10 Tipps für ein erfolgreiches Event: So läuft Ihr nächstes Event reibungslos ab
Veröffentlicht: 2022-01-31Events sind ein fester Bestandteil der Strategie eines jeden Unternehmens. Sie helfen dabei, Buzz zu erzeugen, den Umsatz zu steigern und großartige Networking-Möglichkeiten zu schaffen.
Aber Sie wissen nur zu gut, dass nicht alles nach Plan läuft. Deshalb ist es wichtig, auf alles vorbereitet zu sein. Die folgenden Tipps helfen Ihnen, Ihre nächste Veranstaltung so zu planen, dass sie reibungslos abläuft.
Definieren Sie Ihren Zweck für die Veranstaltung
Geschäftsinhaber können Veranstaltungen nutzen, um Begeisterung für Ihr Unternehmen zu wecken, den Umsatz zu steigern oder Networking-Möglichkeiten zu schaffen.
Der erste Schritt bei der Planung einer Veranstaltung besteht darin, Ihre Ziele für die Veranstaltung festzulegen. Sobald Sie sich entschieden haben, was Ihre Ziele für die Veranstaltung sind, können Sie diese als Leitfaden verwenden, um den Rest der Veranstaltung zu planen.
Welche Ausgabe erwarten Sie?
Bevor Sie mit der Planung Ihrer Veranstaltung beginnen, ist es wichtig, die gewünschte Teilnehmerzahl festzulegen. Dies wird Ihnen helfen, entsprechend zu planen und zu wissen, was Sie erwarten können.
Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, eine kleine Versammlung mit 50 Teilnehmern zu veranstalten, erfordert dies nicht so viele Speisen und Getränke wie eine Veranstaltung, bei der 200 Personen erwartet werden.
Legen Sie ein Budget fest
Der erste Schritt zur Vorbereitung Ihrer nächsten Veranstaltung ist die Festlegung eines Budgets. Dies ist der Prozess, um zu bestimmen, wie viel Sie voraussichtlich für diesen Anlass ausgeben werden.
Dies beinhaltet sowohl fixe als auch variable Kosten. Fixkosten sind vorhersehbarer, während variable Kosten eher unvorhersehbar sein können.
Unabhängig von Ihrem Budget ist es wichtig, dass Sie am Ende nicht mehr als erwartet für Ihre Veranstaltung ausgeben.
Unabhängig davon, was auf Ihrer Veranstaltung passiert, sollten Sie immer vorher wissen, wie viel es kosten wird.
Die Budgetierung hilft Ihnen auch bei der Entscheidung, wie viel Sie für bestimmte Veranstaltungskomponenten wie Essen oder Dekoration ausgeben sollten, wodurch sichergestellt wird, dass Sie Ihr Budget einhalten.
Eine Möglichkeit, Geld zu sparen, besteht darin, im Voraus mit den Anbietern zu verhandeln. Sie können mit Lieferanten verhandeln, indem Sie Preise vergleichen und Geschäfte aushandeln, bevor der Partytermin näher rückt.
Und wenn Sie nach Tipps suchen, wie Sie erfolgreiche Deals erzielen, lesen Sie diesen Artikel des Entrepreneur Magazine .
Berücksichtigen Sie Veranstaltungsorte und Standorte sorgfältig .
Zuerst müssen Sie sich Gedanken über Ihren Veranstaltungsort machen. Sie möchten einen Bereich, der sichtbar und groß genug für alle Personen ist, die an der Veranstaltung teilnehmen werden. Es ist auch wichtig, alle Barrierefreiheitsanforderungen im Voraus zu berücksichtigen.
Zweitens müssen Sie über den Standort nachdenken. Überlegen Sie, welche Art von Besuchern an der Veranstaltung teilnehmen werden und wie sie schnell dorthin gelangen können.
