ما الذي تبحث عنه عند اختيار برنامج إدارة الجدول الزمني

لتسليم المشاريع بنجاح ، يعد تتبع الوقت من مؤشرات الأداء الرئيسية لمدير المشروع.

لكن السوق مليء بأدوات إدارة المشاريع العامة التي تحتوي على ميزات تتبع الوقت وبرامج إدارة الجدول الزمني المخصصة.

كعمل خدمة ميدانية - يُنصح بالابتعاد عن كليهما واختيار برنامج إدارة خدمة ميدانية مخصص يتضمن ميزات إدارة الجدول الزمني.

ولكن ما الذي يجب أن يتضمنه برنامج إدارة الجدول الزمني المثالي لأعمال الخدمات الميدانية؟ اقرأ المزيد لمعرفة كيفية اختيار برنامج تتبع الوقت المناسب.

لماذا يجب عليك اختيار برنامج إدارة الجدول الزمني؟

يساعدك امتلاك ممارسات تتبع الوقت الجيدة كجزء من مهام سير عمل مشروع الخدمة الميدانية على:

• حافظ على امتثالك لقوانين العمل: إذا كنت شركة عالمية ، فأنت بحاجة إلى الالتزام بقوانين العمل في الدولة التي عينت عمال خدمة ميدانيين منها. ستعمل أداة تتبع الوقت على تسجيل الساعات التي يقضيها الموظفون والعمالة لديك ، وبالتالي توفير الأدلة اللازمة لأي مشكلة قانونية.
• تحسين العمليات الخاصة بك: إذا كان هناك أي وظيفة تستغرق الكثير من الوقت لإكمالها؟ لماذا تستغرق الوظيفة وقتًا أقل في موقع عمل واحد دون غيرها؟ يمكنك العثور على إجابات وإعادة صياغة عملياتك التجارية لتكون أكثر إنتاجية.
• رواتب الموظفين بإنصاف: تساعدك إدارة الجدول الزمني في مراجعات الأداء من خلال معرفة من يعمل ومن يتراخى في مؤسستك. كما أنه يساعدك على تعويض العمل الإضافي ، والعمل الإضافي ، والإجازات المدفوعة ، والإجازات ، وما إلى ذلك.
• الشفافية: يتم حل أي نزاعات متعلقة بالعقود بالساعة بسهولة باستخدام برنامج إدارة الجدول الزمني. يساعدك على التعامل مع عملائك وعمالك بإثبات.

كيفية اختيار برنامج إدارة الجدول الزمني المناسب لعمل خدمة ميدانية

إذا كنت مالكًا لأعمال الخدمة الميدانية ، فابدأ بتحديد عمليات عملك حيث يكون تتبع الوقت مطلوبًا أو مفيدًا. قد يكون هذا لعقودك ، وإدارة فنيي الخدمة الميدانية ، وتوفير إجازة للموظفين ، وما إلى ذلك.

قم بإنشاء إجراءات التشغيل الموحدة لهذه العمليات وإبلاغها لأصحاب المصلحة المعنيين. تأكد من أنهم يؤيدون عمليات اتخاذ القرار وكيف يتم تسجيل الوقت لهم.

بعد ذلك ، أثناء تقييم برنامج إدارة الجدول الزمني المثالي ، تحقق من الميزات الرئيسية الخمس المذكورة أدناه:

ميزة خيارات تتبع الوقت الغنية

يجب أن يتتبع أي برنامج لإدارة الجدول الزمني الوقت ويوفر خيارات لتخصيص كيفية تتبعه. على سبيل المثال ، يجب أن يوفر خيارًا لتحديد قواعد مختلفة لتتبع الوقت لمشاريع مختلفة أو مناطق مواقع عمل أو عملاء أو مهام.

يجب أن يكون المرء قادرًا على تحديث الجدول الزمني الخاص به من أي مكان ، بما في ذلك تطبيقات Android أو iOS.

تجربة مستخدم بسيطة

تعد إدارة سجل الدوام أكثر أهمية لموظفيك وفنيي الخدمة الميدانية لأن رواتبهم / دخلهم يعتمد عليها.

