8 Funktionen, nach denen Sie in einem Mitarbeiterverwaltungssystem suchen sollten

Früher waren Unternehmen auf umständliche Tabellenkalkulationen angewiesen, um Mitarbeiterdaten und -prozesse zu verwalten. Aber das ist nicht mehr der Fall. Der Talentmarkt ist sehr wettbewerbsintensiv geworden und Unternehmen haben keine andere Wahl, als ihre Personalressourcen oder HR-Arbeitsabläufe zu optimieren. Hier kommen Mitarbeitermanagementsysteme (EMS) zum Einsatz und bieten Unterstützung.

Die HR-Technologie hat sich enorm weiterentwickelt und Apps zur Mitarbeiterverwaltung können nun mühsame Aufgaben automatisieren und wertvolle Erkenntnisse liefern. Diese Funktionen optimieren HR-Prozesse und steigern die Effizienz.

Mitarbeiterverwaltungssoftware steigert das Engagement und die Mitarbeiterzufriedenheit der Mitarbeiter. Daher ist es nicht verwunderlich, dass mittlerweile mindestens drei Millionen Unternehmen Personalverwaltungssoftware verwenden. (1)

Die Vorteile der Verwendung von HR-Systemen gegenüber Tabellenkalkulationen

Tabellenkalkulationen haben ihren Zweck für die Datenverwaltung erfüllt. Aber sie können einfach nicht mit den robusten Funktionalitäten eines effektiven Mitarbeiterverwaltungssystems mithalten. Es gibt mehrere Schlüsselbereiche, in denen EMS Tabellenkalkulationen bei der Rationalisierung des Personalmanagements übertrifft. Lassen Sie uns diese Vorteile erkunden.

Effizienteres Datenmanagement und -abruf

Tabellenkalkulationen werden schnell unhandlich, wenn Ihre Belegschaft wächst. Das Auffinden spezifischer Informationen kostet Zeit. Es erfordert manuelles Sortieren und Filtern.

Die HRIS-Software bietet eine zentralisierte Datenbank, die über intuitive Suchfunktionen einen schnellen und einfachen Zugriff auf Mitarbeiterinformationen ermöglicht.

Verbesserte Genauigkeit und weniger menschliche Fehler

Auch die manuelle Dateneingabe in Tabellenkalkulationen ist anfällig für Tippfehler und Inkonsistenzen. Allerdings automatisiert eine Mitarbeiterverwaltungssoftware viele Dateneingabeaufgaben. Sie minimieren Fehler und stellen die Genauigkeit Ihrer Mitarbeiterdatenbank sicher. Dies spart Zeit für die Korrektur von Fehlern und auch die Nichteinhaltung von Vorschriften wird weniger zu einem Problem.

Erweiterte Sicherheitsfunktionen für sensible Daten

Durch Datenschutzverletzungen wurden im vierten Quartal 2023 weltweit über acht Millionen Datensätze offengelegt. Das Problem besteht darin, dass Tabellenkalkulationen häufig keine robusten Sicherheitsmaßnahmen aufweisen. Dadurch sind sensible Mitarbeiterdaten anfällig für Sicherheitsverletzungen. Ein weiterer Vorteil eines Workforce-Management-Systems ist die Priorisierung der Datensicherheit mit Funktionen wie Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und Audit-Trails. Es gibt Ihnen Seelenfrieden. Denn Sie wissen, dass Ihre Mitarbeiterdaten geschützt sind. (2)

Einfachere Skalierbarkeit und Echtzeitanalysen

Gib es zu; Tabellenkalkulationen werden umständlich, wenn Ihr Unternehmen wächst. Eine Mitarbeiterverwaltungs-App ist so konzipiert, dass sie mit Ihrem Unternehmen skaliert. Es kann Ihrer wachsenden Belegschaft und sich ändernden Anforderungen gerecht werden.

Darüber hinaus bietet Workforce-Management-Software Echtzeitdaten und -analysen. Stellen Sie sich vor, Sie hätten alle Informationen, die Sie über Ihre Mitarbeiter benötigen, immer zur Hand. Würde es Ihnen nicht helfen, die besten Entscheidungen für Ihre Mitarbeiter zu treffen? Würde es nicht dafür sorgen, dass alles reibungslos läuft? Da Unternehmen Billionen investieren, um datengesteuerter zu werden, sollte die Antwort auf diese Fragen glasklar sein. (3)

Der Ersatz von Tabellenkalkulationen durch die beste Mitarbeiterverwaltungssoftware bietet tatsächlich eine Vielzahl von Vorteilen. Berücksichtigen Sie sie bei Ihrer weiteren Suche nach der richtigen HR-Management-Lösung.

Kernfunktionen eines Mitarbeiterverwaltungssystems

Bildschirmschoner mit vielen unterschiedlichen Personenprofilen. Gruppe von Menschen verschiedener Rassen und Generationen, die eine App für Online-Videotreffen und Brainstorming nutzen, viele Mitarbeiter führen Videoanrufe zusammen

Die Wahl der richtigen Mitarbeitermanagement-App hängt vom Verständnis der wichtigsten Funktionen ab, die sie bietet. Sie sollten auf Ihre spezifischen HR-Anforderungen abgestimmt sein. Hier ist eine Aufschlüsselung einiger wesentlicher Funktionen, die für Ihre Bequemlichkeit kategorisiert sind:

Benutzerfreundlichkeit

1. Intuitive Benutzeroberfläche

Eine benutzerfreundliche Benutzeroberfläche hilft sowohl Personaladministratoren als auch Mitarbeitern. Suchen Sie nach einem System mit klarem Layout und klarer Navigation. Es sollte auch minimale Schulungsanforderungen stellen. Dies sorgt für eine reibungslose Einführung und rationalisiert HR-Arbeitsabläufe.

