10 großartige Möglichkeiten, Amazon Alexa für Unternehmen zu verwenden [Leitfaden]

Virtuelle persönliche Assistenten werden innerhalb von Unified Communications schnell zum Renner. Wir haben gesehen, wie Cisco seinen Spark-Assistenten (jetzt WebEx) eingeführt hat, und vor kurzem hat Vonage gerade Vee herausgebracht, einen persönlichen Assistenten, der Ihnen helfen soll, das Beste aus Ihrem Service herauszuholen. Aber virtuelle Assistenten tauchen nicht nur in Unternehmen auf, es gibt auch einen großen Verbrauchermarkt für sie. Wenn Sie noch nichts von Amazons Alexa- und Echo-Geräten, Googles Home oder dem Apple HomePod gehört haben, müssen Sie unter einem Felsen leben.

Viele von uns, die diese Geräte zu Hause haben, wissen wahrscheinlich bereits, wie nützlich sie im Büro sein können. Wie sich herausstellte, hat Amazon dies ebenfalls erkannt und eine komplette Alexa for Business-Plattform eingeführt, die es Benutzern ermöglicht, Alexa an ihrem Arbeitsplatz zu nutzen. Wahrscheinlich einer der beliebtesten verfügbaren virtuellen Assistenten, wollten wir uns genauer ansehen, was Alexa for Business ist und wie Sie ein Amazon Echo-Gerät am besten nutzen können, um Ihre Produktivität im Büro und Ihre Webkonferenzlösung zu steigern.

Alexa für Unternehmen

Alexa for Business wurde ursprünglich im November 2017 eingeführt und bietet eine neue Möglichkeit, die Leistung der Echo-Geräte von Amazon zu nutzen. Egal, ob Sie einen einfachen Echo Dot oder einen komplexeren, videofähigen Echo Show haben, Sie können Alexa auch in Ihrem täglichen Arbeitsalltag einsetzen.

Stellen Sie sich vor, Sie könnten einfach in Ihr Büro gehen und anstatt E-Mails oder Slack-Nachrichten zu lesen, fragen Sie Alexa einfach nach einem kurzen Überblick oder einer Flash-Einweisung über den bevorstehenden Tag. Alexa for Business erweitert den virtuellen Assistenten um eine Reihe neuer Funktionen, die Ihre Produktivität erheblich steigern könnten.

Noch wichtiger ist, dass Alexa for Business Organisationen auch Tools und Ressourcen zur Verfügung stellt, die sie benötigen, um mehrere Alexa-Geräte einzurichten und zu verwalten, selbst in großem Umfang, sowohl öffentliche als auch private Alexa-Fähigkeiten zu nutzen und natürlich Benutzer in die Plattform einzubinden.

Einfach ausgedrückt: „Alexa for Business bringt die Alexa, die Sie kennen und lieben, an den Arbeitsplatz, um allen Arten von Mitarbeitern zu helfen, produktiver und organisierter zu sein, sowohl auf persönlichen als auch auf gemeinsam genutzten Echo-Geräten.“ Mit Sprachbefehlen bietet Alexa den Mitarbeitern einen enormen Produktivitätsschub und ermöglicht eine neue Ebene des Multitasking.

Fragen Sie Alexa einfach nach Informationen, ohne die Anwendung wechseln zu müssen, oder nehmen Sie sich Zeit für die Suche nach dem, was Sie brauchen. Alternativ könnten Benutzer Alexa auch bitten, schnell eine Notiz zu machen oder eine To-do-Liste zu aktualisieren, ohne sie zu zwingen, ihren Fokus von ihrer Aufgabe abzulenken.

Geteilte vs. persönliche Geräte

Ein interessantes Detail, das meiner Meinung nach einen kurzen Blick wert ist, ist, wie Alexa in Ihrem Büro implementiert werden kann. Amazon erklärt, dass Benutzer Echo-Geräte entweder als „geteilte Geräte oder als persönliche Geräte“ verwenden können. Gemeinsam genutzte Geräte können einfach in gemeinsamen Bürobereichen wie Konferenzräumen oder Besprechungsräumen platziert werden, sodass jeder Alexa nutzen kann.

Auf der anderen Seite können die Mitarbeiter auch ihre Geräte verwenden, sodass sie sich sowohl bei der Arbeit als auch zu Hause verbinden können. Es gibt ein paar ziemlich interessante Unterschiede zwischen diesen beiden, auf die Amazon hinweist.