ومن ثم ، تأكد من أن العاملين لديك والموظفين يفهمون واجهة مستخدم البرنامج. من الناحية المثالية ، استقبل التعليقات منهم قبل شراء الترخيص.

تأكد من أن مزود برنامج الجدول الزمني الخاص بك يأتي مع المواد التدريبية اللازمة للإعداد.

تكامل التطبيقات مع برنامجك الحالي

يجب أن يتضمن برنامج إدارة الجدول الزمني الخاص بك أحكامًا ذات صلة لمشاركة البيانات أو استردادها من البرامج الأخرى التي تستخدمها.

على سبيل المثال ، قد تستخدم بالفعل برنامج محاسبة للفواتير أو أغراض فواتير البائع. قد تتضمن بعض حالات الاستخدام مدفوعات تعتمد قيمتها على الوقت المتعقب.

وبالتالي ، يحتاج برنامج إدارة الجدول الزمني الخاص بك إلى تمرير البيانات إلى برنامج المحاسبة الخاص بك للعمل بسلاسة.

اطلب دعم برنامج إدارة الجدول الزمني الخاص بك إذا كان بإمكانهم دمج الأدوات الحالية لك.

خصوصية البيانات وأمنها

يحتوي برنامج إدارة الجدول الزمني على بيانات يمكن أن تقودك إلى مشاكل قانونية إذا وقعت في الأيدي الخطأ. قد تتضمن البرامج المتكاملة جيدًا أيضًا بيانات خاصة إضافية.

وبالتالي ، من الضروري أن تسأل موفر برنامج إدارة الجدول الزمني الخاص بك عن تدابير الأمان المعمول بها فيما يتعلق ببيانات شركتك.

اطلب الشهادات ذات الصلة والامتثال للائحة العامة لحماية البيانات (إذا كانت مواقع عملك أو عملائك أو عملك في أوروبا).

تطبيق Android و iOS قوي لتتبع الوقت

المستخدم النهائي لأداة تتبع الوقت الخاص بك هو الفنيين والموظفين الميدانيين. نظرًا لأن الكثيرين سيعملون في موقع العمل ، يجب أن يكون لديهم تطبيق محمول سهل الاستخدام يمكنهم استخدامه للحضور.

تأكد من أن تطبيق الهاتف المحمول يحتوي على ميزات ذات صلة لتحديد الحضور ، وطلب إجازة ، والحصول على معلومات حول الموافقة على إجازاتهم ، والوقت المتعقب للوظيفة ، وما إلى ذلك.

يجب أن يكون برنامج إدارة الجدول الزمني الخاص بك متاحًا على كل من Android و iOS.

احصل على برنامج إدارة جدول زمني ذو قيمة لأعمال الخدمة الميدانية

يعد برنامج تتبع الوقت ذو قيمة جيدة مقابل المال عندما يكون متاحًا كميزة مخصصة في برنامج إدارة الخدمة الميدانية.

هذا يضمن أنك لست مضطرًا إلى الاعتماد على عدد كبير جدًا من عمليات الدمج والبيانات الخارجية لعمليات الخدمة الميدانية الخاصة بك.

في Zuper ، يأتي برنامج إدارة الجدول الزمني الخاص بنا مزودًا بميزات متقدمة مثل المبارزة الجغرافية وإدارة كشوف المرتبات وإنشاء تقارير ثاقبة لاتخاذ القرارات.

احجز عرضًا توضيحيًا لمعرفة كيف تساعد ميزات تتبع الوقت لدينا على نمو أعمال الخدمة الميدانية الخاصة بك.

هل لديك أي أفكار حول هذا؟ اترك لنا سطرًا أدناه في التعليقات ، أو انقل المناقشة إلى Twitter أو Facebook.

توصيات المحررين:

• تحدد Paycom مستقبل كشوف المرتبات مع Beti
• أهم الصناعات التي تستفيد من برامج إدارة المشاريع
• كيفية بناء موقع الويب الخاص بك لإدارة المشاريع لحسابهم الخاص
• 6 استراتيجيات لإدارة البيانات للشركات الصغيرة

الإفصاح: هذا منشور برعاية. ومع ذلك ، فإن آرائنا ومراجعاتنا ومحتوياتنا التحريرية الأخرى لا تتأثر بالرعاية وتظل موضوعية .