3 grundlegende Willkommensregeln + 7 Einführungstipps
Veröffentlicht: 2022-01-06Ein formvollendeter Gruß ist die erste Visitenkarte und entscheidend für einen angenehmen ersten Eindruck. Doch wie begrüßt man sein Gegenüber richtig? Leider gibt es bei der Arbeit einige Fallstricke, die Sie bei der Begrüßung überwinden müssen. Wer gibt wem zuerst die Hand? Was sagen Sie dazu und wann wird die Visitenkarte übergeben? Um sich sicher auf dem Social Floor zu bewegen, sollten Sie die wichtigsten Benimmregeln, Konventionen und Begrüßungsformalitäten kennen. Hier sind Sie ja…
Begrüßung: 3 Grundregeln
Manchen scheint das mit Leichtigkeit zu gelingen, bei anderen braucht es Anstrengung und Training: ein souveräner und souveräner Auftritt mit perfekter Begrüßung. Lassen Sie sich davon nicht umhauen. Andere zu begrüßen ist definitiv kein Hexenwerk und nicht immer so förmlich, wie es auf den ersten Blick scheint. Jede Begegnung – ob zwischen Freunden oder Fremden – beginnt mit einer freundlichen Begrüßung. Oft reicht ein kurzes Nicken oder ein Händedruck. Vor allem, wenn sich beide schon lange kennen. Hier gelten die drei wichtigsten Grundregeln der Begrüßung:
Wer grüßt zuerst
Es grüßt immer zuerst, wer einen Raum betritt (Büro, Konferenzraum, Fahrstuhl, Wartezimmer …). Dies gilt unabhängig von der Hierarchie im Unternehmen. Wenn der Chef einen Raum betritt, sollte er die bereits Anwesenden kurz begrüßen. Wenn Sie in einen Raum kommen, in dem bereits mehrere Personen warten, gibt es verschiedene Szenarien:
- Begrüßen Sie zuerst den Gastgeber: Wenn es einen Gastgeber gibt, begrüßen Sie ihn zuerst. Gleichzeitig können Sie sich hier für die Einladung bedanken.
- Begrüßen Sie zuerst Bekannte: Wenn ein klarer Gastgeber fehlt und Sie nur einen der Anwesenden kennen, begrüßen Sie ihn zuerst. Ihr Kontakt sollte Sie dann den anderen Anwesenden vorstellen. In gewisser Weise hat die älteste Person im Raum das Privileg, Sie kennenzulernen.
- Begrüßen Sie der Reihe nach: Wenn Sie niemanden kennen, der anwesend ist, und kein Ranking erkennen können, begrüßen Sie die Anwesenden nacheinander. Da Sie mehrere Gäste hintereinander begrüßen, sollten Sie Ihren Namen ab und zu wiederholen, damit auch die zuletzt begrüßten Gäste wissen, mit wem sie es zu tun haben.
Kommt es zu einer zufälligen Begegnung – zum Beispiel auf dem Flur – grüßt zuerst die Person, die das Gegenüber sieht. Diese Begrüßungsregeln gelten sowohl für geschäftliche als auch für private Treffen.
Wer wird zuerst begrüßt?
Es gibt eine Besonderheit im Job: Hier grüßt der Rangniedrigere immer zuerst den Ranghöheren. Bei einem Geschäftstermin oder einem Geschäftsessen wird nicht unbedingt zuerst die Dame begrüßt, sondern die ranghöchste Person im Raum und dann alle anderen in der absteigenden Hierarchie (sofern bekannt). Wer keine Rangfolge in der Runde ermitteln kann, begrüßt wie oben erwähnt alle der Reihe nach. Die bekannte Regel, dass Frauen immer zuerst begrüßt werden, gilt im Berufsleben nicht. Dennoch ist diese Begrüßungsreihenfolge weit verbreitet, oft begleitet von einem kurzen Kommentar wie „Ladies first“ .
Ausnahme: gesellschaftliche Veranstaltungen. Keine Regel ohne Ausnahme. Bei gesellschaftlichen Anlässen, vorzugsweise am Abend, wird die Rangordnung aufgehoben, auch hier grüßen die Männer zuerst die Frauen. Auch wenn der Anlass einen beruflichen Hintergrund hat. Treffen sich Paare, grüßen sich zuerst die Frauen, dann die Männer, die Frauen und dann die Männer. Diese formelle Begrüßungsreihenfolge kann auch unter guten Freunden oder Bekannten geändert werden. Hier sind es oft die Herren, die den Partner zuerst begrüßen.
