Zoho WorkDrive: حل تعاوني لإدارة الملفات لتبسيط بياناتك

تحتاج جميع الشركات - مهما كانت صغيرة أو كبيرة - إلى منصات تخزين وتعاون موثوقة للعمل بفعالية. على الرغم من أن لديك الكثير من الخيارات الجيدة لكليهما ، إلا أنه من الصعب العثور على منصة توفر كلا الوظيفتين تحت سقف واحد.

ادخل إلى Zoho WorkDrive ، وهو نظام أساسي للتخزين والتعاون على السحابة يبسط بياناتك من خلال توفير التخزين السحابي الآمن وأدوات التعاون في مكان واحد.

دعنا ننتقل لاستكشاف Zoho WorkDrive بالتفصيل ومعرفة ما يجعله مساحة تخزين ملفات رائعة ومنصة تعاون.

ما هو Zoho WorkDrive؟

Zoho WorkDrive هو نظام أساسي لتخزين الملفات والتعاون في السحابة يسمح للفرق بسهولة تخزين الملفات ومشاركتها والعمل معًا على الملفات في الوقت الفعلي.

تم إطلاقه كبديل لـ Zoho Docs قبل بضع سنوات ليكون بمثابة منصة تخزين أساسية لمجموعة تطبيقات المكتب والإنتاجية. وخلال هذا الوقت ، تم إجراء العديد من التغييرات على النظام الأساسي.

يأتي الإصدار الأخير في شكل WorkDrive 4.0. يوفر WorkDrive 4.0 مجموعة من الميزات الجديدة عبر جوانب مختلفة ، بما في ذلك واجهة المستخدم وإدارة البيانات وتكامل الجهات الخارجية والمزيد ، لمواكبة الاحتياجات المتزايدة لبيئة العمل المختلطة.

يتوفر Zoho WorkDrive على كل من الأجهزة المحمولة وسطح المكتب.

ما الذي يمكن أن يساعدك فيه Zoho WorkDrive؟

كونك منصة لإدارة الملفات والتعاون يتيح لك Zoho WorkDrive القيام بأكثر من مجرد تخزين الملفات. هذا ممكن بفضل مجموعة الميزات المتنوعة ، والتي تشمل ما يلي:

فريق التعاون

يعد التعاون الجماعي أحد أفضل الأشياء في WorkDrive. يقوم WorkDrive بهذا باستخدام Team Folders ، التي تسمح لأعضاء الفريق بتحميل المستندات إلى مجلد واحد لجعلها متاحة للجميع في الفريق مرة واحدة. بهذه الطريقة ، لا يتعين على المستخدمين إرسال الملفات بالبريد الإلكتروني بشكل فردي والمتابعة مع الأشخاص لاحقًا.

وبالمثل ، إذا قام شخص ما في الفريق بإجراء أي تغييرات على أي ملف في مجلد Team ، فإن WorkDrive ينبه الجميع بنفس الأمر عبر الإخطارات ، بحيث يكونون دائمًا على اطلاع دائم بالتغييرات ولا يتعين عليهم التحقق من المساحة كل الآن و ثم أنفسهم بنشاط.

كطريقة للاحتفاظ بجميع ملفات المشروع ومستنداته منظمة ، يسمح WorkDrive لمسؤولي مساحة العمل بإنشاء مجلدات فرعية داخل مجلد الفريق. إنه شيء يمكن للمؤسسات الكبيرة الاستفادة منه على أفضل وجه لتصنيف الملفات حسب القسم. يمكن للمسؤولين أيضًا تعيين أذونات الوصول لكل عضو في الفريق لتقييد وصولهم إلى محتويات المجلد.

أخيرًا ، تحتوي كل مساحة عمل WorkDrive على سلة مهملات ضمن مجلد الفريق للحفاظ على أمان جميع الملفات والمستندات. على هذا النحو ، عندما يقوم شخص ما في الفريق بحذف ملف أو مجلد ، فإنه ينتقل إلى سلة المهملات. بهذه الطريقة ، هناك خيار لاستعادته إذا لزم الأمر لاحقًا أو عندما يقوم شخص ما في الفريق بحذفه عن طريق الخطأ في المقام الأول.

