Datengestützte Vorteile von VoIP-Telefonanlagen

Sie haben schon viel von virtuellen Telefonsystemen gehört, aber bevor Sie Ihr traditionelles Bürotelefon loswerden, möchten Sie wissen, warum der Wechsel zu VoIP die richtige Idee ist.

VoIP (Voice Over Internet Protocol) ist vielleicht am bekanntesten für die drastische Reduzierung der Kosten für die Unternehmenskommunikation, aber es kann auch die Produktivität der Mitarbeiter steigern, Remote-Teams mehr Flexibilität bieten, eine höhere Anrufqualität bieten und vieles mehr.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen die Zahlen, die überzeugend für die Vorteile von VoIP sprechen, und informieren Sie über die Funktionen, die Missverständnisse reduzieren und das Kundenerlebnis insgesamt verbessern.

Niedrigere Betriebskosten

Der Umstieg auf VoIP-Telefonie von einem herkömmlichen Festnetztelefon spart Unternehmen durchschnittlich 49-69 % der monatlichen Kommunikationskosten. (Quelle)

Angesichts der Tatsache, dass die obige Tabelle zeigt, wie VoIP die Kosten für Kommunikation, Wartung und Hardware senkt, ist es nicht schwer, einer kürzlich von Microsoft durchgeführten Studie zu glauben, die bewies, dass 82 % der Unternehmen beim Wechsel zu den kostengünstigen Optionen von VoIP erhebliche Kosteneinsparungen erzielten .

Die Kommunikation über das Internet im Gegensatz zum herkömmlichen Telefonsystem, dem PSTN, kann Ihnen außerdem Folgendes ersparen:

• Bis zu 40 % der monatlichen Kosten für Ortsgespräche und reduzierte Kosten für Ferngespräche
• Bis zu 90 % der monatlichen Kosten für Auslandsgespräche
• Bis zu 90 % der Startup-Kommunikationskosten für neue Unternehmen
• Bis zu 30 % der Kosten für Telefonkonferenzen (bei Nutzung von Sprach- und Videofunktionen)

Auch wenn Sie grundlegende VoIP-Geräte wie IP-Telefone und Headsets kaufen möchten, benötigen Sie für den erfolgreichen Betrieb eines virtuellen Telefonsystems nur eine zuverlässige Breitband-Internetverbindung, die durchschnittlich 50 bis 75 US-Dollar pro Monat kostet.

Und selbst wenn Sie sich für den Kauf kompatibler VoIP-Telefone und -Geräte entscheiden, kann ein kleines Unternehmen mit 30 Mitarbeitern oder weniger durch den Wechsel zu VoIP immer noch bis zu 1200 US-Dollar pro Monat sparen. Und wenn Sie die VoIP-Softphone-Funktionen mit Ihrem aktuellen Gerät nutzen? Sie können Einsparungen von bis zu 1727 $/Monat sehen.

(Quellen: Virtual PBX Whitepaper, Microsoft, MightyCall, OnSIP, Harbor Networks)

Große Auswahl an Funktionen und Plänen

Erweiterte VoIP-Funktionen können dem durchschnittlichen Benutzer jeden Tag 29 Minuten Anrufzeit einsparen. (Quelle)

(Bildquelle)

Analoge Telefone und herkömmliche Telefonleitungen verfügen über grundlegende Funktionen wie Voicemail, Anrufer-ID und eingeschränkte Anrufweiterleitungsoptionen.

Die VoIP-Funktionen sind jedoch viel fortschrittlicher und ermöglichen Benutzern, die Geschäftskommunikation auf die nächste Stufe zu heben.

Zu den Merkmalen, nach denen gesucht werden sollte, gehören:

• Anrufaufzeichnung
• Automatische Anrufverteilung und IVR-Systeme
• Automatischer Teilnehmer
• Anrufweiterleitung, Anrufweiterleitung, Anruf parken und Anklopfen
• Finde mich/Folge mir
• CRM-Integrationen von Drittanbietern
• Videokonferenzen
• Anrufwarteschlange
• Voicemail zu Text
• Ringgruppen
• Anrufüberwachung, Anrufaufschaltung, Anrufflüstern
• Erweiterte Anrufanalysen und Daten

Diese Funktionen können:

• Erhöhen Sie die Auflösungsraten beim ersten Anruf, was die Kundenabwanderung um 80 % verringern und die Cross-Selling-Akzeptanz um 20 % erhöhen kann
• Reduzieren Sie die Notwendigkeit für Anrufer, mit einem Live-Agenten zu sprechen, indem Sie sich stattdessen auf Self-Service-IVR verlassen (das 100-mal weniger kostet als ein Live-Agentenanruf).
• Verringern Sie die Wartezeiten für Kunden, was die Anrufabbruchrate reduziert und bis zu 40 % an entgangenen Einnahmen einspart
• Verringern Sie das Potenzial für geschäftliche Missverständnisse, die Unternehmen jährlich zwischen 4.000 und 6.000 US-Dollar pro Mitarbeiter kosten können
• Steigern Sie die Anruferhaltungsrate dank Wartemusik und Nachrichten um bis zu 98 %

Wie wir später in diesem Beitrag besprechen werden, erhöhen VoIP-Funktionen auch die Produktivität der Mitarbeiter und bieten ein höheres Maß an Flexibilität für Remote-Teams.

Dies gilt insbesondere für Videokonferenzfunktionen, die

VoIP-Dienste bieten auch mehrere verschiedene Tarife pro Produkt an, was es Ihnen nicht nur viel einfacher macht, die Skalierbarkeit Ihres Telefondienstes in Zukunft zu genießen, sondern Ihnen auch hilft, die Zahlung für erweiterte Funktionen zu vermeiden, die Sie möglicherweise nicht benötigen.

Zusätzlich zu den gebündelten Funktionen, die in Plänen enthalten sind, bieten viele Anbieter Zusatzfunktionen wie die Transkription von Anrufen, zusätzlichen Cloud-Speicherplatz und Voicemail an E-Mail an. Wenn Ihr Unternehmen wächst, können Sie zusätzliche Kommunikationskanäle und neue Funktionen hinzufügen, um mit Ihren wachsenden Anforderungen Schritt zu halten.

(Quellen: Pointillist, Twilio, SHRM, Business2Community, OnHoldInc)

Verbesserte Anrufqualität

Schlechte Anrufqualität kostet Unternehmen etwa 550 US-Dollar pro Mitarbeiter und Jahr. (Quelle)

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Probleme wie Hintergrundgeräusche von Tischtelefonen, unterbrochene Anrufe, verpasste Voicemail-Benachrichtigungen und Rauschen sind nicht nur ärgerlich – sie kosten Ihr Unternehmen auch Einnahmen in Form von abgebrochenen Anrufen und verringerter Mitarbeiterproduktivität.

Tatsächlich verliert der durchschnittliche Mitarbeiter jede Woche etwa eine halbe Stunde aufgrund von Problemen mit der Audioqualität von Anrufen.

Außerdem ist eine schlechte Audioqualität ein Albtraum, wenn es um eine erfolgreiche Audiokonferenz oder einen Gruppenvideoanruf geht. Über 80 % der Teams geben an, dass eine hochwertige Audioqualität einer der wichtigsten Faktoren dafür ist, ob eine Gruppenkonferenz ein Erfolg wird oder nicht.

VoIP-Dienstanbieter sind in der Lage, HD-Anrufe in hoher Qualität anzubieten, indem sie Funktionen wie Hintergrundgeräuschunterdrückung, Breitband-Audio-Codecs und automatische Upgrades der Anrufqualität durch Optimierung der Bandbreitennutzung verwenden.

Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie häufige Probleme mit der Anrufqualität wie Latenz und Datenpaketverlust behandeln können, lesen Sie unseren Beitrag zu VoIP-Problemen und -Lösungen.

(Quellen: EPOS, UCToday)

Erhöhte Teamproduktivität

VoIP-Telefonie kann die Teamproduktivität um bis zu 20 % steigern. (Quelle)

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Die VoIP-Technologie erhöht nicht nur die Teamproduktivität, indem sie Zeit spart, die zuvor durch schlechte Audioqualität und erweiterte Funktionen verloren ging.

Funktionen wie Auto-Dialer machen das Durchdringen von Anruflisten viel effektiver, da sie Nummern für Agenten wählen, besetzte oder nicht verbundene Nummern überspringen und Anruflisten automatisch löschen. Sie leiten Agenten auch nur dann an einen Anruf weiter, wenn der Anrufer telefoniert und gesprächsbereit ist.

Agenten, die Nummern manuell wählen, haben nur etwa 10–15 Minuten Sprechzeit pro Stunde, während die Zeitersparnis, die VoIP bietet, diese Sprechzeit um 200–300 % erhöhen kann.

Darüber hinaus ermöglichen IVR-Funktionen (Interactive Voice Response) ein hohes Maß an Kunden-Self-Service, ohne mit einem Live-Agenten sprechen zu müssen. Dies entlastet nicht nur Ihre Agenten, um sich um zeitkritischere Angelegenheiten zu kümmern, sondern bedeutet auch, dass Ihr Unternehmen rund um die Uhr verfügbar ist.

Außerdem möchte kein Mitarbeiter Tag für Tag dieselben Antworten auf dieselben Fragen wiederholen. Indem Sie IVR-Systeme die alltäglicheren Teile der Arbeit erledigen lassen, können sich Ihre Teammitglieder auf die Dinge konzentrieren, die ihnen Spaß machen – und zufriedenere Mitarbeiter sind mindestens 13 % produktiver als unzufriedene.

Schließlich erhöht VoIP, wie wir weiter unten sehen werden, die Möglichkeiten für Teammitglieder, aus der Ferne zu arbeiten – was für die Produktivität unerlässlich ist. Über 75 % der Remote-Mitarbeiter geben an, dass sie produktiver sind als in einem traditionellen Büro, während fast 1/4 der Remote-Mitarbeiter angeben, dass sie dank der zusätzlichen Flexibilität und des fehlenden Pendelverkehrs länger arbeiten.

(Quellen: Call Center Helper, Harbor Networks, Personnel Today, CoSo Cloud)

Remote-Work-freundlich

Fast 60 % der Mitarbeiter geben an, dass VoIP ihre Möglichkeiten zur Fernarbeit ohne Qualitätseinbußen verbessert hat. (Quelle)

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Man kann mit Sicherheit sagen, dass Remote-Arbeit die neue Normalität ist.

Ein aktueller Nextiva-Bericht zeigt, dass bereits vor COVID-19 1 von 3 Unternehmen mindestens einige Mitarbeiter hatte, die aus der Ferne arbeiteten, während eine Gartner-Umfrage zeigt, dass 74 % der Unternehmen bis Ende 2021 in irgendeiner Form dauerhaft aus der Ferne arbeiten werden.

Mobile VoIP-Anwendungen bedeuten, dass Ihre Teammitglieder überall erreichbar sind. Tatsächlich ergab eine aktuelle Gallup-Umfrage, dass diese Apps die Mitarbeiterproduktivität um 20 % steigern können.

Es ist kein Wunder, dass über 75 % der Geschäftsinhaber sagen, dass die erhöhte Mobilität, die VoIP den Teammitgliedern bietet, eines der besten Dinge bei der Umstellung war.

Anrufweiterleitung und Fernzugriff auf Voicemail sind zwei der wichtigsten Funktionen, die Remote-Mitarbeitern helfen. Nahezu 30 % der Mitarbeiter geben an, dass ihr größter Bedarf bei der Fernarbeit darin bestand, Anrufe an ihre persönlichen Geräte weiterleiten zu können, während 25 % am meisten ein flexibles Voicemail-System benötigten.

Zusätzliche Funktionen wie die Synchronisierung mehrerer Geräte, Team-Chat-Messaging, erweiterte Anrufweiterleitung, Benachrichtigungen über verpasste Anrufe und Voicemail, Softphones und CRM-Integrationen erleichtern es Teammitgliedern, ihre Arbeit mit der Portabilität eines VoIP-Telefonsystems überall hin mitzunehmen.

(Quellen: Gartner, Gallup, Nextiva, MightyCall)

Entdecken Sie die Vorteile von VoIP selbst

Jetzt, wo Sie sehen können, was VoIP anderen Unternehmen gebracht hat, ist es an der Zeit, dass Ihr Unternehmen die gleichen Vorteile erfährt.

Der wirkliche Erfolg Ihrer virtuellen Telefonanlage hängt natürlich davon ab, für welchen Anbieter Sie sich entscheiden.

Sie müssen die Funktionen berücksichtigen, die jeder Plan bietet, wenn der Dienst mit Ihrer Geschäftssoftware von Drittanbietern oder vorhandenen Hardphones kompatibel ist, sowie die Gesamtkosten eines neuen Geschäftstelefonsystems.

Unsere interaktive Tabelle vergleicht die Funktionen, Preise, verfügbaren Tarife und Benutzerbewertungen von Top-Business-VoIP-Anbietern wie Nextiva, Vonage, RingCentral und GoToConnect.

Häufig gestellte Fragen zum VoIP-Telefondienst

Nachfolgend haben wir eine Liste der am häufigsten gestellten Fragen zu VoIP-Telefondiensten zusammengestellt.