Die besten Tipps und Tricks zu Microsoft Teams

Veröffentlicht: 2022-12-30

Es war ein verdammt gutes Jahr für Hybridarbeiter. Von den vielen Entlassungen im Technologiebereich bis hin zu den zahlreichen neuen Remote-Jobs im ganzen Land hat sich im Jahr 2022 viel verändert, und das könnte nicht wahrer für die beliebteste Team-Collaboration-Plattform aller sein: Microsoft Teams.

Im Laufe des letzten Jahres hat Microsoft Teams seiner Plattform eine Vielzahl neuer Features und Funktionen hinzugefügt, die die Produktivität verbessern, die Teamkommunikation erleichtern und sogar ein wenig Spaß am Arbeitsplatz bringen. Tatsächlich gibt es so viele neue Ergänzungen auf der Plattform, dass wir sicherstellen wollten, dass unsere Leser auf dem Laufenden sind, was Sie mit Microsoft Teams tun können.

In diesem Leitfaden behandeln wir einige der Tipps und Tricks, die Microsoft Teams zu einer so beliebten Plattform für die Zusammenarbeit in der Geschäftswelt machen.

  • Suche nach Nachrichten-Threads
  • Live übersetzte Untertitel
  • Kurze Videobotschaften
  • Bild-in-Bild-Funktionalität
  • Intelligente Zusammenfassung
  • eSign-Integrationen
  • Spiele für die Arbeit
  • Jazzige Haltemusik
  • Tastatürkürzel
  • Nachrichten filtern
  • Störe nicht

Erleichtern Sie die Teamkommunikation

Das Ziel von Webkonferenzsoftware wie Microsoft Teams ist es, mit Ihrem Team in Kontakt zu bleiben, was den Namen erklären könnte. Anschließend gibt es viele Funktionen, die darauf abzielen, eine bessere Kommunikation zu ermöglichen, sei es in Videokonferenzen oder in Nachrichtenthreads.

Hier sind einige Tipps und Tricks, um genau das zu tun:

Suche nach Nachrichten-Threads

Wie jeder Mitarbeiter, der eine Messaging-Plattform wie Slack verwendet hat, bezeugen kann, ist die Wichtigkeit, zuvor gesendete Nachrichten wiederzufinden, beispiellos. Egal, ob Sie versuchen, einen verlegten Link aufzuspüren oder einfach nur herausfinden möchten, wie diese bestimmte Kampagne heißt, das Auffinden archivierter Nachrichten sollte kein Problem sein.

Microsoft Teams hat dies verstanden, als die Plattform im September ein Update veröffentlichte , das es den Benutzern ermöglichte, noch einen Schritt weiter zu gehen und nach vollständigen Nachrichtenthreads zu suchen, sodass Sie alles, was besprochen wurde, und nicht nur eine einzelne Nachricht sehen können. Dies gibt viel mehr Kontext bei der Suche nach Nachrichten und kann die Teammitglieder viel effektiver in Kontakt halten.

Live übersetzte Untertitel

Die hybride Arbeitsbewegung hat das Arbeiten von überall in der Geschäftswelt möglich gemacht. In der Folge haben viele Manager dies zu ihrem Vorteil genutzt und Mitarbeiter aus anderen Ländern als ihrem eigenen eingestellt. Das kann jedoch einige Sprachbarrieren darstellen, die Ihre Fähigkeit beeinträchtigen könnten, die Kommunikationswege in Ihrem Team offen zu halten.

Glücklicherweise hat sich die Technologie schnell genug weiterentwickelt, sodass dieses Problem die Benutzer von Microsoft Teams nicht mehr betreffen muss, da die Plattform jetzt live übersetzte Untertitel während Meetings anbietet. Das vollständig softwarebasierte System bietet schnelle, meist genaue Übersetzungen, sodass es einfacher denn je ist, mit Ihren Kollegen auf der ganzen Welt ins Gespräch zu kommen.[/vc_column_text]

Microsoft Teams Live-übersetzte Untertitel

Kurze Videobotschaften

Nahezu jede Wirtschaftsstudie besagt, dass Video die Zukunft ist. Von TikTok bis Zoom wird das Medium für Unterhaltung und Kommunikation immer beliebter. Während Microsoft Teams schon seit einiger Zeit Videokonferenzen anbietet, wird manchmal eine modernere und kreativere Art der Kontaktpflege gewünscht.