الوصول إلى Zoho's Powerful Office Suite

عندما تشترك الفرق في WorkDrive ، يمكنهم أيضًا الوصول إلى Zoho Office Suite. Zoho Office Suite عبارة عن مجموعة من الأدوات لمساعدة الفرق في العمل المكتبي. يتضمن ثلاث أدوات: Writer و Sheet و Show. توفر الثلاثة واجهة نظيفة وسهلة الاستخدام وتوفر مجموعة متنوعة من القوالب لتسريع العمل والعمل حتى عندما تكون غير متصل بالإنترنت.

بالإضافة إلى ذلك ، تقدم كل أداة العديد من الوظائف المفيدة الأخرى ، مثل وضع الكتابة المركزة في Zoho Writer والوظائف المحددة مسبقًا والمخصصة في Zoho Sheet وخيارات تصميم ورسوم متحركة متنوعة في Zoho Show.

بالاقتران مع WorkDrive ، لا يساعد هذا الفرق في مهام المكتب فحسب ، بل يساعدهم أيضًا في الاحتفاظ بملفاتهم عبر كل منهم في مكان واحد. نتيجة لذلك ، يصبح من السهل على أعضاء الفريق التعاون في الوقت الفعلي ، وجمع الملاحظات ، ونشر عملهم ليراه الجميع في الفريق.

مساحة العمل التعاونية

WorkDrive ينقل تجربة التعاون إلى المستوى التالي. يمنحك القدرة على إنشاء مساحة عمل تعاونية حيث يمكنك العمل مع الزملاء دون دعوتهم إلى مجلد الفريق. وبالمثل ، فإنه يبسط أيضًا مشاركة الملفات مع الأفراد أو الفرق الأخرى على النظام الأساسي ، مما يجعل التعاون بدوره أكثر كفاءة.

نظرًا لأنه يمكن لعدة أشخاص العمل على ملف في وقت واحد ، فقد ينتج عن ذلك نسخ متعددة من نفس الملف. هذا يمكن أن يجعل تحديد الملف الأصلي عملية صعبة ومملة. ولكن لحسن الحظ ، يدعم WorkDrive محفوظات الإصدار ، بحيث يمكن لأعضاء الفريق الوصول إلى جميع الإصدارات المختلفة من الملف ، ومقارنتها ، والعودة إلى الإصدار السابق عند الحاجة دون أي متاعب.

تماشياً مع هذا ، هناك ميزة أخرى مفيدة تجعل تجربة التعاون على النظام الأساسي أفضل وهي مراقبة النشاط. باستخدام هذا ، يمكن لقيادة الفريق بسهولة تدقيق كل ما يحدث في مساحة العمل الخاصة بهم لتتبع التقدم. علاوة على ذلك ، يمكن التحقق من الأنشطة بالتفصيل عبر المرشحات لرؤية المزيد من الأفكار القيمة.

في الأوقات التي يحتاج فيها أعضاء الفريق إلى مناقشة شيء ما أو مشاركة التعليقات حول ملف أو مستند ، يمكن أن تكون ميزة ملاحظات WorkDrive (تسمى التعليقات التوضيحية للملف) مفيدة. باستخدام هذا ، يمكن للمستخدمين بسهولة مشاركة أفكارهم حول فكرة أو ترك تعليقات ضمن الملفات أو المستندات من خلال التعليقات السياقية.

أدوات إدارة البيانات

يدعم Zoho WorkDrive أكثر من 220 تنسيق ملف. نظرًا لأن هذا يغطي مجموعة واسعة جدًا من تنسيقات الملفات ، فإنه يضمن عدم وجود أي مشكلات توافق على النظام الأساسي ، لذلك يمكن للفرق عرض الملفات مباشرة في مساحة العمل أو تحميل ما يريدونه دون الحاجة إلى تحويلها أولاً.

لتسهيل اكتشاف الملفات والبحث فيها على النظام الأساسي ، يمنحك WorkDrive خيار البحث عن الملفات بالاسم أو المنشئ أو الكلمة الأساسية في المستند. وبالمثل ، يدعم أيضًا التعرف الضوئي على الحروف واكتشاف الكائنات ، مما يسمح لك بتحديد موقع الصور والمستندات الممسوحة ضوئيًا في مساحة العمل عن طريق إدخال كلمة رئيسية فيها.

إلى جانب ذلك ، هناك خيار لتصنيف الملفات في مجلد الفريق. يتيح لك ذلك الاحتفاظ بملفاتك ومستنداتك منظمة ليسهل على أي شخص في الفريق العثور عليها.