Wie grüßen Sie?
Eine Begrüßung kann ganz einfach sein: „Hallo, Frau Philips“ . Und natürlich erwartet die Person, die sie begrüßt, gleich danach zurückgegrüßt zu werden. Die Grundregel dafür lautet: Antworten Sie möglichst im gleichen formalen Wortlaut auf die Begrüßung. Dabei geht es weniger um die genauen Worte als vielmehr um die Formalität: Auf ein förmliches „Hallo…“ sollten Sie also nicht mit einem schlampigen „Hallo…“ antworten. Wenn Sie verbal begrüßt werden, ist es auch unangemessen, dem anderen nur mit einem Nicken zu antworten.
7 Tipps für bessere Grüße
Eine freundliche Begrüßung hat natürlich immer zwei Absichten: Sie wollen sympathisch wirken – und gleichzeitig vertrauenswürdig wirken. Wenn Sie sich an die oben genannten Konventionen halten, sind Sie bereits auf einem guten Weg. Um bei der Begrüßung vollends zu überzeugen, gibt es zusätzliche Tipps. Hochrangige Politiker liefern regelmäßig gute Beispiele für gelungene Auftritte. Diese strahlen Selbstbewusstsein und Kraft aus, sobald sie einen Raum betreten. Allerdings muss man nicht Präsident werden, um vom ersten Moment an zu überzeugen. Diese kleinen Begrüßungstipps und -tricks funktionieren für alle:
Strahle Selbstbewusstsein aus
Wer sich in seiner Haut wohlfühlt, strahlt das auch aus. Wähle ein Outfit, in dem du dich gut und selbstbewusst fühlst. Denken Sie auch positiv über sich selbst, das Treffen und die potenziellen Bekanntschaften und Möglichkeiten, die sich daraus ergeben. Eine selbstbewusste Begrüßung wirkt selbstbewusst und professionell.
Ein Ziel haben
Eine Veranstaltung betreten und die ersten Minuten unsicher und hilfesuchend vor der Tür stehen? Eine gelungene Begrüßung sieht anders aus. Wenn Sie einen Raum betreten, sollten Sie daher von Anfang an ein Ziel vor Augen haben, das Sie verfolgen können. Begrüßen Sie die Anwesenden und suchen Sie den direkten Kontakt zu interessanten Menschen, mit denen Sie sich unterhalten möchten. Wer bei und nach der Begrüßung sein Ziel kennt, wirkt automatisch überzeugender und wird besser wahrgenommen.
Suche Blickkontakt
Schauen Sie Ihrem Gegenüber bei der Begrüßung immer in die Augen. Das ist nicht nur ein Zeichen von Höflichkeit und Respekt – Augenkontakt vermittelt auch Glaubwürdigkeit, denn wer etwas zu verbergen hat, vermeidet normalerweise Blickkontakt. Ein zu intensiver Blick kann jedoch als aggressiv interpretiert werden. Idealerweise dauert der Blickkontakt daher nicht länger als 3,3 Sekunden.
Senken Sie die Stimme
Unsere Stimme ist nicht nur ein einzigartiges Erkennungszeichen, sondern auch eine authentische und intime Visitenkarte unserer Persönlichkeit. Mit Hilfe unserer Stimme bestimmen wir weitgehend, wie wir auf andere wirken. Auch Intonation und Atmung lösen Sympathie aus: Das hängt mit dem sogenannten psychorespiratorischen Effekt zusammen. Wir empfinden tiefe Stimmen durchweg als angenehmer und sympathischer, ihre Träger gelten als souverän, kompetent, männlich. Begrüßen Sie Ihr Gegenüber immer mit ruhiger, entspannter und möglichst tiefer Stimme.
Körperspannung bewahren
Unsere Körpersprache prägt subtil den ersten Eindruck der Begrüßung. Stimmen Worte und Körpersprache nicht überein, fühlen wir uns sofort gestört. Umgekehrt: Zeigen Sie Präsenz und eine gewisse Körperspannung, signalisieren Sie Ihrem Gegenüber volle Aufmerksamkeit und Status und Stärke zugleich.
