Die 7 besten kostenlosen Videokonferenz-Apps für 2022

Aktualisiert am 30.06.2022

Meetings werden zunehmend durch Videokonferenzen ersetzt. Die Kollegen sitzen nicht im selben Raum, sondern kommen an einem digitalen Tisch zusammen – manche aus dem Homeoffice, andere von unterwegs, wieder andere aus dem Ausland.

Das spart Zeit und Kosten. Damit Austausch, Planung und gemeinsames Arbeiten funktionieren, braucht eine digitale Konferenz die richtigen Videokonferenz-Tools. Wir stellen Ihnen die beste kostenlose Videokonferenz-App vor und geben Ihnen Tipps, um Ihre digitalen Meetings besser zu machen …

Wie funktioniert eine Videokonferenz?

Als Videokonferenzen werden Besprechungen bezeichnet, bei denen Bild und Ton synchron übertragen werden. Der Videokonferenzserver sammelt zunächst Bilder und Ton von den Teilnehmern und mischt diese zu einem Gesamtvideo mit Fenstern der einzelnen Teilnehmer.

Dadurch entsteht ein virtueller Raum. Dies geschieht mit entsprechenden Geräten wie Laptops, Mikrofonen, Lautsprechern, Kameras und spezieller Software, sogenannten Videokonferenz-Tools. Im Gegensatz zum klassischen Meeting sind Absprachen und Zusammenarbeit ortsunabhängig möglich.

Kostenlos nutzbare Videokonferenz-Apps

Eine Videokonferenz braucht ein paar Voraussetzungen: Laptops, Smartphones, Tablets – alle haben eingebaute Kameras und Mikrofone. Die Qualität ist gut genug. Fehlen nur noch die passenden Videokonferenz-Tools. Neben kostenpflichtigen Programmen gibt es mittlerweile zahlreiche kostenlose Softwarelösungen. Hier sind die sieben besten kostenlosen Videokonferenz-Apps , die Sie kostenlos nutzen können:

ZOOMEN

In Zeiten von Corona gab es einen regelrechten Hype um den Anbieter Zoom. Das amerikanische Unternehmen ist mit seinen Videokonferenzdiensten sehr beliebt. Sie benötigen lediglich ein Konto und können dann Videokonferenzen starten oder mit einer Meeting-ID an einem laufenden Meeting teilnehmen. Es ist einfach zu bedienen und Videokonferenzen können mit wenigen Klicks durchgeführt werden.

Einziger Nachteil: Die kostenlose Version ist für Gruppenkonferenzen auf 40 Minuten begrenzt. Für kurze Videokonferenzen ausreichend, für lange Meetings kann eines der Abo-Modelle genutzt werden.

Vorteile des Zooms

➠ Bis zu 100 Teilnehmer in der Videokonferenz kostenlos

➠ Kostenlos, aber zeitlich begrenzt

➠ Einfach zu bedienen

Skypen

Einer der bekanntesten Namen für Videokonferenzen ist Skype. Ursprünglich für private Gespräche entwickelt, wird es mittlerweile auch gerne für Videokonferenzen im Job genutzt. Das Programm von Microsoft unterstützt nicht nur die Kommunikation zwischen zwei Personen, sondern kann auch in größeren Gruppen genutzt werden.

Bis zu 50 Teilnehmer können an einem der kostenlosen Videoanrufe teilnehmen. Die Business-Version von Skype wird nicht mehr verkauft, sie wurde in den Nachfolger Microsoft Teams integriert (im nächsten Abschnitt).

Vorteile von Skype

➠ Kostenlose Nutzung mit einem Microsoft-Konto

➠ Web-Version ohne Installation möglich

➠ Keine zeitliche Begrenzung

➠ Einfache Datenübertragung

Microsoft Teams

Neben der Möglichkeit von Videokonferenzen wird Microsoft Teams als umfassendes Paket für die digitale und dezentrale Zusammenarbeit beworben. Neben digitalen Konferenzen können weitere Funktionen rund um das Office-Gesamtpaket genutzt werden. Gleichzeitig können Daten gespeichert und Dokumente gemeinsam bearbeitet werden.

Bereits in der kostenlosen Version punktet Microsoft Teams mit einem großen Funktionsumfang. Aufgrund der aktuellen Maßnahmen gegen Corona und der zahlreichen Homeoffice-Lösungen ermöglicht Microsoft Unternehmen zudem die kostenfreie Nutzung des Premium-Pakets. Am besten wenden Sie sich direkt an einen Microsoft-Vertriebspartner.

