجح أن تحصل الشركات الكبيرة على صفقة بينما قد تدفع الشركات الصغيرة أكثر.

أنظمة PBX الافتراضية لها اليد العليا على المدى الطويل. يمكن أن ترتفع التكاليف الأولية اعتمادًا على حجم عملك. إذا كنت كبيرًا ، فستحتاج إلى أدوات توجيه مكالمات باهظة الثمن يمكنها دعم النظام بسلاسة. إذا كنت في الجانب الأصغر ، فستكون التكاليف ضئيلة.

عندما تكون جاهزًا تمامًا ، لم يعد كل العمل الشاق بين يديك ؛ تم نقله إلى مزود الإنترنت الخاص بك. هذا يعني عدم وجود رسوم صيانة أو تعيين فريق جديد.

الجودة وموثوقية الشبكة

موثوقية الشبكة مهمة للغاية لعدة أسباب. يعتمد نظام PBX الافتراضي الخاص بك كليًا على مدى جودة تشغيل شبكتك. إذا كان جهاز التوجيه الخاص بك لا يمكنه التعامل مع عبء العمل الذي سيضعه عليه نظام PBX الظاهري ، فقد لا تحصل على أقصى استفادة من الخدمة.

إذا تعطلت شبكتك ، فستفقد الوصول إلى هواتفك. بغض النظر عن الحجم ، يجب أن تكون موثوقية الشبكة أولوية قصوى.

الميزات المدرجة

كما ذكرنا سابقًا ، ستأتي أنظمة PBX الافتراضية بالعديد من الميزات المرتبطة جميعها بما يمكنك القيام به بهواتفك. يجب أن تعرف عملك قبل الدفع مقابل الميزات التي قد لا تحتاجها. سيساعدك ذلك على تجنب هذه الأخطاء الشائعة في الترحيل إلى السحابة.

إذا كنت شركة صغيرة ، فقد لا تكون المكالمات الجماعية هي الشيء الذي تفضله. إذا استيقظت على عدد كبير من رسائل البريد الصوتي ، فابحث في نظام ينظمها ويسهل الوصول إليها. لا تشتري سيارة فيراري مقابل الأميال المقطوعة بالغاز.

خيارات الدعم

تريد أن يفخر مزودك بدعم العملاء. تقدم العديد من الأماكن خيارات رائعة ، ولكنك تريد شخصًا مصممًا على حل أي مشكلة تظهر في المكالمة الأولى - في أي وقت وفي أي مكان.

مكان واحد يقفز خارج نيكستيفا. فريق الدعم الخاص بهم متاح عبر الهاتف والبريد الإلكتروني والدردشة. على موقع الويب الخاص بهم ، يتباهون بأن 95 ٪ من مكالمات الدعم الخاصة بهم يتم الرد عليها من خلال الحلقة الثانية مع فترة انتظار قليلة أو معدومة. ابحث عن الشركات التي لديها كل هذه الخيارات. في هذه الحالة ، الأكثر هو الأكثر وليس أقل.

تحقق من هذه القصص الست عن دعم العملاء الذي يتخطى حدوده.

التكامل متاح

يجب أيضًا مراعاة عمليات تكامل الجهات الخارجية بشكل كبير عند اختيار موفر. إذا كان مكتبك يعمل على Google أو Microsoft Office ، فابحث عن مزود يقوم بالمثل.

إليك مثال: يمكن أن يتكامل VoIP مع حلول CRM. عندما يجيب وكيل الدعم على مكالمة هاتفية ، فإن نظام VoIP للأعمال التجارية الخاص به يقوم تلقائيًا بسحب إدخال CRM ذي الصلة لهذا المتصل. بمساعدة نظام الرد الصوتي التفاعلي (IVR) الخاص بك ، لن يضطر العملاء إلى التنقل عبر النوافذ ومحاولة العثور على المعلومات الصحيحة ، مما يؤدي إلى إضاعة الوقت أثناء الاتصال بالهاتف.

يؤدي ذلك إلى حل المكالمات بأقل قدر من المتاعب وتكاليف أقل ورضا أعلى للعملاء.

يحتوي Virtual PBX على ميزات قيّمة

دليلنا لا يخدش السطح إلا عندما يتعلق الأمر بخدمات PBX الافتراضية. تختلف الأسعار والميزات بناءً على نوع العمل الذي تديره. يمكن أن يوفر التحدث إلى مقدمي الخدمة مباشرة مزيدًا من المعلومات حول كيفية تلبية PBX الافتراضية لاحتياجات عملك ويمكن أن تؤدي المحادثة المباشرة إلى محاولة مزودي الخدمة المزايدة على بعضهم البعض لجذب انتباهك.

تحقق من مخطط المقارنة التفاعلي الخاص بنا للحصول على معلومات أكثر تفصيلاً حول موفر PBX المستضاف المناسب لك.