Best Practices für effektives Datenmanagement
Veröffentlicht: 2021-05-19Daten sind für Unternehmen jeder Größe wichtiger denn je. Leider gehen zu viele Unternehmen mit ihren Daten nicht richtig um oder nutzen sie nicht so gut, wie sie könnten. Laut Rivery „erfüllen nur 3 % der Daten in Unternehmen Qualitätsstandards, und 60–73 % der Daten werden nie für strategische Zwecke verwendet“ und „nur 20 % der Organisationen, die in Information Governance investieren, werden bis 2022 erfolgreich sein“.
Wenn Sie möchten, dass Ihr Unternehmen wächst und gedeiht, müssen Sie mit einer effektiven Verwaltung Ihrer Daten beginnen. Die Implementierung einiger grundlegender Datenverwaltungsstrategien hilft Ihrem Unternehmen nicht nur kurzfristig, sondern auf Jahre hinaus. Nachfolgend finden Sie einige der Best Practices, die Sie in Ihrem Unternehmen für ein effektives Datenmanagement implementieren können.
Kenne deine Grenzen
Zunächst gilt es, die eigenen Kenntnisse und Fähigkeiten einzuschätzen. Je mehr Daten Ihr Unternehmen verwendet, desto mehr Wissen benötigen Sie über deren Verwaltung. Wenn Ihr Fachwissen hier nicht liegt, ist es vielleicht besser, wenn Sie externe Hilfe anheuern, um Sie zu unterstützen.
Angenommen, Ihr Unternehmen verfolgt den Bestand über eine Excel-Tabelle. Nach einer Weile kann diese Tabelle so groß werden, dass es schwierig ist, daraus nützliche Informationen zu gewinnen, insbesondere wenn Sie ein Anfänger sind. In diesem Fall möchten Sie möglicherweise mit einem Unternehmen zusammenarbeiten, das Microsoft Excel-Beratung anbietet. Wenn Ihr Unternehmen große Excel-Tabellen hat und Sie das Gefühl haben, dass Sie mehr daraus machen könnten, könnte die Beauftragung eines Dienstes, der Sie unterstützt, eine lohnende Investition sein.
Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Stärken zusammen mit denen aller anderen in Ihrem Team zu analysieren. Wenn es niemanden mit umfassender Erfahrung im Datenmanagement gibt, ist es vielleicht an der Zeit, jemanden einzustellen, der Erfahrung hat, oder jemanden, der damit beginnt, mehr darüber zu lernen. Eine Person in Ihrem Team zu haben, die Ihre Informationsmanagementsysteme effektiv verbessern kann, wird in Zukunft vieles einfacher machen.
Entscheiden Sie sich frühzeitig für Ihre Ziele
Die nächste wichtige Praxis für das Datenmanagement besteht darin, sich frühzeitig für Ihre Ziele zu entscheiden. Sie sollten alle Dinge berücksichtigen, die Sie durch das Sammeln und Analysieren dieser Daten erreichen möchten. Versuchen Sie, Ihre Marketingbemühungen zu verbessern? Die Leistung der Mitarbeiter? Kundenzufriedenheit? Sie können so viele Ziele haben, wie Sie möchten, aber arbeiten Sie daran, sie spezifisch und detailliert zu formulieren. Die Festlegung Ihrer Ziele hilft Ihnen dabei, sich auf alle Ihre anderen Datenverwaltungsbemühungen in einer konzertierten Richtung zu konzentrieren.
Suchen Sie nach den richtigen Werkzeugen
Der beste Weg, Ihre Datenverwaltungspraktiken zu verbessern, ist die Verwendung der richtigen Software. Mit den richtigen Datenverwaltungstools können Sie die Effizienz verbessern, Ihre Daten schützen und tiefere Einblicke gewinnen. Es gibt viele Datenverwaltungstools auf dem Markt, daher sollten Sie sich die Zeit nehmen, mehrere Optionen zu erkunden. Wenn Sie können, nutzen Sie kostenlose Testversionen, um ein besseres Gefühl dafür zu bekommen, welche Tools für Sie am besten geeignet sind.
Wenn Sie Ihre Optionen erkunden, ist es wichtig, dass Sie etwas Sicheres bekommen. Das Letzte, was Sie wollen, ist ein ungewolltes Eindringen in Ihr Datensystem oder dass Ihren wichtigen Daten etwas passiert. Dies gilt insbesondere, wenn Sie vertrauliche Informationen über Ihre Kunden oder Mitarbeiter speichern, da ein Leck für Ihr Unternehmen katastrophal sein könnte. Best Practices für die Datensicherheit sind ein eigenes Thema, also nehmen Sie sich etwas Zeit, um so viel wie möglich darüber zu lernen.
