Vorteile der Implementierung von Workflow-Automatisierung
Veröffentlicht: 2021-07-09Praktisch jedes Unternehmen ist stets bestrebt, effizienter zu sein als zuvor, um die Betriebskosten zu senken und die Rentabilität zu maximieren. In der heutigen gesättigten und sehr wettbewerbsintensiven Geschäftswelt müssen Unternehmen ihre verfügbaren Ressourcen nutzen, um ihre Ziele effizient zu erreichen.
Andernfalls können sie ihrer Konkurrenz nicht voraus sein.
Eine der praktikabelsten Optionen zur Verbesserung der Unternehmenseffizienz ist die Workflow-Automatisierung .
Die Workflow-Automatisierung durch den Einsatz der richtigen Technologien hat sich als eine Möglichkeit für Unternehmen herausgestellt, menschliche Beteiligung und Überwachung bei der Ausführung zeitaufwändiger und sich wiederholender Aufgaben zu eliminieren. Dadurch können Unternehmen die Betriebskosten für die Ausführung dieser Aufgaben senken und gleichzeitig menschliche Fehler eliminieren.
Mit verschiedenen technologischen Fortschritten in den letzten Jahren gibt es so viele Geschäftsprozesse und Elemente, um die Workflow-Automatisierung zu implementieren.
Was ist Workflow-Automatisierung?
Workflow-Automatisierung bezieht sich darauf, wie wir Tools und Technologien verwenden, um Workflows oder Geschäftsprozesse zu automatisieren, um:
- Reduzieren oder eliminieren Sie die Arbeitskosten, die mit der Einstellung interner Mitarbeiter verbunden sind
- Dadurch wird wertvolle Zeit der Mitarbeiter von der Ausführung sich wiederholender Verwaltungsaufgaben befreit
- Verbesserung der organisatorischen Produktivität
- Reduzierung der Betriebskosten
Nicht alle Workflows können und sollten automatisiert werden, einige sind aufgrund fehlender Technologien nicht zu automatisieren, und einige könnten zu teuer für die Automatisierung sein.
Im Allgemeinen sollten wir Arbeitsabläufe automatisieren, die:
- Sich wiederholende und/oder zeitaufwändige Ausführung
- Erfordern keine fortgeschrittene Entscheidungsfindung bis zum Abschluss
- Es ist fehleranfällig und Genauigkeit und Konsistenz sind für diesen Arbeitsablauf unerlässlich
Prinzipien bei der Durchführung von Workflow-Automatisierung
Während die tatsächliche Implementierung der Workflow-Automatisierung je nach Prozess selbst variieren kann, sind hier einige grundlegende Prinzipien zu beachten:
- Stellen Sie sicher, dass Sie den Arbeitsablauf richtig verstanden haben
Bevor Sie die Automatisierung implementieren, müssen Sie den Workflow und das vorhandene System um ihn herum gründlich verstehen.
Es ist wichtig zu verstehen, dass es sich nur lohnt, einen Workflow zu automatisieren, wenn er bereits effizient ist . Die Automatisierung ineffizienter Arbeitsabläufe wird auch deren Ineffizienz verstärken, was auf lange Sicht kontraproduktiv sein könnte.
Es ist zwingend erforderlich, den Workflow zuerst mit einer Workflow-Mapping-Software abzubilden, damit Sie den gesamten Prozess aus der Vogelperspektive betrachten können. Mit der richtigen Visualisierung über Workflow-Mapping können Sie Engpässe und Redundanzen schnell identifizieren, um den Workflow so weit wie möglich zu optimieren.
- Auf Konsistenz prüfen
Der automatisierte Workflow wäre konsistent mit den umgebenden Geschäftsprozessen.
Denken Sie daran, dass alle Workflows in Ihrem Unternehmen einzigartig sind. Wenn Sie also einen Workflow automatisieren, müssen Sie sicherstellen, dass andere Prozesse und ihre entsprechenden Eingaben und Ausgaben nicht gestört werden.
- Konzentrieren Sie sich auf die kleinsten Schritte, einen Schritt nach dem anderen
Es ist wichtig zu verstehen, dass Sie nicht alle Workflow-Schritte auf einmal automatisieren müssen. Dies könnte dazu führen, dass der Automatisierungsprozess zu teuer wird. Sie können Arbeitsabläufe teilweise automatisieren und bei Bedarf das Automatisierungsprojekt in mehrere Phasen unterteilen.