Gemeinsam genutzte Geräte können verwendet werden, um:

• Nehmen Sie an Besprechungen in Konferenzräumen teil. Sagen Sie einfach „Alexa, starten Sie das Meeting“, und Alexa schaltet alle Videokonferenzgeräte ein, wählt sich in den Anruf ein und hilft dabei, alles in Ihrem virtuellen Besprechungsraum in Gang zu bringen.
• Bieten Sie Hilfe im Büro an. Benutzer können auf benutzerdefinierte Fähigkeiten zugreifen, um bei der Wegbeschreibung im Büro zu helfen, oder vielleicht einen offenen Konferenzraum zu finden, ein Geräteproblem im Büro zu melden oder vielleicht sogar neues Zubehör zu bestellen.
• Verwandeln Sie Ihr Amazon Echo-Gerät in ein Planungstool für Konferenzräume.

Persönliche Geräte können verwendet werden, um:

• Anrufe und Nachrichten – Alexa kann helfen, Anrufe zu tätigen und sogar Nachrichten über einfache Sprachbefehle zu senden.
• Wählen Sie sich automatisch in Konferenzgespräche ein. Alexa kann mit einer Konferenzrufnummer an jedem Meeting teilnehmen, egal ob Sie im Büro, zu Hause oder unterwegs sind.
• Alexa kann als intelligenter Assistent fungieren und schnell Kalender überprüfen, beim Planen von Besprechungen helfen, Aufgabenlisten verwalten und Erinnerungen festlegen.
• Alexa kann auch verwendet werden, um Ihnen zu helfen, Informationen schnell zu finden, und kann speziell in beliebte Apps wie Salesforce, Concur und Splunk integriert werden.

Private vs. öffentliche Alexa Skills

Damit Alexa so hilfreich wie möglich sein kann, muss sie eine Reihe von Fähigkeiten erlernen. Diese Skills erweitern die Funktionalität von Alexa über den Standard hinaus und ermöglichen es Alexa wirklich, ein virtuelles Assistentenerlebnis zu bieten. Skills sind laut Amazon wie Apps für Alexa, sie ermöglichen dem Assistenten, ganz neue Funktionen bereitzustellen und mit verschiedenen Plattformen und anderen Apps zu interagieren.

Benutzer können aus einer Liste von Skills herunterladen, die bereits im Skills Store vorhanden sind, oder sogar ihre eigenen Skills erstellen. Skills, die im Shop zu finden sind, gelten als öffentliche Skills, jeder hat Zugriff darauf. Aber mit Alexa for Business können Benutzer ihre einzigartigen privaten Skills erstellen und diese Skills nur privat für Ihr Unternehmen veröffentlichen.

Diese Fähigkeiten können über Amazon Web Services gehostet werden, um das gesamte System integriert zu halten. Die Verbindung von Amazon Alexa mit AWS sorgt für nahtlose Datenübertragungen. Auf Ihrer Alexa for Business-Konsole finden Sie Ihr gesamtes Alexa Skills Kit.

Private Skills eignen sich hervorragend, wenn Ihr Unternehmen seine proprietären Skills für Alexa entwickeln möchte, z. B. eine direkte Interaktion mit Ihrem vorhandenen Konferenzraum-Planungstool oder Ihrer aktuellen Team-Collaboration-Lösung.

Zu berücksichtigende öffentliche Alexa-Fähigkeiten

Während Amazon eine ganze Website hat, die der Entwicklung Ihrer privaten Fähigkeiten gewidmet ist, könnte der Prozess für viele etwas zu zeitaufwändig sein. Zum Glück gibt es bereits einen riesigen Skills Store mit einer ziemlich beeindruckenden Liste von Integrationen und Skills, aus denen Sie auswählen können. Wir wollten eine kurze Liste mit einigen der besten Public Skills zusammenstellen, um Ihnen den Einstieg in Alexa for Business in Ihrem Konferenzraum zu erleichtern.

1. Klingeln nach Name

Obwohl dies ein bisschen wie ein exklusiver Skill ist, ist es immer noch ein großartiges Beispiel dafür, wozu Alexa in der Lage ist, Ihre Produktivität zu steigern. Wenn Ihr Unternehmen den Service von RingByName nutzt, dann ist dieser Alexa-Skill ein absolutes Muss. Durch die Integration Ihres VoIP-Dienstes in Ihr Echo-Gerät können Benutzer mit den Sprachbefehlen von Alexa freihändig telefonieren. Mit dieser Fähigkeit können Benutzer eine beliebige Telefonnummer oder Nebenstelle anrufen oder sogar einen im Verzeichnis gespeicherten Kontakt beim Namen anrufen.