Fokus auf Datenqualität
Zu viele Unternehmen haben viele Daten von geringer Qualität. Das Ergebnis ist ein ineffizientes System, in dem es zu lange dauert, das Gesuchte zu finden, oder die resultierende Analyse unzuverlässig ist. Daher sollten Sie sich vorrangig auf die Qualität Ihrer Daten konzentrieren. Das bedeutet, nur die Daten einzugeben, die Sie wirklich brauchen, auf Vollständigkeit der Daten zu achten und regelmäßig veraltete Daten zu entfernen.
Dazu müssen Sie einige Standards für das schaffen, was Sie als qualitativ hochwertige Daten betrachten. Anschließend müssen Sie diese Standards in Ihrem Team einführen und sicherstellen, dass jeder sie bei der Eingabe von Daten befolgt. Es kann auch hilfreich sein, ein Datenqualitätsteam einzustellen, das Ihre Informationen routinemäßig überprüft oder eine Datenqualitätssoftware implementiert. Wofür Sie sich auch entscheiden, mehr Aufwand für die Datenqualität zu betreiben, wird wahrscheinlich mehr Zeit in Anspruch nehmen, aber auf lange Sicht zu besseren Ergebnissen führen.
Machen Sie Daten den richtigen Personen leicht zugänglich
Damit Ihr Unternehmen effizient arbeiten kann, müssen die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit auf die benötigten Daten zugreifen können. Wenn Ihr Außendienstmitarbeiter beispielsweise unterwegs nicht auf eine Kundendatenbank zugreifen kann, wird es ihm schwer fallen, sein Bestes zu geben. Implementieren Sie ein System, mit dem Ihr Team sicher aus der Ferne auf Daten zugreifen kann. Dies beinhaltet normalerweise, dass jeder Benutzernamen erstellt und Berechtigungen für jeden Benutzer festlegt. Denken Sie außerdem daran, den Zugriff auf diejenigen zu beschränken, die ihn benötigen, da der Zugriff auf zu viele Personen ein Sicherheitsrisiko darstellt.
Setzen Sie ein Wiederherstellungssystem ein
Egal wie sorgfältig Sie mit Ihren Daten umgehen, es kann immer noch etwas Schlimmes passieren. Vielleicht bricht die Festplatte zusammen oder ein Virus beginnt, Dinge in der Cloud zu löschen. Unabhängig von der Ursache ist es problematisch, Ihre Informationen auch nur für kurze Zeit zu verpassen. Laut Datto kann selbst eine Stunde Ausfallzeit bis zu 8.000 US-Dollar für ein kleines Unternehmen oder 74.000 US-Dollar für ein mittleres Unternehmen und insgesamt 700.000 US-Dollar für ein großes Unternehmen kosten. Aus diesem Grund ist es wichtig, ein Wiederherstellungssystem zu haben.
Ein gutes Wiederherstellungssystem sichert regelmäßig Daten an einem sicheren Ort. Außerdem wird erläutert, wie Sie Daten mithilfe dieser Sicherung wiederherstellen und Ihr Unternehmen in möglichst kurzer Zeit wieder zum Laufen bringen können. Erstellen Sie jetzt ein Wiederherstellungssystem, einschließlich aller Schritte, die Sie zum Wiederherstellen Ihrer Daten befolgen, und hoffen Sie, dass Sie es nie verwenden müssen.
Überprüfen Sie regelmäßig die Datenverwaltungspraktiken und -geräte
Schließlich besteht die letzte bewährte Methode darin, Ihre aktuellen Praktiken regelmäßig zu überprüfen und nach Verbesserungen zu suchen. Mit der Zeit ändern sich auch Ihre Datenanforderungen und die Umgebung um sie herum. Beispielsweise kann es vorkommen, dass der von Ihnen verwendete cloudbasierte Speicheranbieter nicht mehr zuverlässig oder sicher ist. Indem Sie Ihre aktuellen Praktiken regelmäßig überprüfen, können Sie Ineffizienzen schnell erkennen und Verbesserungen vornehmen, bevor sie sich zu lange negativ auf Ihr Unternehmen auswirken.
Da Daten in den meisten Unternehmen eine so wichtige Rolle spielen, ist es unerlässlich, sie effektiv zu verwalten. Die oben genannten Best Practices sind ein guter Ausgangspunkt und sollten Ihnen dabei helfen, eine Umgebung einzurichten, in der Ihre Daten effizient, schnell und sicher sind. Von dort aus können Sie basierend auf Ihren spezifischen Anforderungen weitere Best Practices implementieren und weiterhin nach Strategien suchen, die Ihnen helfen, in die Zukunft zu wachsen.
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