5 effektive Möglichkeiten, Aufgaben im Projektmanagement zu delegieren

„CEOs mit hohem Talent als Delegierer erwirtschafteten 33 % höhere Einnahmen, dh 8 Millionen US-Dollar, als solche mit geringem oder begrenztem Talent.“ – Gallup

Die obige Statistik zeigt, wie wichtig die Delegation für Unternehmen ist, um positive Geschäftsergebnisse zu erzielen. Wenn ein Manager Aufgaben an die Teammitglieder delegiert, werden sie für die Aufrechterhaltung der Projektqualität verantwortlich und rechenschaftspflichtig gemacht. Es vermittelt ein Gefühl der Eigenverantwortung und inspiriert sie, härter und aufrichtiger zu arbeiten, wodurch die Möglichkeit von Fehlern verringert wird.

Darüber hinaus entlastet das Delegieren von Arbeit die Arbeitsbelastung eines Managers für strategischere Aktivitäten und bietet gleichzeitig Möglichkeiten für Wachstum und Lernen für Teammitglieder. Daher ist die Beherrschung der Kunst des Delegierens das Gebot der Stunde, da es die Grundlage für effektive Führung und bessere organisatorische Effizienz legt.

In diesem Blog werden die effektiven Strategien zum Delegieren von Aufgaben erörtert und wie die Ressourcenverwaltungslösung von SAVIOM bei ihrer Implementierung helfen kann.

Aber zuerst fangen wir mit den Grundlagen an.

1. Was ist Delegation und ihre verschiedenen Elemente?

Delegation bezieht sich auf die Übertragung von Verantwortlichkeiten oder die Zuweisung von Aufgaben an qualifizierte Teammitglieder oder Untergebene, die für deren Ausführung geeignet sind. Dies erhöht ihre Produktivität und Effizienz, was wiederum die pünktliche Lieferung von Projekten sicherstellt.
Es gibt drei Hauptelemente, die die Delegation einschließen:

1.1. Autorität – Autorität bezieht sich auf die Befugnis eines Managers, Mitarbeiter anzuweisen, bestimmte Aufgaben innerhalb ihres Verantwortungsbereichs auszuführen. Dazu gehören Entscheidungsbefugnisse, die Zuweisung von Ressourcen und die Übernahme von Verantwortung für die Ergebnisse delegierter Aufgaben.

1.2. Verantwortung – Mitarbeiter, denen die Aufgabe übertragen wurde, haben die „Verantwortung“, sie innerhalb der Frist und Qualität zu erledigen. Dazu gehört die Verantwortlichkeit für den Erfolg oder Misserfolg der Aufgabe.

1.3. Vertrauen: Vertrauen ist ein entscheidendes Element der Delegation. Der Delegierende muss darauf vertrauen, dass die Ressource die Aufgabe verantwortungsbewusst und zuverlässig erledigen kann.

1.4 Kommunikation: Der Manager muss die Aufgabe, einschließlich ihrer Ziele, ihres Zeitplans und ihrer Erwartungen, kommunizieren, um eine erfolgreiche Ausführung sicherzustellen.

Durch die Berücksichtigung dieser Elemente der Delegation können Einzelpersonen und Organisationen Aufgaben und Verantwortlichkeiten effektiv an andere delegieren, was zu einer verbesserten Leistung und gesteigerten Produktivität führt.

Nachdem wir nun das Wesentliche der Delegation kennen, wollen wir die verschiedenen Möglichkeiten verstehen, Arbeit effektiv an Mitarbeiter zu delegieren.

2. Möglichkeiten, Verantwortung an die Belegschaft zu delegieren

Laut einer Statistik glauben „nur 30 % der Manager, dass sie gut delegieren können“.
Durch die Umsetzung der unten genannten Strategien können Manager jedoch ihre Delegierungsfähigkeiten verbessern und bessere Ergebnisse erzielen.

2.1. Tragen Sie die Aufgaben/Unteraufgaben in ein Projekt ein

Vor Beginn des Delegierungsprozesses sollten Manager zunächst einen klar definierten Projektplan erstellen und die Aufgaben/Teilaufgaben eintragen, die erledigt werden müssen. Diese Roadmap ermöglicht es Managern, die richtigen Aufgaben zu identifizieren, die zwischen Ressourcen delegiert werden können.

Beispielsweise können strategische Aktivitäten an qualifizierte Experten delegiert werden, die Projekte ohne Qualitätseinbußen durchführen können, während Verwaltungsaufgaben an Nachwuchskräfte übertragen werden können. Andererseits können dringende Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, Ressourcen mit zusätzlicher Kapazität übertragen werden. Diese klare Gliederung macht den Delegationsprozess organisierter und führt zu mehr Effizienz und Erfolg.

2.2. Identifizieren und zuweisen Sie kompetente Ressourcen

Wenn Manager die richtige Aufgabe nicht an die richtigen Personen delegieren, kann dies zu Demotivation, geringerer Produktivität und Beeinträchtigung der Projektabwicklung führen. Daher ist es für Manager unerlässlich, Ressourcen anhand ihrer Attribute wie Fähigkeiten, Wissen, Erfahrung usw. zu identifizieren und dann die Ressourcenzuweisung vorzunehmen.

Wenn die erforderlichen Ressourcen jedoch nicht verfügbar sind, können Organisationen mehrere Schritte unternehmen, um die erforderlichen Fähigkeiten und Kompetenzen zu erwerben. Erstens können sie interne Kanäle wie die Durchführung von Schulungs-/Upskilling-Programmen nutzen. Alternativ können Unternehmen auch geplante Einstellungen vornehmen. Auf diese Weise stehen die richtigen Ressourcen vor Beginn des Projekts zur Verfügung, um eine erfolgreiche Durchführung von Projekten zu gewährleisten.