Vorteile von Microsoft Teams

➠ Viele Funktionen

➠ Bis zu 250 Teilnehmer

➠ Dezentrale Zusammenarbeit jenseits von Videokonferenzen

Webex

Webex ist ein Klassiker in Sachen Videokonferenzen und einer der ersten Anbieter. Der Dienst wurde nun von Cisco übernommen. Die Funktionen lassen sich einfach und übersichtlich steuern. Über einen Link können Termine erstellt und versendet sowie Teilnehmer zur Videokonferenz eingeladen werden.

Mit dem kostenlosen Tarif Webex Basic können Videokonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern abgehalten werden. Allerdings gibt es ein Zeitlimit von 50 Minuten. Zusätzliche Funktionen sind über verschiedene kostenpflichtige Tarife verfügbar.

Vorteile von Webex

➠ Einfache Erstellung und Einladung

➠ Bis zu 100 Teilnehmer, aber zeitlich begrenzt

➠ Einfach zu bedienen

Bitrix24

Bitrix24 bietet nicht nur die Möglichkeit von Videokonferenzen, sondern bietet auch umfangreiche Projektmanagement-Funktionen. Es gibt ein Intranet für Mitarbeiter, einen gemeinsamen Kalender, die Möglichkeit, Arbeitsgruppen zu bilden, Dokumente im Cloud-Speicher abzulegen – aber auch Videokonferenzen abzuhalten.

Die kostenlose Version eignet sich besonders für kleine Unternehmen, da bis zu 12 Nutzer das Basispaket nutzen können. Aufgrund von Corona gilt aktuell bei Bitrix24: Das Nutzerlimit von 12 wurde in der kostenlosen Version aufgehoben, unabhängig von der Nutzerzahl können Unternehmen aktuell das kostenlose Funktionspaket nutzen.

Vorteile von Bitrix24

➠ Großer Funktionsumfang

➠ Online-Speicher für Dokumente

➠ Keine zeitliche Begrenzung

➠ Kostenlose Nutzung für 12 Nutzer (derzeit unbegrenzt)

GoToMeeting

Ein weiterer bekannter Name in der besten Videokonferenz-App oder den besten Tools ist GoToMeeting. Sie können eine Browserversion verwenden oder die Software herunterladen und installieren. In der kostenlosen Version von GoToMeeting Free sind leider nur Konferenzen mit bis zu 4 Teilnehmern möglich. Gut für kleine Teams, aber ungeeignet für größere.

Darüber hinaus ist die Besprechungszeit auf 40 Minuten begrenzt, wenn Sie die kostenlose Version verwenden. Wem die kostenlose Form nicht ausreicht, der kann die Pro-Version 14 Tage kostenlos testen. Für die weitere Nutzung fallen dann je nach Funktionsumfang Abo-Kosten an.

Vorteile von GoToMeeting

➠ Einfache Desktop-Version

➠ Whiteboard in der Videokonferenz

➠ Integration von Office oder Google Kalender möglich

Intermedia Jedes Treffen

Intermedia Any Meeting ermöglicht Videokonferenzen und Webinare. Nach der Registrierung können digitale Meetings sofort gestartet oder für die Zukunft geplant werden. Der Service kommt aus den USA und wird derzeit nur komplett auf Englisch angeboten. Grundlegende Sprachkenntnisse sind für die Nutzung ausreichend.

Leider gibt es keine laufende kostenlose Version. Als Probemonat können Sie nur für die ersten 30 Tage kostenlose Videokonferenzen für vier Teilnehmer einrichten, danach zahlen Sie je nach Funktion und Anzahl der Nutzer.

Vorteile jedes Meetings

➠ Screen-Sharing-Option

➠ Schnellzugriff nach Registrierung

➠ Integration von Outlook und anderen Programmen möglich

Hardware für Videokonferenzen

Mit den oben genannten Tools und Softwarelösungen sind die wichtigsten Funktionen und Möglichkeiten einer Videokonferenz für nahezu alle Teams abgedeckt. Manche Unternehmen setzen hingegen nicht auf Software, sondern auf Hardware, um beispielsweise ganze Räume an mehreren Standorten für die Teilnahme an Videokonferenzen auszustatten.

Das ist denkbar, wenn Teams an unterschiedlichen Standorten regelmäßig zu Videokonferenzen zusammenkommen – wobei natürlich ein Großteil der Flexibilität verloren geht. Kommt die Hardwarelösung im Büro zum Einsatz, müssen die Mitarbeiter wieder vor Ort sein und können sich nicht ortsunabhängig verbinden.