2. Astrobot

Wenn Sie Hilfe beim Sortieren dieser Tausenden von E-Mails benötigen, ist Astrobot hier, um Ihnen zu helfen. Als intelligenter E-Mail-Assistent hilft Astrobot Benutzern, ihre Gmail- oder Office 365-E-Mails mit Sprachbefehlen von jedem Alexa-fähigen Gerät aus zu verwalten. Benutzer können ihre wichtigsten E-Mails dank der Priority-Sortierung von Astrobot abrufen, wobei KI verwendet wird, um E-Mails in einem Priority-Posteingang zu kategorisieren. Astrobot kann auch beim Sortieren von E-Mails durch Löschen und Archivieren helfen oder sogar schnelle Antworten wie „Verspätung“ oder „Abwesend“ senden.

3. Schnelle Ereignisse

Lassen Sie Alexa mit dem Quick Events Skill Ihren Kalender für Sie organisieren. Dieser Skill ermöglicht es Alexa, in Ihrem Kalender nach Planungskonflikten zu suchen, und hilft Benutzern sicherzustellen, dass Platz frei ist, wenn sie versuchen, ein neues Ereignis zu planen. Dies ist eine einfache Fähigkeit, die nicht allzu viele Funktionen bietet, aber was sie bietet, kann unglaublich nützlich sein. Sagen Sie Alexa einfach, dass es Ihrem Kalender ein neues Ereignis hinzufügen soll, geben Sie die Uhrzeit und das Datum an – wenn es einen Konflikt gibt, informiert Alexa den Benutzer sofort und ermöglicht ihm, den Termin neu zu planen.

4. Vonage-Konferenzmanager

Der Conference Manager von Vonage ist wieder ein großartiges Beispiel dafür, wie mächtig Alexas Skills sein können. Mit dem Conference Manager können sich Nutzer direkt mit ihrem Google-Kalender verbinden, um die nächste geplante Telefonkonferenz zu identifizieren und sich automatisch einzuwählen. Kompatibel mit Cisco WebEx, Goto Meeting, BlueJeans und natürlich der Konferenzlösung Vonage Business, steht dies einem breiten Benutzerkreis zur Verfügung. Sparen Sie sich die Mühe, sich in eine Konferenz einzuwählen, und lassen Sie Alexa den Vorgang für Sie erledigen. Alexa extrahiert alle erforderlichen Konferenzinformationen, wählt die Bridge-Nummer, die Besprechungsnummer, den Teilnehmercode und ruft dann Ihre Nummer an, um Sie mit der Konferenz zu verbinden.

5. Telefon.com

Ähnlich wie der RingByName-Skill für Alexa ist dieser Skill exklusiv für Phone.com-Benutzer. Mit diesem Skill kann Alexa mit einfachen Sprachbefehlen direkt von Ihrem Echo-Gerät über Ihren Phone.com-Dienst telefonieren. Dieser Skill kann sogar Anrufe von Ihrem Softphone aus tätigen, sodass Sie nicht einmal ein Tastenfeld oder eine Tastatur verwenden müssen – sagen Sie Alexa stattdessen einfach, wen sie anrufen soll.

6. Sprachmetriken

Voice Metrics ermöglicht es Benutzern, Alexa um ein schnelles Update zum Geschäftsverlauf zu bitten. Dieser Skill lässt sich direkt in Microsoft Excel, Google Sheets oder Slack Board oder jede andere eigene Lösung mit einer REST-API integrieren, um Benutzern ein Update zu verschiedenen Metriken und Geschäftsdaten zu liefern, die von Verkäufen, Bestellungen, Kunden, Bestandsstatus bis hin zu verschiedenen reichen Abteilungsaktualisierungen. Je nachdem, was Sie in Voice Metrics hochladen, ermöglicht dieser Skill Alexa, Ihnen verschiedene Updates bereitzustellen. Bitten Sie Alexa beispielsweise einfach, „Sprachmetriken nach Verkäufen zu fragen“, und erhalten Sie ein schnelles Update zu den neuesten Verkäufen.