Aus diesem Grund hat die Plattform die Möglichkeit hinzugefügt , Videonachrichten direkt auf der Plattform zu senden und zu empfangen . Synchronisierte Videoclips, die Funktion ermöglicht es Benutzern, kurze Videoclips aufzunehmen, um Prozesse zu erklären oder wichtige Informationen für ein Projekt bereitzustellen. Es richtet sich hauptsächlich an hybride Arbeitsteams, die möglicherweise nicht über den Zeitplan verfügen, um kurze Besprechungen für kleine Details zu verwalten.

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Produktivität verbessern

Während die Erleichterung einer effektiven Kommunikation für Plattformen wie Microsoft Teams offensichtlich wichtig ist, würde es sicherlich nicht schaden, wenn auch die Produktivität steigen würde. Schließlich vermarktet sich Microsoft Teams als mehr als nur ein Videokonferenz-Tool. Was kann es also noch tun, um Ihrem Team ein kleines Extra an Produktivität zu geben?

Es stellt sich heraus, ziemlich viel! Tatsächlich wird Teams von Unternehmen so häufig verwendet, weil es Funktionen bietet, die über die Kommunikation hinausgehen und den Mitarbeitern die eigentliche Arbeit erleichtern. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Microsoft Teams verwenden können, um die Produktivität zu verbessern.

Bild-in-Bild-Funktionalität

Ob Sie sich im Büro befinden oder von zu Hause aus arbeiten, Videoanrufe sind Teil Ihres Alltags geworden. Wie viele Mitarbeiter wahrscheinlich zustimmen werden, erfordert nicht jedes einzelne Videomeeting Ihre volle Aufmerksamkeit, was bedeutet, dass ein wenig Arbeit während der Pausen Ihre Produktivität wirklich verbessern könnte. Leider erschweren einige Videokonferenzplattformen den Zugriff auf andere Apps oder Websites, während Sie sich in einem Meeting befinden.

Aber nicht Microsoft Teams! Dank eines kürzlichen Updates ermöglicht die Microsoft Teams-App auf iPhones und iPads die Bild-in-Bild-Funktion , sodass Sie während einer Besprechung auf andere Apps zugreifen können. Es bietet sogar ein anpassbares Fenster, sodass Sie genau auswählen können, wie viel Platz auf dem Bildschirm Ihre Videokonferenz einnimmt.

Intelligente Zusammenfassung

Die Leistungsfähigkeit der künstlichen Intelligenz wurde bereits mehrfach genutzt, um die Produktivität in Unternehmen zu verbessern. Microsoft Teams ist da nicht anders, mit vielen automatisierten, intelligenten Funktionen, die darauf abzielen, Ihrem Team zu helfen, effizienter zu arbeiten. Eine davon ist die intelligente Zusammenfassung von Meetings, die allen Teilnehmern eine KI-gestützte Zusammenfassung nach dem Meeting bietet.

Die intelligente Zusammenfassung, die in einem Oktober-Update veröffentlicht wurde, das eine Vielzahl von Verbesserungen für Teams enthielt, ist immer noch etwas rudimentär und fasst alles im gesamten Meeting zusammen, anstatt bestimmte wichtige Aspekte herauszugreifen. Angesichts der Geschwindigkeit, mit der Microsoft Teams aktualisiert wird, gehen wir jedoch davon aus, dass diese Funktion in den kommenden Monaten sehr hilfreich sein wird.

eSign-Integrationen

Wir alle wissen, dass das An- und Abmelden bei verschiedenen Konten im Geschäftsalltag eine enorme Zeitverschwendung ist. Tatsächlich verfügte Microsoft Teams früher über eine Esign-Integration, die es Benutzern ermöglichte, Online-Dokumente zu signieren, bei denen sich Benutzer jedes Mal, wenn sie es benutzten, beim Konto anmelden mussten.

Glücklicherweise ist das nicht mehr der Fall, da ein aktuelles Update das Problem gelöst hat, indem Benutzer sich alle 30 Tage und nicht jeden Tag anmelden können. Sicher, es mag klein erscheinen, aber diese kleinen Verbesserungen an der Website können einen großen Unterschied machen, wenn es darum geht, die Produktivität zu steigern.

Viel Spaß

Arbeit muss nicht immer Arbeit sein. Da die Work-Life-Balance für Arbeitnehmer und Arbeitgeber im Jahr 2022 immer wichtiger wird, kann es einen großen Beitrag dazu leisten, Spitzentalente zu halten und die Produktivität zu fördern, wenn Sie einen Weg finden, Ihr Team außerhalb der Arbeit zu engagieren.

Microsoft Teams wurde entwickelt, um mehr zu tun, als nur Meetings abzuhalten und Arbeit zu erledigen. Die Plattform soll Mitarbeiter über die Grenzen von Arbeitsprojekten hinaus zusammenbringen, um eine Kultur aufzubauen, in der die Menschen tatsächlich arbeiten möchten. So bringt Microsoft Teams ein wenig Spaß an den Arbeitsplatz.

