Die beste Online-Meeting-Software, die Sie kennen sollten

Während Unternehmen im digitalen Zeitalter schon immer Mittel genutzt haben, um sich mit entfernten Mitarbeitern und Kunden zu verbinden und mit ihnen zu kommunizieren, war die Covid-19-Pandemie ein großer Katalysator für die zunehmende Nutzung virtueller Besprechungsplattformen. In einer Zeit der sozialen Distanzierung verlassen sich Unternehmen auf diese Plattformen, um in Verbindung zu bleiben, Informationen auszutauschen und zusammenzuarbeiten, damit der Betrieb in dieser unsicheren Zeit reibungslos und konsistent läuft.

• Definition von Online-Meeting
• Liste der Top-Plattformen für virtuelle Meetings
• So wählen Sie die richtige Online-Meeting-Software aus
• Vorteile und Nachteile
• Tipps für ein erfolgreiches Online-Meeting

Was ist ein Online-Meeting?

Ein Online-Meeting, auch virtuelle Konferenz genannt, ist eine Kommunikationsmethode, die es mehreren Parteien ermöglicht, sich im selben Raum zu treffen und zu interagieren, ohne physisch anwesend zu sein. Über elektronische Gerätekanäle wie Internetdienste, Projektoren (für große Teams), zuverlässige Audioquellen, Laptops, Tablets, Webcams usw. können Geschäftsangestellte und Vorgesetzte über verschiedene virtuelle Besprechungsplattformen miteinander kommunizieren.

Beste Plattformen für virtuelle Meetings

1. Skypen

   Eine einfach zu bedienende App, mit der Sie sich mit einer einzelnen Person oder einer Gruppe von Personen verbinden können. Es ist eine bekannte Plattform, auf der viele Meeting-Teilnehmer höchstwahrscheinlich bereits über persönliche Konten zur Nutzung des Dienstes verfügen. Die Skype-App hat keine Ferngesprächskosten, ist aber anfällig für Audio- und visuelle Anzeigeprobleme, Pufferverzögerungen und das Abbrechen von Anrufen.

2. Locker

   Slack hilft dabei, Teammitglieder durch Messaging-Tools und anpassbare Benachrichtigungen miteinander zu verbinden, und ist mit einer Vielzahl von Office-Funktionen optimiert. Mit seinen zuverlässigen Messaging-Funktionen für Mitarbeiter wird der E-Mail-Verkehr zwischen Mitarbeitern verringert. Die Nutzung dieses Dienstes kostet 8 $ pro Person oder 15 $ pro Monat.

3. Google-Hangouts

   Eine kostenlose Plattform, die Tools zum Telefonieren, Instant Messaging mit bis zu 10 Personen und Videokonferenzen bietet. Wenn Sie Google verwenden, was praktisch jeder ist, ist diese Plattform bereits in Google-Tools wie Gmail installiert. Ein weiteres cooles Feature von Google Hangouts ist, dass Videoanrufe in Echtzeit auf YouTube gestreamt werden können.

4. Zoom-Meeting

   Unternehmen können auf dieser Plattform nicht nur virtuelle Meetings abhalten, sondern auch Schulungsseminare, Webinare usw. durchführen. Während Zoom-Meetings können Benutzer gleichzeitig Nachrichten und Dokumente über das Chat-Tool von Zoom austauschen. Ein Basisplan mit einem Zoom-Meeting kann für unbegrenzte Zeit kostenlos genutzt werden und bietet unbegrenzte Meetings mit einem Zeitlimit von jeweils 40 Minuten.

5. GoToMeeting

   Diese Plattform bietet Tools, die Nachrichten zwischen Teammitgliedern, Dialogtranskriptionen für Videos und anpassbare Teameinstellungen umfassen. Mit GoToMeeting können Unternehmen Meetings mit bis zu 100 Personen durchführen, einschließlich der Teilnahme und Durchführung von Meetings über ein Smartphone. Diese Plattform wird Benutzern über eine 14-tägige kostenlose Testversion mit Plänen ab 12 $ pro Monat angeboten.