2. Mobile Erreichbarkeit

Durch die Möglichkeit, aus der Ferne auf das System zuzugreifen, können Mitarbeiter Aufgaben auch unterwegs verwalten. Suchen Sie nach einem EMS mit einer mobilen App, die Kernfunktionen wie das Einreichen von Urlaubsanträgen, das Anzeigen von Gehaltsabrechnungen oder den Zugriff auf Unternehmensrichtlinien bietet.

Integrationsmöglichkeiten

3. Nahtlose Integration der Gehaltsabrechnung

Durch die Integration Ihres HR-Systems in die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware entfällt die manuelle Dateneingabe und gewährleistet eine genaue und zeitnahe Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dies spart HR-Zeit und Ressourcen und reduziert gleichzeitig Fehler.

4. App-Integrationen von Drittanbietern

Benutzen Sie Buchhaltungssoftware? Wie wäre es mit Performance-Management-Tools? Erwägen Sie ein EMS, das die Integration mit anderen von Ihnen verwendeten Geschäftsanwendungen ermöglicht. Das fördert ein einheitliches Datenökosystem und vereinfacht den Datenaustausch zwischen den Abteilungen.

Analysen und Reporting

5. Echtzeitdaten und Berichterstattung

Robuste Berichtsfunktionen ermöglichen wertvolle Einblicke in Ihre Belegschaft. Suchen Sie nach einem System, das anpassbare Berichte zu wichtigen Kennzahlen wie Mitarbeiterfluktuation, Abwesenheitstrends und Leistungsdaten bereitstellt. Echtzeitdaten ermöglichen datengesteuerte Entscheidungen. Es führt auch zu proaktiven HR-Strategien, die Ihren Mitarbeitern zugute kommen.

Mitarbeiter Selbstservice

6. Self-Service-Portal

Über ein Self-Service-Portal für Mitarbeiter können Mitarbeiter ihre eigenen Personalinformationen verwalten, Urlaub beantragen, persönliche Daten aktualisieren und auf Unternehmensdokumente zugreifen. Es erleichtert die Personalarbeit und fördert gleichzeitig das Gefühl der Eigenverantwortung bei den Mitarbeitern.

Weitere Überlegungen

7. Preisflexibilität

HR-Systeme gibt es in verschiedenen Preismodellen. Entdecken Sie Optionen, die zu Ihrer Unternehmensgröße und Ihrem Budget passen. Suchen Sie nach skalierbaren Lösungen, die mit Ihren Geschäftsanforderungen wachsen können.

8. Maßnahmen zur Datensicherheit

Stellen Sie mit Funktionen wie Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und regelmäßigen Backups sicher, dass das System der Datensicherheit Priorität einräumt. Auch die Einhaltung einschlägiger Datenschutzbestimmungen ist von entscheidender Bedeutung.

Denken Sie daran, dass dies keine erschöpfende Liste ist. Außerdem variieren die wichtigsten Funktionen je nach den individuellen Anforderungen Ihrer Organisation. Berücksichtigen Sie dennoch diese Kernfunktionen und wie sie Ihre Schwachstellen angehen. Dies soll Ihnen helfen, eine fundierte Entscheidung bei der Auswahl des richtigen EMS für Ihr Unternehmen zu treffen.

Abschluss

EMS sind leistungsstarke Softwarelösungen, die HR-Prozesse rationalisieren, das Engagement der Mitarbeiter steigern und wertvolle Erkenntnisse generieren, die Ihnen beim Aufbau einer stärkeren Belegschaft helfen.

Beachten Sie, dass die Suche nach dem besten Mitarbeitermanagement-Tool für Ihr Unternehmen mit der Suche nach dem richtigen Outfit vergleichbar ist – es muss zu Ihren Bedürfnissen passen! Ja, Funktionen sind wichtig. Vergessen Sie aber nicht, darüber nachzudenken, ob das System mit Ihnen wachsen kann.

Wird Ihnen das Unternehmen, das hinter dem Tool steht, bei der Einrichtung des Systems helfen? Wie einfach können Ihre vorhandenen Daten verschoben werden? Beantworten Sie auch diese Fragen.

Wägen Sie all diese Aspekte neben Ihren spezifischen Bedürfnissen und zukünftigen Wachstumsplänen ab. So können Sie ein EMS wählen, das eine positive Kapitalrendite liefert.

Verweise :

1. „HR-Management-Systems-Marktbericht für kleine Unternehmen“, Quelle: https://www.business.com/hr/management-market-report/

2. „Anzahl der weltweit offengelegten Benutzerkonten vom 1. Quartal 2020 bis zum 4. Quartal 2023 (in Millionen)“, Quelle: https://www.statista.com/statistics/1307426/number-of-data-breaches-worldwide/

3. „5 Möglichkeiten, den Geschäftswert durch Analysen zu steigern“, Quelle: https://www.forbes.com/sites/tableau/2022/03/10/5-ways-to-grow-business-value-through-analytics /?sh=67bb582721d9