Zudem können hohe Kosten entstehen, auch wenn Sie die Hardware für Videokonferenzen nicht unbedingt kaufen müssen – Anbieter sind auf die Miete spezialisiert und bieten maßgeschneiderte Lösungen samt entsprechender Software an.

Ob eine Hardwarelösung die richtige Wahl ist, sollte am Ende anhand der individuellen Situation und Nutzung entschieden werden. Je nach Bedarf gibt es unterschiedliche Lösungen für Videokonferenzen, die bekanntesten Anbieter sind:

• Polycom
• Cisco (Tandberg)
• Lebensgroß
• Sony
• Revision

Vorteile von Videokonferenzen

Der Siegeszug der Videokonferenz kommt nicht von ungefähr. Die aktuelle Situation, in der viele Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, hat es beschleunigt, aber in vielen Unternehmen hat das digitale Meeting das altmodische Meeting bereits überflügelt. Zu groß sind die Vorteile einer Videokonferenz gegenüber Besprechungen mit Anwesenheitspflicht:

• Dezentrale Teams kommen zusammen. Mitarbeiter sitzen im Büro nicht immer zusammen. Homeoffice und Zusammenarbeit über große Entfernungen erschweren die physische Präsenz bei Besprechungen. Jeder kann an der Videokonferenz teilnehmen, egal wo er sich befindet.
• Termine werden schneller gefunden. Es ist einfacher, einen Zeitpunkt für eine Videokonferenz zu finden, an der alle teilnehmen können. Der organisatorische Aufwand ist geringer und die Teilnahme einfacher. Weniger Termine müssen hin und her geschoben werden, bis alle zusammenkommen.
• Die Kosten werden reduziert. Keine Reise- oder Flugkosten und keine separaten Räume machen Videokonferenzen zu einer kostengünstigen Option. Alles, was Sie brauchen, ist eine stabile Internetverbindung. Die benötigten Tools sind oft kostenlos – mehr dazu weiter unten im Artikel.

Siehe auch: Wie viel kostet es, 2021 eine Videokonferenz-App zu erstellen?

Tipps für eine erfolgreiche Videokonferenz

Ist die technische Umsetzung einer Videokonferenz geklärt, geht es im nächsten Schritt darum, diese so produktiv und erfolgreich wie möglich zu gestalten. Meetings erweisen sich oft als Zeitverschwendung.

Diese Gefahr droht auch Videokonferenzen. Damit Ihre digitalen Meetings erfolgreich werden, haben wir zahlreiche Tipps zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Videokonferenz zusammengestellt:

Vor der Videokonferenz

• Mach einen Plan

Erstellen Sie eine Tagesordnung für alle: Was wird das Ergebnis des Meetings sein? Was soll besprochen werden? Wer muss dafür geschaltet werden? Wann beginnt die Konferenz? Wann ist es definitiv vorbei? So können sich alle Teilnehmer vorbereiten und wissen, worum es gehen soll.

• Begrenzen Sie die Teilnehmerzahl

Große Videokonferenzen wirken zwar besonders produktiv und kommunikativ, enden aber eher im Chaos. Halten Sie daher die Teilnehmerzahl so gering wie möglich. Kommunikationsforscher sagen: dass ein Meeting mit mehr als acht Mitgliedern kaum effizient funktioniert. Vermeiden Sie Kollegen, die mit dem Inhalt der Konferenz nichts zu tun haben.

• Bestimmen Sie einen Moderator

Bestimmen Sie einen Moderator, der die Videokonferenz leitet, und vergeben Sie das Rederecht. Während es in Meetings, in denen alle physisch anwesend sind, am lautesten ist, kommt es bei Videokonferenzen häufig zu Übertragungsverzögerungen (insbesondere transkontinental).

Dadurch entstehen leicht bizarre und verzögerte Gespräche. Spätestens dann brauchen Sie jemanden, der bestimmt, wer wann als nächstes spricht.

• Schaffe eine ruhige Atmosphäre

Schalten Sie Störquellen vor der Videokonferenz unbedingt aus. Es ist nervig und unprofessionell, wenn es im Hintergrund ständig brummt oder das Handy zwischendurch klingelt.

Die meisten Videokonferenzsysteme sind mit omnidirektionalen Mikrofonen ausgestattet. Im Gegensatz zu Richtmikrofonen nehmen diese alle Umgebungsgeräusche gleichermaßen auf – auch Straßenlärm von offenen Fenstern, Telefonklingeln und hereinplatzenden Kollegen.