- Automatisierter Workflow = einfacherer Workflow
Fokus auf Einfachheit: Die Workflow-Automatisierung zielt darauf ab, sie einfacher und nicht komplexer als zuvor zu machen. Bewerten Sie den Workflow, nachdem er automatisiert wurde. Wenn es mehr menschliche Überwachung als Intervention erfordert, dann stimmt etwas nicht.
- Stellen Sie sicher, dass es skalierbar und agil ist
Ihre Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse werden sich weiterentwickeln, stellen Sie also sicher, dass die Automatisierungstechnologie vielseitig genug ist, um sich an die Entwicklung Ihres Unternehmens anzupassen und ihr zu folgen .
- Onboarding
Ein automatisierter Workflow wird seinen maximalen Wert erst erreichen, wenn Ihr Team versteht, wie man ihn richtig verwendet. Je besser Ihr Team einen Geschäftsprozess versteht, desto besser funktioniert die Automatisierung und lässt sich in andere Prozesse integrieren. Auch hier ist die Workflow-Zuordnung unerlässlich, damit jeder in Ihrem Team angemessen verstehen kann, worum es bei dem Workflow geht.
Vorteile der Workflow-Automatisierung
Benötigt Ihr Unternehmen Workflow-Automatisierung? Hier werden wir einige der wichtigsten Vorteile besprechen, die die Workflow-Automatisierung Ihrem Unternehmen bringen kann:
Verbesserte Kosteneffizienz
Der wahrscheinlich wichtigste Vorteil der Implementierung von Workflow-Automatisierung ist die Kostensenkung. Die Workflow-Automatisierung kann erheblich dazu beitragen, Ihre Betriebskosten (insbesondere Personalkosten) zu senken und die Rentabilität zu verbessern.
Beispielsweise ist es wahrscheinlich viel billiger, automatisierte Software rund um die Uhr zu betreiben, als drei Mitarbeiter einzustellen, um drei verschiedene Schichten zu erfüllen. Außerdem ist es kein Geheimnis, dass menschliche Mitarbeiter zwangsläufig Fehler machen, die auf lange Sicht viel kosten können. Durch die Beseitigung dieser Fehler kann Ihr Unternehmen viel Geld sparen.
Verbesserte Produktivität
Die Automatisierung kann Ihre wichtigsten Mitarbeiter von redundanten Verwaltungsaufgaben wie Rechnungsstellung und Rechnungsstellung befreien. Wenn wir diese Aufgaben automatisieren können, können wir diesen Mitarbeitern ermöglichen, sich auf ihre Kompetenzen zu konzentrieren und mehr zum Erreichen Ihrer Unternehmensziele beizutragen.
Mehr Kontrolle über Ihre Arbeitsabläufe
Die Automatisierung ist eine großartige Möglichkeit, die Kontrolle über Ihre Geschäftsprozesse zu erlangen. Warum? Jeder automatisierte Workflow ist im Wesentlichen immer unter Ihrer Kontrolle und immer dokumentiert. Sie erhalten klare Aufzeichnungen, die Ihnen sagen können, was durchgeführt wurde.
Verbessern Sie die Moral und Produktivität der Mitarbeiter
Ein häufiges Problem bei der Implementierung von Automatisierung ist, dass Mitarbeiter und Manager befürchten, dass die Automatisierung die Rollen der Mitarbeiter übernehmen könnte. Während die Automatisierung tatsächlich die Schichten von Mitarbeitern reduzieren und sogar einige Rollen eliminieren kann, kann sie dazu beitragen, die Moral der bestehenden Mitarbeiter zu verbessern, indem sie ihnen mehr Möglichkeiten bietet, ihre Kernkompetenzen zu nutzen und einen Sinn für Sinn zu entwickeln.
Schlusswörter
Workflow-Automatisierung kann auf vielen verschiedenen Ebenen erheblich zum Erfolg eines Unternehmens beitragen. Während die Automatisierung von Geschäftsprozessen in der Vergangenheit sehr teuer war, wenn Unternehmen in die kostspielige Installation von Automatisierungslösungen vor Ort investieren mussten, sind heute verschiedene Cloud-Lösungen erschwinglich und zugänglich.
Der Schlüssel ist jedoch, sicherzustellen, dass Ihr Workflow bereits effizient ist, bevor Sie ihn automatisieren. Eine fortschrittliche Workflow-Management-Lösung kann dazu beitragen, die Effizienz und Transparenz all Ihrer Workflows sicherzustellen.
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