3 Best Practices für die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung

Ein erfolgreiches Unternehmen ist ein Unternehmen, dessen Wachstumsausmaß ganzheitlich ist und bei dem alle Stakeholder wie erwartet ihren Beitrag leisten und uneinheitlich belohnt werden. Die Anleger, die Kapital in das Unternehmen einbringen, sollten ihre Dividenden rechtzeitig zum Kapitalzuwachs ihrer Beteiligung erhalten. Ebenso müssen die Lieferanten pünktlich bezahlt werden, damit sie bei Bedarf weiterhin liefern können.

Kunden, die die Produkte einer Marke kaufen, profitieren von Wertversprechen und Rabatten für ihre pünktlichen Zahlungen. Der Betrag, der von Kundenkonten für Forderungen geschuldet wird, wird auch als Restforderungen bezeichnet. Dabei handelt es sich in der Regel um einen Betrag, der nach Abzug des Rabatts und etwaiger Rücksendungen übrig bleibt. Wenn das Unternehmen wächst und die Zahl der Verkäufe zunimmt, wird es mühsam, die manuelle Rechnungsstellung zu überwachen und zu prüfen, ob alle Beiträge eingegangen sind oder nicht. Es gibt mehrere andere Probleme, die den Prozess verzögern und überwunden werden können, wenn ein Unternehmen damit beginnt, verwaltete Debitorenbuchhaltungsdienste in Anspruch zu nehmen.

Kunden können sich aus verschiedenen Gründen verzögern. Die häufigsten Ursachen sind das Vergessen der Fälligkeitstermine, nicht ausreichende Mittel, verspäteter oder falscher Erhalt von Rechnungen und die Unzufriedenheit des Kunden mit einem in Rechnung gestellten Artikel. Trotz einiger echter Schwierigkeiten müssen Kunden zur Zahlung ermutigt werden. Wenn die Manager bei der Einziehung der Beiträge nicht energisch vorgehen, stellt das Unternehmen ein Ungleichgewicht im Cashflow fest und es wird nicht mehr genügend Geld in der Kasse oder in den Rücklagen vorhanden sein, um es an die Lieferanten zu zahlen.

In einer Welt, in der die Menschen vor Herausforderungen stehen, ihre Zeit zu verwalten, kann es passieren, dass sie Fristen und Fristen vergessen. Aber die Zeitmanagementfähigkeiten unserer Kunden sollten sich nicht auf unsere Zuflüsse auswirken. Durch das Versenden regelmäßiger Erinnerungen über verschiedene Kanäle wie E-Mail, automatisierte Telefonanrufe mit aufgezeichneten Nachrichten und Kurznachrichten als Benachrichtigungen werden die Kunden nicht nur angesprochen, sondern auch sichergestellt, dass sie es nicht versäumen, ihre Schulden bei uns zu begleichen. Interessanterweise ist es nicht möglich, alle Kunden, die Geld schulden, manuell zu erinnern, ohne etwas zu verpassen. Hier kommt die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung ins Spiel, um die Last des Prozesses von den menschlichen Schultern zu nehmen und ihn mit einem KI-gesteuerten System zu synchronisieren, das alle Daten korreliert und die Warnungen automatisch sendet.

Automatisierung der Debitorenbuchhaltung: Ein Game Changer

Die Herausforderungen bei der manuellen Verarbeitung von AR sind mühsam, arbeitsintensiv, zeitaufwändig und anfällig für menschliche Fehler aufgrund von Ermüdung oder Versehen. Bei einem manuellen Prozess ist es nicht möglich, umfangreiche Rechnungen zu vervollständigen, ohne dass es zu Fehlern oder Inkonsistenzen kommt. Durch die Automatisierung des Prozesses werden Herausforderungen gemildert, die zu Verzögerungen beim Erhalt der Gebühren von Kunden führen. Der gesamte Zyklus wird mit dem bestehenden Unternehmen optimiert und Daten aus der Auftragserteilung, Vorabdetails, Bestandsdaten und Lieferanfragen werden abgeglichen, um sicherzustellen, dass die Rechnungen keine Fehler enthalten. Hier ist eine Aufschlüsselung, wie automatisierte AR bestehende Probleme lösen kann:

• Rechtzeitige Benachrichtigungen

Die Automatisierung wird Ihnen die Last abnehmen, Erinnerungen per E-Mail und Nachrichten an Kunden zu senden. Es wird auch Folgenachrichten geben, damit den Kunden genügend Zeit bleibt, ihre Gebühren zu begleichen. Es ist bekannt, dass die meisten zahlenden Kunden aus mangelndem Zeitmanagement oder Vergesslichkeit ein Date verpassen. Eine Erinnerung hilft ihnen, den Überblick über ihren Zahlungsplan zu behalten.

