10 Möglichkeiten, wie Sie die Endbenutzererfahrung von Microsoft Teams verbessern können

Die Pandemie hat die Art und Weise, wie wir leben und arbeiten, enorm verändert. Um Remote- und Hybridarbeit zu erleichtern, haben Unternehmen weltweit Lösungen wie Slack, Google Meet, Microsoft Teams usw. eingeführt. Das bedeutet, dass Unternehmen, die herkömmliche Clouds verwenden, auf erweiterte Clouds umgestiegen sind, um die von ihnen angebotenen Kollaborationsfunktionen für die Kommunikation zwischen Remote-Teams zu nutzen.

Nach der Fernarbeit haben viele Unternehmen zwischen den verschiedenen Cloud-Speicher- und Kollaborationsplattformen gewechselt, dh von Box zu Google Drive , von Dropbox zu Google Drive und viele von Slack zu Microsoft Teams migriert, je nach ihren Geschäftsanforderungen.

Seit Ende 2019 ist Microsoft Teams das wichtigste Kollaborationstool des Unternehmens. Jeden Tag nutzen fast 115 Millionen Personen Teams bei ihrer täglichen Arbeit. Microsoft hat neben der Migration von Slack zu Teams mehrere neue Funktionen für Unternehmen hinzugefügt, die seit Beginn des COVID-19-Ausbruchs damit begonnen haben, seine Kollaborationsplattform zu nutzen.

Dieser Artikel hilft Ihnen dabei, die besten Möglichkeiten zu erkunden, um Microsoft Teams optimal zu nutzen und die Endbenutzererfahrung zu verbessern, indem Sie die Funktionen entsprechend einsetzen.

1. Erstellen Sie relevante Kanäle

Kanäle sind eine großartige Möglichkeit, Gespräche mit Ihrem Team zu organisieren. Erstellen Sie Kanäle für alle Bereiche Ihres Teams und veröffentlichen Sie dann Ihre Mitteilungen in diesen Kanälen. Dadurch wird es jedem in Ihrem Team leicht gemacht, die benötigten Informationen zu finden.

2. Zusammenarbeit an Office-Dateien

Wenn Sie und Ihre Teamkollegen gleichzeitig an demselben Dokument zusammenarbeiten müssen, können Sie dies mit Microsoft Teams tun. Viele Unternehmen sind von Slack auf Microsoft Teams umgestiegen , um die Zusammenarbeit effektiver und produktiver zu gestalten, indem sie remote in Echtzeit an Dateien zusammenarbeiten.

Öffnen Sie die Datei in Ihrer Desktop-App und arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, nachdem Sie sie im entsprechenden Kanal oder Chat in Microsoft Teams geteilt haben. Sie können die von Ihren Teamkollegen am Dokument vorgenommenen Änderungen nachverfolgen und bei Bedarf kommentieren.

3. Verwalten Sie Aufgaben mit Microsoft Planner

Verwenden Sie Planner in Microsoft Teams, um sich selbst und Ihr Remote-Team zu organisieren. Dies ist ein fantastisches Tool, das Sie täglich verwenden können, um Ihre Aktivitäten und Leistungen im Auge zu behalten. Erstellen Sie eine To-do-Liste, kategorisieren Sie die Aufgaben, legen Sie eine Deadline fest, priorisieren Sie sie und weisen Sie sie den Aufgaben zu

jeweiligen Mitglieder Ihres Teams. Sie können Ihrer Nachricht auch Links und Dokumente anhängen. Sie können Kommentare auch verwenden, um mit anderen Fachleuten zusammenzuarbeiten.

Siehe auch: TeamWork-Zitate

4. Bleiben Sie organisiert mit Teams-Kalendern

Wenn sich ein Team auf der ganzen Welt befindet und in mehreren Zeitzonen tätig ist, kann es schwierig sein, Besprechungen zu planen, die für alle bequem sind. Mit dem Planungsassistenten in Teams können Sie die beste Zeit finden, um eine Besprechung für jedes Mitglied Ihres Teams zu vereinbaren.

Wenn Sie nicht zu Microsoft 365 migrieren und anstatt von Box oder Dropbox zu Google Drive zu wechseln, um Google Workspace zu nutzen, ist Google Kalender eine großartige Alternative zum Microsoft-Planungsassistenten. Mit Google Kalender können Sie die Kalender Ihrer Teammitglieder integrieren, um zu wissen, wann alle verfügbar sind, und es ist einfach, ein Meeting zu planen und zu planen.

