Bleiben Sie organisiert, bleiben Sie produktiv – So finden Sie die beste Lösung für die Zusammenarbeit im Team

An diesem Punkt befinden sich Projektmanagement- und Collaboration-Lösungen in einem sehr ähnlichen Boot wie Team-Messaging-Lösungen. Wenn Ihr Team keinen nutzt, verpassen Sie möglicherweise einen enormen Produktivitätsschub – aber die Optionen sind auch wie Sand am Meer. Werfen Sie nur einen kurzen Blick auf unsere Liste der Basecamp-Alternativen, und Ihnen schwirrt vielleicht schon der Kopf vor Fragen, und wir mussten unsere Liste kürzen, um uns auf unsere bevorzugten Optionen zu konzentrieren.

Wenn wir jetzt über Collaboration-Tools sprechen, meinen wir nicht unbedingt nur Team-Messaging. Eher in Richtung Projekt-, Aufgaben- und Dateiverwaltung vereinen diese Collaboration-Lösungen im Allgemeinen altbewährte Praktiken mit moderner Präsentation.

Zwischen listenbasierten Apps oder pinnwandartigen und visuell fokussierten Optionen kann man sich bei so vielen Lösungen leicht in den Optionen verlieren. Und das sogar, nachdem Sie erkannt haben, dass eine Collaboration-App das richtige Tool für Ihr Team ist. Einige von Ihnen, die dies lesen, fragen sich vielleicht sogar, ob sich die Investition überhaupt noch lohnt. Lassen Sie uns also herausfinden, warum Ihr Team eine Collaboration-Lösung verwenden sollte, und wie wählen Sie dann überhaupt die beste aus?

Warum sollte sich Ihr Team überhaupt die Mühe machen?

Die erste Frage, die sich sicherlich jeder stellt, wäre, warum sich sein Team überhaupt mit einer dieser Verwaltungs- und Kollaborations-Apps beschäftigt. Schließlich funktionieren Unternehmen seit Jahrzehnten ohne Computer, und selbst mit Computern brauchten wir keine „App“, um unsere Projekte zu verwalten. Wir können einfach Whiteboards verwenden, um laufende Projekte und Aufgaben im Auge zu behalten, wir können Verzeichnisse verwenden, um unsere Teams zu verwalten, wir können Haftnotizen auf unseren Monitoren verwenden, um uns an Aufgaben zu erinnern, oder einfach alles in einem Kalender planen.

Sicher, wir haben Stift und Papier oder zumindest eine Methodik hinter unserer Organisation. Genau wie Team-Messaging gab es vorher Telefone und E-Mails oder einfach nur grundlegende menschliche Interaktionen und persönliche Gespräche. Abgesehen davon sehen wir immer noch einen Grund, diese Messaging-Apps in unserer täglichen Arbeit und sogar im Privatleben zu nutzen.

Collaboration-Lösungen sind genauso – sie ersetzen unsere alten Methoden durch eine zentralisierte Anwendung, die uns hilft, alles zu verwalten. Diese Apps können uns helfen, unsere Arbeitsweise mit einem neuen Maß an Effizienz zu verändern: sei es eine einfache Liste laufender Aufgaben und wem sie zugewiesen sind; oder ein teamweites Dashboard, um den laufenden Fortschritt eines einmonatigen Projekts zu verfolgen, oder sogar ein kollaborativer Arbeitsbereich, um Dokumente live zu teilen und zu bearbeiten.

Die Art und Weise, wie wir arbeiten, ändert sich, jeder arbeitet remote, Teams sind verteilt, Dokumente und Dateien werden ständig geteilt und Projekte entwickeln sich im Laufe der Zeit weiter. Sollten wir nicht eine Methodik für unseren Wahnsinn haben, die genauso flexibel ist wie unser neues Arbeitsleben?

Vorteile gegenüber herkömmlichen Methoden

Die Grundidee besteht also darin, eine Lösung – in der Regel eine Cloud-basierte Webanwendung – in Anspruch zu nehmen, die Ihrem Team hilft, organisiert zu bleiben, über die neuesten Informationen auf dem Laufenden zu bleiben und an Projekten zusammenzuarbeiten, um die Arbeit besser, schneller und noch einfacher zu erledigen.