6. Microsoft Teams

   Microsoft Teams ist eine Unterfunktion der Microsoft Office 365-Plattform. Diese Unterfunktion kann Meetings mit bis zu 300 Teilnehmern abhalten, neben dem Zugriff für Gäste, Video von Person zu Person und Team, Telefonanrufen, gemeinsam nutzbaren Dateien mit 2 Gigabyte pro Person und 10 Gigabyte pro Gruppe, Desktopfreigabe für eine einfache Zusammenarbeit und Dateiorganisation durch Färbung. Dieser Service ist kostenlos, wenn Sie sich mit einer E-Mail-Adresse anmelden.

7. Facetime

   Diese bekannte Plattform wird nicht nur für die Verbindung mit Freunden und Familie verwendet, sondern kann auch für geschäftliche Zwecke genutzt werden. Obwohl Facetime nur mit Apple-Geräten kompatibel ist, gehören zu den Funktionen Gruppenchats mit bis zu 32 Teilnehmern, Tools, mit denen Sie wissen, wer gerade spricht, und die Möglichkeit, auszuwählen, wen Sie auf dem Bildschirm sehen möchten. Die Nutzung dieses Dienstes ist kostenlos.

8. Google Meet

   Diese aktualisierte und verbesserte Version von Google Hangout wurde in den Office-Produktivitätsdienst der G Suite integriert. Google Meet bietet dem Benutzer eine zugewiesene Einwahlnummer, damit virtuelle Meetings innerhalb des Teams privat bleiben können, eine klare Zugangsleitung ohne unterbrochene Anrufe und Kompatibilität mit Apple- und Android-Geräten. Dieser Dienst bietet 3 Pläne: G Suite Basic (6 $ pro Monat), G Suite Business (12 $ pro Monat) und G Suite Enterprise (25 $ pro Monat).

9. Kostenlose Telefonkonferenz

   Wie der Name schon sagt, ist dieser Service völlig kostenlos. FreeConferenceCall bietet Tools für die Zusammenarbeit und Anrufe mit Gruppenmitgliedern für Desktop-Sharing, Zeichnen und Nachrichten für den öffentlichen und privaten Gebrauch. Es ist nicht nur kostenlos, sondern auch einfach zu bedienen.

10. Zwischenmittel

    Ursprünglich AnyMeeting genannt, synchronisiert Intermedia Videokonferenzen, Messaging und Desktop-Sharing-Tools auf einem Cloud-basierten Dienst. Kommen Sie in 2 Service-Zahlungspläne: Lite (10 $ pro Monat) und Pro (13 $ pro Monat). Wenn Sie auf den Pro-Plan upgraden, können Sie Meetings in Echtzeit transkribieren und aufzeichnen und erhalten unendlich viel Speicherplatz in der Cloud.

11. Adobe Connect

    Adobe Connect geht weit darüber hinaus, wenn es darum geht, eine virtuelle Meeting-Plattform zu sein. Dieser Dienst bietet nicht nur Desktop-Sharing-, Messaging- und Video-Chat-Funktionen, sondern Sie können auch kleinere Websites erstellen, E-Mails organisieren und digitale Räume an die Marke des Unternehmens anpassen. Das Abhalten von Meetings auf dieser Plattform kostet Sie einen Startpreis von 50 USD pro Monat, während Webinare einen Startpreis von 130 USD pro Monat haben.

12. Amazon Glockenspiel

    Es überrascht nicht, dass dieser Dienst mit Alexa, einem von Amazon erstellten KI-Assistenten, für virtuelle Geschäftstreffen synchronisiert wird. Amazon Chime bietet Anrufe, Nachrichten, digitale Meetings und Videokonferenzen. Die Kosten für diesen Service sind kostenlos, wenn Sie nur die Grundfunktionen der Plattform nutzen, aber die Preise für Pro-Funktionen reichen von 3 $ pro Person/Tag bis 15 $ pro Person/Monat, je nachdem, welche Funktionen verwendet werden.

13. Begleite mich

    Die Kosten für die Nutzung dieser virtuellen Meeting-Plattform betragen 0,00 $. Join.Me verfügt über Tools, mit denen Benutzer URL-Links nach Belieben ändern und den gewünschten Hintergrund für die Anzeige auswählen können, die während virtueller Meetings angezeigt wird. Es wird auch mit anderen Arbeitstools wie Outlook, Office 365 und Google Kalender synchronisiert.

