Best Practices für das Hosten von Online-Meetings

Viele Unternehmen nutzen Online-Meetings als kostengünstige Lösung, um Webinare durchzuführen, Schulungen durchzuführen und Konferenzen zu veranstalten. Unternehmen entscheiden sich für diese Art von Meetings, teilweise aufgrund der einfachen Einführung und Bequemlichkeit. Darüber hinaus ist der Markt mit Tools überfüllt, die auf die Bedürfnisse kleiner, mittlerer und großer Unternehmen zugeschnitten sind.

Virtuelle Meetings bieten eine praktikable Möglichkeit, die Produktivität eines Unternehmens zu steigern und die mit der COVID-19-Pandemie verbundenen Regeln zur sozialen Distanzierung einzuhalten. Um eine störungsfreie Kommunikation zu gewährleisten, müssen Sie die idealen Technologien und Software auswählen. Die richtige Wahl des Tools wird durch die Art der geteilten Informationen und das teilnehmende Publikum bestimmt.

Experten empfehlen die Gestaltung der Präsentation inklusive Daten basierend auf der Büroumgebung. Die Präsentation von Daten oder Informationen vor einem Live-Publikum unterscheidet sich von der Präsentation vor einem virtuellen Publikum. Aus diesem Grund sollten Sie es vermeiden, Material aus einem Live-Meeting auf einem Videomonitor für ein Online-Meeting zu verwenden.

Das virtuelle Treffen schränkt den Umfang der Interaktion mit dem Publikum ein. Meetings, die an einem physischen Ort abgehalten werden, ermöglichen Ihnen eine lockerere Herangehensweise an die Tagesordnung und die Verwendung von Materialien. Andererseits erfordern virtuelle Meetings eine gute Vorbereitung. Daher ist es notwendig, die Veranstaltung rechtzeitig zu planen.

Sie sollten die Tagesordnung den Teilnehmern rechtzeitig zustellen. Erwägen Sie auch, aussagekräftige visuelle Materialien zu erstellen, um Ihre Botschaft ansprechender zu gestalten. Stellen Sie sicher, dass die Bilder und Materialien die Teilnehmer vor der Veranstaltung erreichen. Die Empfänger müssen mindestens 24 Stunden vor dem Meeting über Anmeldedaten, URLs und Einwahlnummern verfügen.

Auf diese Weise können die Teilnehmer überprüfen, ob alles wie geplant funktioniert, oder die erforderliche Software herunterladen. Um Störungen zu vermeiden, stellen Sie außerdem sicher, dass sich die Teilnehmer zwischen 10 und 15 Minuten vor Beginn des Meetings anmelden. Auf diese Weise können Sie die Konnektivität testen.

Experten empfehlen, einen Appell durchzuführen, um das System zu überprüfen und den Zeitplan zu überprüfen. Es ist auch wichtig, Offline-Kontaktdaten anzugeben, damit der Diskussionsteilnehmer Sie bei technischen Problemen erreichen kann.

Wenn das Meeting von einem Moderator an ein großes Publikum übertragen wird, sollten Sie die Rolle des Moderators einem Kollegen zuweisen. Der Moderator bietet dem Moderator dringend benötigte Unterstützung.

Online-Meetings während COVID-19

Da sich das Coronavirus in immer mehr Ländern auf der ganzen Welt ausbreitet, sind Online-Meetings zu einer kritischen Lösung für Unternehmen und Regierungen geworden. Virtuelle Meetings ermöglichen es den Teilnehmern, Geschäfte zu tätigen und gleichzeitig die durch die Pandemie ausgelösten Regeln zur sozialen Distanzierung einzuhalten.

Viele Fachleute arbeiten von zu Hause aus; daher die Notwendigkeit, Besprechungen virtuell durchzuführen. Diese neue Realität veranlasst Organisationen dazu, nach Wegen zu suchen, um Konferenztools effektiver zu nutzen. Online-Meeting-Tools erleichtern die unterbrechungsfreie Durchführung von Konferenzen.

Engagement

Um das Engagement während eines Online-Meetings zu steigern, sollten Sie der Versuchung widerstehen, direkt mit der Aufgabe zu beginnen. Dies beeinträchtigt den Aufbau von Beziehungen. Stattdessen müssen Sie das Eis brechen, indem Sie die Teilnehmer auffordern, sich vorzustellen und kurz interessante Informationen auszutauschen.

Dieser Ansatz steigert das Engagement, indem er dem Meeting ein soziales Element hinzufügt. Wenn die Teilnehmer etwas Persönliches teilen, simuliert das virtuelle Verfahren eine persönliche Interaktion. Auf der anderen Seite müssen Sie Fragen aus dem Gremium einladen, bevor das Meeting beginnt.

Diese Maßnahmen bieten einen sicheren Weg, um das Panel zu beschäftigen. Erwägen Sie auch, an einer Umfrage teilzunehmen und per Chat nach Antworten zu fragen, um Feedback zu bestimmten Problemen zu erhalten. Häufiges Nachfragen erleichtert es, die persönliche Verbindung zu den Teilnehmern aufrechtzuerhalten. Vermeiden Sie es jedoch, offene Fragen zu stellen, die oft zum Phänomen der toten Luft führen.

Konzentriert bleiben

Online-Meetings bieten eine Vielzahl von Vorteilen, einschließlich der Möglichkeit, sich von jedem Ort aus zu verbinden. Die Teilnehmer sollten jedoch keine öffentlichen Räume aufsuchen, um Ablenkungen zu vermeiden. Orte wie Flughafenlounges und Cafés können es einem Teilnehmer erschweren, konzentriert zu bleiben. Auch im Homeoffice können Umgebungsgeräusche problematisch sein.

Auf einer anderen Ebene raten Experten davon ab, zu viele Themen oder Agenden in ein einziges virtuelles Meeting zu stopfen. Versuchen Sie, sich auf ein oder zwei Themen zu konzentrieren, und geben Sie dem Panel eine Pause, bevor Sie ein neues Thema einführen. Jedes Segment sollte kurz sein (maximal 30 Minuten), um sicherzustellen, dass die Teilnehmer während der Diskussionen aufmerksam bleiben können.

Reservieren Sie immer Zeit für Eisbrecher, um soziale Barrieren abzubauen und eine optimale Gruppenatmosphäre zu schaffen. Durch das Brechen des Eises lernt man sich auch kennen, was Vertrauen schafft.

Die meisten persönlichen Eisbrecher sind virtuell möglich. Es ist möglich, die Verlobung zum Vergnügen zu machen, indem Sie Fotos teilen oder auffällige virtuelle Hintergründe für Zoom verwenden.

Virtuelles Brainstorming

Aktivitäten wie Brainstorming und Abstimmungen tragen zu einem erhöhten Engagement bei. Sie können mit diesen Aktivitäten beginnen, indem Sie eine Vielzahl spezialisierter Tools verwenden. Halten Sie das Verfahren immer interessant, um zu vermeiden, dass die Teilnehmer müde oder gelangweilt werden. Sie können sie jederzeit bitten, eine Pause einzulegen und ihre Gedanken aufzufrischen, bevor Sie mit der Konferenz fortfahren.

Die Etablierung einer effektiven Methode zur Einberufung des Panels ist ein wesentlicher Bestandteil der Abwicklung von Online-Meetings. Die geeignete Methode hängt von der verwendeten Konferenzplattform ab. Wenn Ihr Meeting eine reine Audioplattform verwendet, sollten Sie die Uhrtechnik in Erwägung ziehen. Bei dieser Methode weisen Sie den Teilnehmern Nummern auf der Uhr zu, die Sie verwenden, um sich vorzustellen.

Wenn Sie mit einer Videokonferenzplattform arbeiten, können Sie die Teilnehmer per Auftrag am Bildschirm hinzuziehen. Alternativ können Sie sich für die Einführung des Panels in alphabetischer Reihenfolge entscheiden.

Es ist wichtig, die Augenbewegungen der Diskussionsteilnehmer während einer Videokonferenz zu überwachen. Schnelle Augenbewegungen können ein Zeichen dafür sein, dass ein Teilnehmer liest, und Armbewegungen könnten auf das Tippen zurückzuführen sein. Achten Sie auch auf gelangweilte Gesichtsausdrücke und Anzeichen geistiger Erschöpfung.

Wenn Sie bemerken, dass eine Person abgelenkt ist, müssen Sie die Aufmerksamkeit des gesamten Panels auf sich ziehen. Nehmen Sie sich am Ende des Meetings Zeit, um die Produktivität der Konferenz zu bewerten. Heben Sie alle Problembereiche hervor und finden Sie Möglichkeiten, die Mängel zu beheben.

Hybride Meetings

Wenn Sie Hybrid-Meetings mit virtuellen und Live-Teilnehmern veranstalten möchten, sollten Sie einen Bridge-Moderator einsetzen. Diese Rolle kann von einem Kollegen übernommen werden, der an einem physischen Meeting teilnimmt. Der Moderator überwacht die Verbindung zwischen dem Live- und dem virtuellen Panel.

Es ist wichtig sicherzustellen, dass Online-Diskussionsteilnehmer das Verfahren sehen, hören und dazu beitragen können. Andererseits sollte der Moderator die physischen Diskussionsteilnehmer auf die virtuelle Gruppe aufmerksam machen. Der einfachste Weg, dieses Ziel zu erreichen, besteht darin, die Gesichter der entfernten Teilnehmer auf einem großen Bildschirm zu zeigen.

Viele Diskussionsteilnehmer lesen Sitzungsprotokolle nicht. Sie können sicherstellen, dass jeder die Protokolldokumente liest, indem Sie sie kurz und prägnant gestalten. Viele Diskussionsteilnehmer lesen Sitzungsprotokolle nicht. Sie können sicherstellen, dass jeder die Protokolldokumente liest, indem Sie sie mit diesem Beispiel kurz und prägnant gestalten. Auf diese Weise können Ihre Kollegen Themen kennenlernen, die sie möglicherweise während des Online-Meetings verpasst haben.

In einigen Fällen verlassen sich Fachleute nicht auf mündlich erhaltene Informationen, da dies zu Missverständnissen führen kann. Aus diesem Grund sollten Sie eine kurze, prägnante Follow-up-E-Mail senden, in der die wichtigsten Details der Konferenz aufgeführt sind.

Weitere Überlegungen

Wenn sich die Teilnehmer nicht kennen, sollten Sie das Eis brechen, indem Sie jedem erlauben, sich vorzustellen. Dies erleichtert es den Teilnehmern, sich wohl miteinander zu fühlen. Die angenehme Atmosphäre wiederum verbessert die Produktivität des Meetings.

Ermutigen Sie die Teamleiter, das Eis zu brechen, indem Sie einige leichtere Momente mit der Gruppe teilen. Fördern Sie außerdem die gemeinsame Problemlösung während des Online-Meetings. Diese Arten von Sitzungen können eine einfachere Möglichkeit bieten, die Standardberichte zu ersetzen, die den reibungslosen Ablauf des Verfahrens beeinträchtigen.

Um Probleme gemeinsam zu lösen, muss der Leiter ein Thema auswählen, das die Diskussionsteilnehmer diskutieren können. Die Gruppe arbeitet zusammen, um Standpunkte und wichtige Informationen zu entdecken. Dadurch wird es einfacher, innovative Lösungen für spezifische geschäftliche Herausforderungen zu formulieren.

Allen Teilnehmern sollte Zeit gegeben werden, sich auf die Tagesordnung zu konzentrieren. Auf diese Weise helfen Sie, die Produktivität während der Problemlösungssitzungen zu steigern.

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