Klingt großartig, aber wie genau hilft Ihnen eine webbasierte Anwendung dabei besser als ein Kalender, ein Stift und etwas Papier? Nun, fast jede Lösung unterscheidet sich geringfügig in der Art und Weise, wie sie Ihr Team und ihre Zusammenarbeit organisiert – aber alle beruhen auf denselben Grundkonzepten.

• Leistungsstarke Zusammenarbeit unterwegs

Einer der größten Vorteile hierbei sind die sofortigen Informationen, auf die jederzeit und überall zugegriffen werden kann. Da diese Lösungen wie Ihre anderen Business-Apps in und um die Cloud integriert sind, können Sie sie überall verwenden. Mobile Apps, Desktop-Apps oder auch nur Webzugriff sind überall verfügbar, wo Sie einen Computer und eine Internetverbindung haben – und alles bleibt genau so, wie Sie es zuletzt verlassen haben.

Anstatt Ihr Planungsbuch im Büro zu lassen oder alles auf das Whiteboard zu zeichnen, das Sie nicht mitbringen können, werden die Planung, das Aufgabenmanagement, die Zeitplanung und die Zusammenarbeit Ihrer gesamten Organisation in der Cloud gespeichert. und die Plattform geht, wohin Sie gehen. Bleiben Sie immer auf dem Laufenden über die Aktivitäten und Fortschritte Ihres Teams und arbeiten Sie sogar in Echtzeit zusammen oder delegieren Sie.

• Verbessern Sie die geschäftliche Agilität

Mit einer immer aktuellen Collaboration-Suite, die unterwegs verfügbar ist, kann Ihr Team immer bereit sein, ein Problem oder eine Hürde zu lösen, sobald sie auftreten. Anstatt diesen Entwurf einfach auf den Schreibtisch Ihres Chefs zu legen oder eine E-Mail zu schreiben und auf eine Antwort zu warten, können Sie mit Collaboration-Apps Dateien oder Updates sofort teilen, mit sofortigen Warnungen und Benachrichtigungen für die Empfängerseite.

Dies allein sollte dazu beitragen, die Reaktionszeit und Agilität Ihres Unternehmens mit einer übersichtlichen Plattform zu verbessern, über die Sie Updates austauschen, Entwürfe einreichen und sogar bearbeiten oder auf kritische Entwicklungen in Projekten reagieren können. Alles ist auf mobilen Plattformen verfügbar, was nur weiter dazu beiträgt, diese Agilität und Flexibilität zu festigen.

• Konsolidieren Sie Lösungen

Es wäre durchaus möglich, dass Ihr Team eine Methode zur Fortschrittsverfolgung und Zusammenarbeit entwickelt, die nicht auf eine Cloud-App angewiesen ist. Excel-Tabellen können Projekte verfolgen, gemeinsam genutzte Google-Tabellen können sogar verwendet werden, um Projekte für mehrere Teams konsistent zu verfolgen. Aber dann muss jeder seine Kalender einzeln aktualisieren oder E-Mail oder sogar eine Team-Messaging-App verwenden, um Dateien und Entwürfe zu teilen – oder sie in einem Dropbox-Ordner ablegen.

Aber dann müssen Sie jemanden per E-Mail nach einem Update oder einer Korrektur fragen, und die E-Mail wird vergraben, und die Datei wurde aus der Dropbox entfernt. Der Punkt ist, dass es bei so vielen verschiedenen Lösungen schwierig ist, den Überblick zu behalten, und Zeit wird verschwendet, wenn man nur versucht, durch Reifen zu springen. Wäre es nicht viel einfacher, mit nur einer Lösung alles an einem Ort im Auge zu behalten, mit direkt integrierter Kommunikation?