• Dem Umstand gemäß kleiden

In einer Videokonferenz können andere Teilnehmer Sie sehen, achten Sie also darauf, sich angemessen zu kleiden. Orientieren Sie sich an dem Dresscode, den Sie auch auf der Arbeit tragen würden – egal, ob Sie zu Hause am Schreibtisch sitzen. Aber Vorsicht bei auffällig gemusterter Kleidung. Überprüfen Sie Muster auf Hemden, Blusen oder Krawatten, um das Bild flackern zu lassen.

• Punkten Sie mit Pünktlichkeit

Wie bei jedem anderen Meeting gilt auch bei Videokonferenzen: Lassen Sie die anderen Teilnehmer nicht warten! Sie sollten also zum angegebenen Termin fertig sein, Ihre Technik überprüft haben und sich nur noch einwählen müssen.

Dies ist umso wichtiger, wenn Sie das digitale Meeting organisieren. Hier muss man vorher da sein, die nötigen Vorbereitungen treffen und die Videokonferenz starten.

Während der Videokonferenz

• Halten Sie die Zeiten ein

Beginnen Sie immer pünktlich, halten Sie die Meetings bewusst kurz und regeln Sie die Zeit einer Videokonferenz! Nach dem sogenannten Parkinson-Gesetz dehnt sich die Arbeit in dem Maße aus, wie Zeit dafür zur Verfügung steht. Es ist bewiesen, dass die besten Ideen erst in den letzten Minuten kommen. Laborzeit sparen.

• Machen Sie eine Vorstellungsrunde

Da sich die Teilnehmer einer Videokonferenz vielleicht noch nie getroffen haben, sollten Sie sie kurz vorstellen oder jedem eine kurze Vorstellung geben, um sich vorzustellen. Das ist nicht nur höflich, sondern ermöglicht es Ihnen auch, direkt im Anschluss angesprochen zu werden. Das wiederum verbindet und beugt Konflikten vor. Was auch hilft: Übergroße Namensschilder, die noch auf dem Bildschirm lesbar sind.

• Bleiben Sie natürlich

Am Anfang mag es etwas seltsam sein, in eine Kamera zu schauen und nicht von Angesicht zu Angesicht, sondern über das Mikrofon mit den Kollegen zu sprechen. Trotzdem sollten Sie in einer Videokonferenz so natürlich wie möglich sein und sich nicht anders verhalten.

Manche Menschen betonen in einer Videokonferenz plötzlich Wörter und Sätze ganz anders oder verhalten sich merkwürdig – machen Sie sich keine Sorgen, sprechen Sie einfach wie in einem normalen Meeting.

• Machen Sie kurze Pausen

Wenn Sie etwas gesagt haben, geben Sie anderen mehr Zeit als sonst zum Antworten. Dies gibt den Beteiligten auch die Möglichkeit, sich zu äußern. Aufgrund leichter Verzögerungen in der Übertragung ist es wichtig, dass kurze Pausen gemacht werden – nur so entsteht ein Dialog.

• Konzentrieren Sie die Gruppe auf das Hauptthema

Die Videokonferenz muss einer klaren Linie folgen, um produktiv zu sein. Wenn Sie merken, dass die Videokonferenz in die falsche Richtung und weg vom Thema abdriftet, sollte der Moderator einspringen und zum roten Faden zurückfinden.

Bleiben zwei Teilnehmer bei einem Nebenaspekt hängen, können sie in ihre eigene Videokonferenz wechseln, um den Punkt unter vier Augen zu klären. Auf diese Weise kann der Rest der Gruppe zur Tagesordnung zurückkehren.

Nach der Videokonferenz

• Vielen Dank

Bedanken Sie sich am Ende der Videokonferenz bei allen Teilnehmern. Erwähnen Sie die Pünktlichkeit und den reibungslosen Ablauf bei der technischen Umsetzung der kreativen Ideen der Teammitglieder. Das steigert sofort die Motivation für das nächste Mal.

• Erstellen Sie ein Protokoll

Fassen Sie die Ergebnisse der Videokonferenz zusammen und geben Sie diese als Protokoll an die Teilnehmer weiter. So werden Entscheidungen, Zuordnungen, Ziele und Aufgaben nochmals schriftlich festgehalten und allen zur Verfügung gestellt. Spätere Missverständnisse – und Ausreden – werden verhindert.