5. Teilen Sie Ihren Bildschirm während eines Meetings

Präsentationen und Präsentationen unserer Arbeitsergebnisse sind wesentliche Bestandteile unseres Arbeitsalltags. Und während Sie dies im Büro bei einem Meeting oder im Gespräch mit einem Kollegen tun können, müssen Sie es online tun, wenn Sie remote arbeiten. Aber auch dafür gibt es eine Lösung.

Sie können Ihren Bildschirm freigeben oder auswählen, welches Fenster Sie mit anderen Personen in der Besprechung mit Microsoft Teams teilen möchten. Auf diese Weise sieht oder hört niemand Benachrichtigungen, die Sie von anderen Apps erhalten.

6. Zeichnen Sie Ihre Meetings auf

Wenn Sie ein wichtiges Meeting haben, zu dem Sie zurückkehren und einige wichtige Themen auffrischen möchten, ist es eine fantastische Idee, es aufzuzeichnen und sogar Zusammenfassungen des Meetings zu erhalten. Sie können sie dann mit Ihrem Team teilen.

Diese Funktion ist besonders wertvoll für Personen, die an der Sitzung nicht teilnehmen konnten, aber über die Tagesordnung und die ergriffenen Maßnahmen informiert bleiben möchten.

7. Einfach zwischen verschiedenen Geräten wechseln

Notfälle treten auf, und sie können auch während einer Videokonferenz auftreten. Ihr Laptop kann ausfallen, Ihr Internet könnte ausfallen, Ihre Kamera funktioniert möglicherweise nicht mehr oder Sie müssen für einen Notfall gehen. Solche Situationen können Ihre Arbeit beeinträchtigen, wenn Sie ein wichtiges Gespräch führen.

Glücklicherweise können Sie mit Microsoft Teams von mehreren Geräten aus an einem Anruf teilnehmen. Sie können mit Ihrem Telefon, Tablet und PC gleichzeitig im Gespräch bleiben oder nach Bedarf von einem Gerät zum anderen wechseln.

8. Verwenden Sie die Microsoft Teams-Apps

Dank der umfassenden digitalen und physischen Verbindung können Teams nahtlos mit Outlook, Word, Excel, PowerPoint und anderen Anwendungen arbeiten. Ihre Meeting-Aufzeichnungen werden auf SharePoint gespeichert, Daten werden auf OneDrive gespeichert und Ihr Outlook-Kalender wird ständig mit Teams synchronisiert.

Sie können jede Microsoft- oder Drittanbieter-App mit Ihrer Microsoft Teams-Umgebung verbinden, sodass Sie nicht zwischen verschiedenen Plattformen wechseln müssen.

9. Fügen Sie Registerkarten in Ihren Kanälen hinzu

Unternehmen können die Teams-Oberfläche verwenden, um Anwendungen als Registerkarte in einen Kanal zu integrieren. Infolgedessen kann Teams als eine einzige Plattform für alle Anwendungen des Unternehmens dienen und die Benutzererfahrung verbessern.

Um eine App zu Ihren Tabs hinzuzufügen, klicken Sie in einem Chat, einer Gruppe oder einem Kanal auf das „+“-Symbol und wählen Sie die gewünschte App aus dem App-Fenster aus.

10. Verwenden Sie das virtuelle Whiteboard

Sie können mit Whiteboard in Teams ein großartiges virtuelles Erlebnis haben, bei dem jeder Teilnehmer des Meetings seine Ideen und Notizen beitragen kann, genau wie in einer Offline-Sitzung. Sie werden beobachten können, wie jeder Ihrer Kollegen dazu beiträgt, und ihre Gedanken werden Sie stärken. Nach dem Treffen können die Ergebnisse der Gruppenarbeit einfach über den entsprechenden Kanal geteilt werden.

Fazit

Diese Microsoft Team-Funktionen ermöglichen es Ihnen, remote zu arbeiten und von überall und jederzeit professionell mit Ihren Kollegen in Kontakt zu bleiben, bei mehreren Aufgaben in Echtzeit mit Ihren Teams zu interagieren und eine gesunde Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten.