Die 10 besten Auto-Attendant-Telefonsysteme im Jahr 2020

Eine der wichtigsten Kundenservice-Statistiken von Bain and Company besagt, dass Unternehmen, die ein hervorragendes Kundenservice-Erlebnis bieten, ihre Einnahmen um 4 – 8 % steigern werden. Business-VoIP bietet einzigartige Möglichkeiten, Anrufe weiterzuleiten, und schafft bessere Erfahrungen, indem Anrufer an die richtige Stelle geleitet werden. Denken Sie daran, dass Sie nur etwa sieben Sekunden Zeit haben, um einen Eindruck zu hinterlassen, also machen Sie es sich zunutze.

Die besten Telefonsysteme mit automatischer Telefonzentrale sind eine nützliche Möglichkeit, Anrufern Ihre Marke schnell zu präsentieren und gleichzeitig die ersten Kundeninteraktionen zu optimieren.

Was ist eine automatische Telefonzentrale?

Automatische Telefonzentralen sind Softwaretools, die ein Unternehmen verwendet, um eingehende Anrufe entgegenzunehmen. Manchmal werden diese als virtuelle Rezeptionisten oder automatische Rezeptionisten bezeichnet. Diese Systeme verhindern, dass Kunden auflegen, indem sie den Anrufer effizienter weiterleiten. Neben der Weiterleitung von Anrufen gibt eine automatische Telefonzentrale Anrufern Informationen wie Öffnungszeiten und Standort des Unternehmens.

Eine mehrstufige automatische Weitervermittlung liegt vor, wenn die vorab aufgezeichnete Nachricht dem Anrufer zusätzliche Optionen bietet, nachdem er eine Abteilung ausgewählt hat. Diese haben auch die Möglichkeit, Kunden an das Unternehmen oder die Voicemails eines Agenten zu senden.

So richten Sie eine automatische Telefonzentrale ein

Der Prozess zum Einrichten des besten Telefonsystems für die automatische Telefonzentrale variiert je nach Anbieter – einige verfügen über Text-to-Voice-Optionen vorkonfiguriert, und andere erfordern, dass Sie Ihre Skripte und Audiodateien erstellen. Zum Beispiel ist das Erlernen der Einrichtung Ihrer automatischen Dialpad-Telefonzentrale mithilfe des Tutorials ein völlig anderer Prozess als die Drag-and-Drop-Oberfläche von Jive zum Entwerfen einer Kundenreise.

Hier ist ein kurzes Tutorial, wie Sie Ihre automatische Vermittlungssoftware über ein Control Panel einrichten:

1. Legen Sie die Anrufverwaltungsmethode für Ihre automatische Telefonzentrale fest – sollen Anrufe an die automatische Telefonzentrale weitergeleitet werden, auf die die Empfangsdame nicht antworten kann? Oder sollten es alle Anrufe sein?
2. Weisen Sie der Telefonzentrale die Telefonnummer zu und fügen Sie alle zusätzlichen Nummern hinzu, die von der Telefonzentrale verwendet werden.
3. Erstellen Sie Begrüßungen und Menüoptionen, indem Sie sie entweder für Text-to-Speech-Assistenten eintippen oder sie zum späteren Hochladen in das System aufzeichnen.
4. Zeichnen Sie Voicemail-Antwortskripte für die automatische Telefonzentrale auf.
5. Fügen Sie bei Bedarf Rezeptionistengruppen hinzu. Diese leiten die eingehenden Anrufe an bestimmte Benutzer weiter, bevor sie in der automatischen Telefonzentrale landen.
6. Entscheiden Sie, ob es eine Operator-Option geben wird. Dadurch wird das System so konfiguriert, dass „0“ oder eine andere Nummer auf der Tastatur als Standardmethode akzeptiert wird, um die Rezeption oder den Anrufbeantworter zu erreichen.
7. Geschäftszeiten einrichten.
8. Richten Sie einen Zeitplan für den Tag- und Nachtmodus ein.
9. Richten Sie Begrüßungen und Zeitpläne für Feiertage ein.
10. Konfigurieren Sie die Timeout-Einstellung. Dadurch wird entweder die Begrüßung wiederholt oder der Anruf an die Rezeption weitergeleitet, wenn der Anrufer nicht auf die Eingabeaufforderungen reagiert.
11. Speichern Sie Ihre Einstellungen.

Insgesamt umfasst das System normalerweise das Einrichten eines Anrufflusses entweder über ein Portal oder eine Einwahlnummer unter Verwendung eines der Endpunkte, die sich auf dem anrufenden System befinden. Die meisten Systeme fordern Sie auf, eine anfängliche Begrüßung sowie Begrüßungen für Geschäftszeiten, Feiertage und jede Abteilung einzugeben oder aufzuzeichnen. Sie werden auch aufgefordert, die spezifischen Telefonnummern oder Durchwahlen für jede Abteilung einzugeben. Einige Systeme verfügen über eine Nebenstellenanwahl der ersten Ebene, mit der Benutzer sofort eine Nebenstelle wählen können, ohne das gesamte Menü durchlaufen zu müssen.

So sieht das Setup von Dialpad aus:

So sieht das Drag-and-Drop-Setup von Jive aus:

Der Unterschied zwischen einer automatischen Telefonzentrale und IVR

Wenn Sie versuchen, den Unterschied zu verstehen, ist es am besten, sich automatische Telefonzentralen als vereinfachtes automatisiertes System und interaktive Sprachantwortsysteme (IVRs) als eine reaktionsschnellere und konfigurierbarere Methode für die Anrufweiterleitung anzusehen. Dies soll die automatische Weitervermittlung nicht ablenken – sie ist nützlich, um Anrufe an die richtige Abteilung weiterzuleiten. Automatische Telefonzentralen sind eine einfachere Methode zur Automatisierung der Anrufweiterleitung – selbst die besten Telefonsysteme mit automatischer Telefonzentrale bieten keine Selbstbedienungs- oder Umfrageverwaltungsoptionen wie ein IVR-System.

Ein solides automatisches Vermittlungssystem ist eine Basis für viele VoIP-Anbieter. Es funktioniert gut für Unternehmen, die keine Spracherkennungs- und Rechnungszahlungsoptionen benötigen. Ein Auto-Attendant ist zwar weniger anspruchsvoll, verfügt jedoch über Funktionen wie den Tag- und Nachtmodus. Wenn Sie den Tag- und Nachtmodus konfigurieren, kann es sein, dass Ihr Unternehmen bei allen Anrufen viermal klingelt und den Anruf dann an die automatische Weitervermittlung weiterleitet. Wenn der Nachtmodus nach einer bestimmten Zeit aktiviert wird, werden die Anrufe automatisch an die automatische Vermittlung weitergeleitet, da keine Agenten verfügbar sind.

Genau wie bei IVR sind Ihre Auto-Attendant-Skripte Ihr Mittel, um mit dem Kunden zu kommunizieren – das Letzte, was Sie wollen, ist ein schlechter Auto-Attendant-Fluss, der einen Kunden frustriert, wenn er weitergeleitet wird.

Die besten Telefonsysteme für die automatische Telefonzentrale

Welche automatische Telefonzentrale eignet sich am besten für Ihr Unternehmen? Nahezu jeder VoIP-Anbieter liefert eine Form der automatischen Telefonzentrale, die mit seinem Telefondienst gebündelt ist, aber hier ist unsere Liste von Systemen, die einfach einzurichten sind oder sich für kleine Unternehmen hervorheben.

RingCentral

RingCentral verfügt über eine mehrstufige automatische Telefonzentrale, die Unternehmen mit einem hohen Volumen an eingehenden Anrufen möglicherweise nützlich finden. Diese Funktion der automatischen Telefonzentrale ist in allen Plänen verfügbar und kann sogar während der kostenlosen 15-tägigen Testversion von RingCentral ausprobiert werden. Die Preise der Pläne liegen zwischen 24,99 $ und 44,99 $ pro Monat, und es gibt mehrere RingCentral-Alternativen, die Sie in Betracht ziehen sollten, wenn diesen Plänen Funktionen fehlen, die Ihr Unternehmen benötigt.

Weitere wichtige Funktionen von RingCentral:

• 24/7 Kundensupport
• Automatische Gesprächsaufzeichnung ab Office Premium
• Salesforce-Integration bei Office Premium und höher

Nextiva

Nextiva ist ein Anbieter von Business-Kommunikationslösungen, die für Solopreneurs und kleinere Teams konzipiert sind. Die angebotenen Pläne gelten pro Benutzer und Monat und reichen von 35 bis 55 US-Dollar. Jeder Plan verfügt über eine Option für die automatische Telefonzentrale, aber die professionell aufgezeichnete Begrüßung beginnt beim Pro-Plan. Dies ist ein idealer Wert für Unternehmen, die auf Cloud-basierte Kommunikation umsteigen, aber wenn eine bestimmte Funktion fehlt, sollten Sie sich nach Nextiva-Alternativen umsehen.

Weitere wichtige Funktionen von Nextiva:

• Unbegrenzte SMS bei Pro und höher
• Handy-Apps ab Pro und höher verfügbar
• CRM-Integrationen mit Salesforce und Zendesk

Heuschrecke

Grasshopper ist ein weiterer Anbieter, der Solopreneurs und kleineren Unternehmen VoIP-Lösungen anbietet. .Grasshopper verfügt über eine automatische Telefonzentrale, die aufgezeichnete Skripte bereitstellt, um Ihre eingehenden Anrufe anzunehmen. Das Unternehmen verfügt außerdem gegen eine zusätzliche Gebühr über ein professionelles Sprachstudio. Wenn Sie es vorziehen, dass Anrufe von einer lebenden Person entgegengenommen werden, bietet Grasshopper auch eine virtuelle Live-Empfangsoption. Die Preispläne für Grasshopper reichen von 29 bis 89 US-Dollar pro Monat.

Weitere wichtige Funktionen von Grasshopper:

• Desktop- und mobile Apps mit allen Plänen
• Gmail-Integration verfügbar
• Voicemail-Transkription in allen Plänen enthalten

Vonage

Vonage bietet wettbewerbsfähige Pläne für kleine Unternehmen oder Unternehmen. Das Unternehmen kann sich gut gegen die Konkurrenz behaupten, indem es dreistufige Pläne sowie À-la-carte-Funktionen anbietet, um Ihren Anforderungen besser gerecht zu werden. Die Preise für die Vonage Business Cloud liegen zwischen 19,99 $ und 39,99 $, und alle Pläne beinhalten eine automatische Telefonzentrale. Wenn Sie jedoch nach einer mehrstufigen automatischen Telefonzentrale suchen, benötigen Sie den Premium-Plan oder höher.

Weitere wichtige Funktionen von Vonage:

• Integration mit Salesforce und Microsoft Dynamics
• Spamschutz für alle eingehenden Anrufe
• Unternehmensweite Gesprächsaufzeichnung verfügbar

8×8

8×8 ist für Unternehmen mit einer hohen Anzahl eingehender internationaler Anrufe. Die Preise für 8×8-Pläne liegen zwischen 25 und 55 US-Dollar pro Benutzer und Monat. Jeder Plan enthält eine automatische Telefonzentrale sowie mobile und Desktop-Apps. Der Auto-Attendant informiert Anrufer jedoch nicht über die aktuelle Wartezeit, was ihn am besten für Unternehmen mit geringem Anrufaufkommen macht. Wir haben vor ein paar Jahren ein Video erstellt, das den Einrichtungsprozess für die Tastenzuordnung der automatischen Telefonzentrale für 8×8 beschreibt.

Weitere wichtige Merkmale von 8×8:

• Bis zu 10 GB Medienspeicher (Anruf- oder Besprechungsaufzeichnungen)
• Unbegrenztes Telefonieren in bis zu 47 Ländern
• Zugriff auf das Namenwahlverzeichnis

3CX

Das Business-Telefonsystem von 3CX beinhaltet einen digitalen Rezeptionisten und zeichnet sich dadurch aus, dass es Aufnahmen in mehreren Audiodateiformaten wie WAV, PCM, 8 kHz, 16 Bit und Mono erlaubt. Ihre Menü- und Untermenüoptionen zum Einrichten der Telefonzentrale sind ziemlich umfangreich mit Auswahlmöglichkeiten wie „Mit Warteschlange verbinden“, „An Voicemail übertragen“ und „Anruf an Call-Flow-Apps senden“. Insgesamt haben Sie beim Einrichten dieses Aspekts Ihres Routings 10 Optionen, wie Sie Anrufer weiterleiten können.

Weitere wichtige Funktionen von 3CX:

• Unterstützung für HD-Videokonferenzen
• Unterstützung für mehrere Office-Tischtelefonmodelle
• Anrufer-ID, Remote-Anrufweiterleitung und Abrechnung basierend auf der Anzahl gleichzeitiger Anrufe.