• Verbessern Sie den Prozess, sparen Sie Zeit

Am Ende hilft all dies zusammen, um Ihrem Unternehmen Zeit zu sparen. Durch die Verbesserung Ihres gesamten Prozesses für die Zusammenarbeit und das Aufgabenmanagement muss weniger Zeit für das Mikromanagement aufgewendet werden. Mit einer Collaboration-Lösung können alle Teammitglieder gleichzeitig benachrichtigt werden, der Kalender aller sofort und gleichzeitig aktualisiert werden, alle an einem bestimmten Projekt Beteiligten können die gleichen Updates oder Benachrichtigungen zur gleichen Zeit erhalten, und die Dateien bleiben konsolidiert und leicht zugänglich .

Der springende Punkt ist, Zeit zu sparen, und dies kann erreicht werden, indem Sie die Art und Weise verbessern, wie Ihr Team zusammenarbeitet und die Arbeit mit den Prozessen abschließt, die diese Lösungen bei der Einrichtung unterstützen.

Worauf verlässt sich Ihr Team bereits?

Wenn Sie entschieden haben, dass eine dieser Lösungen die richtige für Sie ist, dann großartig. Jetzt müssen Sie nur noch verstehen, wie Sie die richtige Lösung finden, die für Ihr Team am besten funktioniert. Genau wie in unserem Leitfaden zum Umstieg auf UC ist der beste Ausgangspunkt, einen Blick auf das zu werfen, was Sie bereits haben. Die Chancen stehen gut, dass Ihr Team bereits eine Mischung aus E-Mail oder sogar Team-Messaging zur Kommunikation verwendet, und die Zusammenarbeit wird entweder während informeller Meetings in Huddle Rooms oder einer kurzen E-Mail oder einem Online-Chat abgewickelt.

Letztendlich hängt dies davon ab, in welcher Branche Ihr Unternehmen tätig ist und welche Art von Arbeit ausgeführt wird. Aber insgesamt sollten Sie einen Blick darauf werfen, worauf Ihr Team bereits setzt:

• Woher wissen Teams, woran sie arbeiten?
• Woher weiß jeder, welche Aufgaben ihm zugeteilt werden?
• Wie sieht der bestehende Prozess zum Verfolgen und Abschließen von Arbeiten aus?
• Wie ist der Prozess für die Zusammenarbeit und den Austausch von Entwürfen oder Ideen?
• Wie werden Dateien übertragen, geteilt und bearbeitet?
• Wie werden Kalender verwaltet und Besprechungen geplant?

Von hier aus sollten Entscheidungsträger versuchen, die vorhandene Hardware oder Software zu inventarisieren, die für die Zusammenarbeit verwendet wird, d. h. E-Mail, Messaging, Telefonanrufe, Videokonferenzen oder spezifische Lösungen wie Drop Box für die gemeinsame Nutzung von Dateien oder Google Docs für die Dokumentenbearbeitung. Das Verständnis, welche Werkzeuge ersetzt werden müssen, hilft, die endgültige Entscheidung zu treffen.

Verstehen Sie, was Ihr Team braucht

Die Teamzusammenarbeit für ein großes Unternehmen sieht ganz anders aus als für ein KMU. Wenn Sie nach einer Unternehmenslösung suchen, wäre ein guter Ausgangspunkt unser Kopf-an-Kopf-Artikel, in dem Ciscos WebEx Teams mit Microsoft Teams verglichen wird, den beiden größten Namen in der Software für die Zusammenarbeit von Unternehmensteams. Für Unternehmen jeder Größe arbeiten nicht alle auf die gleiche Weise, und nicht jede Lösung handhabt Ihre Zusammenarbeit und Ihr Projektmanagement auf die gleiche Weise. Abhängig von den Lösungen, Prozessen oder Apps, die Ihr Team bereits für die Zusammenarbeit verwendet, kann die gewählte Lösung für jedes Team unterschiedlich sein.

Das Erstellen einer Bestandsaufnahme oder einer allgemeinen Vorstellung davon, wie Ihr Team bereits arbeitet, hilft, die Entscheidung auf eine Lösung zu fokussieren, die am besten zu dem passt, was Ihr Team bereits tut oder tun muss. Von hier aus können Entscheidungsträger verschiedene Ansätze oder sogar verschiedene Funktionen der Lösungen priorisieren – diese Prioritätenliste kann dabei helfen, diese Einkaufsliste herauszufiltern.