Gesten beruhigen
Wer sich unsicher fühlt, neigt optisch zum Schrumpfen. Dies zeigt sich auch in den Gesten, die während eines Gesprächs gemacht werden. Schüchterne und unsichere Gesprächspartner erkennt man oft daran, dass sie entweder sehr hektisch oder gar nicht gestikulieren. Wer sein Gegenüber jedoch überzeugen will, sollte auf langsame und große Gesten zurückgreifen. Sie zeigen Selbstbewusstsein, Status und Durchsetzungsvermögen. Ein weiterer positiver Aspekt: Gesten entlasten das kognitive System. Sie helfen, die Gedanken zu ordnen und vermeiden unnötige Pausen, die oft mit einem „äh“ gefüllt werden.
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Viel Lächeln
Und ganz wichtig: Dabei immer lächeln. Nichts ist so offen und sympathisch wie ein ehrliches Lächeln bei der Begrüßung. Es verbindet Menschen sofort, hebt die Stimmung und ermöglicht einen guten Gesprächsstart.
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Händedruck zur Begrüßung?
In vielen Fällen beinhaltet die Begrüßung einen Handschlag. Eine Selbstverständlichkeit, wo auch mal was schief gehen kann. Dabei gilt: Ein Händedruck dauert nicht länger als drei bis vier Sekunden. Längere Händedrücke sind engen Freunden vorbehalten. Und: Bitte niemals schütteln! Eigentlich ist Händeschütteln tabu. Wer sich begegnet, gibt und schüttelt Hände, ohne sich wild auf und ab zu bewegen. Hier lauert eine Begrüßungsetikette in der bereits oben beschriebenen Reihenfolge: Im Geschäftsleben entscheidet immer der Vorgesetzte, ob er seinem Gegenüber die Hand schüttelt.
Wenn Sie also als untergeordnete Person einen Raum (z. B. einen Aufzug) betreten, sagen Sie zuerst Hallo. Aber zunächst nur verbal (oder durch Kopfnicken). Der ranghöhere Offizier entscheidet dann, ob er die Hand ausstreckt, um den Gruß zu erwidern. Deshalb bitte niemals mit ausgestreckter Hand auf andere zulaufen – Fauxpas!
Der Gastgeber ist eine Ausnahme. Einmal eingeladen, sind Sie praktisch die ranghöchste Person im Raum und Sie als Gastgeber sollen Ihre Gäste mit Handschlag begrüßen. Allerdings kommt auch hier – wenn die Gäste nicht einzeln erscheinen – der ranghöchste Gast an erster Stelle. Doch hinter der Geste steckt mehr, als viele denken: Der Händedruck ist nicht nur eine Begrüßung – er ist ein nonverbales Signal, mit wem man es zu tun hat. Schließlich ist der Händedruck die erste körperliche Begegnung zwischen zwei Menschen. Und solche Berührungen – auch wenn sie nur kurz sind – haben eine große Wirkung. Mehr noch: Sie sagen etwas über uns aus. Dabei spielen mehrere Variablen eine Rolle, die wir – meist unbewusst – sofort analysieren:
- Stärke: fest oder locker?
- Textur: rau oder weich?
- Temperatur: kalt oder warm?
- Luftfeuchtigkeit: nass oder trocken?
- Griff: ganz oder teilweise?
- Dauer: kurz oder lang?
- Geschwindigkeit: langsam oder schnell?
- Komplexität: drücken oder schütteln?
- Augenkontakt: kein oder lang?
Da der Handschlag immer Vertrauenswürdigkeit demonstrieren soll, sollte er eindeutig sein. Eine klassische Empfehlung ist, „tote Fische“ nicht zu übergeben. Also weder eine löffelweise Hand ausstrecken und zudrücken, noch eine nasse Hand anbieten. Damit der Handschlag bei der Begrüßung den richtigen Eindruck macht, sollten Sie diese absoluten No-Gos vermeiden:
Feuchte Hände: Wer clever ist, trägt ein Taschentuch in der Hosentasche und kann sich daran unbemerkt die Hände abtrocknen. Andernfalls wischen Sie es diskret auf Ihrem Körper ab.