Oma

Ooma stellt beim Einrichten eines Kontos eine automatische Telefonzentrale bereit. Standardmäßig ist die automatische Telefonzentrale für Ooma, die sie als virtuelle Empfangsdame bezeichnen, mit aktivierter Text-zu-Sprache konfiguriert. Das heißt, Sie wählen die Begrüßung aus und eine computergenerierte Stimme liest sie dem Anrufer vor. Über das Bedienfeld können Sie auch Ihre Audiodateien aufnehmen. Wenn Sie also eine Empfangsdame haben, die Ihre typische erste Anlaufstelle ist, ist dies eine gute Option.

Die automatische Telefonzentrale von Ooma bietet Teammitgliedern die Möglichkeit, Voicemails aus der Ferne auf einem Mobiltelefon abzurufen. Sehen Sie sich unseren Leitfaden zu Ooma Office-Preisen an, um mehr zu erfahren.

Weitere wichtige Funktionen von Ooma:

• Multi-Ring, um mehrere Geräte gleichzeitig zu klingeln
• Verbesserte Anrufsperre
• Ooma Office Base Station verbindet vorhandene analoge Telefone mit dem VoIP-Netzwerk

Telefon.com

Phone.com sticht in der VoIP-Branche heraus, weil es eine lokale oder gebührenfreie Nummer mit mehreren Business-Plänen enthält. Eine automatische Telefonzentrale ist auch in ihren Basis-, Plus- und Pro-Plänen enthalten, und der niedrigste Plan beträgt nur 12,99 $ pro Monat. Phone.com hat spezielle Webinare für diejenigen veranstaltet, die ihre automatischen Telefonzentralen einrichten möchten. Seine Preisgestaltung platziert es in einer ähnlichen Nische wie Grasshopper, weshalb es in unserem Kampf zwischen Grasshopper und Phone.com vorgestellt wurde.

Weitere wichtige Funktionen von Phone.com:

• Vanity-Telefonnummern
• SMS-Versand inklusive
• Unbegrenzte Benutzererweiterungen

Jive

Wir haben kürzlich über das PBX- und Business-Telefonsystem von Jive berichtet und über den Dial Plan Editor zum Weiterleiten von Anrufern gesprochen. Der Jive-Editor verwendet ein Drag-and-Drop-System, das die Funktionen des Auto-Attendant erweitert. Mit dem VoIP-Telefonsystem entscheiden Sie schnell, was passiert, wenn ein Anrufer Ihre automatische Telefonzentrale erreicht, was die Bearbeitungszeit verkürzt und die Wahrscheinlichkeit versehentlicher Fehlleitungen verringert.

Weitere wichtige Funktionen von Jive:

• Zeitplanbasierte Anrufweiterleitung und Contact Center-Funktionen
• Finde mich/Folge mir
• Smartphone-Unterstützung für Android, iOS und Windows Mobile

Wahltastatur

In letzter Zeit gab es bei Dialpad mehrere neue Entwicklungen, die dazu beitragen, ihr Engagement für die Bereitstellung starker Funktionen für ihre Kunden zu veranschaulichen. Die automatische Telefonzentrale von Dialpad kann über einen Browser konfiguriert werden, sodass auf den meisten Geräten winzige Änderungen vorgenommen werden müssen. Die automatische Telefonzentrale ist auf jeder Ebene von Dialpad verfügbar.

Weitere wichtige Funktionen von Dialpad:

• Callcenter-Funktionen
• Anrufaufzeichnung auf der Pro-Ebene und höher
• Virtuelle Telefonnummern in bis zu 50 Ländern

Sind Auto-Attendant-Telefonsysteme IVR-Alternativen?

Bevor Sie einen Auto-Attendant-Anbieter aus unserer Liste auswählen, verstehen Sie, dass dieser nicht alles kann. Eine IVR-Lösung ist besser für Ihr Unternehmen, wenn Sie Folgendes benötigen:

• Self-Service-Optionen für Kunden
• CSATs (Umfragen zur Kundenzufriedenheit)
• Menüs, auf die per Sprachausgabe zugegriffen werden kann

Automatische Telefonzentralen zeichnen sich dadurch aus, dass sie einfach in jede Büroumgebung zu implementieren sind – sie verkürzen Wartezeiten und helfen Kunden, zur richtigen Abteilung zu gelangen. Sie sind auch etwas, das für kleine Unternehmen in Betracht gezogen werden sollte, die keine übermäßig komplexen Menüs für ihre Kunden benötigen.

Wenn Sie eine detailliertere Form der Anrufweiterleitung benötigen, erfahren Sie mehr über IVR-Systeme – wir haben detaillierte Auflistungen und FAQs für die Top-Anbieter sowie Informationen zu kritischen Funktionen.