• Ordnungsgemäße Rechnungsstellung

Die Automatisierung reduziert Fehler bei der Rechnungsstellung mit Details zu Bestellexemplaren, Retouren, gezahlten Anzahlungen, Informationen des Kunden wie Name und Adresse usw. Es gibt keine Verzögerung bei der Verarbeitung einer beliebigen Anzahl von Rechnungen, da der Prozess auf der Arbeit der Integration von KPIs beruht Maschinelles Lernen mit Semantik und neuronaler Sprachverarbeitung.

• Mustererkennung

Kunden, die regelmäßig pünktlich bezahlen, können mit Treuerabatten oder Brownie-Punkten, die als Geldpreise oder Rabatte eingelöst werden können, Anreize erhalten. Es wird andere geben, die normalerweise zu spät zahlen, aber versuchen, ihrer Verpflichtung nachzukommen. Die Daten können auf einige finanzielle Schwierigkeiten hinweisen, mit denen der Kunde konfrontiert ist. Das Anbieten einer Zahlungsstruktur für solche Kunden wird ihnen helfen und das Unternehmen gewinnt langfristig das Vertrauen des Kunden.

Best Practices zur Implementierung automatisierter AR

Nachdem Sie Ihr Finanz- und Buchhaltungsteam von den Vorteilen des Einsatzes automatisierter AR überzeugt haben, ist es an der Zeit, diese zu implementieren und das System für bessere Ergebnisse zu optimieren. Hier sind Hinweise, um dies zu erreichen:

• Messgeräteanforderungen

Die Automatisierung von AR ist BPA und ist im Suite-Format, in der Cloud-Infrastruktur, im Abonnementmodell oder in der Unternehmensintegration verfügbar. Abhängig von den Anforderungen des Unternehmens unterscheiden sich die Funktionen des Pakets. Umfangreiche Tools sind teurer als Basisversionen. Je nach Bedarf und Budget sollte man sich für eine spezifische AR entscheiden. Ein Unternehmen sollte nur dann in eine höhere Version investieren, wenn diese den Geschäftsanforderungen entspricht, und nicht nur, weil es es sich leisten kann.

• Reibungslose Integration

Auch wenn Ihr Team gut im Heimwerken ist, nehmen Sie die Hilfe eines Profis in Anspruch, um die AR-Plattform in aktuelle Unternehmens- oder CRM-Systeme zu integrieren. Das Arbeiten in Silos wird die Sache noch komplizierter machen, anstatt ein bestehendes Problem zu lösen. Der Prozess wird nur dann reibungslos verlaufen, wenn es keine Datensilos, Arbeitsabläufe, manuelle Eingabeanforderungen und begrenzte Einblicke gibt. Eine reibungslose Integration sorgt dafür, dass die Daten bereinigt werden, bevor sie automatisiert werden.

• Geschulte Teams

Automatisierung entbindet den menschlichen Einfluss nicht vollständig von einem Prozess. Die Schulung der Teams im Umgang mit Automatisierungstools hilft bei der Fehlerbehebung während Ausfallzeiten. Teams maximieren auch die Nutzung eines Tools, wenn sie darin geschult werden. Jede Verzögerung kann identifiziert und dem Technikteam gemeldet werden, damit sofort Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden können, wenn das Personal für den Einsatz automatisierter AR geschult wird.

Abschluss:

Das Geldmanagement ist ein entscheidender Bestandteil eines Betriebszyklus. Wenn die Mittel versiegen, bevor der Geldzufluss erfolgt, entsteht ein erheblicher Zeit-, Reputations- und Geldverlust. Der erste kann nicht zurückgewonnen werden, der zweite wird für lange Zeit erschüttert und der dritte kann den Verlust nicht vollständig ausgleichen, es sei denn, der zweite wird wiedererlangt. Wenn Ihnen also ein Tool die Aufgaben erleichtert, ist es an der Zeit, die AR zu automatisieren.