Laster: Ungünstig ist es auch, wenn man einen Handschlag wie einen Laster hat. Kurzes und kräftiges Schütteln der Hand ist ok, aber dann gleich wieder loslassen. Sie müssen nicht versuchen, die Hand Ihres Gegners mit aller Kraft zu brechen.
Schlaffe Finger: Das andere Extrem ist ebenso ungünstig; Wer einen lockeren Händedruck hat und die Hand vielleicht nur teilweise mit den Fingerkuppen erreicht, fühlt sich unwohl.
Umklammerte Hand: Beim richtigen Händedruck ist nur eine Hand ausgestreckt; die Umarmung des anderen wird als Geste der Dominanz empfunden, ebenso der Griff an die Schulter und ist daher nicht angebracht.
Langes Schütteln: Auf keinen Fall sollte die Hand hin und her geschüttelt werden, eine kurze, einmalige Auf- und Abbewegung genügt.
Hand versteckt: Die andere Hand sollte niemals in der Hosentasche sein! Das wirkt zu lässig und könnte als Zeichen mangelnden Respekts gedeutet werden.
Willkommene Umarmung?
„Komm, lass dich umarmen!“ – Die Umarmung ist viel emotionaler als ein Händedruck und ein Begrüßungsritual der besonderen Art. Es ist normalerweise engen Freunden und Bekannten vorbehalten. Zumindest im westlichen Kulturraum. In anderen Kulturen ist die Umarmung so selbstverständlich wie bei uns der Händedruck. Es kommt also auf den Kontext an. Allerdings fühlt sich nicht jeder wohl, wenn er umarmt wird. Wer im geschäftlichen Kontakt lieber Abstand hält, die aktuelle Situation unpassend findet oder einfach ein weniger emotionaler Mensch ist, muss das Angebot einer Umarmung nicht annehmen.
Sobald Sie die Absicht des Gegenübers erkennen, strecken Sie rechtzeitig die Hand zum traditionellen Händedruck aus. Jeder sollte den Hinweis verstehen. Dies lässt der anderen Person die Möglichkeit, sich auf diese körpersprachliche Antwort einzustellen, ohne das Gesicht zu verlieren. Für die ganz Hartnäckigen und Unsensiblen gibt es noch Alternative zwei: Eine abwehrende Hand vor den Oberkörper legen und sagen: „Dafür kennen wir uns noch nicht gut genug – aber ich gebe gerne die Hand!“
Willkommens-Visitenkarte?
Visitenkarten werden meist bei Geschäftstreffen ausgetauscht, manchmal auch bei Bewerbungsgesprächen (aber eher auf Führungsebene). Der Austausch von Visitenkarten ist ein typisches Begrüßungsritual und gehört ebenso zur Vorstellungszeremonie wie der Small Talk danach. Die Visitenkarte enthält jedoch neben Name und Funktion des Karteninhabers auch dessen persönliche Kontaktdaten. Das macht sie – symbolisch – zu einem persönlichen Geschenk und Vertrauensbeweis. Aus diesem Grund haben sich auch hier einige Benimmregeln und Begrüßungskonventionen etabliert, die es zu beachten gilt:
Wann? Im Geschäftsleben wird die Visitenkarte zu Beginn eines Besuchs oder Gesprächs überreicht – kurz nach der mündlichen Begrüßung per Handschlag.
Wer? Üblicherweise gibt der Gast zuerst seine Karte ab. Erst dann übergibt der Gastgeber seine Karte im Austausch. Ansonsten gilt wieder die Geschäftsregel: Der Ranghöchste gibt zuerst seine Karte ab.
Wie? Die Kartenübergabe erfolgt immer mit Blickkontakt – hierzulande reicht eine Hand, in Asien wird die Visitenkarte mit beiden Händen überreicht. Es wäre jedoch grob unhöflich, wenn Sie die Visitenkarte Ihres Gegenübers erhalten, um sie unbemerkt in die Tasche zu stecken. Nehmen Sie sich immer etwas Zeit, sie zu studieren – schon wegen möglicher (Adels-)Titel, mit denen Sie Ihr Gegenüber ansprechen müssen. Verstauen Sie die Karte später sorgfältig (Danke!) in Ihrer Brust- oder Handtasche. Nie in der Tasche.
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