3 Neue Entwicklungen im Bereich Projektmanagement-Software

Es gibt ein berühmtes Zitat der Autorin Joy Gumz über Projektmanagement, das eine Quelle der Inspiration sein kann. Gumz spricht darüber, wie „Operationen das Licht am Laufen halten“ und „Strategie Licht am Ende des Tunnels bringt“. Projektmanagement ist jedoch „der Zugmotor, der die Organisation voranbringt“.

Die Umsetzung von Gumz' Spruch scheint sich in Echtzeit abzuspielen, während sich das Projektmanagement selbst ändert. Organisationen, Projektmanager und Teams müssen sich heute mit sich schnell ändernden Arbeitsdynamiken und technischen Tools und Fähigkeiten auseinandersetzen. Glücklicherweise bietet Projektmanagement-Software die Fähigkeiten, die Projektmanager benötigen, um den Zug auf den Gleisen zu halten.

Viele neue Entwicklungen im Bereich der Projektmanagement-Software tragen den Rollen- und Methodenänderungen der Praxis Rechnung. Gleichzeitig treiben diese Entwicklungen aber auch diese Verschiebungen voran. Dieser Artikel beschreibt drei der bekanntesten und wirkungsvollsten Fortschritte.

1. Robuste Ressourcen und Funktionen

Projektmanagement-Software ist nicht mehr auf Tabellenkalkulations- und Whiteboard-Tracking-Funktionen beschränkt. Heutige Anwendungen können alles bewältigen, von einfachen Projekten mit eng verbundenen Teams bis hin zu komplexen Unternehmungen mit Mitarbeitern, die über Zeitzonen verteilt sind. Neben der Anpassung an unterschiedliche Anwendungsbereiche kann eine Projektmanagement-Software auf bestimmte Funktionen und Disziplinen ausgerichtet werden.

Beispielsweise kann ein Projektmanagement-Tool für die Softwareentwicklung entwickler- oder softwareentwicklerzentriert sein. Funktionen wie die Fehlerverfolgung helfen Softwareentwicklerteams dabei, Probleme mit den von ihnen erstellten Anwendungen zu identifizieren und an ihnen zu arbeiten. Diese Nachverfolgungsfunktionen ermöglichen Entwicklern Querverweise auf ähnliche Probleme, die in der Vergangenheit aufgetreten sind.

Außerdem können alle Teammitglieder die Details und die Dokumentation eines Problems einsehen und sich mit ihrem Fachwissen einbringen. Entwicklungsteams können Fehler möglicherweise schneller beheben und haben ein zentrales Repository, auf das sie zurückgreifen können. Manager und diejenigen, die mit der nächsten Phase eines Projekts beauftragt sind, wissen sofort, warum eine Anwendung aufgehalten wird.

Einige Projektmanagement-Tools sind auch auf Branchen wie das Bauwesen ausgerichtet oder für den funktionsübergreifenden Einsatz konzipiert. Projektmanagement-Apps verfolgen Daten, von denen ganze Organisationen profitieren, unabhängig davon, auf welche Branche oder Disziplin die Funktionen eines Tools ausgerichtet sind. Dazu gehören die für einzelne Aufgaben und Projekte insgesamt aufgewendete Zeit, Ausgaben und Budgetzuweisungen sowie die Verfügbarkeit interner Ressourcen.

2. Automatisierung durch künstliche Intelligenz

Künstliche Intelligenz und Automatisierungsfunktionen werden in immer mehr Softwareanwendungen und Arbeitsprozesse integriert. Projektmanagement-Apps sind da keine Ausnahme, da Manager und Organisationen zunehmend auf KI angewiesen sind, um sich wiederholende Aufgaben zu bewältigen. Projektmanager verlassen sich auch auf KI, um die Ergebnisse zu verbessern und strategische Entscheidungen zu treffen.

In einer Studie des Project Management Institute gaben 81 % der befragten Fachleute an, dass ihre Organisationen von künstlicher Intelligenz beeinflusst werden. Die Einführung von KI-Technologien hat für 37 % der Unternehmen der Befragten hohe Priorität. Und die Erwartung unter Fachleuten ist, dass mehr Projekte künstliche Intelligenz verwenden werden.

Zusätzlich zur KI-Automatisierung von Routineaufgaben hat sie die Fähigkeit, Ergebnisse vorherzusagen und Schätzungen vorzunehmen. Anhand historischer und aktueller Daten kann die Technologie schnell beurteilen, ob ein Projekt zeit- und budgetgerecht abgeschlossen wird. KI kann aufzeigen, ob es für eine Organisation sinnvoll ist, ein bestimmtes Projekt zu übernehmen oder zu bestehen.