Spiele für die Arbeit

Wenn Sie jemals zu Beginn eines Meetings einen Eisbrecher gespielt haben, wissen Sie, dass ein dringender Bedarf an aktualisierten Standards für Spaß besteht. Videokonferenzplattformen können Ihnen die Video-Chat-Funktionalität bieten, um mit Ihrem Team zu sprechen, aber das bedeutet nicht, dass Ihre Spiele wirklich Spaß machen können.

Nun, Microsoft Teams kann Ihre Spiele tatsächlich zum Vergnügen machen, da es vier eigene direkt auf der Plattform bereitstellt. Richtig, Microsoft Teams hat kürzlich eine neue Funktion namens Games for Work eingeführt, die Minesweeper, Solitaire, Wordament und IceBreakers anbietet, die alle direkt auf der Plattform verfügbar sind und mit Kollegen gespielt werden können.

Microsoft Teams-Spiele für die Arbeit

Jazzige Haltemusik

Das einzige, was schlimmer ist, als in die Warteschleife gestellt zu werden, ist, dies schweigend tun zu müssen. Telefonanrufe haben Wartemusik, Aufzüge haben Fahrstuhlmusik, und zum Glück für Benutzer hat Microsoft Teams auch Wartemusik!

Richtig, ein Update vom November ermöglicht es Administratoren, Wartemusik zu Microsoft Teams hinzuzufügen, die aktiviert wird, wenn Anrufe zwischen Mitarbeitern weitergeleitet werden. Es wird vielleicht nicht als lustig angesehen, aber versuchen Sie nicht zu tanzen, wenn diese Life-Jazz-Beats zwischen den Meetings durch Ihren Laptop-Lautsprecher zu pumpen beginnen.

Grundlegende Funktionalität

Microsoft Teams hat so viel zu bieten, dass einige der grundlegendsten Funktionen, die in die Plattform integriert sind, leicht vergessen werden können. Um Ihnen einen etwas besseren Einblick in das zu geben, was Microsoft Teams Ihnen bieten kann, finden Sie hier einige Tipps zu grundlegenden Funktionen, die Ihnen helfen können, das Potenzial der Plattform voll auszuschöpfen.

Tastatürkürzel

Im Jahr 2022 sind Tastaturkürzel in praktisch jede erdenkliche Plattform integriert; Sie müssen nur herausfinden, welche für Sie arbeiten. Hier sind einige der hilfreichsten Tastenkombinationen für Microsoft Teams:

  • Suche : Strg + E
  • Neuen Chat starten : Strg + N
  • Kamera ausschalten : Strg + Umschalt + O
  • Meeting stumm schalten: Strg + Umschalt + M
  • Filter öffnen : Strg + Umschalt + F
  • Schalten Sie die Hintergrundunschärfe ein : Strg + Umschalt + P

Es gibt noch viel mehr, aber das ist ein guter Ausgangspunkt. Weitere Informationen zu den Tastenkombinationen für Microsoft Teams finden Sie auf der Website, um eine vollständige Liste anzuzeigen.

Nachrichten filtern

Team-Messaging-Plattformen sind großartig, aber bei größeren Teams können sie etwas umständlich werden. Schließlich muss nicht jedes einzelne Teammitglied in jede einzelne Kommunikation eingeschleift werden, und hier kann das Filtern von Nachrichten sehr hilfreich sein.

Wie Slack, Twitter und viele andere Plattformen verwendet Teams das „@“-Symbol, um Benutzern das Markieren und Filtern von Nachrichten zu ermöglichen. Geben Sie einfach das Symbol ein und beginnen Sie mit dem Schreiben eines Personen- oder Gruppennamens, und Sie erhalten eine Dropdown-Liste mit Optionen für Ihre Nachrichten.

Störe nicht

Niemand will jederzeit für Nachrichten erreichbar sein. Manchmal ist eine kleine Auszeit erforderlich, um in Gang zu kommen und die Arbeit zu beenden. Hier ist es praktisch, die Einstellungen Ihrer Benachrichtigungen zu ändern.

Im Gegensatz zu Ihrem Telefon verfügt Microsoft Teams nicht über einen dedizierten Nicht-Stören-Modus. Wenn Sie also ein wenig Privatsphäre haben möchten, müssen Sie zur Einstellungsseite gehen und Benachrichtigungen vorerst deaktivieren. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie ein Zeitlimit festlegen, da Sie später in der Woche nichts Wichtiges verpassen möchten.