14. Lebensgroß

    Lifesize bietet hochauflösendes 4K-Video für klare Bilder, eine interaktive Touchscreen-Oberfläche für Konferenzraumtelefone und in der Cloud gespeicherte Video-Sharing-Tools. Lifesize Go, eine Browserversion dieser Plattform, ist für alle Benutzer kostenlos. Lifesize Standard für kleine Gruppen kostet 16,95 $ pro Host/Monat, Lifesize Plus für kleine/mittlere Unternehmen kostet 14,95 $ pro Host/Monat und Lifesize Enterprise kostet 12,95 $ pro Monat mit der Möglichkeit, mindestens 50 Hosts zu transportieren.

15. RingCentral-Meetings

    Diese virtuelle Meeting-Plattform hat einen kostenlosen Plan für Benutzer, Kundensupport für alle anderen Zahlungspläne, einschließlich des kostenlosen Plans, und kann auf allen wichtigen Plattformen betrieben werden. RingCentral Meetings hat jedoch keine Freigabefunktionen für externe Benutzer und bietet nur lokale Aufzeichnungen. Der Zahlungsplan für diesen Service hat einen Startpreis von nur 14,99 $ pro Monat.

16. Gib mir fünf

    Ein einzigartiges Merkmal, das HighFive auf seiner Plattform hat, ist, dass es keine Passwörter oder PIN-Nummern benötigt, um auf Meetings zuzugreifen. Benutzer müssen in einem digitalen Besprechungsraum warten, bis sie von einem Manager oder Gastgeber zu einer Besprechung zugelassen werden. Videokonferenzen für Besprechungsräume kosten jährlich 99 $ pro Monat/pro Raum.

17. EIN24

    ON24 bietet Vermarktern die Möglichkeit, informationsbasierte, interaktive Webinare zu erstellen, Inhalte zu lernen und das Publikumsverhalten durch Umfragen, Umfragen, Engagement und Gespräche zu überwachen und Ressourcen zu interpretieren. Sie können Webinare oder Meetings auch in mehreren Takes aufzeichnen und zwischen Echtzeit- und bereits aufgezeichneten Präsentationen wechseln. Dieser Service bietet eine kostenlose Testphase von bis zu 30 Tagen.

18. BigBlueButton

    Diese Plattform richtet sich an Ausbilder, die Kinder online unterrichten, kann aber auch von Unternehmen als Lernseminare und Webinare genutzt werden. BigBlueButton bietet die Möglichkeit, Moderation, Desktop, Video und Audio zu teilen und gleichzeitig mit anderen Benutzern über Nachrichten, Notizen und Umfragen zusammenzuarbeiten. Obwohl die Einrichtung schwierig ist, kann die Plattform kostenlos verwendet werden und verfügt über die Schnittstelle einer kostspieligen Software für virtuelle virtuelle Lerntreffen.

19. Zoho-Treffen

    Diese bekannte virtuelle Meeting-Plattform ermöglicht es Benutzern, Online-Meetings von überall aus durchzuführen und daran teilzunehmen. Seine Desktop-Sharing- und Anzeige-Tools stellen sicher, dass Gruppen effektiv miteinander zusammenarbeiten können. Die kamerabasierten virtuellen Meetings von Zoho’s Meeting sorgen dafür, dass Online-Anrufe reibungslos ablaufen. Es gibt eine kostenlose Version und Zahlungspläne, die je nach Anzahl der Gastgeber und Teilnehmer zwischen 12 und 980 US-Dollar liegen.

20. Klicken Sie auf Besprechung

    ClickMeeting ist eine einfach zu bedienende Plattform, die verschiedene Funktionen bietet. Anpassbare Besprechungsräume und eine Vielzahl von Tools für die Zusammenarbeit (Desktop-Sharing und -Facilitation) sind die wichtigsten Funktionen dieser Plattform. Die Zahlungspläne reichen von 25 USD pro Monat für 25 Teilnehmer bis zu 165 USD pro Monat für bis zu 5.000 Teilnehmer.