Bei Projekten, die ein Unternehmen angeht, zeigt künstliche Intelligenz, wie Ressourcen optimiert werden können. Dies kann die Identifizierung von Mitarbeitern und Auftragnehmern mit den entsprechenden Fähigkeiten umfassen, zusätzlich zu nicht-menschlichen Ressourcen wie Materialien. Projektmanager und Führungskräfte sehen in der App auch Risikoanalysen und Leistungsdatenberichte. Es besteht keine Notwendigkeit mehr, Informationen von mehreren Abteilungsleitern zu sammeln und zu synchronisieren.

3. Unterkunft für Remote- und Gig-Arbeiter

Der Anstieg der Remote- und unabhängigen Vertragsarbeit wirkt sich sowohl auf Organisationen als auch auf Projektmanagementteams aus. Bereits vor COVID-19 ergab eine Gallup-Untersuchung, dass 36 % der US-Arbeiter an der Gig Economy teilnahmen, entweder als Hauptberuf oder als Nebenbeschäftigung. Mit der Ankunft der Pandemie sind diese Zahlen nur noch gestiegen. Folglich besteht eine erhöhte Wahrscheinlichkeit, dass ein Projektteammitglied für mehr als eine Organisation arbeitet.

Ein Projektteam darf nur aus wenigen Vollzeitmitarbeitern des Unternehmens bestehen, das das Projekt leitet. Freiberufler und selbstständige Auftragnehmer unterliegen nicht den gleichen Arbeitsbedingungen wie Vollzeitbeschäftigte. Sie arbeiten oft aus der Ferne oder von anderen Standorten aus als die W-2-Mitarbeiter einer Firma. Unabhängige Auftragnehmer haben auch mehr Flexibilität darin, wie und wann sie vereinbarte Leistungen erbringen.

Während es möglich ist, dass Projektmanager mit denselben Freiberuflern an mehreren Projekten arbeiten, können Auftragnehmer auch zwischen Aufträgen wechseln. Manager können zusätzlich zu unabhängigen Auftragnehmern teilweise entfernte Teams aus Vollzeitmitarbeitern haben. Unterschiedliche Zeitzonen, physische Arbeitsorte und Arbeitszeiten machen Cloud-basierte Lösungen und Kommunikationsfunktionen zu einem Muss.

Projektmanagement-Software wird zunehmend kollaborativer, um der Zunahme von Remote-Teams Rechnung zu tragen. Dies und die gegenseitige Abhängigkeit zwischen internen und externen Mitarbeitern haben Apps in Richtung eines Software-as-a-Service-Modells verlagert. Auftragnehmer und interne Mitarbeiter können sich von überall mit Internetverbindung in dieselbe Anwendung einloggen. Sie haben Zugriff auf die gleichen Informationen und Tools und haben mehrere Möglichkeiten, mit anderen Teammitgliedern zu kommunizieren.

Mitarbeiter müssen nicht warten, bis sie Textnachrichten, Videoanrufe oder E-Mails erhalten. Sie können Notizen innerhalb der zugewiesenen Aufgaben machen und Mock-ups und andere Dokumente hochladen, die Meilensteine ​​innerhalb der Zeitleiste eines Projekts darstellen. Jeder, der in das Projekt investiert ist, sieht in einem zentralen Tool, was vor sich geht, und ist sich der nächsten Schritte bewusst, die er unternehmen muss. Infolgedessen erleben Teams weniger Fälle von unorganisierten E-Mail-Ketten und Datensilos.

Fazit

Fortschritte in der Technologie und die Möglichkeiten von Projektmanagementsoftware haben die Rollen von Managern und Teams verändert. Der Funktionsumfang der Anwendungen ist nicht mehr auf kleine Teams ausgerichtet, die zu ähnlichen Zeiten vom selben Standort aus arbeiten. Projektmanagement-Software ist jetzt so konzipiert, dass sie spezialisierte und funktionsübergreifende Aufgaben erledigt, sich wiederholende Arbeiten automatisiert und Remote-Teams unterstützt.

Vor allem helfen diese neuen Entwicklungen Unternehmen dabei, ihre Ressourcen und Entscheidungsprozesse besser einzuschätzen. Kurz gesagt, sie sind Leitlinien für Verbesserungen, die Unternehmen vornehmen können, um relevant und agil zu bleiben.