Angenommen, Ihre Veranstaltung findet an einem ländlichen Ort statt. In diesem Fall möchten Sie vielleicht Shuttle-Services oder Fahrgemeinschaften anbieten, damit die Leute sich amüsieren können, ohne sich Gedanken über ihren Heimweg machen zu müssen.
Schließlich ist es wichtig, das Timing zu berücksichtigen – stellen Sie sicher, dass Ihre Veranstaltung nicht auf einen Feiertag oder einen anderen Tag fällt, an dem viele Leute reisen oder Überstunden machen.
Wenn dies unvermeidlich ist, sollten Sie Anreize für Teilnehmer bieten, die lange Anfahrtswege zurücklegen.
Persönlich, hybrid oder virtuell?
Sie müssen bestimmen, welche Art von Veranstaltung Sie durchführen. Wird alles persönlich sein? Alles virtuell? Oder eine Kombination aus beidem?
Wenn Sie eine persönliche Veranstaltung veranstalten, sollten Sie zuerst einige Dinge tun. Stellen Sie sicher, dass Ihr Veranstaltungsraum richtig eingerichtet ist.
Erstellen Sie eine Agenda, die mit Ihren Zielen für das Meeting oder die Konferenz übereinstimmt. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Erfrischungen und Snacks für Ihre Gäste bereithalten.
Stellen Sie auf Ihrer Website und in Ihren Werbematerialien eine Wegbeschreibung zum Standort bereit, damit die Besucher ihn leicht finden können.
Wenn Sie eine hybride Veranstaltung durchführen, stellen Sie sicher, dass Sie Tools wie Skype oder Google Hangouts verwenden, um ein gemischtes Erlebnis zu schaffen.
Sie können damit beginnen, die Eröffnungssitzung als Live-Diskussion zu veranstalten und dann zu aufgezeichneten Sitzungen für weitere Einzelgespräche zu wechseln. Sie möchten sicherstellen, dass alle Teilnehmer den gleichen Nutzen aus dem Meeting ziehen, egal wo sie teilnehmen.
Wenn Sie schließlich eine virtuelle Veranstaltung durchführen, stellen Sie sicher, dass sie eine interaktive Komponente enthält, damit sich die Menschen mit ihren Kollegen verbunden fühlen, auch wenn sie nicht physisch zusammen sind.
Sie könnten mit einer lehrreichen Präsentation per Videoaufzeichnung beginnen, bevor Sie sich über Skype oder Google Hangouts auf zwanglose Gespräche zwischen den Teilnehmern einlassen.
Buchen Sie die beste Technologie
Die richtige Technologie kann zwischen einem durchschnittlichen Ereignis und einem erstaunlichen unterscheiden. Sie möchten Ihre Teilnehmer nicht mit schlechter Tonqualität oder Bildschirmen enttäuschen, die nicht richtig funktionieren.
Die gute Nachricht ist, dass Sie viele Optionen für Veranstaltungstechnik haben, was den Entscheidungsprozess viel einfacher macht. Wenn es um die Inszenierung geht, sollten Sie in Betracht ziehen, Projektoren und Leinwände sowie in Wände eingebaute Leinwände für Digital Signage zu mieten.
Für die Beleuchtung benötigen Sie je nach Art der Veranstaltung etwas anderes – von Uplighting für Hochzeiten bis hin zu LED-Leuchten für Firmenveranstaltungen – um eine perfekte Stimmung für Ihre Gäste zu schaffen.
Sie sollten auch in Lautsprechersysteme investieren, die kristallklaren Klang liefern, selbst wenn Ihr Veranstaltungsort überfüllt ist. Dadurch wird sichergestellt, dass die Teilnehmer alles klar hören und nichts Wichtiges verpassen.
Und natürlich ist da noch das Problem der Vernetzung – stellen Sie sicher, dass alle Ihre Gäste über zuverlässiges WLAN verfügen. Ein Hotspot-Verleih ist für diese Situation ideal, damit sie keine Probleme haben, ihre Telefone oder Tablets zu verwenden.