21. Intrado

    Diese prestigeträchtige Plattform führt jährlich über 40.000 digitale Veranstaltungen und Webcasts mit Cloud-basierter Technologie und globalen Partnerschaften durch. Intrado bietet Dienstleistungen in Ländern wie Südamerika, Lateinamerika, Asien-Pazifik, dem Nahen Osten, Kanada und natürlich den Vereinigten Staaten an. Intrado bietet einen kostenlosen Testservice für 30 Tage an.

22. Pexip

    Pexip gilt derzeit als eine der größten Plattformen für virtuelle Meetings in der Branche und ermöglicht es Benutzern, Online-Meetings individuell durchzuführen. Pexip ermöglicht es Benutzern auch, Meetings auf verschiedenen Cloud-Diensten wie Google Cloud, Amazon Web Services und Microsoft Azure abzuhalten, mit der Möglichkeit, die Dienstgröße und -funktionen anzupassen, um sie mit herkömmlichen Videovorgängen zu synchronisieren. Die Kosten für die Nutzung dieses Dienstes hängen von der Größe der Meetings ab, die Sie abhalten möchten, aber eine kostenlose Testoption ist verfügbar.

23. Cisco WebEx Meeting Center

    Wie bei den meisten virtuellen Meeting-Plattformen bietet das Cisco WebEx Meeting Center seinen Benutzern eine kostenlose Option zur Nutzung seines Dienstes. Die Funktionen dieser Plattform umfassen eine verbesserte Technologie zur Audio- und Videoverzögerung und können 25 Feeds gleichzeitig anzeigen. Der Dienst erlaubt jedoch nur einen Host pro Lizenz und der „Call Me“-Plan hat zusätzliche Kosten.

24. Digitel

    Diese digitale Multimedia-Gebäudeorganisation richtet sich an Unternehmen, die Hilfe bei der Nutzung ihrer digitalen Inhalte benötigen. Digitell bietet auch Dienste an, um die Aufmerksamkeit seiner Benutzer mit verbesserten digitalen Schnittstellen zu erregen, die ihnen den Zugriff auf Live-Streams, Bildungsangebote und Webinare ermöglichen. Wenn Ihre Konferenz oder Besprechung digitalisiert werden muss, ist dies die Plattform für Sie. Die Kosten für die Nutzung dieses Dienstes werden auf der Hauptwebsite nicht erwähnt. Wenden Sie sich für weitere Einzelheiten an den Anbieter.

25. Unendliche Konferenzen

    Infinite Conferencing ist eine virtuelle Meeting-Plattform, die darauf abzielt, den Prozess der Durchführung virtueller Meetings zu rationalisieren. Die Verwendung dieses Dienstes bietet Benutzern Tools zur Problemlösung für Web- und Telefonkonferenzen, außerdem ist Infinite Conferencing browserbasiert. Die Kosten für die Nutzung dieses Dienstes betragen 100 $.

26. ezTalks Cloud-Meeting

    Die Nutzung dieses Dienstes ist für bis zu 100 Benutzer kostenlos. ezTalks Cloud Meeting ist auf Messaging-, Video- und Audio-Tools spezialisiert. Neben Desktop- und Dokumentenfreigabefunktionen bietet diese Plattform Benutzern auch eine Whiteboard-Funktion, mit der sie Highlights, Schriften, Zeichnungen und Screenshots mit anderen Gruppenmitgliedern teilen können. ezTalks Cloud Meeting ist mit allen mobilen und Desktop-Geräten kompatibel.

27. Live-Webinar

    Obwohl „Webinar“ Teil des Namens von LiveWebinar ist, eignet sich diese vielseitige Plattform auch hervorragend für die Ausrichtung von Meetings, virtuellen Gipfeln, Online-Kursen und mehr. Da keine Downloads oder Plugins erforderlich sind, können Sie sofort mit Ihrer Veranstaltung beginnen! Genießen Sie über 50 Funktionen, von Whiteboards bis zu Breakout-Räumen, Umfragen und Tests bis hin zur Bildschirmfreigabe, und passen Sie sogar den Besprechungsraum mit Ihren Farben und Ihrem Logo an. Beginnen Sie mit einer kostenlosen zweiwöchigen Testversion. Von dort aus können Sie eines von drei Paketen auswählen oder sich für eine vollständig anpassbare Enterprise-Option entscheiden.

