7 todsichere Wege, um Ihre Schuldner besser zu verwalten

Bei der Verwaltung von Cashflows für kleine und mittlere Unternehmen ist es wichtig, über ein einfaches, aber umfassendes Verwaltungssystem zu verfügen, um Ihre Debitoren im Auge zu behalten. Tatsächlich ist dies für einzelne Unternehmen möglicherweise eines der wichtigsten Dinge, die ein Unternehmen tun kann, um Zahlungsausfälle, schlecht gepflegte Finanzdaten und unzählige andere zukünftige Probleme zu vermeiden.

Von Handelskrediten (Unternehmen, die sich gegenseitig Geld leihen) und umfassenden Hintergrundprüfungen bis hin zu schlecht überwachten Kundenzahlungen kann die Kontrolle Ihrer externen und internen Geschäftsschulden dazu beitragen, finanzielle Belastungen zu reduzieren, Ihre Forderungen zu erhöhen und Ihrem Unternehmen zu helfen, Ihre eigenen Schulden zurückzuzahlen Gläubiger rechtzeitig.

1 Klarheit schaffen im Rechnungschaos

Das klingt im Prinzip einfach. Welches Unternehmen beginnt schließlich nicht mit einem Plan, um seine Finanztransaktionen sorgfältig zu verwalten? Aber wenn Sie mittendrin sind und mehrere Gebühren, Darlehen und Rechnungen schnell in Ihre Buchhaltung ein- und ausgehen, wie können Sie sicherstellen, dass Sie unnötige Probleme vermeiden?

Nun, es ist alles eine Frage der Vorbereitung, Kommunikation und Selbstreflexion, die sich in 7 effektiven Schritten zusammenfassen lässt. Halten Sie sich an diese Tipps, um sicherzustellen, dass Ihr KMU seinen Zahlungen immer einen Schritt voraus ist und die erforderlichen Mittel rechtzeitig erhält.

2 Nutzen Sie die Vorteile elektronischer Rechnungen

E-Rechnungen sind ein einfacher und nachhaltiger Weg, um sicherzustellen, dass ein Kunde oder Debitor eine Rechnung zeitnah erhält, mit mehr Nachvollziehbarkeit auch für Ihr Unternehmen. Die digitale Rechnungsstellung ist im Laufe der Jahre immer beliebter geworden, und mit automatisierten Updates und Erinnerungen für Kunden, innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens zu bezahlen, ist es nicht schwer zu verstehen, warum.

Im Allgemeinen kann eine elektronische Rechnung auf folgende Weise eingereicht werden:

• Eine E-Mail direkt von einer Kontensoftwareplattform
• Eine Rechnung, die direkt an ein Kundenportal gesendet wird
• Eine Rechnung, die sich in Ihr Buchhaltungssystem integriert

In beiden Fällen sendet die Buchhaltungsplattform im Namen Ihres Unternehmens Benachrichtigungen an den Kunden, wodurch Sie ständig über den Status einer Rechnung und weitere Details zum Zahlungsverhalten von Stammkunden informiert sind.

3 Bieten Sie einen Rabatt für vorzeitige Zahlung an?

Um die Menschen davon zu überzeugen, ihre Dienste erneut zu nutzen und pünktlich zu bezahlen, bieten viele Unternehmen jetzt eine Art Anreiz an, um zu helfen, schnellere Zahlungen von einem Kunden zu erhalten. Insbesondere Rabatte auf eine Rechnung oder Ware bei Zahlung bis zu einem bestimmten frühen Termin haben sich als äußerst effektiv erwiesen.

Dieser Anreiz hängt jedoch vollständig von vielen verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der Art der Branche, in der Sie tätig sind, dem Bedürfnis Ihres Unternehmens nach prompter Zahlung und Ihrer Bereitschaft, die Preise im Interesse einer schnelleren Lösung zu senken.

4 Bestätigen Sie die Zahlungsbedingungen, bevor Sie fortfahren

Wenn ein neuer Kunde oder Klient den Eindruck hat, dass es völlig in Ordnung ist, länger als die Standardgrenze von 30 Tagen zu brauchen, um seine Rechnungen zu bezahlen, dann werden sie es wahrscheinlich tun. Um dieses Problem zu vermeiden, ist die Vereinbarung von Zahlungsbedingungen, bevor Sie fortfahren, eine großartige Möglichkeit, um später unnötige Probleme zu vermeiden.

Ihr Unternehmen sollte sich nicht darum kümmern müssen, sich über Wasser zu halten, bis eine Rechnung bezahlt wurde. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Sie Waren oder Dienstleistungen mit dem Verständnis einer prompten Zahlung dafür anbieten. Einfach einen neuen Kunden oder ein neues Arbeitspensum anzunehmen und keine bestimmten Zahlungstermine festzulegen, wird niemals zu einem für beide Seiten zufriedenstellenden Ergebnis führen.

5 Gehen Sie nach und erinnern Sie sie an die vereinbarten Termine

Nachdem Sie Ihre Rechnung verschickt haben, warten Sie ein paar Tage und fragen Sie höflich nach dem Status. Selbst wenn Sie digitale Updates haben, ist nichts falsch an einem guten altmodischen Telefonanruf, um zu bestätigen, dass sie es erhalten haben und dass sie die Zahlungsfrist kennen.