Für eine schnelle Aufschlüsselung umfassen die gängigsten Funktionen für Zusammenarbeit und Projektmanagement:

• Text-, listenbasiertes Projektmanagement. Basecamp ist bekannt für seinen „listenbasierten“ Fokus, der es Benutzern ermöglicht, textbasierte Projekt- und Aufgabenlisten zu erstellen. Manchmal ist einfacher besser.
• ODER visuelles, „vorstandsorientiertes“ Projektmanagement. Dies entspricht eher dem, was Trello tut, indem es Projekte und Aufgaben in visuellen „Karten“ organisiert, die viele Informationen auf einen schnellen Blick bieten.
• Ein Aktivitätsfeed, um zu sehen, wer woran arbeitet.
• Automatische E-Mail-Benachrichtigungen für Updates
• Erstellen und teilen Sie benutzerdefinierte Kalender, die gleichzeitig synchronisiert werden können.
• Detailliertes Projektmanagement – ​​Unterscheidung zwischen großen Projekten, kleineren Aufgaben und noch kleineren Teilaufgaben. Einige Lösungen gehen nicht so tief in die Organisation.
• Anpassbare Dashboards – tägliche, wöchentliche oder projektbezogene „Dashboards“, die eine Vogelperspektive auf das Projekt und den Fortschritt bieten.
• Live-Dateifreigabe und -bearbeitung für die Zusammenarbeit

Sobald Sie wissen, was Ihr Team bereits nutzt und welche neuen Features oder Funktionen es zur Verbesserung nutzen könnte, können Sie mit der Suche nach der richtigen Lösung beginnen.

Vergleichen Sie Ihre Optionen

Zu wissen, was Ihr Team braucht, ist nur die halbe Miete. Die zweite Hälfte besteht dann darin, diese Informationen aufzunehmen und nach der besten Lösung zu suchen. Bei so vielen auf dem Markt und nicht unglaublich viel Differenzierung kann es sehr zeitaufwändig und überwältigend sein, sie alle anzusehen. Wenn wir versuchen, unsere Liste der bevorzugten Lösungen zusammenzustellen, konzentrieren wir uns im Allgemeinen auf einige wenige Schlüsselaspekte. Der Preis ist wichtig, aber nicht das einzige Puzzleteil.

• Enthaltene Merkmale und Funktionen

Ich habe das oben angesprochen, aber es lohnt sich, es noch einmal zu erwähnen. Nicht alle Apps sind gleich, und der Hauptunterschied, den Sie sehen werden, liegt in der Herangehensweise und Präsentation. Zum Beispiel ist Basecamp hauptsächlich text- und listenbasiert, während Trello „Karten“ verwendet, um Ihre Projekte und Zusammenarbeit visuell zu organisieren. Basecamp greift zu kurz und erlaubt Benutzern nicht, „Unteraufgaben“ hinzuzufügen, während Asana es Benutzern ermöglicht, in die Tiefe zu gehen und so viele Unteraufgaben hinzuzufügen, wie sie benötigen.

Einige Lösungen enthalten einen Kalender oder sogar integriertes Team-Messaging, andere nicht. Deshalb ist es wichtig zu wissen, worauf sich Ihr Team bereits verlässt, um eine Lösung zu finden, die keine Lücken in den Funktionen aufweist und dem Team vertraut bleibt.

• Integrationen und Flexibilität

Neben den integrierten Features und Funktionen ist ein weiterer ebenso wichtiger Aspekt die Möglichkeit, die Lösung zu erweitern. Bei Integrationen, die auf dem wichtigsten Akronym des Jahres 2017 basieren, geht es darum, völlig neue Features und Funktionen hinzuzufügen.

Normalerweise ermöglichen uns Integrationen, eine bestehende Lösung mit einer anderen zu verbinden – für die Teamzusammenarbeit und das Projektmanagement könnte das bedeuten, Ihr CRM hinzuzufügen, um relevante Informationen griffbereit zu haben, oder, sagen wir, Basecamp in Slack zu integrieren, damit alle Ihre Projektaktualisierungen dort platziert werden ein Slack Room, anstatt dass E-Mails Ihren Posteingang überladen.