Wann sollte ich ein virtuelles Meeting durchführen?

Bei der Durchführung von Geschäftstreffen ist das Timing entscheidend. Obwohl virtuelle Meetings jederzeit und überall sehr bequem zu verwenden sind, bedeutet dies nicht, dass dies gut für die Produktivität ist. Laut CNBC ist Dienstagnachmittag gegen 14:30 Uhr der perfekte Zeitpunkt für eine Konferenz/virtuelles Meeting. Tagsüber ist es weder zu früh noch zu spät. Außerdem ist der Dienstag nicht zu weit von der vorherigen Arbeitswoche entfernt, um kurze Rückblicke zu nehmen und zu besprechen, was für die aktuelle Arbeitswoche erwartet wird.

Worauf ist bei Online-Meeting-Software zu achten?

• Einblick : Stellen Sie sicher, dass die virtuelle Meeting-Plattform, die Sie verwenden möchten, über Funktionen verfügt, die zukünftigen Anforderungen gerecht werden

• Zuverlässig und überlegen : Konstant hochwertiger Service und hochauflösende Grafiken stellen sicher, dass Online-Meetings reibungslos ablaufen, was zu einer Steigerung der Produktivität eines Unternehmens führen kann

• Desktop-Sharing : Ein wichtiger Aspekt der Teamzusammenarbeit ist nicht nur die Möglichkeit, anderen Teammitgliedern bei der Arbeit zuzusehen, sondern auch die Möglichkeit, in Echtzeit zu interagieren und die Arbeit zu bearbeiten

• Videokonferenzen : Dies ist die Hauptfunktion, die eine virtuelle Meeting-Plattform haben muss, damit Online-Meetings stattfinden können

• Optimiertes Instant Messaging : Tools für die Kommunikation zwischen Teammitgliedern müssen einfach zu bedienen sein, auf verschiedenen Plattformen verwendet und mit gängigen Geräten synchronisiert werden können

• Schaltfläche „Anmelden“ : Ist es für einen neuen Benutzer einfach, ein Konto zu erstellen und sich erneut anzumelden, um den Dienst zu nutzen?

Vorteile virtueller Meeting-Plattformen

• Keine Zeitverschwendung : Um die Teammitglieder zu beschäftigen, wird den Gastgebern empfohlen, virtuelle Meetings nicht länger als 30 Minuten zu haben. Die Funktionen virtueller Besprechungsplattformen tragen dazu bei, potenzielle Zeitverluste zu verringern

• Verbesserte Kommunikation : Persönliche Interaktionen tragen dazu bei, die Art und Weise zu verbessern, wie Nachrichten übermittelt, entgegengenommen und interpretiert werden, selbst wenn dies hinter dem Computerbildschirm stattfindet

• Verringert Reisekosten und -zeit : Es besteht keine Notwendigkeit, über Stadt-, Staats- oder sogar Landgrenzen zu reisen, wenn ein Benutzer mit einem Knopfdruck mit jedem von überall auf der Welt sprechen kann

• Gesteigerte Effizienz : Die Produktivität steigt, wenn die Kommunikation klar ist, die Ziele bekannt sind und jeder eine Stimme hat

• Wissen verbreiten : Virtuelle Besprechungssoftware hilft einem Unternehmen (sowohl Mitarbeitern als auch Führungskräften), zu wissen, was mit dem Betrieb vor sich geht, wenn alle aus der Ferne arbeiten

• Unendliche Einladungen geben : Unabhängig davon, wie viele Mitglieder das Unternehmen hat, solange der Gastgeber die Möglichkeit hat, über seine Funktionen Zugang zu virtuellen Meetings zu gewähren

• Unterschiedliche Besprechungspläne : Trotz des früheren Ratschlags, am Dienstagnachmittag virtuelle Besprechungen abzuhalten, erfordern Arbeitsaktualisierungen und Notfälle in letzter Minute möglicherweise Popup-Meetings, die mithilfe verschiedener Plattformfunktionen geplant und durchgeführt werden können