Wenn es Ihnen unangenehm ist, so direkt zu sein, können Sie ein Update als Vorwand verwenden, um den betreffenden Kunden anzurufen. Sie können sogar anrufen, um sie wissen zu lassen, dass es in ihrem Rechnungsportal als höfliche Erinnerung steht, anstatt zu fragen, wann Sie bezahlt werden.

Für jedes dieser Szenarien ist es am wichtigsten, dass Sie die folgenden Aspekte Ihres Telefongesprächs aufschreiben und protokollieren:

• Die Uhrzeit, zu der Sie angerufen haben
• Die Person, mit der Sie gesprochen haben
• Was wurde während des Anrufs gesagt
• Was sie mit Ihnen bezüglich der Zahlung bestätigt haben

Hoffentlich kommt es nicht zu einer Situation, in der Sie sie erneut kontaktieren und sich beschweren oder ständig nach Updates fragen müssen. Wenn dies jedoch der Fall ist, helfen die obigen Informationen, Ihren Fall zu stärken, damit ein Kunde seinen Teil des Geschäfts aufrechterhält, und geben Ihnen die notwendigen Informationen, um Ihre Beschwerde zu eskalieren.

Sie haben das gesetzliche Recht, auf Zahlung innerhalb von 60 Tagen nach einer Geschäftstransaktion zu bestehen. Wenn also zuvor keine längere Rückzahlungsfrist vereinbart wurde, weisen Sie sie auf die möglichen Folgen und weiteren Zinsen auf den Betrag hin, die ihnen möglicherweise entstehen.

Führen Sie gründliche Bonitätsprüfungen durch

Niemand möchte das Gefühl haben, dem Wort eines Kunden nicht vertrauen zu können, aber für ein kleines bis mittleres Unternehmen ist dieser Luxus manchmal einfach nicht machbar. Wenn ein Schuldner insolvent wird, wird die Ausstellung einer Gutschrift für monatelange harte Arbeit nicht erfüllt, und Ihre Finanzen werden den Zorn eines Problems auf sich ziehen, das mit einer einfachen Hintergrundprüfung leicht hätte vermieden werden können.

Die Lektion hier? Ein wenig Verwaltungsaufwand zu Beginn einer potenziellen Geschäftsbeziehung kann Ihnen später viele Ärgermonate ersparen. Sie schützen nur die Interessen Ihres Unternehmens, also scheuen Sie sich nicht, ein paar Hintergrundprüfungen durchzuführen, bevor Sie eine endgültige Entscheidung für einen Kunden treffen.

6 Analysieren Sie Ihre Zahlungsflexibilität und Systemkompatibilität

Die Analyse der von Ihnen angebotenen Zahlungsflexibilität kann in zwei Hauptformen erfolgen – digitale Flexibilität und geschäftliche Flexibilität. Beide helfen zu definieren, was Ihr Unternehmen im Umgang mit Zahlungen von Kunden zulassen darf und was nicht.

Einerseits ist es wichtig, ein System zu haben, das mit anderen Systemen kompatibel ist und sich nahtlos integrieren lässt, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen diese Mittel rechtzeitig erhält. Schließlich macht es keinen Sinn, einen E-Rechnungsrabatt für schnelle Zahlung anzubieten, nur damit ein neuer Kunde feststellt, dass Ihre Zahlungsportale ihn nicht berücksichtigen können!

Andererseits ist es auch wichtig, dass Sie sich klar und deutlich darüber im Klaren sind, wie Sie Zahlungen entgegennehmen können, bevor Sie einem Vertrag zustimmen. Wenn Sie keinen Zahlungsplan anbieten können, der Kunden die Möglichkeit gibt, kleinere monatliche Zahlungen zu leisten, oder Ihr Unternehmen in einem 60-Tage-Fenster zwischen der Bereitstellung von Dienstleistungen und der Zahlung lebt und stirbt, ist es wichtig, dies zu Beginn zu kommunizieren.

7 Tragen Sie Ihren Teil dazu bei, eine prompte Zahlung sicherzustellen

Diese Fähigkeit, Ihre eigenen internen Prozesse in Frage zu stellen, ist entscheidend für die endgültige Methode, Ihre Schuldner besser zu verwalten – indem Sie Ihren Teil dazu beitragen, schnellere Zahlungen zu ermöglichen. Wenn Sie dies nicht tun, kann dies dazu führen, dass Kunden andere Rechnungen erhalten und bearbeiten, die rechtzeitig eingegangen sind, und Ihre zurückstellen.

Bis zum Ende des Monats zu warten, um alle Ihre Rechnungen zu versenden, ist ein Rezept für eine Katastrophe. Machen Sie es sich stattdessen zur Routine, Rechnungen innerhalb eines strengen Zeitrahmens nach Abschluss der Arbeiten zu erstellen. Achten Sie darauf, die Rechnungen korrekt zu halten und überprüfen Sie jedes Detail, bevor Sie sie versenden.

Wenn Sie Ihren Kunden zeigen können, dass Sie eine schnelle, akribische und gut geölte Finanzmaschine sind, motiviert das sie, in gleicher Weise zu reagieren und so schnell wie möglich zu bezahlen. Als Unternehmen machen Sie den ersten Schritt, indem Sie eine Rechnung liefern, Sie geben den Ton an, wie sich der Rest der Beziehungen entwickeln wird.