• Benutzererfahrung und Benutzerfreundlichkeit

Wenn die Lösung am Ende des Tages kompliziert, verwirrend, komplex oder einfach nur schwer zu bedienen ist, wird Ihr Team nicht wechseln wollen. Das Letzte, was Sie brauchen, ist, all diese Zeit und Ihr Geld für die Recherche, Untersuchung und den Kauf einer Lösung aufzuwenden, nur damit sich niemand darum kümmert. Um zu verhindern, dass „der alte Weg so viel einfacher war“, muss der Benutzererfahrung eine sehr hohe Priorität eingeräumt werden.

Wenn Ihr Team an Listen gewöhnt ist, dann bleiben Sie bei einer listenbasierten Lösung, warum sollten Sie die Visuals und Dashboards hinzufügen, mit denen sich sowieso niemand beschäftigt? Sowohl das Verständnis, wie Ihr Team derzeit arbeitet und welche Tools es bereits verwendet, als auch eine Testphase helfen dabei, die beste Lösung zu ermitteln. Diese Apps haben normalerweise Testversionen oder Geld-zurück-Garantien, also verwenden Sie sie.

• Preise und Einschränkungen

Wie bei jeder wichtigen Geschäftsentscheidung sind die Kosten ein absolut wichtiges Anliegen. Wenn die Lösung einfach zu teuer ist und Ihr Team die Aufnahme nicht rechtfertigen kann, stört es sie nicht. Noch wichtiger ist jedoch die Art und Weise, wie Apps und Lösungen verkauft werden. Bei abonnementbasierten Modellen ist es unglaublich üblich, verschiedene Pakete für unterschiedliche Teamgrößen oder Preispunkte zu „staffeln“. Der wichtige Aspekt hierbei ist, dass verschiedene Ebenen im Allgemeinen unterschiedliche Einschränkungen haben.

Der Basisplan könnte also 10 Benutzer zulassen, aber Ihre „Teams“ auf 2 und Ihre „Projekte“ auf 5 beschränken, um ein hypothetisches Beispiel zu nennen. Achten Sie auf die Kosten, aber auch genau darauf, was Sie für diese Kosten bekommen.

Alles zusammenfügen

Nachdem Sie alle notwendigen Informationen gesammelt und ein Verständnis dafür entwickelt haben, wie Ihr Team arbeitet, ist es an der Zeit, mit der Suche zu beginnen. Die naheliegendste Methode ist natürlich, einfach nach den besten Lösungen zu googeln . Ein einfaches Word-Dokument oder eine Excel-Tabelle kann dabei helfen, alle relevanten Optionen, die Sie finden, zu verfolgen oder verschiedene Prioritäten zu organisieren.

Dies ähnelt dem, was wir bei GetVoIP tun, wenn wir unsere Anbieterseiten organisieren, wie unsere Collaboration-Lösungsliste, oder sogar einige unserer Posts wie die Top Basecamp-Alternativen, auf die ich zu Beginn verwiesen habe.

Versuch's bevor du's kaufst

Es wäre hilfreich, eine fortlaufende Liste der Funktionen zu erstellen, die Ihr Team benötigt oder wünscht, und diese zu verwenden, um eine Checkliste zu erstellen, um jede unterschiedliche Lösung durchzugehen – dies kann auch dazu beitragen, den Überblick über unterschiedliche Preisbeschränkungen für die verschiedenen Funktionen zu behalten.

Am Ende des Tages besteht der eigentliche Test jedoch darin, die Lösung auf die Probe zu stellen. Probieren Sie jeweils ein oder zwei Wochen lang verschiedene Lösungen aus oder setzen Sie zwei Teams auf zwei verschiedene Lösungen und hören Sie sich nach einer Testphase ihre Meinung an. Sie werden überrascht sein, wie viel mehr sie in so kurzer Zeit erreichen.