• Benutzerfreundliche Oberfläche : Die Benutzerfreundlichkeit einer virtuellen Meeting-Plattform ist entscheidend dafür, ob ein Meeting produktiv oder ein unorganisiertes Durcheinander war

• Live-Aufzeichnung eines Meetings : Obwohl das Aufzeichnen von Notizen während eines Meetings nützlich ist, ist die Möglichkeit, nicht nur genau aufzuzeichnen, was gesagt wurde, sondern auch, wer es gesagt hat und wie es gesagt wurde, ein Glücksfall für Mitarbeiter und Vorgesetzte, die bereits unglaublich beschäftigt sind

• Allgemeine Produktivitätssteigerungen : Kurze Besprechungen, die Möglichkeit, an einem Ort zu bleiben, alles aufzuzeichnen, was passiert, und eine einfache Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten sorgen für eine garantierte Steigerung der Arbeitsleistung, die erledigt werden kann

Nachteile virtueller Meeting-Plattformen

• Weniger direkte Interaktion : Obwohl virtuelle Besprechungsplattformen es den Benutzern technisch ermöglichen, von Angesicht zu Angesicht zu sein, kann die physische Arbeitsumgebung nicht repliziert werden

• Instabile Verbindung : Unabhängig davon, wie fortschrittlich eine technologische Plattform ist, besteht immer noch die Möglichkeit, dass technische Schwierigkeiten auftreten

• Weniger menschlicher Kontakt : Mitarbeiter, die online miteinander interagieren, sind nicht vergleichbar mit den persönlichen Beziehungen, die sich aus der physischen Anwesenheit an einem Ort bilden können

• Hacking : Trolle gibt es nicht nur auf Social-Media-Plattformen. Bei Zoom kam es kürzlich zu einem Vorfall, bei dem sich Personen in Online-Lernsitzungen hackten und rassenunempfindliche Kommentare gegenüber seinen Benutzern ausspuckten, von denen viele Kinder waren

So führen Sie ein erfolgreiches Online-Meeting durch

• Teilen Sie den Teilnehmern am Tag vor dem offiziellen Meeting-Termin URL-Links mit, um ihnen die Möglichkeit zu geben, sich mit der Benutzeroberfläche und den Funktionen der Plattform vertraut zu machen

• Starte und sei pünktlich. Die Höflichkeit endet nicht, nur weil derzeit von zu Hause aus gearbeitet wird

• Teilen Sie den Teilnehmern mit, welche Verhaltensweisen während des Meetings von ihnen erwartet werden

• Ermutigen Sie zur Teilnahme, indem Sie Funktionen verwenden, mit denen Einzelpersonen beim Sprechen hervorgehoben werden können

• Stellen Sie sicher, dass jeder darauf achtet, was vor sich geht. Wenn Sie zu Hause sind, können Benutzer leicht abgelenkt werden

• Überprüfen und verfolgen Sie die Hauptziele und Ziele, die während des Meetings besprochen wurden, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind

Abschließende Gedanken

Virtuelle Besprechungsplattformen waren in dieser Zeit der sozialen Distanzierung für viele Unternehmen eine Rettung. Kommunikation, Partizipation und Engagement sind die Säulen für den erfolgreichen Betrieb eines Unternehmens. Diese schwierigen Zeiten haben verschiedene Möglichkeiten für Unternehmen aufgezeigt, mit Mitarbeitern und Managern in Verbindung zu bleiben.

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Kierra Benson ist Absolventin der University of North Texas in Dallas mit einem Bachelor-Abschluss in Kommunikation und Technologie. Zuvor absolvierte sie ein Praktikum bei einer Lokalzeitung und arbeitete als Content Creator für ein kleines Online-Unternehmen. Ihr Ziel ist es, in der Medienbranche in den Bereichen Schreiben/Redaktion und Werbung zu arbeiten. Sie war schon immer fasziniert davon, wie Botschaften in den Medien vermarktet werden, um die Massen zu beeinflussen und Produkte zu verkaufen. Verbinden Sie sich mit ihr auf LinkedIn.

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