اعمل مع أشخاص من خارج فريقك

إذا كان فريقك يعمل مع شركات أخرى ، فقد ترغب في إظهار تقدمك للعملاء لإبقائهم محدثين أو أخذ مدخلاتهم في شيء ما.

يجعل WorkDrive القيام بذلك أمرًا سهلاً للغاية. تتيح لك المنصة إنشاء ارتباط خارجي بسرعة لملف تريد مشاركته. لجعل جهد التعاون هذا آمنًا والحفاظ على أمان بياناتك ، تتيح لك الأداة تأمين كل ارتباط ترسله بأذونات وصول مستقلة وتواريخ انتهاء الصلاحية وكلمات مرور. في الأساس ، يمنحك التحكم الكامل في الروابط الخاصة بك ويتيح لك تحديد ما يمكن للمستخدمين الذين ينضمون إلى مساحة العمل الخاصة بك وما لا يمكنهم الوصول إليه أو القيام به.

وبالمثل ، يمكن لمستخدمي WorkDrive أن يسمحوا لك بدعوة عميلك الخارجي أو شريكك إلى فريقك. يمكن أن يكون هذا مفيدًا عندما تريد أن ينظر أصحاب المصلحة إلى مشروع أو يتعاونون فيه لفترة وجيزة من الوقت.

تحليلات متقدمة

عندما تعمل مع فرق كبيرة ، قد ترغب في معرفة إحصائيات معينة حول مساحة عملك. في WorkDrive ، يمكنك الوصول إلى جميع هذه الإحصائيات جنبًا إلى جنب مع تقارير حول كل ما يحدث في مساحة العمل الخاصة بك في مكان واحد.

لذلك ، على سبيل المثال ، إذا كنت مسؤولاً عن مساحة العمل ، فيمكنك بسهولة التحقق من وقت تحديث الملف ، ومقدار مساحة التخزين التي يشغلها المشروع ، ومقدار المساحة الخالية المتاحة.

الوصول إلى الملفات دون انقطاع

يتوفر Zoho WorkDrive على كل من الأجهزة المحمولة وسطح المكتب ، ويحافظ على مزامنة جميع ملفاتك ومجلداتك عبر أجهزتك. يتيح لك هذا العمل على أحد الأجهزة والمتابعة من حيث توقفت على جهاز آخر.

بالإضافة إلى ذلك ، يقوم النظام الأساسي أيضًا بمزامنة ملفاتك ومجلداتك مع سطح المكتب الخاص بك ، بحيث يمكنك العمل حتى عندما تكون غير متصل بالإنترنت ثم مزامنة التغييرات عند الاتصال بالإنترنت.

خطط وأسعار Zoho WorkDrive

يقدم Zoho WorkDrive ثلاث خطط: Starter و Team و Business.

• المبتدئين: 2.5 دولار (140 روبية) لكل مستخدم شهريًا ؛ يبدأ التخزين من 1 تيرابايت لكل فريق مع حد تحميل 1 جيجابايت للملفات
• الفريق: 4.5 دولار (275 روبية) لكل مستخدم شهريًا ؛ 3 تيرابايت لكل فريق من مساحة التخزين و 5 جيجابايت كحد لتحميل الملفات
• الأعمال: 9 دولارات (550 روبية) لكل مستخدم شهريًا ؛ مساحة تخزين 5 تيرابايت لكل فريق مع حد تحميل 50 جيجا بايت

تقدم كل خطة جميع ميزات تخزين وإدارة الملفات الأساسية. ولكن كلما انتقلت إلى المستوى الأعلى ، فإنه يفتح الوصول إلى عدد قليل من الفئات الإضافية. تحقق من خطط WorkDrive لإلقاء نظرة شاملة على الفرق بين جميع الخطط الثلاث واختيار الخطة المناسبة لمؤسستك.

بالإضافة إلى ذلك ، عندما لا تكون مساحة التخزين المتوفرة كافية ، يتوفر لدى Zoho خيارات تخزين إضافية يمكن شراؤها بشكل منفصل.

يمنح Zoho المستخدمين الجدد فترة تجريبية مجانية مدتها 15 يومًا مع وصول كامل إلى جميع ميزات WorkDrive. من خلال هذه التجربة ، يمكن للأفراد والفرق اختبار الخدمة واستكشافها لتحديد ما إذا كانت تلبي متطلباتهم ثم الاشتراك في خطة وفقًا لذلك.

تحقق من Zoho WorkDrive