7. Irgendein.do

Wenn Sie die grundlegende To-do-Listenfunktion von Alexa ersetzen möchten, ist Any.do eine großartige Alternative. Es kombiniert eine Aufgabenliste, einen Kalender und eine Erinnerungsfunktion in einer einzigen Fähigkeit, die ihren Tag optimiert. Verwenden Sie Alexa, um Ihre aktuellen Aufgaben, anstehenden Aufgaben und Kalenderereignisse im Auge zu behalten und den ganzen Tag über Erinnerungen festzulegen, um konzentriert zu bleiben.

8. Dokumente bearbeiten

Ist Ihnen jemals ein schneller Gedanke in den Kopf geschossen, den Sie schnell aufgeschrieben haben, aber dann haben Sie den Fokus auf Ihre aktuelle Aufgabe völlig verloren? Von App zu App zu springen oder darüber nachzudenken, kann uns ablenken und wertvolle Zeit verschwenden. Mit Edit Docs müssen Sie nicht zu diesem Google-Dokument springen, um eine kurze Notiz zu machen, sondern sagen Alexa einfach, dass es das für Sie tun soll. Sagen Sie Alexa einfach, dass sie eine kurze Notiz hinzufügen oder ein Google-Dokument bearbeiten soll, damit Sie nicht zwischen Apps wechseln und den Fokus verlieren müssen. Dieser Skill ermöglicht es Alexa auch, die letzten zehn verwendeten Dateien aufzulisten oder sogar ein neues Dokument, Blatt oder eine neue Präsentation zu erstellen.

9. Arbeitszeiterfassung

Müssen Sie Ihre Zeit nachverfolgen, die Sie für eine Aufgabe aufgewendet haben? Benötigen Sie einen Timer, um konzentriert zu bleiben? Work Time Tracker ist eine großartige Fähigkeit, die es Alexa ermöglicht, beides zu tun – sagen Sie Alexa einfach, dass sie die Zeit verfolgen soll, und sagen Sie ihr, sie soll aufhören, wenn Sie fertig sind. Diese einfache Fertigkeit kann viel dazu beitragen, dass Benutzer ihre Produktivität steuern können, und eignet sich hervorragend für alle, die ein tieferes Verständnis dafür erlangen möchten, wie lange es dauert, bis Aufgaben abgeschlossen sind, um eine bessere Planung zu ermöglichen.

10. Chatbot für Slack

Slack ist wahrscheinlich die beliebteste Anwendung für Teamzusammenarbeit und Messaging, und das aus gutem Grund. Diese einfache App ermöglicht eine schnelle Kommunikation, sodass Teams schnelle Entscheidungen treffen und in Rekordzeit zusammenarbeiten können. Und jetzt kannst du über Slack kommunizieren, ohne jemals einen Finger rühren zu müssen. Der Chatbot for Slack Skill for Alexa ermöglicht es Benutzern, Nachrichten auf Slack direkt über Alexa-Sprachbefehle zu senden. Geben Sie einfach den Kanal und die Nachricht an, die Sie senden möchten, und lassen Sie Alexa die Arbeit für Sie erledigen.

Alexa for Business verbessert die Produktivität von KMUs

Virtuelle Assistenten halten schnell Einzug in unser Zuhause, also warum sollten sie nicht auch Einzug in unsere Büros halten? Anwendungsfälle für Sprachassistenten beweisen, dass IoT-Geräte als Smart Office-Geräte wichtiger sind als Smart Home-Geräte.

kann uns dabei helfen, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren und gleichzeitig ein völlig neues Maß an Produktivität und Multitasking zu ermöglichen. Dank der Alexa for Business-Initiative von Amazon und der Möglichkeit, unsere Skills zu erstellen, können wir Alexa in unseren eigenen Business-Assistenten verwandeln.

Anstatt Zeit damit zu verschwenden, zu einer anderen App zu wechseln oder zum Telefon zu greifen, lassen Sie Alexa die Arbeit für Sie erledigen. Mit diesen einfachen, aber leistungsstarken Fähigkeiten können wir Alexa ins Büro bringen und diese kleinen Geräte in unsere ganz eigenen persönlichen Assistenten verwandeln. Sehen Sie sich unseren Leitfaden zur Suche nach Lösungen für die Teamzusammenarbeit an, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Fähigkeiten für Ihr Team auswählen.