2.3. Beschreiben Sie die Autoritätsebene für alle Teammitglieder

Die Definition der Autoritätsebene für alle Teammitglieder ist ein integraler Bestandteil des Delegierungsprozesses. Es hilft jedem, seine Verantwortlichkeiten und das Ausmaß und die Grenzen seiner Befugnisse zu verstehen. Durch das Delegieren von Autorität und Macht, die direkt mit ihrer Arbeit verbunden sind, können Manager ihre Untergebenen befähigen, ihre Aufgaben mit größerer Unabhängigkeit zu erfüllen.

Bei einem AEC-Projekt beispielsweise delegiert der Supervisor einen Senior-Architekten, um die von Junior-Architekten eingereichten Entwürfe vor der endgültigen Genehmigung zu überprüfen. Dies rationalisiert nicht nur den Überprüfungsprozess, sondern befähigt den leitenden Architekten auch, eine aktivere Rolle im Entscheidungsprozess zu übernehmen. Da sie Autonomie haben, fühlen sie sich motiviert zu arbeiten und fühlen sich im Unternehmen wohl.

2.4. Bieten Sie bei Bedarf klare Anleitung und Unterstützung

Beim Delegieren von Aufgaben ist es für Manager von entscheidender Bedeutung, den Teammitgliedern den Projektumfang, die Ziele und die Ergebnisse zu vermitteln. Dies hilft den Untergebenen, die Projektzusammenhänge und ihre jeweiligen Verantwortlichkeiten zu verstehen. Darüber hinaus müssen die Manager die erforderlichen Schulungen und Tools bereitstellen, um die Teammitglieder während der Ausführung zu unterstützen.

Sie müssen auch einen transparenten Kommunikationskanal für eine effektive Zusammenarbeit fördern. Dies hilft, unerwartete Risiken zu beheben und Echtzeit-Updates über den Projektfortschritt zu erhalten. Darüber hinaus können sie eine Politik der offenen Tür erstellen, um berufsbezogene Ideen oder Probleme anzusprechen. Dies wird die Beziehungen zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern stärken, gesunde Diskussionen fördern und den Arbeitsplatz produktiver machen.

2.5. Überwachen Sie die Leistung der Mitarbeiter und geben Sie konstruktives Feedback

Projektmanager spielen eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass das Endziel des Projekts die Erwartungen des Kunden erfüllt. Um dies zu erreichen, müssen sie auch nach der Delegation den Fortschritt des Projekts überwachen und die Auslastung der Mitarbeiter verfolgen, um sicherzustellen, dass sie weder unter- noch überlastet sind.

Darüber hinaus müssen sie den Mitarbeitern regelmäßig konstruktives Feedback geben. Dies wird die Teammitglieder dabei unterstützen, Verbesserungsbereiche zu identifizieren und Strategien zur Verbesserung ihrer Leistung zu entwickeln. So wird ein erfolgreicher Projektabschluss und die Kundenzufriedenheit sichergestellt.

Lassen Sie uns nun verstehen, wie ein Ressourcenverwaltungstool bei der Umsetzung der oben genannten Strategien nützlich sein kann.

3. Wie kann fortschrittliche Ressourcenverwaltungssoftware beim Delegieren von Aufgaben helfen?

Mit der Einführung von Matrixorganisationen und der zunehmenden Projektkomplexität aufgrund des technologischen Fortschritts ist es für Manager zu einer Herausforderung geworden, Aufgaben richtig zu delegieren. Hier kommt eine moderne ERM-Software ins Spiel.

• Die 360-Grad-Sichtbarkeitsfunktion und die erweiterten Filter des Tools helfen Unternehmen dabei, einen Überblick über die Fähigkeiten, den Standort, die Verfügbarkeit und andere Attribute der Belegschaft aus der Vogelperspektive zu erhalten, sodass Manager die am besten geeigneten Ressourcen identifizieren und die Arbeit entsprechend delegieren können.
• Darüber hinaus helfen die Prognosefunktionen der Software und der Kapazität-gegen-Bedarf-Bericht Managern, Nachfragelücken zu identifizieren und die erforderlichen Maßnahmen im Voraus zu ergreifen, um sie zu mindern.
• Darüber hinaus helfen der Prognose-gegen-Ist-Bericht und die in Echtzeit erstellten Auslastungsberichte bei der Optimierung des Delegationsprozesses, indem sie wertvolle Einblicke in die Auslastung der Belegschaft liefern.
• Darüber hinaus ermöglicht das Was-wäre-wenn-Szenario Managern, verschiedene Projektszenarien zu erstellen und zu vergleichen und den am besten geeigneten Ressourcenplan zu ermitteln. Dies ermöglicht es Managern, den idealen Ressourcenplan auszuwählen und fundierte Entscheidungen in Bezug auf die Delegation zu treffen.

Abschluss

Effektive Delegation ist der Schlüssel zu reibungslosen Abläufen in einem Unternehmen. Mit den oben genannten Praktiken in Verbindung mit dem richtigen Ressourcenmanagement-Tool können Manager Verantwortlichkeiten effektiv unter den Mitarbeitern delegieren. Dies wird auch dazu beitragen, die Aufgaben ohne Engpässe erfolgreich abzuschließen und die Rentabilität und Nachhaltigkeit des Unternehmens zu steigern.