Denken Sie an Barrierefreiheit
Beachten Sie unbedingt, dass möglicherweise nicht alle Teilnehmer dieselben Zugriffsrechte haben wie andere. Dazu gehören Menschen mit Behinderungen, Hörbehinderungen, Blinde oder solche, die ein Begleittier benutzen. ]
Berücksichtigen Sie mögliche Vorkehrungen, die Sie für diese Personen treffen können, und wie Sie sie über bestimmte Vorkehrungen informieren.
Viele Veranstalter planen dies ein, indem sie spezielle Dienstleistungen einkaufen oder Informationen auf der Website der Veranstaltung bereitstellen.
Wenn ein Teilnehmer beispielsweise einen Gebärdensprachdolmetscher benötigt, möchten Sie über einen Live-Stream auf einen Video-Feed der Veranstaltung zugreifen. Sie könnten auch eine Fernuntertitelungsoption für Gehörlose anbieten oder einen ASL-Dolmetscher für die Veranstaltung selbst bereitstellen.
Backup-Pläne haben
Sie müssen einen Backup-Plan für alles haben, was schief gehen könnte. Wenn Sie beispielsweise einen Redner bei Ihrer Veranstaltung haben, ist es eine gute Idee, einen Ersatzredner in einer Reihe zu haben.
Sie wissen nie, wann jemand in letzter Minute absagt oder ob der von Ihnen gebuchte Redner aufgrund des Wetters oder eines anderen unvorhergesehenen Ereignisses verspätet ist. Es ist auch wichtig, dass Sie genügend Essen und Getränke zur Hand haben, falls die Leute hungrig oder durstig werden.
Unternehmen sollten in eine Event-App investieren, um schnell zu sehen, welche Veranstaltungen am Veranstaltungsort stattfinden. So verpassen sie dort keine Chance.
Marketing
Die Vermarktung Ihrer Veranstaltung stellt sicher, dass die Leute davon wissen und teilnehmen. Wenn Sie eine Veranstaltung vermarkten, möchten Sie Begeisterung und Aufregung erzeugen. Vergessen Sie jedoch nicht, die Vorteile für die Teilnehmer zu erwähnen.
Warum sollten sie kommen? Was werden sie lernen? Was haben sie davon? Die Vermarktung Ihrer Veranstaltung ist wichtig, da sie dazu beiträgt, dass die Leute davon erfahren und daran teilnehmen.
Sie können Social-Media-Beiträge, Visitenkarten, Flyer oder Veranstaltungsseiten auf einer Website verwenden, um Begeisterung und Aufregung zu erzeugen.
Angenommen, Sie veranstalten einen Workshop darüber, wie Sie Ihre Facebook-Fangemeinde organisch erweitern können. In diesem Fall könnten Sie ein Bild von einem jungen Mann mit tollen Haaren posten, der sein Telefon in einem Café benutzt, mit der Bildunterschrift:
„Lernen Sie von den Experten Steph & John in nur einer Stunde, wie Sie Ihre Facebook-Follower organisch erweitern können! Registrieren Sie sich hier kostenlos. #growfacebookfollowers #event”
Stellen Sie sicher, dass alle über ihre Pflichten auf dem gleichen Stand sind .
Stellen Sie vor Ihrer Veranstaltung sicher, dass jeder seine Pflichten und Verantwortlichkeiten kennt. Ihre Aufgaben sollten klar umrissen und zugeordnet sein.
Legen Sie als Nächstes für jeden Auftrag eine feste Person fest, damit die Dinge während der gesamten Veranstaltung reibungslos ablaufen. So vermeiden Sie Missgeschicke oder Missverständnisse.
Haben Sie irgendwelche Gedanken dazu? Lassen Sie es uns unten in den Kommentaren wissen oder übertragen Sie die Diskussion auf unseren Twitter oder Facebook.